A medida que tu negocio crece, también lo hacen las tareas administrativas asociadas con la gestión de empleados. Gestionar las necesidades de recursos humanos, como la administración de beneficios, el procesamiento de nóminas y el cumplimiento de las leyes laborales, puede consumir tiempo y/o fondos que quizás no tengas como dueño de una pequeña empresa.

Asociarte con una organización profesional de empleadores (PEO) puede ahorrarte tiempo, dinero y recursos asociados con la contratación y el funcionamiento de un departamento de RR. HH. interno. Con su ayuda, puedes concentrarte en la planificación estratégica y en hacer crecer tu negocio.

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‍¿Qué es una PEO?

Una PEO te permite externalizar la gestión de recursos humanos a través de un acuerdo de coempleo. La PEO gestiona las tareas administrativas relacionadas con los empleados para tu negocio, como el procesamiento de nóminas, la administración de beneficios y la gestión de riesgos relacionados con las leyes laborales y de empleo.

Aunque la PEO actuará como coempleador de tus empleados, tú mantendrás el control total de la supervisión y gestión diaria no administrativa de tus trabajadores, como la contratación, el despido, la asignación de tareas y los ascensos.

Además, las PEO ofrecen una variedad de servicios. Algunas solo ofrecen servicios básicos de RR. HH., mientras que otras incluyen asistencia estratégica integral para el talento, que abarca la búsqueda, contratación, incorporación y soluciones de compromiso de los empleados.

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Gestión de RR. HH.

Si bien las PEO ofrecen diversos servicios, las funciones principales que realizan están relacionadas con las tareas centrales de RR. HH. Estas incluyen:

Administración de nóminas

Una PEO puede encargarse de la administración de nóminas para tu negocio. Este servicio incluye funciones como el cálculo de salarios de los empleados, la gestión de retenciones y deducciones fiscales, y el pago a los empleados.

Beneficios para empleados

Si quieres ofrecer beneficios para empleados, una PEO puede ofrecer a tus empleados acceso a seguros de salud, planes de jubilación y otros beneficios que pueden ser más completos y asequibles de lo que tú puedes proporcionar por tu cuenta. La PEO también puede encargarse de la administración de beneficios, como la inscripción de empleados y la gestión de reclamos.

Gestión de riesgos

Cumplir con las leyes laborales y fiscales puede ser complicado, especialmente cuando empleas una fuerza laboral remota ubicada en diferentes estados o países. Una PEO puede ayudar a mitigar los riesgos y responsabilidades asociados con la gestión de empleados al encargarse de los beneficios de compensación para trabajadores, la capacitación en seguridad y el cumplimiento de todas las leyes laborales y de empleo aplicables.

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Ventajas de usar una PEO

Una PEO puede proporcionar a tu empresa varias ventajas estratégicas que pueden ahorrar dinero a tu negocio y potenciar la contratación y retención de empleados, incluyendo:

• Acceso a mejores beneficios y descuentos: Debido a que las PEO actúan como el empleador registrado para muchas empresas y empleados, a menudo pueden ofrecer acceso a beneficios más competitivos y descuentos grupales en seguros de salud, planes de jubilación y otros beneficios. Estos beneficios pueden ayudarte a atraer y retener talento de alta calidad.
• Ahorro de tiempo y costos: Externalizar tus funciones de RR. HH. puede ahorrarte tiempo y dinero en comparación con gestionarlas internamente. Las PEO suelen ser más asequibles que contratar a tu propio equipo de RR. HH. si tu empresa es pequeña o mediana.
• Cumplimiento legal y gestión de riesgos: Las leyes laborales y fiscales varían según la ubicación. Esas diferencias pueden ser difíciles de gestionar, especialmente si empleas trabajadores remotos. Una PEO puede asegurar que cumplas con las leyes de empleo dondequiera que se encuentren tus empleados. También puede proporcionar orientación sobre problemas comunes de responsabilidad, como la seguridad en el lugar de trabajo.
• Mejora en la gestión de RR. HH.: Debido a que las PEO son expertas en prácticas de RR. HH., pueden ayudarte a mejorar tu estrategia de gestión de RR. HH. Desde la contratación de talento de primer nivel y la mejora del compromiso de los empleados hasta la oferta de oportunidades de capacitación y desarrollo, las PEO pueden ayudar con muchos aspectos de la gestión de empleados. Debido a esta experiencia, las empresas que utilizan PEO tienen tasas de rotación entre un 10 y un 14% más bajas que las empresas que no las utilizan.
• Reducción de la carga administrativa: Delegar tus tareas de RR. HH. a una PEO te permitirá concentrarte en actividades que generen más valor relacionadas con las funciones principales de tu negocio.

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Desventajas de usar una PEO

Aunque existen beneficios significativos al usar una PEO, no es la mejor opción para todos los negocios. Debes conocer algunas desventajas antes de decidir si una PEO es adecuada para ti.

• Pérdida de control: Externalizar las funciones principales de RR. HH. te dejará con menos control que si gestionaras los RR. HH. internamente. Por ejemplo, es posible que no puedas personalizar tu paquete de beneficios o elegir el proveedor que deseas porque muchas PEO tienen un grupo fijo de proveedores con los que trabajan.
• Costo: Dependiendo del tamaño de tu empresa, usar una PEO puede ser más costoso que gestionar los RR. HH. por tu cuenta. Diferentes PEO ofrecen diferentes estructuras de precios. Deberás comparar los costos de las PEO individuales para encontrar la mejor opción para tu presupuesto. También debes comparar los costos del proveedor de PEO con los costos de contratar a un profesional o equipo de RR. HH.
• Flexibilidad limitada: Una PEO tendrá muchos otros clientes además de tu negocio, por lo que es posible que no pueda ofrecerte soluciones personalizadas. La flexibilidad puede no ser una preocupación si solo necesitas servicios básicos, pero si tienes necesidades de RR. HH. muy especializadas, podría ser un problema. Por ejemplo, si actualmente ofreces a tus empleados una amplia gama de opciones de beneficios, una PEO podría no ser capaz de mantenerlas. O, si tus empleados están acostumbrados a manejar algunas funciones de RR. HH. a través de opciones de autoservicio, es posible que no les guste tener que pasar por un servicio de terceros en su lugar.
• Posibles problemas de comunicación: Siempre que trabajas con un tercero, existe la posibilidad de que haya problemas de comunicación. Estás añadiendo una capa adicional entre tu negocio y tus empleados, lo que puede volverse engorroso si surgen problemas.

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Consideraciones al elegir una PEO

Hay varios factores clave que debes considerar al decidir si debes asociarte con una PEO.

Tamaño y necesidades de la empresa

Las PEO generalmente son más adecuadas para pequeñas y medianas empresas. Una vez que tu negocio crezca lo suficiente, probablemente será más rentable contratar a tu propio personal de RR. HH. El punto de inflexión dependerá de muchos factores, como la cantidad de empleados que tengas, el costo de una PEO y cualquier necesidad única que afecte tu situación específica.

Reputación y trayectoria

Antes de elegir una PEO, investiga su reputación. Lee reseñas en línea, pide la opinión a tu red de contactos y solicita referencias de clientes actuales.

Oferta de servicios

Considera los tipos de servicios que deseas. Si solo deseas servicios básicos de RR. HH., no es necesario pagar más por servicios adicionales. Sin embargo, si deseas ayuda con servicios adicionales como la contratación y el desarrollo de talento, compara las ofertas de diferentes empresas.

Costo

Existen dos modelos de precios estándar entre las PEO. El primer modelo es por empleado, y el segundo es un porcentaje de la nómina. Las empresas que cobran por empleado suelen cobrar entre $40 y $160 por empleado al mes, mientras que las empresas que cobran un porcentaje de la nómina suelen cobrar entre el 3% y el 12% de la nómina mensual.

Términos y terminación del contrato

Muchas PEO tienen mínimos de empleados y requisitos de contrato. El estándar de la industria para el número mínimo de empleados es cinco. Los contratos suelen durar un año, aunque la mayoría de las PEO te dan la opción de cancelar los servicios con un aviso de 30 días. Asegúrate de leer la letra pequeña y de comprender completamente los términos que estás aceptando.

Integraciones con sistemas existentes

Si ya tienes sistemas implementados que deseas seguir usando, asegúrate de que la PEO ofrezca integraciones efectivas. Puede ser engorroso y llevar mucho tiempo cambiar a nuevos sistemas. Por ejemplo, muchas plataformas de PEO pueden integrarse con tu software de seguimiento de tiempo existente para que tus empleados no tengan que aprender un nuevo sistema.

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Preguntas frecuentes sobre PEO

¿Quién es el empleador en una PEO?

La PEO es el empleador registrado, pero la empresa que la contrata es la ejecutiva y conserva todos los derechos para dirigir la empresa, tomar decisiones con respecto a los empleados y decidir qué servicios desea que la PEO maneje.

¿Cómo ganan dinero las PEO?

Las PEO ganan dinero cobrando un porcentaje de tu nómina o una tarifa fija por empleado.

¿Cuál es la diferencia entre una PEO y la externalización de RR. HH.?

Una PEO es un coempleador, por lo que asume algunos de los riesgos y responsabilidades asociados con tener empleados. Una empresa de externalización de RR. HH. es un proveedor externo que maneja servicios para ti, pero tú sigues asumiendo todos los riesgos relacionados con tus empleados.

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Conclusiones

Gestionar las funciones de RR. HH. para tus empleados puede ser abrumador, pero trabajar con una PEO puede hacerlo más manejable. Cuando decidas si usar una PEO, considera tus necesidades de RR. HH., el tamaño de tu negocio y los costos asociados.

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