Se puede aprender mucho sobre un dueño de negocio por la forma en que presenta su invoice para el pago”, dice Jacqueline Edwards, CEO de Business Pipeline, Inc.

Su empresa ofrece a los dueños de pequeños negocios servicios de contabilidad, asesoría empresarial y marketing. También es una QuickBooks Advanced Certified ProAdvisor que ha emitido y recibido miles y miles de invoices.

Hoy en día, dice que puede intuir cuánto tiempo lleva abierto un pequeño negocio y cuán experimentado es con solo mirar su invoice.

Por ejemplo, “Si usas un software de contabilidad, este numera los invoices consecutivamente, así que me dice cuántos invoices has emitido. No empieces con un cero o un uno. Cualquier número de cuatro dígitos es un buen punto de partida”, dice.

Le preguntamos a Jacqueline cuáles son los errores más comunes que ve en los invoices y cómo un dueño de pequeño negocio puede resolverlos.

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Problema 1: Invoices con elementos faltantes

De entrada, Jacqueline ha notado: “Muchos dueños de negocios no saben qué debe ir en un invoice, ni dónde debe ir en el invoice”.

Aquí están los 11 elementos esenciales que cada invoice debería incluir:

1. Encabezado: Coloca el nombre de tu negocio o el nombre de tu empresa en la parte superior del invoice. Hazlo claramente visible y fácilmente identificable. Incluye la dirección de tu negocio, número de teléfono, dirección de correo electrónico, un número de proveedor si se te ha asignado uno, y tu sitio web para que el destinatario pueda contactarte fácilmente para cualquier consulta.
2. Número de invoice: Asigna un número de identificación único a cada invoice para facilitar su seguimiento y referencia. Colócalo de forma destacada en el invoice. Indica la fecha de emisión del invoice.
3. Fecha de vencimiento: Indica claramente la fecha límite para el pago. Esto permite al destinatario saber cuándo se espera el pago.
4. Información del cliente: Incluye el nombre y la dirección postal del cliente al que le estás enviando el invoice.
5. Lista detallada de bienes o servicios: Cada partida debe proporcionar una descripción detallada de los bienes o servicios vendidos. Incluye el precio unitario, las cantidades, las horas trabajadas (si aplica), las tarifas y cualquier código de artículo aplicable.
6. Subtotal: Calcula el subtotal de cada partida multiplicando el precio unitario por la cantidad.
7. Descuentos: Si se aplica algún descuento, indica claramente el monto o porcentaje del descuento.
8. Impuestos u otros cargos adicionales: Si aplica, indica claramente cualquier impuesto o tarifa que deba pagarse. Especifica el tipo de impuesto (por ejemplo, sales tax, VAT) y la tasa aplicable.
9. Total: Suma todos los subtotales, descuentos e impuestos para calcular el monto total adeudado.
10. Detalles de pago: Especifica los métodos de pago aceptados (por ejemplo, check, credit card, bank transfer) y proporciona cualquier instrucción de pago relevante. Si aceptas bank transfers, proporciona el nombre de tu banco, número de cuenta e información de routing.
11. Pie de página: Incluye cualquier información o términos adicionales, como penalizaciones por pago atrasado, políticas de devolución o instrucciones específicas para el cliente. Vuelve a indicar tu información de contacto, incluyendo tu dirección de correo electrónico y número de teléfono.

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Si buscas ayuda, Jacqueline dice: “Hay muchísimas opciones de software que ofrecen free invoicing”. Su favorito es QuickBooks Online. “¡Lo han estado haciendo desde el principio de los tiempos y no hay nada que no cubran!”

Además, Novo ofrece herramientas de free invoicing para los titulares de cuentas, o puedes obtener plantillas de invoicing de sitios como Square o Google Docs.

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Problema 2: Presentación poco profesional

Aunque tengas todos los elementos correctos en tu invoice, la forma en que se presentan es importante.

Usa un diseño claro y organizado –con fuentes, tamaños de fuente y formato consistentes– y una imagen de marca profesional, como el logo o los colores de tu negocio.

“He visto personas que literalmente han hecho capturas de pantalla de recibos con un nombre garabateado al lado y lo han llamado invoice. También he tenido personas que han entregado invoices escritos a mano. Cuando recibo invoices escritos a mano, llamo al negocio, porque me hace dudar de su legitimidad”.

Jacqueline también enfatiza la necesidad de un lenguaje claro y conciso para describir los bienes o servicios proporcionados. Dice que un invoice profesional:

• Evita la jerga técnica o la terminología compleja
• Ha sido revisado para eliminar errores gramaticales u ortográficos
• Mantiene un tono cortés y respetuoso

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Problema 3: Errores de cálculo

Los errores de cálculo en los invoices son sorprendentemente comunes, Jacqueline dice. Cada cálculo es crítico, así que si omites partidas, aplicas impuestos incorrectamente o calculas mal los subtotales, el invoice final será incorrecto.

Para evitar estos errores, ella dice que uses accounting software o herramientas de invoicing que automaticen los cálculos. Herramientas como QuickBooks Online, Xero, y FreshBooks incluso convertirán monedas y unidades de medida que podrías olvidar cuando trates con clientes o proveedores internacionales.

Dice que el software no solo es más eficiente y preciso, sino que también agilizará tu contabilidad porque mantiene una base de datos centralizada de todos tus invoices. Eso facilita organizar, buscar y rastrear invoices para futuras referencias.

El accounting software también acelera otras tareas rutinarias como el seguimiento de gastos, la conciliación bancaria y los informes financieros.

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Problema 4: Instrucciones poco claras para el pago y el impago

Jacqueline dice que los dueños de pequeños negocios deben prestar especial atención a las instrucciones de pago que proporcionan en los invoices. “Valoro a las personas que me dicen: aquí hay tres formas de pagarme: ACH, wire transfer y credit card portal. Tu invoice es un reflejo de tu marca, así que haz que sea fácil y agradable pagarte”.

Un invoice también debe incluir la fecha de vencimiento. Es común solicitar que los invoices se paguen “net 30” o 30 días a partir de la fecha del invoice, o “net 15”, 15 días a partir de la fecha del invoice. Para algunos clientes, también podría tener sentido exigir que el pago se realice al recibir el invoice. Las necesidades de flujo de efectivo de tu empresa deben determinar los términos de pago, y debes establecer estos términos en tu contrato con tu cliente para que esté al tanto y los acepte de antemano.

“El pago a tiempo es el sello distintivo de una buena relación con el cliente. Así que si no te pagan, o el cliente no cumple tus términos y condiciones, tienes que poner un límite. Un mal cliente es tan bueno como ningún cliente, por así decirlo”.

Aunque Jacqueline dice que puedes considerar ofrecer incentivos por pagos anticipados, ella recomienda encarecidamente que tu invoice tenga un lenguaje claro sobre las penalizaciones por pago atrasado para fomentar los pagos a tiempo. “Tengo clientes que cobran un porcentaje por pago atrasado. Mi consejo es que lo hagas fácil y les des a tus clientes un número fijo”.

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Problema 5: Comunicaciones ineficientes antes y después del invoice

Jacqueline dice que si tienes un negocio, no puedes ser tímido. “Si este es tu primer invoice y tienes preguntas, debes llamar al departamento de contabilidad de tu cliente y preguntar: ¿cómo debo presentarles mi invoice? ¿A dónde debo enviarlo?”

Quieres asegurarte de que tu invoice llegue a la persona correcta y de que sepas cómo contactar a esa persona directamente. Ten en cuenta que, cuanto más grande sea la empresa, más probable es que la persona que realizó el pedido no sea la persona que paga tu invoice.

Tu invoice también debe proporcionar múltiples formas para que el cliente te contacte. “Si envías un invoice poco claro, entonces el departamento de cuentas de tu cliente tiene que contactarte. Necesitan tu email, teléfono o una persona de contacto designada en tu invoice”.

Si un invoice está vencido, envía un recordatorio de pago amigable a tu cliente. El recordatorio, que Jacqueline sugiere que envíes de tres a cinco días después de la fecha de vencimiento, puede ser un correo electrónico cortés recordándoles el invoice pendiente, la fecha de vencimiento y cualquier consecuencia por el pago atrasado. Incluye una copia del invoice original como referencia.

Si el primer recordatorio de pago no resulta en una respuesta o pago, escala el seguimiento. Esto puede implicar el envío de una carta o correo electrónico más formal.

El consejo de Jacqueline es documentar toda comunicación y mantener un registro de los esfuerzos de seguimiento. Dice: “Agota todas las opciones razonables para una resolución amigable antes de involucrar a una agencia de cobranza o buscar asesoramiento legal”.

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Puntos clave

El invoicing es una parte crucial de la gestión de un pequeño negocio, y los pequeños errores pueden afectar el pago a tiempo y el flujo de efectivo.

Según Jacqueline, “Muchos dueños de negocios que fracasan entre los tres y cinco años no entienden que tienen que ser obsesivos con sus números para tener éxito. No se trata de lo bueno que seas en tu habilidad principal que estás vendiendo, se trata del flujo de efectivo, y eso comienza con prácticas sólidas de invoicing”.

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