Como emprendedor, inviertes tiempo, dinero y esfuerzo para iniciar y operar tu negocio. Un sistema contable robusto puede ayudar a tu negocio a sobrevivir y crecer de manera sostenible. Es importante mantener las finanzas de tu negocio organizadas y registrar tus transacciones comerciales con precisión. Incluso un poco de conocimiento en gestión financiera puede llevarte a ti y a tu negocio muy lejos. A continuación, te presentamos cinco consejos para ayudar a las pequeñas empresas a mantener sus compañías en marcha utilizando información contable y financiera.

5 consejos de contabilidad para pequeñas empresas

1. Abre una cuenta de cheques de negocios separada

Tener una cuenta de cheques separada de tus finanzas personales. Incluso para una empresa unipersonal, donde no es estrictamente necesaria una cuenta de negocios diferente, es prudente tener una. Una cuenta de cheques de negocios permite un fácil seguimiento de ingresos y gastos sin mezclar fondos personales y comerciales. Separar los gastos personales de las cuentas financieras de la empresa también puede facilitarte el cálculo de impuestos a fin de año. Los procesos contables serán mucho más sencillos con una cuenta de cheques de negocios separada.

Novo ofrece una de las mejores cuentas de cheques para pequeñas empresas. Sin tarifas ocultas, sin requisitos de saldo mínimo y cientos de integraciones de software empresarial son solo algunas de las razones por las que Novo está diseñado para ayudar a tu negocio a prosperar.

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2. Monitorea los gastos

El Internal Revenue Service (IRS) exige a las empresas presentar pruebas de ingresos y gastos para fines fiscales. Recuerda que probablemente tienes costos deducibles de impuestos, incluidos los gastos de investigación para el inicio de negocios. Sin embargo, se requiere un registro de estos gastos para reducir las obligaciones fiscales de una empresa. Por lo tanto, es mejor rastrear, guardar y archivar los siguientes documentos por tales razones:

• Facturas
• Recibos
• Estados de cuenta de tarjetas de crédito o bancarios de negocios
• Facturas
• Comprobantes de pago
• Estados financieros
• Declaraciones de impuestos anteriores

Mantener un sistema de archivo organizado para los recibos es indispensable desde el inicio de cualquier negocio. El IRS acepta copias digitales de los recibos; por lo tanto, puedes aprovechar el almacenamiento en la nube para los recibos escaneados. Esto asegurará que tus registros de recibos estén protegidos contra posibles robos y daños.

3. Decide el método contable que funciona para tu negocio

La contabilidad es una forma de registrar transacciones, incluyendo su categorización y conciliación diaria. Los contadores utilizan estos registros para preparar estados financieros y ayudarte a tomar decisiones comerciales sólidas.

Hay dos métodos de contabilidad y teneduría de libros que las empresas pueden adoptar:

1. Método de Contabilidad de Caja: Es cuando registras ingresos y transacciones cada vez que ocurren, ya sea que la empresa pague un gasto o un cliente pague un monto facturado. Es ideal para pequeñas empresas para verificar saldos bancarios en cualquier momento.
2. Método de Contabilidad de Devengo: La mayoría de las empresas utilizan el método de devengo. La ventaja de este método es que empareja tus gastos comerciales con tus ingresos, ya que registras tanto los ingresos como las transacciones, incluso si aún no se ha realizado ningún pago. Esto significa que registras deudas incobrables o reembolsos por adelantado y cuando se emite una factura a un cliente. Las empresas deben monitorear y rastrear regularmente las cuentas por cobrar y por pagar bajo este método.
3. Método de Contabilidad Profit First: El método Profit First revoluciona el concepto de la contabilidad moderna, proponiendo esencialmente invertir el orden en que se asignan los fondos. La idea general detrás de la contabilidad Profit First es que las empresas deben pagarse a sí mismas primero y dejar que lo que queda dicte cuánto pueden gastar en gastos operativos. Al realizar una venta, los dueños de negocios toman un porcentaje de los ingresos generados como ganancia, dejando el resto para los gastos.

Las empresas pueden optar por elegir entre los siguientes modos de servicios de teneduría de libros:

1. Hacerlo por tu cuenta: Los dueños de pequeñas empresas que saben cómo llevar la contabilidad por sí mismos pueden ahorrar dinero. También hay software de contabilidad y teneduría de libros disponible para ayudar a los dueños de pequeñas empresas a realizar esta tarea. Para facilitar aún más la contabilidad, puedes vincular tu Quickbooks o Xero cuenta con la interfaz de Novo, y tus transacciones se actualizarán automáticamente.
2. Subcontratar: Para aquellos sin experiencia en contabilidad y teneduría de libros o que encuentran la contabilidad demasiado tediosa y quieren evitar complicaciones, es prudente utilizar los servicios de contadores y tenedores de libros, como un CPA. La subcontratación de estos servicios puede ayudarte a concentrarte más en otras preocupaciones comerciales y ser más económica que contratar empleados a tiempo completo.
3. Interno: Puedes contratar tenedores de libros y contadores a tiempo completo si tu empresa tiene suficiente dinero para gastar en costos laborales.

4. Aprende a pagar tus impuestos

Una contabilidad, teneduría de libros y mantenimiento de registros adecuados son esenciales para la preparación de impuestos. Desde los impuestos sobre la nómina hasta los impuestos sobre la renta, hay mucho que tener en cuenta. Para que la temporada de impuestos sea menos estresante, rastrea los gastos durante todo el año, guarda recibos digitales o en papel y mantente siempre al tanto de las finanzas de tu negocio.

Los profesionales de impuestos pueden ayudarte a preparar el impuesto sobre la renta trimestral estimado, que debes pagar en el momento adecuado. También pueden revisar las ganancias y pérdidas (P&L) de tu negocio para determinar tus obligaciones fiscales reales. Asegúrate de cumplir con las leyes fiscales existentes en tu área o estado para evitar multas elevadas y problemas legales apremiantes en el momento de los impuestos.

5. Prepara informes financieros

Todas las empresas necesitan preparar estados financieros. Estos estados incluyen balances, estados de resultados, estados de flujo de efectivo y estados de patrimonio de los accionistas. Estos informes financieros brindan una imagen completa de cómo va un negocio en particular. Los informes financieros se realizan mensual, trimestral, semestral o anualmente.

Analizar las cifras en estos registros financieros puede ayudar a las empresas a ver tendencias y razones por las que las ventas suben o bajan. Estos datos ayudan a los propietarios a tomar decisiones importantes sobre cómo administrar sus negocios. Ayuda a determinar cuánto dinero tienen los dueños de pequeñas empresas y si tienen suficientes activos para pagar pasivos.

Los contadores pueden ayudarte a realizar gran parte del trabajo necesario en la preparación de estados financieros. No olvides que estos informes serán la base de los impuestos que pagas cada año.

Cómo puede ayudar Novo

Un aspecto clave de la contabilidad es el registro, seguimiento y conciliación diarios de tus transacciones comerciales. Con Novo, puedes agregar detalles a cada transacción, incluyendo categorías y notas, y subir imágenes y documentos. También puedes exportar estos datos en un archivo CSV para una teneduría de libros manual más sencilla. Para un proceso más automatizado, puedes conectar tu cuenta de Quickbooks o Xero a Novo para que tus transacciones se sincronicen automáticamente con tu software de contabilidad preferido.

La conclusión

Como dueño de una pequeña empresa, es importante mantenerte flexible. Con esto en mente, revisa y reevalúa regularmente los métodos de contabilidad para pequeñas empresas que adoptas. Podría ser necesario actualizar o revisar estos métodos para satisfacer las demandas y requisitos del mercado.

Como dice el dicho, "los números no mienten". Las cifras en tus informes financieros y contables revelan el estado de tu empresa. Tener estos números disponibles y saber cómo usarlos puede ayudarte a mejorar la forma en que administras tu pequeña empresa.

Esta página es solo para fines informativos y no debe considerarse asesoramiento legal, financiero o contable. Por favor, consulte a su propio profesional si tiene alguna pregunta.