Dirigir un pequeño negocio requiere una gran variedad de talentos: ventas y marketing, gestión de personal, negociación con proveedores y, por supuesto, impuestos. De hecho, “pequeño” es un término equivocado: muchos de los problemas que enfrentan nuestros clientes no son pequeños. Por eso, en Shared Economy Tax somos grandes creyentes en compartir consejos fiscales clave con el máximo impacto.

Así que, aunque no sea factible leer las 6,000 páginas del código de impuestos internos, creemos que la mejor manera de cubrir tus bases es ponerte al día con los formularios fiscales clave que necesitarás o verás rutinariamente como propietario de una pequeña empresa. Aprender los formularios fiscales básicos que encontrarás como operador de negocios es el primer paso para gestionar el Internal Revenue Service (IRS) y para tomar decisiones informadas sobre tu factura y requisitos fiscales.

Esta guía definitiva de formularios fiscales cubrirá los formularios y términos fiscales más comunes utilizados por las pequeñas empresas, incluyendo aquellos para reportar ingresos, pagar impuestos y mantener registros. Ya seas un nuevo propietario de negocio o un operador experimentado, esta guía te proporcionará la información que necesitas para mantenerte al día con los impuestos de tu pequeña empresa.

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Los formularios fiscales más comunes para pequeñas empresas

Las pequeñas empresas tienen una serie de requisitos de presentación y, dependiendo de tu situación particular, tus necesidades pueden variar. Analizaremos los formularios más comunes que suelen requerirse para las pequeñas empresas.

Formulario W9

El formulario W-9 es un documento sencillo de una página que incluye información básica como el nombre del contribuyente, el nombre de la empresa (si aplica), la dirección y el TIN. El formulario también incluye una sección de certificación, donde el contribuyente certifica bajo pena de perjurio que la información proporcionada es correcta y precisa.

Obtén esto de todos tus proveedores tan pronto como firmes un contrato. Haz que esto sea parte de tu proceso. Cuando necesites emitir 1099, necesitarás la información fiscal del proveedor del W9 y no querrás tener que perseguir a los clientes para obtenerla en enero, cuando vence.

Formulario 1040 + Schedule C

El Formulario 1040 es un formulario de declaración de impuestos individual utilizado por los contribuyentes para reportar sus ingresos anuales de un negocio. El Schedule C es un formulario utilizado por propietarios únicos, LLC de un solo miembro y otros individuos autoempleados para reportar sus ingresos y gastos comerciales.

El Schedule C es un estado de pérdidas y ganancias fiscales. La ganancia neta se traslada al Formulario 1040, que es tu declaración de impuestos completa habitual para tus impuestos personales. Si los gastos incurridos en el curso del negocio se deducen del ingreso total, resultando en una pérdida neta, esa pérdida (hasta una cierta cantidad) reduce la obligación fiscal del propietario del negocio. Cuando el negocio es rentable, el ingreso neto está sujeto tanto a los impuestos de autoempleo (FICA y Medicare) a una tasa del 15.3 por ciento y luego, después de deducir la mitad del impuesto de autoempleo, está sujeto a las tasas de impuestos federales sobre la renta a tu tasa marginal.

Formulario 1065

El Formulario 1065 es un formulario fiscal utilizado por las sociedades para reportar sus ingresos, deducciones, ganancias, pérdidas y créditos al Internal Revenue Service (IRS). Se requiere una declaración de impuestos de sociedad cuando dos o más propietarios (“socios”) comparten los ingresos, pérdidas y capital en un negocio. La información reportada en el Formulario 1065 se utiliza para calcular la parte de ingresos imponibles de cada socio, que se basa en su participación en las ganancias de la sociedad, lo cual se reporta en un Schedule K-1.

La diferencia clave entre un Schedule C y el Formulario 1065 es que el 1065 es una declaración separada con una fecha límite diferente (15 de marzo para quienes declaran por año calendario). El 1065 emite un Schedule K-1 que se transfiere a los socios, quienes lo reportan en su declaración de impuestos personal. Dado que la ganancia o pérdida se reporta en la declaración de impuestos personal, se considera una entidad de “flujo directo” (flow through). Todos los socios activos en una sociedad están sujetos a impuestos de autoempleo, similar a los propietarios únicos.

Formulario 1120 y Formulario 1120S

El Formulario 1120 es un formulario fiscal utilizado por las C-Corporations para reportar sus ingresos anuales, gastos, ganancias/pérdidas, deducciones y créditos al IRS. Es requerido para las C-corporations y determina el ingreso imponible y el impuesto adeudado de la corporación. Las corporaciones pagan impuestos como entidades separadas y necesitarán realizar pagos estimados para cumplir y evitar multas e intereses. Cuando se pagan ingresos a los propietarios (accionistas), esto se considera un dividendo y se grava a tasas personales. Por eso las C-Corporations no suelen ser óptimas para las pequeñas empresas, ya que pagarse a uno mismo está “doblemente gravado”: primero a nivel corporativo y luego a nivel de accionista.

El Formulario 1120S se utiliza para las S-corporations y proporciona gran parte de la misma información y formato que el Formulario 1120. La diferencia es que una S-Corporation elige operar como una entidad de flujo directo (flow through entity). Similar a un Formulario 1065 de sociedad, la S-Corporation emite un Schedule K-1 que se reporta en su declaración de impuestos personal. Las S-Corporations también tienen un beneficio fiscal sobre las sociedades en que sus ganancias no están sujetas a impuestos de autoempleo.

Formulario 1099-NEC

El Formulario 1099 Non Employee Compensation (NEC) reporta las ganancias de los contratistas independientes al IRS y resume los pagos anuales realizados al contratista por parte del negocio. Estos son para cualquier proveedor al que le pagues más de $600 y el IRS puede desestimar los pagos a contratistas si no hay un 1099 registrado. Una copia es guardada por el negocio, una se envía al contratista y otra al IRS. Asegúrate de tener un Formulario W9 a mano para todos los contratistas para no correr el riesgo de no poder presentar un 1099.

Formulario W4

El Formulario W-4 es un documento utilizado por un empleado para especificar el número de exenciones que reclama para la retención del impuesto federal sobre la renta. Esta información ayuda a determinar la cantidad de impuesto federal sobre la renta que debe retenerse de los cheques de pago del empleado. El empleado llena el formulario cuando comienza un nuevo trabajo y puede actualizarlo en cualquier momento si su situación fiscal cambia.

Formulario W2

El Formulario W-2 es un formulario fiscal utilizado por los empleadores para reportar la cantidad de ingresos, Social Security y Medicare retenidos del salario de un empleado durante el año calendario. Este formulario se presenta tanto al empleado como al IRS y es utilizado por el empleado para preparar su declaración de impuestos individual.

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Términos fiscales para pequeñas empresas que todo propietario de negocio debe conocer

Ahora veamos los términos fiscales esenciales con los que todo propietario de pequeña empresa debe estar familiarizado para mantenerse al día y gestionar sus finanzas de manera efectiva.

Impuesto estimado

Las pequeñas empresas deben realizar pagos trimestrales para cubrir su factura de impuestos. Estos pagos, conocidos como impuestos estimados, ayudan a asegurar que el negocio cumpla con sus obligaciones fiscales durante todo el año. El monto pagado en impuestos estimados se basa en el ingreso imponible estimado del negocio para el año. Los pagos en exceso resultarán en un reembolso de impuestos al final del año, mientras que los pagos insuficientes pueden resultar en multas.

Impuesto de autoempleo

Los individuos autoempleados tienen la responsabilidad de pagar tanto la parte del empleado como la del empleador de los impuestos de Medicare y Social Security, que se conocen colectivamente como impuestos de autoempleo. Estos impuestos se calculan en base al ingreso neto del individuo autoempleado de su negocio. Aunque la cantidad puede ser sustancial, la parte del empleador es deducible, lo que significa que puede reclamarse como un gasto de negocio en la declaración de impuestos del individuo, reduciendo la carga fiscal general.

Deducciones

Las deducciones para pequeñas empresas son un componente crucial para gestionar tu obligación fiscal. Al calificar y deducir gastos de negocio de tus ingresos imponibles, puedes reducir eficazmente tu factura de impuestos. Los gastos de negocio que se consideran ordinarios, necesarios y razonables para tu industria pueden ser deducidos. Esto incluye gastos como alquiler, suministros, salarios de empleados, seguros y más. Es importante mantener registros y recibos precisos de todos los gastos de negocio para asegurarte de que estás aprovechando todas las deducciones posibles.

Créditos fiscales

Los créditos fiscales son una herramienta valiosa para los propietarios de pequeñas empresas, ya que son un crédito dólar por dólar en tu factura de impuestos. Reducen directamente la cantidad de impuestos adeudados y pueden tener un impacto significativo en tus resultados. A diferencia de las deducciones, que reducen tu ingreso imponible, los créditos fiscales son un crédito directo contra tu factura de impuestos. Los créditos fiscales pueden ser reembolsables, lo que significa que cualquier porción no utilizada se te devuelve como un reembolso de impuestos, o no reembolsables, lo que significa que el crédito solo reduce tu factura de impuestos a cero y no genera un reembolso.

Depreciación

La depreciación es un método contable para registrar la disminución del valor de un activo a lo largo del tiempo, generalmente debido al desgaste, la obsolescencia o simplemente el paso del tiempo. Según las normas fiscales normales, a las empresas no se les permite deducir el costo total de la compra de un activo de inmediato. En cambio, amortizan el costo de un activo a lo largo del tiempo a través de la depreciación, que representa la disminución anual del valor de un activo.

Por ejemplo, si un negocio compra una computadora por $1,000, puede amortizar $200 por año durante 5 años a medida que la computadora se vuelve más antigua y menos valiosa. Esto permite a las empresas recuperar gradualmente el costo del activo y reduce su ingreso imponible.

Sección 179

La Sección 179 es una disposición fiscal que permite a las pequeñas empresas deducir el costo total de ciertos activos, como equipos y maquinaria, en el año en que se compran, en lugar de distribuir la deducción a lo largo de varios años a través de la depreciación. Este código fiscal permite a las empresas deducir inmediatamente los gastos asociados con la adquisición de activos, lo que puede ayudar a reducir su ingreso imponible en el año de la compra. Para ser elegible para la deducción de la Sección 179, los activos deben utilizarse con fines comerciales y cumplir con ciertos requisitos establecidos por el IRS.

Depreciación adicional

La depreciación adicional (Bonus Depreciation) es una disposición bajo la Sección 179 del código fiscal que proporciona un beneficio fiscal adicional a las empresas. Permite a las empresas reclamar deducciones adicionales en ciertos tipos de compras de activos, como maquinaria, equipos y otras propiedades relacionadas con el negocio. Esta deducción adicional ayuda a las empresas a reducir su ingreso imponible, disminuyendo efectivamente su factura de impuestos para el año. Las reglas específicas para reclamar la depreciación adicional pueden cambiar de un año a otro.

Entidad

Una entidad es un negocio que existe como una entidad legal separada de sus propietarios. Esto significa que tiene sus propios derechos, responsabilidades y obligaciones distintas de las de sus propietarios. Para funcionar y ser reconocida por la ley, las entidades requieren una declaración de impuestos separada específicamente para el negocio. Ejemplos de entidades incluyen corporaciones, sociedades de responsabilidad limitada (LLCs) y otras. Esta distinción es importante para fines fiscales, ya que determina la forma en que el negocio será gravado y los formularios que necesitará presentar.

Entidad de flujo directo

Una entidad de flujo directo (pass-through entity) es un tipo de estructura de negocio donde las ganancias, pérdidas y la obligación fiscal se “pasan” a sus propietarios en lugar de ser gravadas a nivel de la entidad. Este tipo de entidad se considera una entidad fiscal separada de sus propietarios, pero la responsabilidad fiscal del negocio aún se transfiere a los propietarios, quienes la reportan en sus declaraciones de impuestos individuales basándose en su porcentaje de propiedad. Ejemplos de entidades de flujo directo incluyen las S Corporations y las Limited Liability Companies (LLCs).

Entidad ignorada

Una Entidad Ignorada (Disregarded Entity) es un tipo de entidad comercial que es considerada fiscalmente invisible por las autoridades tributarias. Esto significa que el 100% de sus ingresos se asigna a su único propietario, quien reporta los ingresos en su declaración de impuestos personal. Como resultado, el negocio es efectivamente irrelevante desde una perspectiva fiscal. Ejemplos de Entidades Ignoradas incluyen las empresas unipersonales y las sociedades de responsabilidad limitada de un solo miembro (LLCs).

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Consideraciones finales

Dirigir un negocio puede ser abrumador, pero nuestro objetivo es proporcionarte una base sólida de formularios y términos fiscales para pequeñas empresas que te ayuden a hacer las preguntas correctas. Aunque hay mucho más que aprender, la información presentada aquí es un excelente punto de partida y debe usarse para complementar el asesoramiento profesional durante todo el año. Si no tienes un asesor y deseas conectarte con nuestra firma, contáctanos aquí.

Esta publicación fue escrita por Miguel Centeno de Shared Economy Tax, una firma de impuestos para contratistas independientes 1099 y aquellos que trabajan en la Sharing Economy para ayudar con la planificación fiscal, el cumplimiento, la preparación y los ahorros.

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