Reclamar deducciones fiscales de e-commerce requiere rastrear los gastos correctos, seguir las reglas del IRS y mantener una configuración contable defendible. Tu factura de impuestos de abril depende de los gastos que rastreaste, las categorías que usaste y los registros bancarios que los respaldan.

Esta página tiene fines informativos únicamente y no constituye asesoramiento financiero, legal o fiscal. Consulte la sección de Divulgaciones a continuación.

¿Qué cuenta como un gasto de negocio deducible para un vendedor de e-commerce?

La prueba del IRS se resume en dos palabras: ordinario y necesario. «Ordinario» significa común en tu industria. «Necesario» significa útil y apropiado para el negocio. Para un vendedor de ropa en Shopify, eso es el gasto en publicidad de Meta. Para un vendedor de marca privada en Amazon, eso son las tarifas de cumplimiento de FBA. Para una tienda de impresión bajo demanda, eso es el costo por unidad de Printful. Si otro vendedor en tu categoría reconocería el gasto como parte de la actividad, generalmente califica.

Dos categorías importan más:

• Los gastos operativos se deducen en el año en que los incurres. Las suscripciones de software, el gasto en publicidad, las tarifas de procesamiento y los costos de envío se incluyen aquí.
• El costo de los bienes vendidos (COGS) se deduce en el año en que el producto realmente se vende. Los $4 que pagaste a tu fabricante en noviembre por una unidad que se envía en febrero se convierten en una deducción el próximo año, no este.

Una cuenta de cheques de negocio dedicada ayuda a separar la actividad comercial de los gastos personales, lo que facilita el respaldo de las deducciones si el IRS lo solicita. Novo Business Checking no tiene tarifa de cuenta mensual ni requisito de saldo mínimo, y se integra con Shopify, Stripe, QuickBooks y Xero para ayudar a los vendedores de e-commerce a mover los datos de transacciones a su flujo de trabajo contable.

Áreas grises de uso mixto. El teléfono, internet y el espacio de tu casa rara vez se dividen limpiamente. El método honesto es un porcentaje que puedas defender: si el 70% del uso de tu teléfono es para llamadas a proveedores, atención al cliente y gestión de cuentas publicitarias, deduce el 70% de la factura. Anota la lógica una vez y aplícala consistentemente durante todo el año.

¿Qué categorías de gastos de e-commerce deberían rastrear los vendedores?

La mayoría de los gastos de los vendedores en línea caen en estas categorías.

Inventario y COGS. El costo del producto de tu proveedor, el flete de entrada, las cajas o insertos de marca que se envían con el producto, los aranceles aduaneros y las tarifas de importación se capitalizan en el COGS en lugar de contabilizarse como gastos por separado. El costo unitario que registras es el costo de entrega: lo que realmente costó llevar una unidad vendible a tu almacén o 3PL.

Tarifas de plataforma y procesamiento de pagos. Las tarifas de suscripción y transacción de Shopify, las tarifas de referencia y FBA de Amazon, las tarifas de listado y transacción de Etsy, el porcentaje de procesamiento de Stripe, las tarifas de PayPal y las tarifas de Square son todas deducibles. La trampa: tu Formulario 1099-K reporta ventas brutas , antes de que se deduzcan cualquiera de estas tarifas. Necesitas conciliar para no pagar impuestos sobre el dinero que la plataforma retuvo.

Envío y cumplimiento. El franqueo, las tarifas de 3PL, el embalaje de salida y el software de envío son generalmente gastos operativos deducibles, mientras que el flete de entrada del inventario se capitaliza en el costo de los bienes vendidos. Los suministros de envío de salida (sobres, etiquetas, cinta, relleno), las etiquetas de devolución y el seguro de los paquetes de salida también se encuentran en el lado de los gastos operativos.

Publicidad. La publicidad pagada en Meta, Google y TikTok, junto con los pagos documentados de patrocinio de influencers, es generalmente deducible como un gasto de marketing cuando es ordinaria y necesaria para el negocio. Los anuncios de Pinterest, Amazon Sponsored Products, las comisiones de afiliados y las herramientas de email marketing como Klaviyo o Mailchimp siguen la misma regla.

Software y SaaS. Contabilidad (QuickBooks, Xero), gestión de inventario (Cin7, Inventory Planner), herramientas de diseño (Adobe, Canva Pro), análisis (Triple Whale, Lifetimely) y soporte al cliente (Gorgias, Zendesk).

Oficina en casa, servicios públicos y almacenamiento. Se cubre en detalle a continuación.

¿Qué deducciones de e-commerce suelen pasar por alto los vendedores?

Muchos vendedores pasan por alto estos gastos porque no aparecen en los informes principales de publicidad, envío, software e inventario.

• Software de impuestos sobre las ventas y tarifas de remesa. TaxJar, Avalara y herramientas similares. La suscripción es deducible, al igual que las tarifas de registro estado por estado y los servicios de remesa. El impuesto sobre las ventas en sí es un traspaso, no un ingreso.
• Productos de muestra y pruebas de productos. Las unidades retiradas del inventario para fotografía, contenido o pruebas de calidad son deducibles, pero deben documentarse fuera de tu recuento de inventario vendible para que el COGS se mantenga preciso.
• Atrezzo de fotografía y costos de contenido. Fondos, iluminación, tarifas de modelos y facturas de fotógrafos de productos.
• Tarifas de cumplimiento FBA y almacenamiento a largo plazo. Tarifas de pick-and-pack, tarifas de envío de entrada y los cargos de almacenamiento a largo plazo que Amazon aplica a las unidades que permanecen más de 181 días.
• Contracargos y tarifas de procesamiento de reembolsos. La tarifa de transacción que Stripe o PayPal retienen cuando un cliente disputa o solicita un reembolso es deducible.
• Conversión de moneda y tarifas de transferencia internacional. Cuando le haces una transferencia a tu proveedor extranjero, la tarifa de la transferencia y el margen de cambio de divisas son gastos operativos deducibles. El costo del producto en sí entra en el COGS al monto en dólares convertido.
• Deudas incobrables en facturas B2B impagas. Si utilizas la contabilidad de acumulación, vendes al por mayor a minoristas con términos net-30 y previamente incluiste una factura impaga en tus ingresos, es posible que puedas deducirla como deuda incobrable. Los vendedores que usan la base de efectivo generalmente no pueden deducir una factura que nunca fue reconocida como ingreso.

¿Cómo deben manejar los vendedores de e-commerce el inventario y el COGS en la época de impuestos?

El inventario es donde reside la mayor parte de la confusión fiscal del e-commerce. La regla principal es simple: el inventario se convierte en una deducción el año en que se vende, no el año en que lo compras. Pagar $40,000 por un contenedor de producto en diciembre no te da una deducción de $40,000 a menos que ese producto también se haya vendido antes del 31 de diciembre.

Existe una importante excepción para pequeñas empresas. Los contribuyentes de pequeñas empresas elegibles, bajo el umbral de ingresos brutos indexados del IRS, pueden usar el método de efectivo y tratar el inventario como materiales y suministros no incidentales según la Sección 471(c) del IRC. En la práctica, esto puede simplificar la contabilidad de inventario para pequeños vendedores elegibles, pero el momento depende de cómo se trate el inventario bajo el método elegido. Confirme el umbral y el método del año actual con su contador antes de cambiar, porque la elección se traslada a años futuros.

Costo de adquisición en la práctica. Tu verdadero COGS por unidad es:

Product price from supplier
+ Inbound freight (ocean, air, trucking to your warehouse)
+ Customs duties and import fees
+ Inbound handling (e.g., 3PL receiving fees)
= Landed cost per unit

Si compraste 1,000 unidades a $4 cada una, pagaste $1,200 en flete, $400 en aranceles y $200 en recepción, tu costo de adquisición es de $5.80 por unidad, no $4. Registrar las unidades a $4 subestima el COGS y sobrestima las ganancias, lo que significa que pagas impuestos sobre ingresos que no existen.

Usa una hoja de cálculo con una fila por SKU para rastrear el costo del producto, el flete de entrada, los aranceles, las tarifas de recepción y el costo de adquisición por unidad. Revisa la configuración con tu contador o CPA antes de usarla para la declaración de impuestos.

Inventario dañado, obsoleto o invendible. Si el inventario se destruye, caduca o se da de baja como invendible, puedes deducirlo, pero necesitas documentación: fotos, un registro de desecho o el informe de eliminación/desecho de FBA de Amazon.

¿Qué deducciones por oficina en casa, vehículo y uso mixto pueden reclamar los vendedores de e-commerce?

Oficina en casa. Dos métodos para elegir.

El método simplificado es de $5 por pie cuadrado, con un límite de 300 pies cuadrados y $1,500 por año. El método de gastos reales puede generar una deducción mayor, pero requiere más registros: un porcentaje de alquiler o intereses hipotecarios, servicios públicos, seguros y reparaciones basado en los pies cuadrados de tu casa utilizados para el negocio.

Específicamente para e-commerce, un área dedicada al almacenamiento de inventario puede calificar si el espacio se usa regularmente para el negocio y tu casa es la única ubicación fija del negocio. Un rincón del garaje que solo guarda productos, o un dormitorio libre que es exclusivamente una estación de empaque, puede contar. Confirma los detalles con un profesional de impuestos.

Vehículo. Los viajes a la oficina de correos, los envíos a USPS o FedEx, las compras de suministros a Costco o Uline, y los viajes a tu 3PL son deducibles. Elige uno de dos métodos por vehículo y mantente con él:

• Tarifa estándar de millaje — multiplica las millas de negocio por la tarifa del IRS para el año fiscal actual.
• Gastos reales — deduce el porcentaje de uso comercial de gasolina, seguro, mantenimiento, depreciación y registro.

Verifica la tarifa estándar de millaje del año actual en irs.gov antes de presentar tu declaración, ya que la tarifa se actualiza anualmente. Una aplicación de seguimiento de millaje como MileIQ o Everlance puede ayudarte a mantener un registro de millaje contemporáneo.

¿Qué registros deben guardar los vendedores de e-commerce y por cuánto tiempo?

El IRS generalmente espera que usted guarde los registros durante al menos 3 años a partir de la fecha en que presentó la declaración. Guárdelos 7 años si usted ha reclamado una pérdida por valores sin valor o una deducción por deudas incobrables. Registros de impuestos laborales: 4 años.

Cada deducción debe vincularse a una transacción bancaria o con tarjeta. Los recibos y las facturas por sí solos no son suficientes. Un elemento de línea en QuickBooks debe coincidir con una transacción de Novo, que debe coincidir con un recibo del proveedor. Esa triple coincidencia es lo que hace que la deducción sea defendible si el IRS pregunta.

Una configuración de contabilidad defendible:

1. Conecta Shopify y Stripe a Novo para que los depósitos de pagos se etiqueten en tu historial de transacciones.
2. Sincroniza Novo con QuickBooks o Xero para que las categorías se mantengan y no tengas que volver a codificar cada pago de Stripe en abril.
3. Usa una tarjeta de débito Novo dedicada, u otra tarjeta de pago comercial dedicada, para pagos a proveedores y gastos de publicidad, de modo que cada comerciante aparezca claramente en tu historial de transacciones.
4. Al final del año, exporta un CSV de transacciones de Novo y entrégaselo a tu CPA. Sin reconstrucción estado por estado.

¿Cuándo deben pagar los vendedores de e-commerce los impuestos estimados trimestrales?

El IRS no espera hasta abril. Si esperas deber $1,000 o más en impuestos federales por el año después de restar las retenciones, generalmente necesitas pagar impuestos estimados trimestrales.

Los vendedores de e-commerce que esperan adeudar al menos $1,000 en impuestos federales durante el año generalmente deben pagar impuestos estimados trimestrales, con fechas de vencimiento estándar del IRS en abril, junio, septiembre y enero. Las fechas exactas cambian cuando la fecha límite estándar cae en un fin de semana o día festivo, así que confirma el calendario del año en irs.gov antes de cada pago.

Calcula a partir de la ganancia neta, no de las ventas brutas 1099-K. Tu 1099-K muestra el monto bruto que tus procesadores de pago manejaron antes de reembolsos, tarifas de plataforma, envío y COGS. Pagar impuestos estimados trimestrales a partir de las ventas brutas 1099-K puede hacer que pagues de más. Estima a partir de:

Gross sales
– Refunds and chargebacks
– Platform and processing fees
– COGS (units actually sold)
– Operating expenses (ads, software, shipping, etc.)
= Net profit (your estimate base)

Crea una hoja de cálculo trimestral con filas para ventas brutas, reembolsos, tarifas de plataforma, COGS y gastos operativos, y una fórmula que arroje la ganancia neta. Usa una tasa de impuestos estimados provisional (a menudo 20–30% para propietarios únicos y entidades de transferencia) y confirma con tu CPA.

Dónde guardar el dinero. Novo Reserves es una función de presupuesto dentro de la cuenta corriente de Novo que te permite dividir tu saldo en hasta 20 Reserves. Este es el mismo enfoque detrás de las subcuentas de negocios usadas para apartar dinero para impuestos y nómina. Una configuración común para e-commerce:

• Impuesto sobre ventas recaudado: aparta el 100% del impuesto sobre ventas recaudado para que el dinero de la remesa se mantenga separado del efectivo operativo.
• Estimaciones federales trimestrales: aparta aproximadamente el 25% de la ganancia neta.
• Próxima reposición de inventario: aparta el 15–20% de las ventas netas.
• Fondo para contracargos: aparta el 1–2% de las ventas netas para disputas.

Asigna un porcentaje de cada pago de Shopify o Amazon a la Reserve apropiada dentro de tu cuenta corriente el día que llega. Para cuando llegue la fecha límite trimestral, el dinero ya estará apartado.

Preguntas frecuentes sobre deducciones fiscales para e-commerce

¿Son deducibles de impuestos las tarifas de Shopify y Amazon? Sí. Las tarifas de suscripción de la plataforma, las tarifas de referencia del marketplace, las tarifas de cumplimiento de FBA y las tarifas de procesamiento de pagos son todos gastos comerciales deducibles. Reconcílialos con las ventas brutas reportadas en tu Formulario 1099-K para que no pagues impuestos sobre el dinero que la plataforma retuvo.

¿Puedo deducir el inventario que aún no he vendido? Generalmente no. Según las reglas estándar del IRS, el inventario se convierte en una deducción en el año en que se vende el producto, a través del costo de los bienes vendidos. La excepción es la elección para pequeñas empresas de la Sección 471(c) para vendedores por debajo del umbral actual de ingresos brutos del IRS para contribuyentes de pequeñas empresas, que permite tratar el inventario como materiales y suministros no incidentales cuando se utilizan.

¿Es deducible mi oficina en casa si también tengo un trabajo diurno con W-2? Sí, siempre y cuando el espacio se use regular y exclusivamente para tu negocio de e-commerce. El trabajo diurno no descalifica la deducción. El espacio debe ser un área claramente definida utilizada para el negocio en línea, no la mesa de la cocina donde también cenas.

¿Son deducibles los gastos de publicidad y los pagos a influencers? Sí. Los gastos de publicidad de Meta, Google, TikTok y Amazon, además de los pagos documentados por patrocinio de influencers y las comisiones de afiliados, son generalmente deducibles como gastos de marketing en el año en que se incurren cuando son ordinarios y necesarios para el negocio. Guarda las facturas de la plataforma y cualquier contrato con los creadores.

¿Cómo deduzco los pagos a proveedores internacionales y las tarifas de cambio de divisa? El costo del proveedor es parte del COGS, registrado por el monto en dólares que realmente salió de tu cuenta después de la conversión. Las tarifas de conversión de divisa y las tarifas de transferencia internacional son deducibles por separado como gastos operativos. Guarda la confirmación de la transferencia y la línea del monto convertido de tu banco.

¿Qué registros debo guardar y por cuánto tiempo? Guarda los estados de cuenta bancarios y de tarjeta, recibos, facturas, 1099-Ks, informes de Shopify y Amazon, y tu exportación de contabilidad durante al menos 3 años a partir de la fecha de presentación. Guárdalos 7 años si reclamaste una deuda incobrable o una pérdida por valores sin valor. Cada deducción debe coincidir con una transacción bancaria o de tarjeta en tu cuenta comercial.

¿Necesito una cuenta bancaria comercial separada para reclamar deducciones? El IRS no exige una cuenta bancaria comercial separada, pero mezclar la actividad personal y comercial puede dificultar el respaldo de las deducciones en una auditoría. Una cuenta corriente comercial dedicada facilita la defensa de cada partida. Si aún estás investigando opciones, consulta nuestra guía sobre la mejor solución bancaria comercial para negocios de e-commerce. La cuenta corriente comercial de Novo no tiene tarifa de cuenta mensual ni requisito de saldo mínimo, y se integra con Shopify, Stripe, QuickBooks y Xero.