Los impuestos sobre la nómina son los impuestos que los empleadores retienen del salario de un empleado y luego pagan directamente al gobierno. Estos incluyen los impuestos federales, estatales y locales sobre la renta, los impuestos del Social Security y Medicare, y los impuestos estatales y federales de desempleo.

Como dueño de un negocio, necesitas entender cómo funcionan los impuestos sobre la nómina para cumplir con la ley y realizar una planificación financiera precisa.

‍

¿Qué son los impuestos sobre la nómina?

Los impuestos sobre la nómina son un componente importante de los costos de empleo de tu empresa, especialmente porque impactan el ingreso neto de tus empleados. Existen varios tipos diferentes de impuestos sobre la nómina que debes conocer:

• Impuesto federal sobre la renta
• Impuesto del Social Security
• Impuesto de Medicare
• Impuesto federal de desempleo (FUTA)
• Impuestos estatales y locales
• Impuesto estatal de desempleo (SUTA)

‍

¿Cómo funcionan los impuestos sobre la nómina?

Manejar los impuestos sobre la nómina implica varios pasos, incluyendo calcular tus impuestos, retenerlos de los cheques de pago de los empleados, y pagarlos a las entidades gubernamentales relevantes. Aquí tienes un resumen del proceso.

Cálculo de los impuestos sobre la nómina

Necesitarás calcular cada tipo de impuesto sobre la nómina de manera diferente. Para el impuesto federal sobre la renta, el monto se determina por el ingreso imponible de cada empleado, el estado civil para efectos de la declaración y los detalles de su Form W-4, que llenan cuando son contratados. Los impuestos del Social Security y Medicare son cálculos sencillos basados en los salarios brutos. FUTA y SUTA también se calculan como un porcentaje de los salarios de los empleados.

Retención de impuestos sobre la nómina de los cheques de pago de los empleados

Una vez que hayas calculado tus impuestos sobre la nómina, los deducirás del cheque de pago del empleado en cada período de pago antes de distribuir los cheques o depósitos de la nómina. Además del impuesto federal sobre la renta, el impuesto del Social Security y el impuesto de Medicare, deberás retener los impuestos estatales y locales sobre la renta si son aplicables en la ubicación del empleado. Como empleador, eres responsable de pagar FUTA y SUTA, los cuales no retendrás de los cheques de pago de los empleados.

Pago de impuestos sobre la nómina

Después de retener los impuestos sobre la nómina, debes pagarlos a las autoridades gubernamentales correspondientes. Normalmente, pagarás los impuestos federales sobre la renta, del Social Security y de Medicare ya sea mensual o quincenalmente, dependiendo del tamaño de tu nómina. Pagarás los impuestos FUTA trimestralmente si debes más de $500. Las fechas de vencimiento de los pagos de impuestos estatales y locales varían según la ubicación.

‍

Impuesto federal sobre la nómina

Los impuestos federales sobre la nómina son impuestos que debes retener de los salarios de los empleados y pagar directamente al gobierno federal.

Explicación del impuesto federal sobre la nómina

Aquí tienes un vistazo detallado a cada componente de los impuestos federales sobre la nómina:

• Impuesto federal sobre la renta: Este es el impuesto impuesto por el gobierno federal sobre las ganancias de los empleados.
• Impuesto del Social Security: Este impuesto financia el programa del Social Security, que proporciona beneficios para trabajadores jubilados, personas con discapacidad y sus dependientes.
• Impuesto de Medicare: Este impuesto financia el programa de Medicare, que proporciona atención médica a personas de 65 años o más o con ciertas discapacidades.
• Impuesto federal de desempleo: Este impuesto es pagado únicamente por el empleador y financia los beneficios de desempleo a nivel federal.

Cálculo de los impuestos federales sobre la nómina

Para el impuesto federal sobre la renta, calcularás el monto basándote en el ingreso imponible del empleado, el estado civil para efectos de la declaración y los detalles de su Form W-4. El IRS proporciona tablas de retención de impuestos en la Employer's Tax Guide que usarás para calcular el monto exacto a retener.

El impuesto del Social Security es del 6.2% de los salarios brutos de un empleado hasta un límite de base salarial anual. El impuesto de Medicare es del 1.45% de todos los salarios sin límite, y hay un impuesto adicional del 0.9% sobre los salarios superiores a $200,000. FUTA se calcula como un porcentaje de los primeros $7,000 del salario de un empleado por año.

Declaración y pago de impuestos federales sobre la nómina

Después de calcular y retener los montos apropiados, declararás y pagarás estos impuestos al IRS. Declararás los impuestos federales trimestralmente usando el IRS Form 941, la Employer's Quarterly Federal Tax Return, o anualmente usando el Form 944 para negocios más pequeños. Los impuestos FUTA se declaran anualmente usando el Form 940.

Puedes pagar los impuestos federales al IRS a través del Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS). Necesitas proporcionar a cada empleado un formulario W-2 al final del año que reporte el monto total de salarios pagados e impuestos retenidos.

‍

Impuesto estatal sobre la nómina

No todos los estados tienen impuestos sobre la renta, y los que sí los tienen, poseen tasas y reglas variables, pero en general, los estados usan estos impuestos para financiar servicios y programas estatales.

Explicación del impuesto estatal sobre la nómina

Los impuestos estatales sobre la nómina suelen referirse a los impuestos estatales sobre la renta, aunque algunos estados también tienen impuestos de seguro de desempleo y otros impuestos específicos relacionados con la nómina.

Cálculo del impuesto estatal sobre la nómina

El cálculo de los impuestos estatales sobre la nómina varía según el estado. Para los estados con impuesto sobre la renta, la tasa impositiva generalmente depende del nivel de ingresos del empleado y del estado civil para efectos de la declaración, similar al impuesto federal sobre la renta. Algunos estados usan una tasa impositiva fija, lo que significa que todos los ingresos se gravan a la misma tasa, independientemente del monto. Otros usan un sistema fiscal progresivo con múltiples tramos impositivos, como el sistema federal.

Declaración y pago del impuesto estatal sobre la nómina

La declaración y el pago de los impuestos estatales sobre la nómina también varían según el estado. La mayoría de los estados requieren que los empleadores declaren los impuestos sobre la nómina trimestralmente, pero los formularios y procedimientos específicos pueden diferir. Dependiendo del estado, los empleadores pueden estar obligados a presentar la declaración electrónicamente o por correo.

La frecuencia de pago de los impuestos estatales sobre la nómina puede ser mensual, trimestral o anual, dependiendo del tamaño de la nómina del empleador y de las reglas específicas del estado. Algunos estados requieren pagos más frecuentes para empleadores más grandes.

‍

Impuesto local sobre la nómina

Los impuestos locales sobre la nómina son impuestos que debes retener de los salarios de los empleados. Los pagarás directamente a entidades locales como ciudades, condados o distritos escolares. Estos impuestos se utilizan generalmente para financiar servicios e infraestructura locales.

Explicación del impuesto local sobre la nómina

Los impuestos locales sobre la nómina, donde existen, pueden adoptar diversas formas. Algunas localidades gravan solo a los residentes, otras solo a los no residentes, y algunas a ambos. Las reglas y tasas específicas dependen de las regulaciones establecidas por la entidad gubernamental local.

Cálculo del impuesto local sobre la nómina

El cálculo de los impuestos locales sobre la nómina, al igual que los impuestos estatales, puede variar mucho según la localidad. Algunas localidades usan una tasa fija, mientras que otras usan un porcentaje de los salarios.

Declaración y pago del impuesto local sobre la nómina

Los procedimientos de declaración y pago de los impuestos locales sobre la nómina varían según la localidad. Algunas localidades requieren que los empleadores remitan los impuestos retenidos directamente a ellas, mientras que otras hacen que el estado recaude los impuestos en su nombre. La frecuencia de estos pagos también puede variar, pero a menudo vencen trimestral o mensualmente.

Es posible que debas presentar las declaraciones de impuestos locales sobre la nómina por separado de los impuestos estatales y federales. Los formularios y procedimientos específicos para esto dependen de los requisitos de tu autoridad fiscal local.

‍

Impuesto sobre la nómina del empleador

Los impuestos sobre la nómina del empleador son impuestos que pagas en nombre de tus empleados. Estos impuestos son un costo adicional de tener empleados y son independientes de los salarios brutos de los empleados.

Explicación del impuesto sobre la nómina del empleador

Al igual que con los impuestos que retienes, los impuestos sobre la nómina financian programas y servicios gubernamentales, incluyendo Social Security, Medicare y los programas de seguro de desempleo de algunos estados.

Cálculo del impuesto sobre la nómina del empleador

Como empleador, eres responsable de pagar algunos impuestos además de los que retienes del salario de tus empleados, incluyendo:

• Impuesto del Social Security: 6.2% de los salarios brutos de cada empleado hasta el límite de la base salarial ($160,200 en 2023)
• Impuesto de Medicare: 1.45% de todos los salarios brutos
• Impuesto FUTA: 6% sobre los primeros $7000 del salario de cada empleado
• SUTA: Varía según el estado

Declaración y pago del impuesto sobre la nómina del empleador

Para los impuestos federales sobre la nómina, deberás presentar el Form 941, la Employer's Quarterly Federal Tax Return, o el Form 944 para negocios más pequeños. Estos formularios reportan tu responsabilidad total por Social Security, Medicare y el impuesto federal sobre la renta retenido.

Para los impuestos estatales de desempleo, deberás declarar y pagar estos impuestos a la agencia estatal correspondiente. Los procedimientos de declaración y pago varían según el estado.

‍

Impuestos laborales

Los impuestos laborales abarcan todos los impuestos relacionados con los empleados, incluyendo aquellos de los que solo el empleador es responsable. Estos incluyen el impuesto federal sobre la renta, los impuestos FICA y los impuestos FUTA.

‍

Cómo pagar los impuestos sobre la nómina

El método más fácil y común para pagar los impuestos federales es a través del EFTPS del IRS. Algunos pequeños negocios pueden ser elegibles para pagar los impuestos federales sobre la nómina usando un cheque o giro postal. Sin embargo, este método es generalmente menos conveniente y menos seguro que el pago electrónico.

Muchos estados y jurisdicciones locales también tienen sistemas de pago de impuestos electrónicos. Los métodos específicos disponibles variarán según el estado y la localidad. Consulta con tu departamento de ingresos estatales y tu oficina de impuestos municipales para obtener instrucciones detalladas. Si usas un payroll provider, la mayoría se encargará de todos tus pagos de impuestos por ti.

Frecuencia de los pagos de impuestos sobre la nómina

La frecuencia de los pagos de impuestos sobre la nómina depende del tamaño de tu nómina y del impuesto específico involucrado, pero suelen ser mensuales, quincenales, trimestrales o anuales.

Consejos para mantenerte al día con los pagos de impuestos sobre la nómina

Los impuestos sobre la nómina pueden ser complicados. Por eso, aquí tienes algunos consejos para simplificar el proceso:

• Usa un servicio o software de nómina: Los payroll services pueden calcular, retener, pagar y presentar automáticamente tus impuestos sobre la nómina por ti.
• Mantén registros precisos: Mantén registros precisos de todos los salarios pagados, impuestos retenidos y pagos de impuestos realizados. Usar herramientas financieras digitales, como la Novo's business checking account, puede ayudarte a llevar un registro de tus pagos de impuestos.
• Entiende las fechas de vencimiento: Asegúrate de saber cuándo vencen tus pagos de impuestos y establece recordatorios para no perder ninguna fecha límite.
• Mantén un flujo de caja suficiente: Asegúrate de tener fondos suficientes disponibles para cubrir tus obligaciones fiscales.
• Consulta con un profesional de impuestos: Si no estás seguro acerca de algún aspecto de la gestión de impuestos sobre la nómina, puede ser útil consultar con un profesional de impuestos para obtener asesoramiento y orientación adaptados a tu situación específica.

‍

Presentación de impuestos sobre la nómina

La presentación de impuestos sobre la nómina es un proceso de varios pasos que implica enviar los formularios correctos a las agencias gubernamentales apropiadas y reportar con precisión el monto de los impuestos retenidos y pagados. Normalmente, deberás presentar los siguientes formularios:

• Form 941, Employer's Quarterly Federal Tax Return: La mayoría de los empleadores usan este formulario para reportar los impuestos sobre la renta, el impuesto del Social Security o el impuesto de Medicare retenidos de los cheques de pago de los empleados y para pagar la porción del empleador del impuesto del Social Security o Medicare.
• Form 940, Employer's Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return: Este formulario se usa para reportar y pagar FUTA.
• Form W-2, Wage and Tax Statement: Este formulario reporta el monto de los salarios pagados y los impuestos retenidos para cada empleado. Debes proporcionar una copia a cada empleado y a la Social Security Administration (SSA) al final del año.
• Form W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements: Este formulario resume el total de salarios e impuestos para todos los empleados durante el año. Se envía a la SSA junto con los formularios W-2.
• Formularios estatales y locales: Los presentarás según sea necesario.

Fechas límite para la presentación de impuestos sobre la nómina

Las fechas límite para la presentación de impuestos sobre la nómina dependen del formulario específico y del tamaño de tu nómina:

• El Form 941 generalmente vence el último día del mes siguiente al final del trimestre.
• El Form 940 vence el 31 de enero del año siguiente al año que se reporta. Si depositaste todo tu impuesto FUTA cuando vencía, puedes tener diez días adicionales para presentarlo.
• Los Forms W-2 y W-3 vencen ante la SSA el 31 de enero. También debes proporcionar a cada uno de tus empleados una copia de su W-2 antes de esta fecha.
• Las fechas límite de presentación de impuestos estatales y locales varían según la jurisdicción. Por lo tanto, deberás consultar con la agencia correspondiente.

Multas por presentación tardía o inexacta

Si no presentas tus formularios de impuestos sobre la nómina a tiempo, o si cometes errores en tus formularios, puedes enfrentar multas del IRS. La multa por presentación tardía de los formularios de impuestos federales sobre la nómina es típicamente del 5% del impuesto no pagado por cada mes o parte de un mes de retraso de la declaración, hasta un máximo del 25%.

Si no depositas los impuestos sobre la nómina a tiempo, la multa oscila entre el 2% y el 15% de los impuestos no pagados, dependiendo de cuán tarde sea el depósito. Para los impuestos estatales y locales, las multas varían según la jurisdicción.

‍

Consideraciones finales

Navegar por los impuestos sobre la nómina puede ser una tarea compleja, particularmente para los pequeños negocios. Comprender los diferentes tipos de impuestos sobre la nómina —federales, estatales, locales, del empleador y laborales— es esencial para evitar multas y sanciones. Estos impuestos se calculan en base a tasas, umbrales y niveles de ingresos específicos y se retienen de los cheques de pago de los empleados o son pagados por los propios empleadores.

Debes calcular, retener y pagar estos impuestos con precisión y reportarlos a las autoridades fiscales pertinentes utilizando los formularios y sistemas de pago apropiados. Las Novo's business accounts pueden ayudar a asegurar que tu información financiera esté organizada y lista para la temporada de impuestos.

Novo Platform Inc. se esfuerza por proporcionar información precisa, pero no puede garantizar que este contenido sea correcto, completo o esté actualizado. Esta página es solo para fines informativos y no constituye asesoramiento financiero o legal ni un respaldo de ningún producto o servicio de terceros. Todos los productos y servicios se presentan sin garantía. Novo Platform Inc. no proporciona ningún asesoramiento financiero o legal, y usted debe consultar a sus propios asesores financieros, legales o fiscales.

Novo es una fintech, no un banco. Los servicios bancarios son proporcionados por Middlesex Federal Savings, F.A.: Member FDIC.‍