Lanzaste tu servicio de cuidado de mascotas, tu camión de arepas o tu negocio de fotografía de bodas para hacer precisamente eso: cuidar mascotas, asar arepas y tomar fotos de parejas felices y sus invitados.

Probablemente no lo iniciaste porque te encante la teneduría de libros o la contabilidad.

La teneduría de libros es la práctica de registrar y rastrear las transacciones financieras de un negocio. Esto incluye gastos comerciales, pagos, depósitos, facturas, recibos, créditos y más. Si bien varios factores contribuyen al éxito de un negocio, no sabrás cómo medir o mantener tu éxito con precisión si no puedes llevar un registro de los fondos que entran y salen de tu negocio.

Gracias a la omnipresencia de las apps y los servicios, los emprendedores probablemente son conscientes de la importancia de la teneduría de libros para sus negocios y ya tienen varias herramientas a su alcance. Aun así, nunca está de más ver si los sistemas y procesos que tienes implementados están haciendo lo necesario para apoyar tus esfuerzos para aumentar los ingresos, gestionar los gastos, pagar a los empleados, conseguir productos, deleitar a los clientes y hacer crecer tu negocio.

‍

En este artículo, repasaremos los fundamentos de la teneduría de libros, así como lo que necesitarás para implementar un sistema de teneduría de libros para tu negocio.

‍

Tareas involucradas en la teneduría de libros

Revisemos algunas tareas involucradas en la teneduría de libros, especialmente en lo que se refiere a las operaciones diarias de tu negocio.

Gestión de transacciones

Llevar un registro de todas las transacciones de los clientes a menudo se considera el aspecto más crítico de la teneduría de libros, ya que las transacciones representan los ingresos de un negocio. Los negocios deben rastrear, por ejemplo:

• La fecha y hora de una venta
• La ubicación (es decir, tienda física, Internet, un revendedor)
• El monto total pagado
• El monto cobrado como impuesto sobre las ventas, si aplica
• El método de pago
• Si los bienes y servicios se han pagado en su totalidad, o si el cliente necesita ser facturado

Gestión de cuentas por cobrar y por pagar

Para entender mejor quién ha pagado y quién aún necesita pagar, los dueños de negocios deben incorporar un sistema para las cuentas por cobrar, o cómo la empresa recibe el pago por la entrega de bienes y servicios. Esto incluye generar y enviar facturas y rastrear los pagos.

Los negocios también necesitan pagar las facturas a tiempo, lo que se conoce como cuentas por pagar. Una sólida gestión de cuentas por cobrar y por pagar es fundamental para administrar el negocio y asegurar un flujo ininterrumpido de capital tanto dentro como fuera de la empresa.

Pago a empleados y contratistas

Configurar y gestionar la nómina a menudo es parte del proceso de teneduría de libros en un pequeño negocio. Algunos negocios usan software de nómina separado, que puede conectarse o integrarse en cualquier sistema de software de teneduría de libros o contabilidad.

Algunos negocios utilizan agencias de empleo, mercados de talentos u otras plataformas para contratar, capacitar, gestionar e incluso pagar a empleados y contratistas. Un pequeño negocio puede conectar su sistema de teneduría de libros con estos terceros para facilitar el intercambio de datos sobre proyectos y pagos.

Entendiendo los impuestos y las deducciones

El software y los sistemas de teneduría de libros deben ser capaces de identificar posibles deducciones fiscales y hacer que cualquier procedimiento relacionado con la declaración y presentación de impuestos sea lo más sencillo posible. Gestionar los ingresos y gastos de cerca y en un formato estructurado hará que sea mucho más fácil preparar los impuestos, ya sea de forma independiente o con un preparador de impuestos.

‍

Herramientas para ayudar a que la teneduría de libros funcione sin problemas

Existen apps bancarias y de pagos, proveedores externos y herramientas de automatización para manejar o ayudar con algunas de estas tareas de teneduría de libros. Aquí tienes algunos ejemplos:

• Software de teneduría de libros: Las herramientas de teneduría de libros y contabilidad como QuickBooks, FreshBooks y Xero te permiten facturar a los clientes, gestionar la nómina, rastrear gastos deducibles, pronosticar el flujo de caja, rastrear ingresos y más. Estas plataformas suelen cobrar una tarifa mensual y ofrecen diferentes paquetes para adaptarse a una variedad de necesidades. También pueden ofrecer servicios adicionales que se cobran por separado.
• ‍Google Workspace: Una vez que se paga una factura, los recibos de los pagos de bienes y servicios suelen enviarse a un correo electrónico designado. Para asegurar que las copias de todos los recibos estén en un solo lugar, el tenedor de libros puede crear un filtro de correo electrónico en Gmail con la etiqueta “Receipts”. Esto puede ayudar a conciliar las transacciones con el software de teneduría de libros.‍
• Banca en línea: La mayoría de las apps de banca digital tienen una función que permite a un negocio o individuo generar y descargar extractos de cuenta mensuales pasados de los últimos 2 años. Esto es útil si se necesitan extractos bancarios rápidamente al solicitar un préstamo comercial o si el tenedor de libros quiere verificar una transacción del pasado reciente y no hay un extracto bancario impreso disponible.
• ‍Novo: Novo ofrece varias herramientas integradas para que los negocios las incorporen en sus operaciones de teneduría de libros, incluyendo la capacidad de generar facturas. En lugar de crear una factura en Microsoft Word y luego enviarla como archivo adjunto en un correo electrónico a un cliente, un tenedor de libros puede generar y enviar una factura directamente dentro de la app de Novo y luego recibir el pago directamente dentro de Novo también.‍
• Procesadores de servicios comerciales: Para negocios de alto volumen, como tiendas minoristas y restaurantes, los tenedores de libros pueden apoyarse en servicios comerciales y procesadores de pagos, como Square o Stripe, para proporcionar transacciones de clientes en cualquier intervalo solicitado —diario, semanal o incluso por hora. Esto facilita enormemente la gestión de transacciones y el mantenimiento de registros.

‍

Cómo gestionar la teneduría de libros para tu pequeño negocio

Tienes varias opciones para llevar a cabo la función de teneduría de libros para tu pequeño negocio. Como paso inicial, para configurar un sistema de teneduría de libros para tu negocio, tienes dos decisiones principales que tomar:

1. ¿Usarás un sistema de contabilidad de caja o de devengo?
2. ¿Usarás un sistema de teneduría de libros de partida simple o doble?

Con un sistema contable, necesitas decidir cuándo registrar las transacciones. Con un sistema de contabilidad de caja, registrarás las transacciones cada vez que el efectivo cambie de manos. Un sistema de contabilidad de devengo registra las transacciones, como las ventas, de inmediato, incluso si el dinero no se intercambia hasta más tarde. A medida que tu empresa crezca, probablemente querrás avanzar hacia la contabilidad de devengo, pero no es una necesidad al iniciar un negocio.

Elegir entre la teneduría de libros de partida simple y doble a menudo depende del volumen de transacciones de tu empresa. Con la teneduría de libros de partida simple, registras cada transacción como una sola entrada; este método es similar a conciliar una chequera. Si manejas un bajo volumen de transacciones comerciales, la partida simple probablemente sea suficiente. La teneduría de libros de partida doble requiere al menos dos entradas por transacción: un débito de una cuenta y un crédito a otra.

‍

Pasemos a los métodos de teneduría de libros.

Teneduría de libros autogestionada

Como se mencionó anteriormente, puedes gestionar la teneduría de libros tú mismo utilizando software como QuickBooks. QuickBooks incluso tiene una versión para freelancers y trabajadores por cuenta propia .

No temas: no necesitas una formación formal en negocios, finanzas o contabilidad para poner en marcha estos sistemas. La buena noticia es que software como QuickBooks existe desde hace tiempo (la empresa fue fundada en 1983); como tal, hay una gran comunidad en línea de usuarios, tutoriales y soporte si lo necesitas.

Hacer tu teneduría de libros en Excel es una buena opción si no quieres gastar dinero extra en software, ya que es posible que ya tengas el programa instalado en tus computadoras de trabajo. Además, hay muchísimas plantillas gratuitas de Excel disponibles, así que no tienes que reinventar la rueda con tus hojas de cálculo comerciales. También podrías usar una aplicación web como Google Sheets, que funciona de manera similar a Excel. Es más una cuestión de preferencia para ti y tu equipo en el futuro.

Contratación directa

A medida que tu negocio crece, podrías desear contratar a un tenedor de libros a tiempo completo o parcial, interno o externo, para organizar transacciones, nómina, pagos a proveedores y otras tareas.

Esto a menudo se convierte en una contratación crítica. A medida que el negocio crece en tamaño y complejidad, se unen nuevos empleados o contratistas, y hay un crecimiento en las ventas, un tenedor de libros dedicado se familiariza con cómo se entregan (y se pagan) los productos o servicios, y puede proporcionar información para hacer las operaciones más eficientes con el tiempo.

Gestión a través de un servicio en línea

Existen servicios de teneduría de libros gestionados que ofrecen una combinación de software y personas para ayudarte a mantener tus libros en orden. Ofrecidos como una suscripción mensual, muchos de estos servicios virtuales de teneduría de libros, como Bench y Bookkeeper.com, trabajan en estrecha colaboración con tu software de contabilidad existente y también proporcionan servicios adicionales, como la puesta al día de la teneduría de libros (que podrías necesitar si te has atrasado más de 2 años en tu teneduría de libros), nómina y presentación de impuestos, lo que puede agilizar enormemente tu trabajo.

‍

Lista de verificación de teneduría de libros para pequeños negocios

Ya sea que manejes la teneduría de libros tú mismo o la tengas gestionada por un empleado, contratista o servicio, no es mala idea crear listas de verificación de tareas relacionadas con la teneduría de libros para asegurarte de que nada se pase por alto.

Para no hacerlo demasiado abrumador, divide las tareas por día, semana, mes, trimestre e incluso año.

Tareas diarias de teneduría de libros

• Revisa tu posición de efectivo. El flujo de caja es esencial para cualquier negocio. Revisa tu posición de efectivo al principio y al final de cada día.
• Actualiza tu software de teneduría de libros. Podrías estar haciendo esto varias veces al día, pero al igual que revisar la posición de efectivo, verifica tu software de teneduría de libros para ver si hay pagos, facturas o gastos que necesiten ser registrados y categorizados.

Tareas semanales de teneduría de libros

• Facturación. Tanto para enviar como para pagar facturas, haz de esto una tarea semanal en lugar de mensual. Cuanto más rápido se les pague a los proveedores, más probable es que te entreguen más rápido; de igual manera, cuanto más rápido factures a los clientes, más rápido te pagarán. Esto también alivia el estrés al final del mes, ya que estarás menos abrumado porque facturarás regularmente.
• Sube los recibos. Escanea los recibos de compras comerciales, o recolecta correos electrónicos o PDFs de recibos de compras en línea y agrégalos a tu software de teneduría de libros semanalmente.
• Revisa las cuentas corrientes comerciales y las tarjetas de crédito. Podrías estar haciendo esto con más frecuencia que una vez por semana, pero es importante revisar regularmente tus cuentas para asegurarte de que no haya problemas, como cargos no autorizados. También podría haber inconsistencias, como el nombre de la empresa a la que le compraste algo y cómo está etiquetada en tu estado de cuenta de tarjeta de crédito; es mejor investigar esto regularmente. Revisar estas cuentas de forma rutinaria también puede ayudarte a mantenerte al tanto de tu posición financiera e identificar posibles problemas o áreas de oportunidad.

Tareas mensuales de teneduría de libros

• Nómina e impuesto sobre la nómina. Independientemente de la frecuencia con la que pagues a tus empleados, se aconseja que proceses la nómina al menos una vez al mes. También necesitarás realizar los pagos de impuestos sobre la nómina correspondientes, tanto federales como estatales. Tu software de nómina separado podría tener una función para calcular automáticamente las retenciones de impuestos apropiadas.
• Revisa tu estado de resultados y balance general. Estos son proporcionados por tu software de teneduría de libros o contabilidad, para que puedas tener una idea clara de tu rendimiento financiero del mes.
• Haz seguimiento a las facturas vencidas. Si tienes facturas vencidas pendientes, es una buena idea hacer seguimiento. Un servicio de facturación en línea como Bill puede alertarte si un cliente tiene 30 días de atraso.

Tareas trimestrales de teneduría de libros

• Revisa tu estado de resultados y balance general. Así como lo has estado haciendo cada mes, querrás revisar estos, junto con el estado de ganancias y pérdidas, para una visión continua de la salud financiera de tu negocio. Es posible que necesites ajustar las operaciones en consecuencia, como cambiar de proveedores o reducir las horas de los empleados.
• Paga los impuestos estimados. Como dueño de un negocio, necesitarás pagar los impuestos estimados trimestrales, incluyendo impuestos sobre el empleo, impuestos de desempleo y cualquier impuesto local aplicable.
• Presenta los informes y pagos de nómina trimestrales. Los empleadores están obligados a presentar informes de nómina trimestrales al IRS y, dependiendo de la ubicación, al estado en el que operan.

Tareas anuales de teneduría de libros

• Presenta cualquier formulario del IRS relacionado con empleados que sea necesario. Los negocios deben presentar el IRS Form W-2 (para todos los empleados) y el Form 1099-NEC (para contratistas independientes) cada año. También se deben enviar copias a tus empleados y contratistas o ponerlas a su disposición digitalmente o a través de un servicio de gestión de RR. HH. en línea, como Gusto.
• Cierra tus libros contables del año. Es mejor cerrar el año sin facturas pendientes. Una vez que se hayan cobrado todos los pagos pendientes, puedes cerrar tus libros contables del año.
• Genera los informes financieros de fin de año. Una vez que los libros se han cerrado, se pueden generar los informes financieros de fin de año. Esto te da la imagen más completa del rendimiento financiero de tu negocio durante el año.
• Reúne documentos adicionales para tu preparador de impuestos y presenta tu declaración de impuestos. Además del informe financiero de fin de año, tu preparador de impuestos necesitará otros documentos para preparar las declaraciones de impuestos y presentar los impuestos. Estos podrían incluir extractos bancarios e informes de nómina, entre otros documentos. Presentar los impuestos de tu negocio es una de las tareas anuales de teneduría de libros más importantes; ya sea que hagas tu propia teneduría de libros o la gestione un empleado, lo más probable es que contrates a una firma externa de preparación de impuestos o contabilidad para que te ayude a presentar tus impuestos.

‍

Teneduría de libros vs. contabilidad: ¿cuál es la diferencia?

Aunque a menudo se usan indistintamente, la teneduría de libros y la contabilidad son funciones distintas.

En resumen, la teneduría de libros implica la gestión diaria de tareas relacionadas con el negocio, como el mantenimiento de registros, la recaudación de pagos y el envío de facturas, mientras que la contabilidad se centra en servicios comerciales de mayor alcance, como asegurar que la empresa cumpla con las reglas contables federales, estatales y aceptadas por la industria y pague su parte correspondiente de impuestos.

Un tenedor de libros, ya sea a tiempo completo o parcial, podría ser todo lo que necesitas para asegurar que los empleados y proveedores reciban sus pagos y que los clientes paguen (y a tiempo), conciliar extractos bancarios y de tarjetas de crédito, y generar documentos financieros. Como se mencionó anteriormente, un tenedor de libros puede manejar todas estas tareas detalladas con la ayuda de software de teneduría de libros y ciertas características de las plataformas de banca en línea y pago (es decir, descargar extractos bancarios mensuales o automatizar la generación de facturas).

Sin embargo, se contrata a contadores cuando el negocio necesita asesoramiento más estratégico, especialmente en lo que respecta a impuestos y planificación corporativa o financiera. Aprende más sobre las diferencias entre contabilidad y teneduría de libros.

‍

Los beneficios de la teneduría de libros para un pequeño negocio

Más allá de las necesidades inmediatas de pagar a proveedores y empleados o de llevar un registro de los gastos, instalar y mantener una teneduría de libros adecuada para un pequeño negocio tiene innumerables beneficios, tanto a corto como a largo plazo. Echemos un vistazo a algunos de ellos.

• Separa las finanzas comerciales y personales. Esto es importante, especialmente al principio, porque un gran número de negocios comienzan con el emprendedor operando como solopreneur, y las actividades comerciales deben mantenerse separadas lo antes posible.
• Proporciona una instantánea de la salud general del negocio. Puede que aún no seas una empresa Fortune 500 (todavía), pero aun así quieres una comprensión clara de las finanzas de tu negocio y las áreas de oportunidad. Sin una visión de la salud financiera de tu negocio, no sabrás qué funciona y qué no, o dónde hacer inversiones estratégicas de tiempo y dinero.
• Facilita la liquidez o habilita transacciones. Podrías querer solicitar un préstamo comercial o financiación de equipos, o celebrar un acuerdo de distribución o asociación con otro negocio. Tu sistema de teneduría de libros te permite acceder rápidamente a los documentos necesarios y muestra a estas otras empresas tus procesos, facilitando tu proyecto o expansión.

‍

Palabras finales

Existen muchos recursos para ayudarte a gestionar la teneduría de libros de tu pequeño negocio. Lo que antes era dominio de profesionales especializados ahora puede ser llevado a cabo por emprendedores de todos los niveles de experiencia en cualquier industria.

Ya sea que lo gestiones tú mismo, contrates a alguien interno o lo subcontrates a una empresa, tener un proceso de teneduría de libros sólido es fundamental para la gestión de tu negocio.

Las cuentas corrientes para pequeños negocios de Novo son una gran herramienta para usar en conjunto con tu sistema de teneduría de libros. Nuestras cuentas vienen con la capacidad de agregar detalles a cada transacción: puedes añadir notas a cada transacción, agregar categorías, subir imágenes y documentos, y más. Además, puedes exportar tu información de transacciones a un archivo CSV desde tu cuenta Novo. También ofrecemos una serie de integraciones con plataformas de contabilidad, servicios comerciales y pagos entre pares para ayudarte a gestionar sin problemas las finanzas de tu negocio. Solicita una cuenta Novo en minutos.