Completar una solicitud de cuenta de cheques empresarial en línea puede tomar unos 10 minutos si tus documentos están listos, pero el tiempo de aprobación depende del proveedor, el tipo de entidad y los requisitos de revisión. La parte más difícil es averiguar qué documentos necesitas. La ley federal rige la mayor parte de la lista, y el papeleo específico depende de si el negocio es una empresa unipersonal, una LLC o una corporación.

Los requisitos cambian según tu tipo de entidad, tu estructura de propiedad y el tipo de proveedor que elijas.

¿Cuáles son los requisitos para una cuenta de cheques empresarial?

Dos normas federales rigen muchos de los requisitos para las cuentas de cheques empresariales: el Customer Identification Program (CIP) y las normas de propiedad beneficiaria. Por eso, las listas de documentos son similares en Chase, Bank of America y plataformas digitales como Novo. Las diferencias suelen radicar en cómo cada proveedor verifica los documentos y si solicita formularios adicionales, firmas o visitas a sucursales.

Casi todos los proveedores solicitan los siguientes documentos:

• Identificación personal para cada firmante y cualquier persona que posea el 25 % o más del negocio
• Número de Seguro Social (o pasaporte e ITIN para propietarios no estadounidenses)
• Employer Identification Number (EIN) del IRS, o tu SSN si eres un propietario único sin empleados
• Documentos de constitución que coincidan con tu tipo de entidad (Articles of Organization para una LLC, Articles of Incorporation para una corporación, y así sucesivamente)
• Dirección comercial, número de teléfono y código de industria
• Declaración de propiedad beneficiaria que enumere a cada propietario del 25 % o más, más una persona de control

Las normas federales del Customer Identification Program (CIP) exigen que los bancos recopilen información de identificación de todos los firmantes de cuentas. Los bancos deben recopilar información de propiedad beneficiaria de cada persona que posea el 25 % o más de una entidad legal cliente e identificar a una persona de control con responsabilidades de gestión significativas. Estas no son políticas específicas del proveedor; provienen de la Bank Secrecy Act y son aplicadas por FinCEN.

Las plataformas digitales pueden verificar la mayor parte de esto de forma digital. Novo realiza verificaciones de identidad y entidad durante la solicitud sin necesidad de visitar una sucursal, y no hay un depósito mínimo de apertura.

¿Qué identificación personal necesitas para abrir una cuenta de cheques de negocios?

Las reglas CIP requieren cuatro datos para cada firmante y beneficiario final: nombre, fecha de nacimiento, dirección residencial y un número de identificación. En la práctica, esto es lo que necesitarás subir o mostrar:

Identificación con foto emitida por el gobierno. La mayoría de los proveedores aceptan una licencia de conducir de EE. UU. vigente, una identificación estatal o un pasaporte, pero los tipos de identificación aceptados varían según la institución. Algunos aceptan identificaciones militares. La mayoría no acepta credenciales de trabajo, tarjetas de biblioteca o documentos vencidos.

Número de Seguro Social. Requerido para ciudadanos estadounidenses y residentes permanentes. Los proveedores usan tu SSN para verificar tu identidad según las reglas CIP. Algunos también pueden revisar el historial bancario del consumidor o realizar una consulta de crédito blanda, dependiendo de su política.

Fecha de nacimiento y dirección de domicilio. Tu dirección de domicilio, no la de tu negocio. Los proveedores necesitan esto para confirmar tu identidad según las reglas CIP. Si te has mudado recientemente y tu identificación aún muestra la dirección antigua, presenta una factura de servicios públicos o un contrato de arrendamiento.

Para propietarios no estadounidenses. Los propietarios no estadounidenses pueden necesitar presentar un pasaporte, ITIN, número de identificación extranjero u otra documentación aceptada por el proveedor. Algunos atienden a propietarios no residentes en EE. UU., pero muchos bancos tradicionales requieren una dirección en EE. UU. o documentación adicional.

¿Qué información de negocios requieren los bancos?

Los proveedores también requieren documentación para confirmar que tu entidad comercial existe:

Número de Identificación del Empleador (EIN). El IRS emite los EIN de forma gratuita en IRS.gov, y la solicitud en línea toma aproximadamente 15 minutos. Obtendrás el número de inmediato y una carta de confirmación (CP 575) en cuestión de minutos. Los propietarios únicos sin empleados pueden abrir una cuenta de cheques de negocios usando su SSN en lugar de un EIN, pero obtener un EIN de todos modos vale los 15 minutos porque mantiene tu SSN fuera de la documentación de proveedores y los formularios W-9.

Nombre legal del negocio y DBA. El nombre legal es el que aparece en tu documento de constitución o, para propietarios únicos, tu propio nombre legal. Un DBA (doing business as) es el nombre comercial bajo el cual operas si es diferente. Si registraste "Smith Holdings LLC" pero operas como "Brooklyn Bagel Co.", deberás proporcionar ambos, además del certificado de DBA de tu condado o estado.

Dirección del negocio, teléfono y código NAICS. Una dirección residencial está bien para la mayoría de los proveedores que operan principalmente en línea. El código NAICS es un clasificador de industria de seis dígitos. Puedes buscar códigos NAICS a través de la herramienta de búsqueda NAICS de la U.S. Census Bureau. Los proveedores lo usan para identificar industrias de mayor riesgo como cannabis, contenido para adultos, servicios monetarios y ciertos negocios de criptomonedas.

Volumen mensual estimado y fuente de fondos. Espera una pregunta como "¿Cuánto esperas depositar cada mes?" con rangos. Sé honesto. Si tu volumen real es 5 veces mayor que tu estimación, el sistema antilavado de dinero del proveedor lo marcará y recibirás una solicitud de documentación.

¿Qué documentos de constitución necesitan los diferentes tipos de entidades comerciales?

Los proveedores requieren diferentes documentos según tu tipo de entidad para demostrar que el negocio existe y que estás autorizado a abrir una cuenta.

Propietario único

• SSN o EIN (cualquiera de los dos sirve)
• Certificado de DBA si operas bajo un nombre diferente al tuyo legal
• No se requieren documentos de constitución, porque las empresas unipersonales existen por defecto cuando empiezas a hacer negocios

Una solicitud de propietario único es el camino más rápido para abrir una cuenta. Muchos proveedores principalmente en línea pueden aprobarla el mismo día.

LLC

• Artículos de Organización (el documento que presentaste ante el estado)
• Acuerdo Operativo (incluso las LLC de un solo miembro deberían tener uno; algunos proveedores lo requieren, otros solo lo solicitan)
• Carta de confirmación del EIN del IRS
• Certificado de Vigencia si tu LLC tiene más de un año (algunos proveedores)

Los documentos requeridos varían según el tipo de entidad: las LLC necesitan un Acuerdo Operativo y Artículos de Organización, las corporaciones necesitan estatutos y Artículos de Incorporación. Si tu LLC tiene varios miembros, el Acuerdo Operativo le indica al proveedor quién puede firmar en la cuenta.

Corporación (C-Corp o S-Corp)

• Artículos de Incorporación
• Estatutos corporativos
• Carta de confirmación del EIN
• Lista de directivos y directores
• Resolución corporativa que autoriza la cuenta (algunos proveedores ofrecen una plantilla)

Sociedad

• Acuerdo de sociedad
• Carta de confirmación del EIN
• Registro estatal (para sociedades limitadas y LLPs)
• Registro de nombre comercial ficticio si aplica

Organización sin fines de lucro

• Carta de determinación 501(c) del IRS
• Artículos de Incorporación y estatutos
• Carta de confirmación del EIN
• Resolución de la junta que autoriza la cuenta

¿Qué es la propiedad beneficiaria y quiénes deben ser declarados?

La Norma de Propiedad Beneficiaria entró en vigor en 2018 y exige que las instituciones financieras cubiertas recopilen información sobre la propiedad de muchos clientes de entidades legales al abrir una cuenta. Se declaran dos categorías de personas:

Criterio de propiedad. Cualquier persona que posea directa o indirectamente el 25% o más del negocio. Si cuatro personas poseen el 25% cada una, las cuatro deben ser declaradas. Si una persona posee el 100%, solo esa persona.

Criterio de control. Una persona con responsabilidad significativa para controlar o administrar el negocio, generalmente el CEO, CFO, socio gerente o socio general. Incluso si ninguna persona alcanza el umbral del 25%, aún debes declarar a una persona de control.

Para cada propietario beneficiario, el banco recopila:

• Nombre legal completo
• Fecha de nacimiento
• Dirección residencial
• SSN (o número de pasaporte para personas no estadounidenses)

Este es un requisito federal, no una regla específica del proveedor, por lo que debes esperar que las instituciones financieras de EE. UU. soliciten esta información. El formulario suele ser de una sola página. La parte que consume tiempo es recopilar los nombres, direcciones, fechas de nacimiento y números de identificación de los copropietarios antes de que solicites.

Las normas de declaración de propiedad beneficiaria bajo la Corporate Transparency Act han cambiado en los últimos años. Consulte FinCEN.gov o a un asesor legal para confirmar si su negocio tiene una obligación de presentación de BOI separada, además de lo que su proveedor recopila.

¿Cuáles son los requisitos de depósito mínimo y edad?

Los bancos tradicionales suelen requerir un depósito de apertura entre $25 y $100. Algunas cuentas de cheques comerciales básicas en bancos grandes te permiten abrir con $0, pero cobran una tarifa mensual a menos que cumplas con mínimos de actividad o saldo.

Novo no tiene depósito de apertura mínimo ni tarifas mensuales. Puedes abrir una cuenta Novo con un depósito de apertura mínimo de $0 y sin tarifa mensual.

Los firmantes de la cuenta deben tener 18 años o más en la mayoría de los estados. Las reglas de edad y contrato pueden variar según el estado y la política del proveedor. Los menores de edad a veces pueden figurar como propietarios beneficiarios en una cuenta controlada por los padres, pero generalmente no pueden ser firmantes por sí mismos.

¿Cómo solicitas en línea vs. en persona?

Para propietarios únicos y LLC de un solo miembro, las solicitudes en línea toman unos 10 minutos si tus documentos están listos. La solicitud pide tu información personal, información del negocio, EIN y cargas de tu identificación y documentos de formación.

La solicitud en línea de Novo verifica la identidad y la entidad digitalmente, sin necesidad de visitar una sucursal. El tiempo de aprobación depende del tipo de entidad, la calidad de los documentos y los requisitos de revisión. Las LLC de varios miembros y las corporaciones suelen tardar más porque el equipo de suscripción revisa el Operating Agreement o los estatutos para confirmar la autoridad del firmante.

Los bancos tradicionales pueden requerir una firma en persona para ciertos tipos de entidades, particularmente corporaciones y sociedades con múltiples firmantes. Algunos inician la solicitud en línea y luego te dirigen a una sucursal para finalizar una cuenta corporativa. Si el acceso a una sucursal es inconveniente, compara proveedores que priorizan lo digital y pueden verificar tus documentos digitalmente.

Documentos que subirás:

• Identificación con foto (anverso y reverso)
• Carta de confirmación del EIN
• Documento de formación (Artículos de Organización, Incorporación, etc.)
• Operating Agreement o estatutos, si aplica
• Comprobante de domicilio si tu identificación es de otro estado

Ten estos archivos listos en formato PDF o fotos claras de teléfono antes de empezar, para que no necesites pausar o reiniciar la solicitud.

¿Por qué se deniegan las solicitudes de cuentas de cheques para negocios?

Las denegaciones ocurren, y la mayoría se pueden solucionar. Las cinco causas más comunes:

Desajuste en el nombre del negocio. Tus registros del IRS dicen "Smith Holdings LLC" y tu registro estatal dice "Smith Holding LLC" (falta la "s"). La verificación automatizada del proveedor lo marca. Solución: busca tu carta CP 575 EIN y tus Artículos de Organización sellados, confirma cuál es incorrecto y modifícalo con la agencia correspondiente antes de volver a solicitar.

Titularidad real incompleta. Te registraste como propietario al 100%, pero los registros del proveedor muestran a tu socio comercial de una presentación anterior. O se te olvidó añadir una persona de control. Solución: vuelve a hacer el formulario de titularidad real con cada propietario del 25%+ y una persona de control, incluso si esa persona de control es la misma que un propietario.

Alertas de ChexSystems. ChexSystems es la versión de banca de consumo de una agencia de crédito. Los sobregiros impagos, el fraude sospechoso o una cuenta cerrada en mal estado pueden seguirte. Algunos proveedores consultan ChexSystems para solicitudes de negocios, especialmente si eres el único firmante. Solución: solicita tu informe gratuito de ChexSystems en chexsystems.com, disputa los errores y paga cualquier deuda legítima. Si ChexSystems te preocupa, pregunta a cada proveedor qué agencias de informes de consumo utiliza antes de solicitar.

Industria de alto riesgo. El cannabis, el entretenimiento para adultos, los comerciantes de armas de fuego, los negocios de servicios monetarios y ciertas operaciones de criptomonedas quedan fuera de las políticas de riesgo de muchos proveedores. Solución: busca proveedores especializados que atiendan a tu industria.

Fallo en la verificación de dirección o identidad. A menudo, un cambio de domicilio reciente o un cambio de nombre después del matrimonio que no se ha propagado a todos tus registros. Solución: actualiza tu identificación y luego vuelve a solicitar con documentos coincidentes en los registros del IRS, estatales y personales.

¿Qué debes hacer antes de solicitar?

Preparar tus documentos antes de solicitar puede evitar solicitudes de seguimiento y demoras. Sigue estos pasos antes de solicitar:

1. Forma la entidad con el estado. Presenta los Artículos de Organización (LLC) o de Incorporación (corp) ante tu Secretario de Estado. Las tarifas de presentación estatales varían ampliamente, así que consulta el programa de tarifas actual de tu Secretario de Estado. Guarda el recibo de presentación sellado; el proveedor te lo pedirá.
2. Obtén tu EIN del IRS. Solicítalo gratis en IRS.gov, en línea, de lunes a viernes de 7 a.m. a 10 p.m. hora del Este. Tarda unos 15 minutos. Guarda la carta CP 575 como PDF inmediatamente. El IRS solo la emite una vez, y obtener un reemplazo (carta 147C) requiere una llamada telefónica.
3. Redacta o descarga un Acuerdo Operativo si estás formando una LLC. Las plantillas para un solo miembro son gratuitas en la mayoría de los sitios web de las asociaciones de abogados estatales. Los acuerdos para varios miembros deben ser revisados por un abogado si hay dinero real involucrado.
4. Reúne todos los documentos requeridos: identificaciones personales, carta EIN, documentos de formación, Acuerdo Operativo, y el nombre, fecha de nacimiento, dirección residencial y SSN de cada propietario beneficiario.
5. Decide quiénes serán los firmantes y propietarios beneficiarios antes de empezar. Añadir un co-firmante después de los hechos a menudo requiere reabrir la solicitud.

¿Qué preguntas hacen los dueños de negocios sobre los requisitos para cuentas de cheques?

¿Puedo abrir una cuenta de cheques para negocios sin un EIN?

Sí, si eres un propietario único sin empleados. Puedes usar tu SSN en su lugar. Las LLC de un solo miembro técnicamente también pueden, pero la mayoría de los proveedores pedirán un EIN de todos modos porque la LLC es una entidad legal separada. Obtener un EIN es gratis a través de IRS.gov y generalmente toma unos 15 minutos, por lo que muchos propietarios únicos eligen obtener uno antes de solicitar.

¿Necesito una LLC para abrir una cuenta bancaria de negocios?

No. Los propietarios únicos pueden abrir cuentas de negocios en muchos bancos importantes y proveedores online-first, incluyendo fintechs como Novo. Una LLC puede ayudar a separar la responsabilidad personal y comercial, pero la protección depende de la ley estatal y de cómo se opere el negocio. No es un requisito bancario.

¿Puedo usar mi dirección particular como mi dirección de negocios?

Sí, en la mayoría de los proveedores online-first, incluyendo Novo. Algunos bancos tradicionales te pedirán prueba de que operas desde una dirección comercial si tu industria lo sugiere. Un negocio de manufactura en una dirección residencial puede generar una pregunta. Para freelancers, consultores y vendedores online, una dirección particular es estándar.

¿Cuánto tiempo tarda la aprobación?

Los propietarios únicos y las LLC de un solo miembro a menudo son aprobados rápidamente en proveedores online-first una vez que se verifican los documentos. Las LLC de varios miembros y las corporaciones suelen tardar más porque el equipo del proveedor revisa el Operating Agreement o los estatutos. Los bancos tradicionales que requieren una visita a la sucursal tardan aún más, generalmente una semana o más para cuando reservas una cita.

¿Acepta Novo depósitos en efectivo?

No. Novo no acepta depósitos en efectivo, por lo que los negocios que manejan mucho efectivo deben tener esto en cuenta. Si tu negocio recibe efectivo regularmente, elige un proveedor o servicio de cuenta de negocios que admita depósitos en efectivo directamente. Para los negocios que aceptan pagos con tarjeta, ACH y cheques, esto no es un problema.

¿Qué pasa si mi negocio es completamente nuevo y aún no tiene ingresos?

Los proveedores no requieren historial de ingresos para abrir una cuenta de cheques para negocios. Requieren documentación de la entidad. Una startup pre-ingresos generalmente puede solicitar con documentos de formación y un EIN, pero la aprobación aún depende de la revisión del proveedor. Novo y la mayoría de los proveedores online-first son explícitos al dar la bienvenida a nuevos negocios.

¿Necesito una cuenta de negocios separada si soy un propietario único?

Legalmente, no. Prácticamente, sí. El IRS espera que mantengas las finanzas personales y de negocios separadas para una declaración precisa del Anexo C, y la mezcla de fondos personales y de negocios puede debilitar la separación de responsabilidad que una LLC debe proporcionar. Una cuenta de negocios también te permite aceptar pagos bajo el nombre de tu negocio, conectar transacciones a herramientas de contabilidad como QuickBooks y mantener registros más claros para proveedores e impuestos.

¿Puedo abrir una cuenta de negocios completamente online?

Sí, con proveedores online-first. Novo tiene una solicitud completamente digital, y algunos otros proveedores online-first hacen lo mismo. Los bancos más grandes pueden comenzar online pero dirigir las cuentas corporativas o de sociedad a una sucursal.

Divulgaciones

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