Antes de que Sharrin Fuller se convirtiera en contadora, era dueña de un salón de belleza en Las Vegas, Nevada. En ese momento, no tenía los recursos para subcontratar su teneduría de libros y contabilidad, así que empezó a hacerlo ella misma.

“Me encantaba llevar los libros de mi salón, y se me daba muy fácil. Luego, otros dueños de negocios me pedían ayuda.” Sharrin admite: “Convertirme en asesora de otras empresas nunca fue algo que hubiera imaginado para mí.”

Al darse cuenta de lo confuso que puede ser para los dueños de pequeños negocios contratar empleados, incorporarlos, gestionar su nómina y cumplir con la ley, Sharrin dio el salto de ser dueña de un salón a abrir su propia firma de teneduría de libros y contabilidad.

“He aprendido docenas de lecciones importantes sobre lo que funciona y lo que no. He descubierto formas de hacer que la contratación y la nómina para pequeños negocios sean indoloras… ¡bueno, casi indoloras!”

Hoy, Sharrin no solo es contadora y coach de negocios, sino que también es miembro del Accountant Advisory Board de ADP, donde ayuda a ADP a mejorar sus productos de nómina para dueños de pequeños negocios.

Le pedimos a Sharrin algunos consejos profesionales sobre cómo cumplir con las normas de impuestos sobre la nómina. En este artículo, te daremos los consejos expertos de Sharrin sobre cómo evitar cuatro de los errores más grandes que ella ve que cometen las empresas en cuanto a los impuestos sobre la nómina: clasificar incorrectamente a los nuevos empleados, no recopilar los documentos de los empleados, no presentar los formularios de impuestos sobre la nómina correctos y no reportar las retenciones.

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Error 1: Clasificar incorrectamente a los nuevos empleados

Un error crítico que Sharrin ha observado es que los dueños de pequeños negocios no clasifican correctamente a los empleados. Toda persona que contrates debe ser clasificada como empleado o como contratista independiente.

“Si bien no eres responsable de ningún impuesto sobre el empleo por los pagos realizados a contratistas independientes, debes asegurarte de que sus funciones se alineen con la definición de contratista independiente del IRS.”

Según el IRS, “La regla general es que un individuo es un contratista independiente si el pagador tiene el derecho de controlar o dirigir solo el resultado del trabajo y no lo que se hará y cómo se hará. Si eres un contratista independiente, entonces eres trabajador por cuenta propia.” Los contratistas independientes pagan impuestos de autoempleo sobre sus ingresos netos de las ganancias de sus actividades comerciales.

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Si aún no estás seguro sobre la clasificación de tus empleados, Sharrin dice: “Hay varias pruebas que el IRS utiliza y que tú puedes usar para autoevaluarte.”

Entre los factores que el IRS evalúa:

• Continuidad de la relación: ¿Existe una relación laboral continua?
• Flexibilidad de horario: ¿Las horas de los empleados son dictadas por la empresa?
• Exigencias de trabajo a tiempo completo: ¿El empleado es a tiempo completo?
• Necesidad de servicios en el sitio: ¿El trabajo se realiza en las instalaciones de la empresa?

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Si determinas que tus trabajadores son contratistas y no empleados, Sharrin señala que aún existen obligaciones de presentación que debes cumplir.

“Si tus pagos totales a un trabajador por cuenta propia son de $600 o más, estás obligado a presentar una declaración informativa anual, o Form 1099-NEC, para reportar los pagos al trabajador y al IRS.”

Sharrin también tiene un recordatorio para los pequeños negocios cuyos contratistas quizás no vivan en el mismo estado. “Dependiendo de dónde se encuentre geográficamente un contratista, también podría deber impuestos a nivel estatal y local, por lo que es su obligación saber qué impuestos debe.”

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Error 2: No recopilar los documentos de los empleados

Hay dos documentos que tus nuevos empleados deberán completar: el I-9 y el W-4.

El Form I-9 se utiliza para la verificación de elegibilidad de empleo. Se usa para confirmar la identidad y la elegibilidad de un empleado para trabajar en los Estados Unidos.

El Form W-4 determina cuánto del salario imponible del empleado debe retenerse para pagar los impuestos federales. Si un empleado no proporciona un W-4, entonces estás obligado a retener como si el empleado fuera soltero sin otros ajustes.

Sharrin también recomienda pedir a los empleados elegibles que completen el Form 8850, lo que te ayudará a determinar si tu nueva contratación te da derecho a un work opportunity tax credit. Como les ha enseñado a muchos de sus clientes, los créditos fiscales pueden valer hasta $9,600 por empleado.

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Error 3: No presentar los formularios de impuestos sobre la nómina correctos

Como empleador, debes presentar los siguientes formularios de impuestos sobre la nómina:

• Form 940: Para reportar tu FUTA anual o Federal Unemployment Tax
• Form 941: Para reportar la retención de impuestos, incluyendo la parte del empleador del impuesto FICA (Federal Insurance Contributions Act)
• Form 943: Para empleadores con empleados agrícolas
• Form 944: Para pequeños empleadores elegibles para pagar impuestos sobre el empleo anualmente en lugar de trimestralmente
• Form 945: Para reportar impuestos retenidos de pagos no relacionados con la nómina, incluyendo distribuciones de pensiones
  

Como señala Sharrin, “El IRS no es amigo de los dueños de negocios. Están ahí para asegurarse de que las empresas paguen su parte justa de impuestos. Como tal, no presentar los impuestos sobre la nómina puede resultar en multas y sanciones. ¡Para colmo, el IRS también puede cobrarte intereses sobre las sanciones! Las obligaciones monetarias pueden acumularse mucho si no tienes cuidado.”

Según el IRS, “La multa por no presentar la declaración de impuestos sobre la renta es del 5% de los impuestos no pagados por cada mes o parte de un mes que una declaración de impuestos esté atrasada. La multa no excederá el 25% de tus impuestos no pagados.”

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Sanciones por depósitos tardíos de impuestos sobre la nómina

La siguiente tabla del IRS muestra las sanciones por no depositar los pagos de impuestos sobre la nómina antes de la fecha de vencimiento correcta.

Error 4: No reportar las retenciones

De cada cheque de pago, deberás retener la cantidad adecuada para cubrir lo siguiente de los empleados:

• impuestos sobre la renta, tanto a nivel federal como local
• parte del Seguro Social
• parte de los impuestos de Medicare (FICA)
• impuestos de desempleo estatales y federales
• seguro por discapacidad (en algunos estados)

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El Form W-2 se utiliza para reportar las retenciones a los empleados, y el Form W-3 es para la Social Security Administration. Los empleados necesitan una copia de su W-2 antes del 31 de enero de cada año. Una copia adicional, junto con un resumen del W-3, debe presentarse al IRS antes del 29 de febrero. Si puedes presentarla electrónicamente, la fecha límite es el 2 de abril.

“Los empleadores deben presentar las declaraciones antes de estas fechas límite específicas. La mayoría de las declaraciones de los empleadores se presentan anualmente; sin embargo, la declaración federal del empleador se presenta trimestralmente. Los estados también tienen sus propios calendarios de presentación para sus declaraciones. Te aconsejo encarecidamente que consultes con el departamento de impuestos de tu estado para asegurarte de que cumples con la normativa”, dice Sharrin.

También les recuerda a los dueños de negocios sobre las sanciones por presentaciones tardías. En 2023, las sanciones del IRS son:

• $60 por Form W-2 si presentas correctamente dentro de los 30 días posteriores a la fecha de vencimiento
• $120 por Form W-2 si presentas correctamente más de 30 días después de la fecha de vencimiento, pero antes del 1 de agosto
• $310 por Form W-2 si presentas después del 1 de agosto, no presentas correcciones o no presentas los Forms W-2 requeridos
• $580 por Form W-2 si intencionalmente omites la presentación

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Conclusiones

“Hay muchas partes móviles cuando se trata de configurar la nómina”, dice Sharrin. “Hagas lo que hagas, guarda todos tus registros durante al menos tres a siete años en caso de que te auditen.”

Sharrin les recuerda a los dueños de pequeños negocios que las reglas del IRS con respecto a los impuestos sobre la nómina cambian continuamente, por lo que puede ser beneficioso subcontratar tus impuestos para asegurarte de que cumples con la normativa. “No hacerlo puede generar dolores de cabeza y gastos en términos de pagos atrasados y sanciones por impuestos sobre la nómina, ¡lo cual ningún dueño de negocio quiere manejar!”

Es importante tener en cuenta que las regulaciones y requisitos pueden variar según la jurisdicción, por lo que le recomendamos consultar con un profesional de impuestos calificado o consultar las pautas oficiales del IRS para obtener la información más precisa y actualizada.

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