Si trabajas por cuenta propia o tienes un negocio, normalmente eres responsable de los pagos trimestrales de impuestos estimados. Generalmente, se te exige pagar impuestos estimados si esperas pagar al menos $1,000 en impuestos en un año determinado.

Sigue leyendo esta guía fiscal para entender los pormenores de los impuestos trimestrales estimados, saber si necesitas pagarlos y obtener consejos para calcular tu obligación tributaria estimada.

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¿Qué son los pagos de impuestos estimados?

Los pagos de impuestos estimados son una forma de pagar impuestos sobre ingresos no sujetos a retención. Puedes hacer pagos al IRS en cuotas a lo largo del año en lugar de una sola suma global al final del año. Esencialmente, el impuesto estimado se aplica a fuentes de ingresos como negocios, alquileres, intereses, dividendos recibidos, trabajo por cuenta propia, etc. El monto de los impuestos estimados se basa en varios factores relacionados con tu situación fiscal personal, como tus ingresos, gastos, deducciones fiscales y créditos fiscales. Las fechas de vencimiento son cada año en abril, junio, septiembre y enero. Piensa en ello como un sistema de impuestos de pago sobre la marcha.

La presión de determinar tus impuestos estimados para tu primer año de negocio puede parecer abrumadora, pero si los gastos de tu negocio superan con creces tus ganancias, determinar tus impuestos adeudados es vital para mantener tu negocio en la base legal correcta. Además de los impuestos trimestrales estimados, otros impuestos que podrías pagar son los Social Security taxes y Medicare taxes.

Es importante que hagas tus pagos de impuestos estimados a tiempo. Si no pagas los impuestos trimestrales de tu negocio a lo largo del año, podrías recibir una multa. Esto varía de un estado a otro y depende de tu AGI (Adjusted Gross Income). ¡Pagar tus impuestos trimestrales a tiempo es bueno para ti y para tu negocio!

Las reglas para calcular los impuestos estimados pueden ser complejas y varían según tu estado y estructura empresarial, entre otros factores, por lo que te aconsejamos que consultes con un profesional de impuestos o el IRS para obtener orientación sobre tu situación específica.

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¿Quién debe hacer pagos de impuestos estimados?

Todos los negocios que obtienen ganancias deben pagar impuestos, pero no todos los negocios y freelancers necesitan pagar impuestos trimestrales estimados. Por eso es importante conocer las regulaciones de impuestos trimestrales estimados de tu estado. Consulta la lista del IRS de ingresos fiscales de cada estado para averiguar si estás obligado a pagar impuestos estimados.

Aquí están los criterios que determinan los requisitos para los pagos de impuestos estimados según la estructura del negocio:

• Corporations, S Corporation Shareholders, & Partners: Se debe un pago de impuestos estimado por cada ganancia de propiedad de negocio. Una corporación, por otro lado, debe pagar impuestos estimados cada vez que se espera que el negocio alcance $500 o más en obligación tributaria.
• Self-Employed Individuals & Sole-Proprietorship Small Business Owners: Las personas que obtienen ingresos de su negocio deben hacer un pago de impuestos estimado cada vez que su obligación tributaria aumenta en $1,000 durante todo el año. Esta regla general se aplica tanto a negocios a tiempo completo como a tiempo parcial e incluye a freelancers y contratistas independientes.
• Tax Defaulters from the Previous Year: Si no pagaste tus impuestos adeudados el año pasado o el monto retenido de tu cheque de pago no coincidió con el monto que se esperaba que pagaras, el IRS podría señalarte para que hagas pagos de impuestos estimados este año.

Es importante que revises el AGI mínimo de tu estado para ti o tu negocio para verificar si estás obligado a pagar impuestos trimestrales estimados. También puedes encontrar útiles nuestras guías estatales locales sobre impuestos estimados: California y Virginia.

Obtener esta información correctamente te ayudará a evitar multas y recargos cuando llegue la temporada de impuestos.

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¿Quién está exento de pagar impuestos estimados?

En general, la mayoría de los dueños de negocios deben pagar impuestos. Si recibes un salario, a menudo puedes evitar pagar impuestos estimados solicitando a tu empleador que retenga impuestos adicionales de tus ingresos. Cualquier persona que cumpla con todos los siguientes criterios puede omitir los pagos de impuestos estimados durante el año:

• Has mantenido el estatus de ciudadano o residente de EE. UU. durante todo el año.
• Los impuestos que pagaste el año pasado cubrieron un período completo de 12 meses.
• No tienes ninguna obligación tributaria del año anterior.
• Eres un empleado.

Por favor, consulta con tu asesor fiscal para determinar si estás obligado a pagar impuestos estimados.

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Cómo calcular los impuestos trimestrales estimados

Conoce tu situación fiscal personal antes de calcular los impuestos estimados. Los dueños de negocios deben considerar lo siguiente al presentar sus declaraciones de impuestos:

• Business expenses: ¿Hay algún gasto relacionado con el negocio que puedas deducir? ¿Hiciste algún viaje de trabajo o compraste una computadora nueva para tu negocio? Mantén estos recibos y gastos bajo control para tu declaración de impuestos.
• Tax credits: Puedes ser elegible para créditos fiscales si tu negocio ofrece beneficios como Paid Family Leave o Disability access para los empleados.

¡Y no olvides tus impuestos de empleo! También llamado payroll tax, es pagado parcialmente por cualquier empleado que tengas durante el año en sus deducciones de payroll y parcialmente por ti, basado en el salario de tu empleado al final del año. Este es un impuesto específicamente relacionado con emplear a otros para tu negocio, lo que lo convierte en algo de lo que un trabajador por cuenta propia o un empleado regular no tendría que preocuparse.

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Cálculos generales

Basado en tu situación fiscal personal, y después de tomar en cuenta tus gastos e ingresos de negocio, puedes estimar lo que necesitas pagar por tus impuestos trimestrales. Una forma sencilla es tomar lo que pagaste en impuestos totales el año anterior y dividirlo por cuatro para conocer tu tasa de impuestos trimestral para el año actual. Incluso puedes pagar mensualmente, para que sea más fácil de gestionar y pagues menos trimestralmente. De esta manera, seguirás la regla del IRS de pagar al menos el 90% de los impuestos sobre la renta, incluidos los impuestos de trabajo por cuenta propia, en un año fiscal determinado para que no haya penalización por pago insuficiente.

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Uso de tablas o calculadoras de impuestos

En línea, puedes encontrar calculadoras de impuestos gratuitas que te pueden ayudar a determinar cuáles deberían ser tus pagos de impuestos trimestrales. También puedes usar la hoja de trabajo de la Tabla 1040-ES para estimar tus pagos de impuestos trimestrales.

Aquí tienes una calculadora de impuestos para tu negocio que recomendamos.

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Ajuste por cambios en ingresos o deducciones

Basado en tus ingresos del año anterior, puedes hacer una estimación de lo que deberás en impuestos para el próximo año. Si tu negocio crece un 15% año tras año, puedes calcular tus pagos de impuestos trimestrales estimados de esa manera.

Si pagas de más en impuestos estimados, recibirás ese dinero de vuelta en tus declaraciones de impuestos.

Como siempre, te recomendamos consultar a un profesional de impuestos al calcular tus pagos de impuestos trimestrales estimados.

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Cómo hacer pagos de impuestos trimestrales estimados

Afortunadamente, es bastante fácil hacer tus pagos de impuestos trimestrales estimados. Una vez que sepas cuáles son tus montos trimestrales, puedes hacer pagos a través de:

• En línea a través del sitio web del IRS
• la aplicación IRS2Go
• IRS Direct Pay
• el Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) del U.S. Treasury
• Tarjeta de débito o crédito
• Enviando un cheque o giro postal por correo

Recuerda, nunca envíes efectivo al IRS. No lo aceptarán. Si envías un cheque, recuerda escribir tu Social Security Number en él, así como “Form 1040-ES” y el año al que corresponden los impuestos.

Para más información sobre cómo hacer pagos, el formulario 1040-ES es un excelente lugar para empezar. Este formulario tiene instrucciones claras, una tabla de trabajo para que calcules tus pagos de impuestos trimestrales estimados, así como los talones que puedes enviar con tus pagos. También tiene las direcciones para que envíes tus pagos por cheque, dependiendo del estado en el que vivas.

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Fechas de vencimiento importantes para los pagos de impuestos trimestrales estimados

Aquí están las fechas para el año fiscal 2023.

Es útil añadir estas fechas a tu calendario para que sepas cuándo se acercan.

Te recomendamos que envíes tus pagos (si lo haces por correo) con un mínimo de 7 días antes de la fecha de vencimiento para evitar multas por pagos atrasados.

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Multas por pagos atrasados

Desafortunadamente, el IRS puede multar a quienes subestiman sus pagos de impuestos estimados. También puedes recibir una multa si los envías tarde o por el monto incorrecto. Incluso puedes recibir una multa por pagar de más. Por eso es importante estar bastante seguro, dentro de lo razonable, y quizás incluso consultar a un profesional, antes de enviar tus pagos de impuestos trimestrales. En algunos casos, el IRS exime las multas. Consulta el formulario 1040-ES para más detalles.

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¿Deberías contratar ayuda para los impuestos de tu pequeña empresa?

Dirigir un negocio requiere toda la ayuda que puedas obtener. Nunca es mala idea consultar a un profesional de impuestos para obtener ayuda con la preparación de impuestos, especialmente al principio. Un buen contador o herramientas de software fiscal inteligentes pueden desempeñar un papel importante a largo plazo, no solo ahorrándote tiempo y dinero a través del conocimiento de las tasas y deducciones fiscales, sino también limitando tu riesgo de responsabilidad.

Si aún no lo haces, asegúrate de mantener tus finanzas personales y de negocio separadas. Esta es una forma clave de prepararte a ti y a tu negocio para el éxito al presentar los impuestos estimados cada trimestre. Aprende más sobre Novo business checking y solicita una cuenta Novo hoy.

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Consejos para mantenerte al día con los pagos de impuestos trimestrales estimados

1. Setting up automatic payments: Puedes configurar pagos automáticos (uno a la vez) a través del sitio web de IRS Direct Pay.
2. Monitoring your income and expenses throughout the year: Asegúrate de monitorear tus ingresos y gastos durante el año. Si tu negocio a mitad de año genera mucho más dinero de lo que anticipaste originalmente, prepárate mentalmente para pagar más impuestos. Es posible que necesites modificar el resto de tus pagos de impuestos trimestrales o tendrás que pagar una multa. Además, cualquier gasto adicional puede afectar tus pagos de impuestos trimestrales estimados.
3. Set money aside for estimated taxes: Considera apartar dinero para tus pagos estimados para asegurarte de tener los fondos necesarios cuando sea el momento de presentar la declaración.
4. Keep thorough records: Asegúrate de tener registros detallados de tus ingresos, gastos y pagos de impuestos. Una buena bookkeeping facilitará el proceso de presentación y garantizará la precisión.

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Preguntas frecuentes sobre los pagos de impuestos trimestrales estimados

P: ¿Tengo que pagar impuestos estimados?‍

R: Dependiendo del estado, tu AGI y tu negocio, es posible que se te exija pagar impuestos trimestrales estimados. (Este artículo comparte orientación estado por estado para los pagos de impuestos estimados estatales.)

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P: ¿Puedo pagar impuestos estimados en cualquier momento?

R: Te recomendamos pagar tus impuestos estimados hasta 3-4 semanas antes de su vencimiento. Cualquier retraso podría resultar en una multa.

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P: ¿Qué sucede si no pago mis impuestos trimestrales estimados?

R: Podrías ser penalizado o multado por no pagar, sobrestimar o subestimar tus impuestos trimestrales estimados. ¡No te pierdas las fechas de vencimiento!

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P: ¿Cómo averiguo cuáles son mis impuestos trimestrales estimados?

R: Una forma sencilla es tomar lo que pagaste en impuestos totales el año anterior y dividirlo por cuatro para conocer tu tasa de impuestos trimestral para el año actual. También podrías querer consultar a un profesional de impuestos para que te ayude con tus estimaciones, usar software fiscal o revisar algunos recursos en línea gratuitos.

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Palabras finales

Para recapitular, es muy importante saber si tú o tu pequeña empresa deben o no pagos de impuestos trimestrales estimados. Puede parecer un trabajo extra, pero puede ahorrarte dinero y dolores de cabeza más adelante. No dudes en pedir consejo fiscal a un profesional si no estás seguro de algún término o formulario que estés completando para tu declaración. ¡Es mejor estar seguro y pagar más impuestos que luego puedes recuperar, que pagar menos impuestos y deberle al gobierno sin saberlo!

Siempre puedes hacer que alguien prepare tu declaración de impuestos por ti, pero como mínimo, se debe usar una calculadora de impuestos y una estimación de tus impuestos para el año para ayudarte a entender cómo pagar impuestos como dueño de una pequeña empresa.

Una vez que lo hagas por uno o dos años, le tomarás el ritmo y será solo otra tarea rutinaria para tu pequeña empresa.

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Esta página es solo para fines informativos y no debe considerarse como asesoramiento legal, financiero o contable. Por favor, consulta a tu propio profesional si tienes alguna pregunta.