Las pequeñas empresas dependen de muchas herramientas y documentos financieros para seguir su salud y crecimiento. Uno de los documentos más beneficiosos es el estado de ganancias y pérdidas, que destaca las áreas de buen rendimiento y te ayuda a planificar para el futuro.

Esto es lo que necesitas saber sobre cómo hacer un estado de ganancias y pérdidas para tu negocio y por qué te beneficiarás de crear uno.

‍

¿Qué es un estado de ganancias y pérdidas?

Un estado de ganancias y pérdidas (P&L) es un documento financiero que resume los ingresos, costos y ganancias brutas y netas de tu negocio a lo largo del tiempo. Otros términos para un estado de P&L incluyen:

• Estado de resultados
• Estado de ganancias
• Estado de ingresos
• Estado de operaciones
• Estado de rendimiento financiero

Un estado de P&L te ayuda a seguir la salud financiera de tu negocio. Al comparar estados de diferentes períodos, puedes ver cambios en el rendimiento de la empresa a lo largo del tiempo.

‍

Por qué son importantes los estados de ganancias y pérdidas

Los estados de ganancias y pérdidas son herramientas esenciales para los dueños de pequeñas empresas y los emprendedores individuales porque:

• Son un chequeo de salud para tu negocio: te muestran lo que estás haciendo bien y lo que podrías necesitar ajustar.
• Facilitan el momento de los impuestos: Cuando tienes estados de P&L actualizados archivados, tienes a mano la información para tus business taxes .
• Te ayudan a tomar decisiones informadas: Los datos de tu P&L te dicen si tus planes de crecimiento están funcionando o si hay margen para ajustes.

‍

Entendiendo los componentes de un estado de ganancias y pérdidas

Los estados de P&L te ayudan a mantenerte al día porque lo abarcan todo. Esto es lo que cubren.

Ingresos

Los ingresos son tu ganancia total por ventas. Si tu negocio utiliza el método de contabilidad de acumulación (accrual accounting method), registras los ingresos en el momento de la venta, independientemente de si el pago se realizó durante ese período. Si utilizas el método de efectivo (cash method), lo registras cuando el ingreso llega a tu cuenta de checking account.

Costo de bienes vendidos

El costo de bienes vendidos (COGS) es el costo directo en el que incurres para crear tu producto o entregar tus servicios. Por ejemplo, si tienes una empresa de diseño web y contratas a un escritor freelance para crear contenido, el pago de ese freelancer es parte de tu COGS.

Tu COGS aumenta naturalmente cuando vendes más productos o servicios. Ten en cuenta que tu COGS excluye los costos operativos y los gastos indirectos.

Ganancia bruta

La ganancia bruta es tus ingresos menos tu COGS. Si vendes productos por un valor de $100,000 y cuesta $50,000 fabricar ese producto, tu ganancia bruta es de $50,000.

Gastos operativos

Los gastos operativos son los costos de tus actividades operativas. Incluyen todos los gastos relacionados con las oportunidades comerciales principales y excluyen los legal and financial management costs.

Por ejemplo, el alquiler de tus instalaciones y Google Ads son gastos operativos. Los intereses de tu credit card no lo son.

Ganancia neta

La ganancia neta es la cantidad de tus ingresos que queda después de deducir todos tus gastos.

‍

Cómo crear un estado de ganancias y pérdidas

Tu estado de ganancias y pérdidas incluirá los detalles de cada una de las categorías anteriores. Así es como se elabora.

1. Reúne la información financiera necesaria

Un estado de ganancias y pérdidas para una pequeña empresa requerirá todos tus datos de ventas y gastos. Si tienes sistemas de accounts payable and receivable systems implementados, empieza por ahí. También puedes obtener información de tus estados de cuenta bancarios, credit cards y invoicing paperwork.

2. Elige un período de tiempo para el estado

Según el Corporate Finance Institute, la mayoría de las empresas elaboran estados de ganancias y pérdidas mensuales, trimestrales o anuales. Preparar estados con mayor frecuencia te alertará más rápidamente sobre las tendencias.

3. Empieza con los ingresos

Los ingresos son el número más alto en la hoja de P&L de un negocio saludable. Suma todas tus ventas del período, independientemente de si todos los pagos de los clientes se realizaron durante ese tiempo.

4. Deduce el costo de bienes vendidos

Si vendes productos, la forma más sencilla de calcular el COGS es con la siguiente fórmula:

Costo de inventario inicial + Compras - Costo de inventario final = COGS

Por ejemplo, supón que tienes un negocio de reventa y pagas $10 por cada artículo que vendes. Tienes 10 artículos en almacenamiento al principio del trimestre y 7 al final. Compras tres en ese período. Tu COGS sería:

(10*10) + (3*10) - (7*10) = $100 + $30 - $70 = $60

Puedes usar la misma fórmula incluso si tus cálculos de COGS son más complicados, por ejemplo, si vendes servicios o fabricas tus productos.

5. Calcula la ganancia bruta

Resta tu COGS de tus ingresos para calcular la ganancia bruta del período. Pon este elemento en negrita para facilitar la consulta.

6. Añade los gastos operativos

Crea partidas para cada uno de tus gastos operativos. Estos son todos los costos en los que incurriste para mantener tu negocio en funcionamiento durante este período. Los gastos operativos comunes incluyen:

• Alquiler o hipoteca
• Servicios públicos
• Seguro
• Mantenimiento de equipos
• Servicios de marketing
• Administración de nómina

Si gastaste dinero para operar tu negocio, pero no contribuyó a una venta específica, probablemente sea un gasto operativo.

7. Calcula la ganancia neta

Resta los gastos operativos de la ganancia bruta para obtener la ganancia neta. Ahora que has contabilizado todos tus gastos, esta es la ganancia que puedes usar para construir tu negocio.

‍

Consejos para crear un estado de ganancias y pérdidas preciso y efectivo

Tu estado de ganancias y pérdidas ofrece información valiosa. Muestra qué tan rápido está creciendo tu negocio y dónde están tus mayores costos.

Mantén registros detallados

Un estado de ganancias y pérdidas es tan útil como correcto sea. Un gasto o una venta faltante puede cambiar significativamente tus números clave, a veces incluso alterando tu estado de rentabilidad. Evita errores costosos manteniendo registros de todas las transacciones.

Usa software de contabilidad

Si los servicios de contabilidad profesionales no están en tu presupuesto, el software de contabilidad puede ayudarte a mantenerte al día. Registra y clasifica tus transacciones, almacena de forma segura tus datos financieros y monitorea tus saldos. Algunas herramientas incluso automatizan los pagos y los reembolsos.

Dedica tiempo a investigar el best small business accounting software para tus necesidades.

Consulta con un experto financiero

No necesitas contratar a alguien a tiempo completo para gestionar tus finanzas. Antes de crear tu primer (o último) estado de P&L, considera programar una cita con un asesor financiero o un contador.

Un contador te ayudará con los detalles de tu estado, incluyendo la búsqueda de errores y la verificación de si falta algo. Un asesor tendrá una visión a más largo plazo y podrá ofrecer recomendaciones sobre dónde se pueden hacer ajustes.

Revisa y actualiza el estado regularmente

Los estados de P&L son más útiles cuando se generan regularmente: mensual, trimestral o anualmente. Adquiere el hábito de crear estados consistentes y disfruta de saber cómo le va a tu negocio.

‍

Primeros pasos para un estado de ganancias y pérdidas para tu pequeña empresa

Todo estado de ganancias y pérdidas comienza con la recopilación de datos. Si tu contabilidad no es lo que deseas, considera hacer un cambio, como registrarte para una cuenta de business checking con Novo.

Novo simplifica el seguimiento del dinero que entra y sale para que puedas concentrarte en administrar tu negocio. Visítanos hoy.

‍

Novo Platform Inc. se esfuerza por proporcionar información precisa, pero no puede garantizar que este contenido sea correcto, completo o actualizado. Esta página es solo para fines informativos y no constituye asesoramiento financiero o legal ni un respaldo de ningún producto o servicio de terceros. Todos los productos y servicios se presentan sin garantía. Novo Platform Inc. no proporciona ningún asesoramiento financiero o legal, y usted debe consultar a sus propios asesores financieros, legales o fiscales.