Si buscas el mejor software de contabilidad en línea para pequeñas empresas, uno de los nombres más comunes que verás es QuickBooks. Solo en Estados Unidos, más de 26 millones de negocios utilizan su software de contabilidad para gestionar sus finanzas.

QuickBooks es fácil de usar una vez que te familiarizas con la plataforma y cómo funciona. Esta guía te ayudará a aprender a usar QuickBooks y a familiarizarte con algunas de las funciones de la plataforma.

‍

La importancia de QuickBooks en las operaciones comerciales

QuickBooks es una herramienta esencial para las empresas porque ayuda a optimizar las operaciones, la organización financiera y la entrada de datos. Aprender a usar QuickBooks te ayudará a:

• Registra ingresos y gastos: Con QuickBooks, tendrás una plataforma centralizada para registrar cada dólar que entra y sale de tu negocio. También te puede dar una visión general de la salud financiera de tu empresa.
• Gestiona la nómina: QuickBooks ayuda a mantener la información de pago de los empleados, procesar la nómina, calcular los impuestos de nómina, generar informes de nómina, mantenerse actualizado con las leyes de nómina y transferir fondos de depósito directo.
• Automatiza la entrada de datos: QuickBooks se conecta a tus cuentas y rastrea automáticamente todos tus datos financieros para que no tengas que registrar transacciones manualmente.
• Genera informes financieros: Los informes financieros de QuickBooks ayudan a analizar el rendimiento, monitorear métricas clave y cumplir con las regulaciones fiscales para asegurar que tomes decisiones comerciales informadas.

‍

Cómo usar QuickBooks

Con tantas funciones, aprender a usar QuickBooks puede parecer abrumador al principio. Sin embargo, seguir esta guía y familiarizarte con la plataforma te ayudará a usarla a tu favor.

Primeros pasos con QuickBooks

Para PC, QuickBooks funciona con Windows 8.1, 10 y 11. Sin embargo, ya no ofrece actualizaciones de seguridad ni soporte para PC que ejecuten Windows 8.1. Un procesador de 2.4 GHz es un requisito mínimo, y se necesitan al menos 8 GB de RAM para hasta cinco usuarios, pero necesitarás más si planeas tener más de cinco usuarios. Para computadoras Mac, se necesita un sistema operativo de al menos Mac OS X v11.3 o posterior.

El precio de QuickBooks comienza en $30 al mes, con un 50% de descuento durante los primeros 3 meses. Una vez que estés listo, ve al sitio web de Intuit para comprar QuickBooks y sigue las instrucciones de instalación. Deberás:

• Descargar y ejecutar el instalador
• Aceptar el acuerdo de licencia
• Elegir el tipo de instalación y la carpeta
• Registrar y activar QuickBooks
• Configurar el perfil de tu empresa

Para crear el perfil de tu empresa, ábrelo y selecciona Create a New Company. Si seleccionas Express Start o Start Setup, proporciona el nombre de tu negocio, la industria y el tipo de negocio. Alternativamente, puedes ingresar todos tus detalles de inmediato si seleccionas Detailed Start. Desde allí, sigue las indicaciones en pantalla y selecciona Start Working para comenzar.

Navegando el panel de control de QuickBooks

Las principales funciones y herramientas de QuickBooks son:

• Seguimiento de gastos
• Gestión de nómina
• Informes financieros
• Integración bancaria
• Facturación
• Gestión de inventario
• Seguimiento de tiempo

La página de inicio de QuickBooks es el centro para acceder a estas funciones. Ofrece una visión general de los datos financieros clave, como saldos de cuentas, facturas abiertas y tareas próximas. La barra de iconos se encuentra a la izquierda por defecto, pero se puede mover a la parte superior de tu pantalla y personalizar seleccionando View y luego Customize Icon Bar. Desde allí, puedes mover los iconos deseados arrastrando el diamante junto a ellos a donde quieras y seleccionando OK.

Gestionando tus transacciones

Hay varias formas de registrar ventas en QuickBooks. Una forma es registrar las ventas diarias, pero la más sencilla es utilizar la función Create Sales Receipts . Desde la página de inicio o el menú Customers , selecciona Create Sales Receipts o Enter Sales Receipts y completa la información para registrar una venta y crear un recibo.

Crear una factura para clientes también comienza en tu página de inicio o en el menú Customers . Selecciona Create Invoices y elige entre clientes anteriores o Add New para crear un nuevo cliente. Desde allí, QuickBooks tiene instrucciones para guiarte a través de la finalización de tu tarea, ya sea que necesites una factura para un presupuesto o una venta.

Una forma sencilla de registrar los gastos de tu negocio es conectando tu Novo business bank account a QuickBooks. La integración de Novo con QuickBooks ayuda a automatizar tareas financieras clave. Al sincronizar tu cuenta de QuickBooks con Novo, puedes hacer lo siguiente:

• Ver tus datos de ganancias y pérdidas, incluyendo el beneficio bruto, los gastos operativos totales y los ingresos netos directamente en tu panel de control
• Descargar un informe completo de ganancias y pérdidas en PDF
• Ver tus principales categorías de gastos directamente en tu panel de control
• Crear automáticamente Reserves a partir de tus principales categorías de gastos

También hay formas de registrar y rastrear gastos manualmente y facturas si tu cuenta bancaria comercial no se integra directamente con QuickBooks.

¿No tienes una cuenta Novo? ¡Registrarte es completamente gratis, sin tarifas mensuales ni mínimos! Regístrate hoy y disfruta de facturación gratuita, pagos rápidos y sencillos, sin límites de transacciones, docenas de integraciones con aplicaciones populares, y mucho más.

Gestionando tu nómina

Para gestionar tu nómina, el primer paso es decidir y configurar un calendario de nómina para tus empleados. Una vez hecho esto, tienes varias opciones para procesar y gestionar tu nómina, ya sea en línea o desde tu escritorio. Comienza desde la función Payroll y sigue las instrucciones de Intuit según si quieres hacerlo en línea o desde tu escritorio.

Usando QuickBooks para contabilidad

Si estás usando QuickBooks para contabilidad y bookkeeping y necesitas ayuda para entender cosas como la conciliación y el plan de cuentas, es importante saber que hay diferentes formas de usar estas funciones si lo haces en línea o desde tu escritorio.

El plan de cuentas en QuickBooks es una lista completa de todas las cuentas utilizadas para rastrear y categorizar las transacciones financieras dentro de tu empresa. Te permite rastrear:

• Activos
• Pasivos
• Ingresos
• Gastos

Para acceder y empezar a usar esta función, deberás seleccionar Bookkeeping y luego Chart of Accounts en tu barra de iconos. Desde allí, puedes aprender a personalizar tu plan de cuentas para analizar esta información de la manera que mejor te convenga. Acceder a esta información desde tu escritorio en lugar de en línea es ligeramente diferente.

Para ejecutar un informe de comparación de ganancias y pérdidas, selecciona Business Overview y luego Reports. Ingresa Profit and Loss Comparison en el campo de búsqueda y listo. Incluso puedes personalizar tus informes por período de tiempo.

Si vas a conciliar por primera vez, deberás hacer una copia de seguridad de tu cuenta y revisar tu saldo inicial antes de comenzar. Aunque el proceso difiere un poco dependiendo de si lo haces desde tu desktop o online, ambos procesos comienzan con la función Chart of Accounts .

Una vez que tu saldo inicial esté establecido, deberás buscar la función Reconcile , que se encuentra bajo Settings si estás conciliando en línea y Banking si estás trabajando desde tu desktop.

Funciones avanzadas de QuickBooks

QuickBooks Online Plus y Advanced ofrecen funciones avanzadas, como la gestión de tu inventario, el seguimiento de proyectos y la adición de impuestos sobre las ventas.

Configuración y gestión de inventario

Para añadir y rastrear inventario, primero deberás activar tu inventario en la pestaña Preferences seleccionando la casilla Inventory and Purchase Orders Are Active . Una vez que estés rastreando activamente tu inventario, puedes gestionarlo en línea o desde tu escritorio siguiendo las instrucciones detalladas de Intuit.

Utilizando la función de seguimiento de proyectos

La función de seguimiento de proyectos de QuickBooks para QuickBooks Online Plus es excelente para rastrear la rentabilidad de un proyecto específico. Desde tus pestañas Business Overview y luego Projects , puedes crear y rastrear un proyecto por sus ingresos y costos, incluidos los costos laborales, para ver cuán rentable fue el proyecto.

Gestionando el impuesto sobre las ventas

En el Sales Tax Center, puedes añadir y editar agencias tributarias, cobrar y pagar impuestos sobre las ventas, y revisar informes de impuestos sobre las ventas. Esto es particularmente útil si tienes que cobrar diferentes tasas de impuestos sobre las ventas dependiendo de dónde vendas tus productos. Como con muchas de las funciones en el proceso de aprender a usar QuickBooks, los pasos específicos varían ligeramente si estás usando esta función en línea o si estás trabajando sin conexión desde tu desktop.

Solución de problemas comunes en QuickBooks

Como con cualquier software, a veces pueden surgir problemas. La mayoría de los problemas son sencillos y se pueden remediar fácilmente descargando e instalando el QuickBooks Tools Hub. Esta útil herramienta puede ayudarte a resolver:

• Problemas de archivos de la empresa
• Problemas de red
• Problemas del programa
• Problemas de instalación

También ayuda con problemas más avanzados al conectarte con el equipo de soporte de QuickBooks cuando no puedes resolver el problema con el propio Tools Hub.

Integrando QuickBooks con otras aplicaciones

Las integraciones de QuickBooks te permiten aprovechar sus funciones de automatización. Con integraciones directas, puedes registrar, rastrear y analizar las finanzas de tu negocio.

Además de su integración con Novo, QuickBooks también se integra con los siguientes:

• Expensify
• Hubspot
• Amazon
• Shopify
• Insightly
• Method: CRM
• SOS Inventory
• WooCommerce

‍

Conclusión

QuickBooks cambia las reglas del juego cuando se trata de organizar, gestionar y analizar las finanzas de tu empresa. Registrarte para una Novo business bank account e integrarla directamente con QuickBooks te permite ahorrar tiempo y dinero al procesar la nómina, cobrar pagos y mantener registros financieros impecables que aseguran que sigas las leyes fiscales más actualizadas para tu negocio.

‍

Preguntas frecuentes

¿Qué es QuickBooks?

QuickBooks es un software de contabilidad que proporciona a las empresas herramientas líderes en la industria para gestionar sus finanzas de manera eficiente.

Ofrece funciones de facturación, seguimiento de gastos, gestión de nómina e informes financieros. Puedes conectar tus cuentas bancarias, tarjetas de crédito y otras cuentas financieras para automatizar la entrada de datos. Te permite llevar la contabilidad, generar informes financieros y simplificar la preparación de impuestos.

¿Puedes aprender QuickBooks por tu cuenta?

¡Sí, es absolutamente posible aprender QuickBooks por tu cuenta! Para empezar, el sitio web de Intuit ofrece tutoriales, incluyendo videos paso a paso y seminarios web sobre cómo usar QuickBooks. Además, plataformas como YouTube y otros foros en línea ofrecen tutoriales detallados que te guían a través de diversas tareas de QuickBooks y la solución de problemas.

¿Es difícil aprender QuickBooks?

Como con cualquier herramienta nueva, hay una curva de aprendizaje asociada con su puesta en marcha, pero QuickBooks lo facilita con su interfaz fácil de usar. Sin embargo, si no tienes experiencia en contabilidad o bookkeeping, deberás familiarizarte con los principios básicos de contabilidad y bookkeeping para navegar correctamente por QuickBooks. También es importante tener en cuenta que QuickBooks Desktop generalmente se considera un poco más difícil de usar que QuickBooks Online.

‍

Novo Platform Inc. se esfuerza por proporcionar información precisa, pero no puede garantizar que este contenido sea correcto, completo o actualizado. Esta página es solo para fines informativos y no constituye asesoramiento financiero o legal ni un respaldo de ningún producto o servicio de terceros. Todos los productos y servicios se presentan sin garantía. Novo Platform Inc. no proporciona ningún asesoramiento financiero o legal, y usted debe consultar a sus propios asesores financieros, legales o fiscales.

Novo es una fintech, no un banco. Servicios bancarios proporcionados por Middlesex Federal Savings, F.A.: Member FDIC.