El formulario 1099 es una declaración informativa que proporciona al IRS y a otras personas detalles sobre los pagos que tu empresa realiza durante el año. Con QuickBooks Online, puedes crear e imprimir formularios 1099 sin completarlos manualmente. En esta guía explicaremos los aspectos básicos de estos formularios fiscales y cómo imprimir un 1099 desde QuickBooks Online.

Cómo funcionan los formularios 1099

Debes proporcionar un formulario 1099 a toda persona o contratista independiente que reciba al menos $600 en ingresos no salariales durante un año calendario completo. Los destinatarios pueden incluir freelancers independientes, sociedades de responsabilidad limitada (LLC) y cualquier persona que no sea empleada de tu empresa. Sin embargo, no es necesario proporcionar un 1099 a las corporaciones. [¿Qué es un 1099? Tipos, detalles y quién recibe uno | QuickBooks (intuit.com)]

El formulario 1099 más común para las empresas es el 1099-NEC, utilizado para declarar ingresos de personas que no son empleadas. Aunque la fecha límite puede variar de un año a otro, normalmente vence el 31 de enero por el año calendario anterior.

Es fundamental que la información de los formularios sea correcta, ya que los contratistas los utilizarán para confirmar los ingresos recibidos y presentar sus impuestos. Los errores pueden provocar declaraciones incorrectas, tanto para ellos como para tu empresa. Corregir formularios 1099 ya presentados requiere tiempo y puede ser frustrante para los contratistas y tu equipo contable. [Se acerca la fecha límite para que los empleadores presenten el Form W-2 y otras declaraciones salariales | Internal Revenue Service (irs.gov)], [¿Cómo corrijo un formulario 1099-MISC que ya presenté para un proveedor? (intuit.com)]

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Cómo prepararte para imprimir formularios 1099

Si planeas imprimir tus formularios desde QuickBooks Online, lo más sencillo es comprar directamente a Intuit los formularios necesarios. Los formularios 1099-NEC y 1099-MISC de Intuit son totalmente compatibles con QuickBooks, por lo que la información se imprime en los lugares correctos. Además, son de uso continuo y no incluyen un año fiscal preimpreso. Si no utilizas todos los formularios, puedes guardarlos para el siguiente año fiscal. [Pide formularios y sobres 1099-NEC y 1099-MISC para imprimir y presentar (intuit.com)]

Cuando estés listo para imprimir, carga los formularios correctamente en la impresora. Colócalos de modo que el texto se imprima en el frente. De lo contrario, desperdiciarás el formulario y tendrás que usar uno nuevo.

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Cómo configurar la impresión de formularios 1099 en QuickBooks Online

1. Accede a la configuración de formularios 1099

Primero, selecciona Payrolly luego Contractors. Después, selecciona Prepare 1099's y haz clic en «Let's get started».

Verifica que la información de tu empresa en QuickBooks Online sea correcta, incluidos el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal. [Crea y presenta formularios 1099 con QuickBooks Online (intuit.com)]

2. Verifica la información de los proveedores

Aparecerá una lista de los contratistas a quienes pagaste durante el año. Confirma que sus nombres, direcciones y números de identificación fiscal sean correctos. Si además planeas presentar los formularios electrónicamente, verifica las direcciones de correo electrónico de los contratistas. [Crea y presenta formularios 1099 con QuickBooks Online (intuit.com)]

3. Asigna las cuentas a las categorías del 1099

Selecciona la casilla que mejor describa el tipo de compensación pagada a cada contratista. Para la mayoría de las empresas corresponde «non-employee compensation». Si no estás seguro de qué casilla usar, confírmalo con tu contador. [Crea y presenta formularios 1099 con QuickBooks Online (intuit.com)]

Comprueba los totales de pago de cada casilla seleccionada. Si no parecen correctos, compáralos con tus registros contables o bancarios.

Puedes presentar electrónicamente los formularios mediante QuickBooks Online y conservar la opción de imprimirlos. Cuando los hayas finalizado, selecciona E-file for me. Si debes presentar más de diez formularios, el IRS exige la presentación electrónica. [Crea y presenta formularios 1099 con QuickBooks Online (intuit.com)]

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Cómo imprimir formularios 1099 paso a paso

1. Ve a la función para imprimir formularios 1099

Si no presentaste los formularios electrónicamente mediante QuickBooks Online, puedes imprimirlos. Haz clic en Payroll, luego en Contractors. A continuación, selecciona Prepare 1099s y Let's get started. [Imprime tus formularios 1099 y 1096 (intuit.com)]

2. Selecciona el intervalo de fechas correcto

Asegúrate de imprimir los formularios correspondientes al año correcto. Selecciona el año fiscal aplicable y continúa.

3. Obtén una vista previa y ajusta los formularios

Cuando estés listo, introduce los formularios en la impresora y selecciona Print and mail instead. QuickBooks te guiará por varios pasos en pantalla para confirmar la alineación antes de imprimir. [Imprime tus formularios 1099 y 1096 (intuit.com)]

4. Imprime el formulario 1099

Puedes imprimir los formularios uno por uno para evitar desperdiciarlos si hay problemas de alineación. Después de imprimir cada uno, verifica que sea correcto antes de continuar con el siguiente. [Imprime tus formularios 1099 y 1096 (intuit.com)]

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Problemas comunes y soluciones

Quienes utilizan navegadores distintos de Google Chrome o Mozilla Firefox pueden tener problemas de impresión. Si usas otro navegador, intenta imprimir desde Chrome o Firefox. [Imprime tus formularios 1099 y 1096 (intuit.com)]

Es importante utilizar los formularios 1099 de Intuit para evitar problemas de alineación. Puedes probar formularios de otros proveedores, pero es posible que no se impriman correctamente desde QuickBooks Online. [Pide formularios y sobres 1099-NEC y 1099-MISC para imprimir y presentar (intuit.com)]

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Aumenta la eficiencia durante la temporada de impuestos imprimiendo tus formularios 1099 desde QuickBooks Online

QuickBooks Online facilita la impresión anual de formularios 1099. Ve a Payroll, selecciona Contractors y crea los formularios. Después puedes imprimirlos en formularios diseñados por Intuit especialmente para QuickBooks Online. Verifica siempre que cada formulario sea correcto, ya que los errores pueden generar declaraciones fiscales incorrectas y contratistas insatisfechos. [Crea y presenta formularios 1099 con QuickBooks Online (intuit.com)]

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