Los contratistas generales pueden reducir sus ingresos imponibles documentando costos deducibles como herramientas, vehículos, subcontratistas, seguros, gastos de oficina en casa y costos de obra. Esta página cubre qué cuenta, las reglas del IRS detrás de cada categoría y cómo mantener registros que resistan una auditoría.

Qué pueden deducir los contratistas generales: Una guía de deducciones en lenguaje claro

El IRS te permite deducir cualquier gasto que sea "ordinario y necesario" para tu oficio. "Ordinario" significa común en la contratación; "necesario" significa útil para el trabajo. Una sierra circular suele ser ordinaria y necesaria para un contratista. Una compra recreativa personal no es deducible a menos que tenga un uso comercial claro y documentado.

Dos términos que la gente confunde:

• Los gastos reducen las ganancias que se muestran en tus libros (tu P&L).
• Las deducciones reducen los ingresos sobre los que el IRS te cobra impuestos.

En la práctica, la mayoría de los gastos comerciales ordinarios también son deducciones, pero la categorización en tu declaración de impuestos importa. Una excavadora de $30,000 y una caja de clavos de $30,000 son ambos gastos comerciales, pero afectan tus impuestos de manera muy diferente (más sobre la Sección 179 a continuación).

Las obras con mucho manejo de efectivo hacen que las deducciones sean difíciles de probar en una auditoría. Si le pagaste a un jornalero $200 en efectivo de tu cartera y nunca lo anotaste, esa deducción no existe para el IRS. Recibos, registros bancarios y un registro escrito no son opcionales.

Las categorías de deducción cubiertas a continuación:

¿Qué herramientas y equipo pueden deducir los contratistas generales?

Las herramientas y el equipo son la categoría de deducción más grande para la mayoría de los contratistas generales, y las reglas dependen de lo que cueste cada artículo.

Herramientas de menos de $2,500 por artículo. Bajo la elección de puerto seguro de minimis del IRS, puedes deducir el costo total en el año de compra en lugar de depreciarlo. Una clavadora para marcos de $400, una sierra ingletadora de $1,800 y un nivel láser de $900 generalmente se pueden deducir en el año en que los compras.

Equipo grande. Excavadoras, minicargadoras, remolques de volteo y elevadores de tijera propios normalmente se depreciarían durante cinco a siete años. La Sección 179 te permite deducir el precio de compra completo en el primer año en su lugar, sujeto al límite anual del IRS para el año fiscal. Para un contratista que compra equipo calificado, la Sección 179 puede mover una mayor parte de la deducción al primer año en lugar de distribuirla a lo largo de varios años, sujeto a los límites del IRS y las reglas de uso comercial.

Materiales de obra vs. suministros de taller. La madera, el yeso, el cobre y los accesorios que se utilizan en el proyecto de un cliente son deducibles como costo de bienes vendidos o materiales de trabajo. Las cuchillas, brocas, guantes, lonas y trapos de taller que guardas en la camioneta son deducibles como suministros. Llévalos por separado para que tu margen bruto por trabajo sea preciso.

Alquiler de equipo. Los elevadores de brazo de United Rentals, los contenedores de basura de tu transportista local, los andamios, los generadores y las torres de iluminación son 100% deducibles a medida que se facturan las tarifas de alquiler.

Reparaciones y mantenimiento. Las reparaciones que mantienen el equipo en funcionamiento, como afilar cuchillas, reemplazar el motor de una sierra o dar servicio a una minicargadora, son deducibles en el año en que se pagan. Una reconstrucción completa del motor que extiende significativamente la vida útil se trata de manera diferente (se capitaliza y se deprecia), así que señala las reparaciones grandes a tu CPA.

¿Puedo deducir mi camioneta de trabajo y el millaje?

Sí, y los costos del vehículo pueden ser una deducción importante si llevas un registro de millaje.

El IRS te ofrece dos métodos:

Tarifa estándar de millaje. Multiplica las millas de negocio por la tarifa actual del IRS. Todavía deduces el estacionamiento y los peajes aparte, pero el combustible, el seguro y el mantenimiento ya están incluidos en la tarifa por milla.

Método de gastos reales. Suma el combustible, el seguro, el registro, las reparaciones, los neumáticos, los pagos de arrendamiento y la depreciación, luego multiplica por tu porcentaje de uso comercial. Generalmente es mejor para camionetas costosas que se usan mucho para el trabajo.

El IRS permite deducciones de vehículos utilizando la tarifa estándar de millaje o el método de gastos reales, y los contratistas generalmente deben elegir el método en el primer año en que el vehículo se utiliza para negocios. Cambiar de gastos reales a estándar más tarde está restringido, así que considera esto con un CPA antes de presentar la declaración del primer año.

Regla del trayecto, la que todos entienden mal. Conducir de tu casa al primer lugar de trabajo del día es un viaje no deducible. Conducir entre lugares de trabajo durante el día es deducible. Conducir del último lugar de trabajo a casa es un viaje no deducible de nuevo. Si tienes una oficina en casa que califica como tu lugar principal de negocios, las reglas pueden cambiar a tu favor, por lo que vale la pena hablarlo con tu contador.

Camionetas pesadas de más de 6,000 lbs GVWR. Las F-250, Silverado 2500, Ram 2500 y la mayoría de las camionetas de trabajo de una tonelada pueden calificar para el tratamiento de la Sección 179, sujetas a límites anuales y requisitos de uso comercial. Revisa la etiqueta GVWR del fabricante en el marco de la puerta para confirmar el peso.

Intereses de préstamos y pagos de arrendamiento. Los intereses de un préstamo de camioneta y los pagos de arrendamiento son deducibles según el porcentaje de uso comercial. Mantén un registro de millaje para respaldar ese porcentaje. Aplicaciones como MileIQ o el rastreador de millaje dentro de QuickBooks pueden reducir el seguimiento manual de millaje.

¿Qué reglas 1099 aplican a subcontratistas y empleados?

La mayoría de los GCs manejan una mezcla de subcontratistas y, ocasionalmente, empleados W-2. Ambos son deducibles, pero el papeleo es diferente.

Los pagos a subcontratistas son deducibles y generan una obligación de reporte.

Los contratistas generales deben presentar el Formulario 1099-NEC ante el IRS y enviarlo al destinatario antes del 31 de enero por cada subcontratista no corporativo al que se le pagaron $600 o más por servicios en un año calendario.

Antes de que emitas el primer cheque a un nuevo subcontratista, solicita un Formulario W-9 firmado. Te proporciona su nombre legal, estructura comercial y número de identificación fiscal. Si son una S-corp o C-corp, generalmente no tienes que emitir un 1099, pero aun así querrás tener el W-9 archivado para probarlo.

Mano de obra por día y ayuda ocasional. Se aplica la misma regla. Si le das a alguien $300 en efectivo para ayudar a cargar paneles de yeso, obtén un recibo firmado con su nombre, la fecha y lo que hizo. Si le pagarás más de $600 durante el año, obtén un W-9 el primer día.

Empleados W-2. Los salarios, los impuestos de nómina del empleador (Social Security, Medicare, FUTA, SUTA), las primas de compensación para trabajadores y los beneficios son todos deducibles. También lo es el costo de un servicio de nómina como Gusto o QuickBooks Payroll.

La clasificación errónea es costosa. Si llamas a alguien subcontratista pero lo tratas como un empleado (tú estableces sus horas, proporcionas sus herramientas y dictas exactamente cómo se hace el trabajo), el IRS y las agencias laborales estatales pueden reclasificarlos, dejándote responsable de impuestos de nómina atrasados, multas e intereses. La prueba rápida: un verdadero subcontratista dirige su propio negocio, trae sus propias herramientas, establece su propio horario y podría decir no a tu próximo trabajo sin perder su sustento.

¿Qué costos de seguro, licencia y fianza pueden deducir los contratistas generales?

La mayoría de los costos ordinarios para mantenerte con licencia, afianzado y asegurado son deducibles. Pregúntale a tu profesional de impuestos sobre cualquier cuota o tarifa que incluya partes no deducibles de cabildeo o personales.

• Primas de responsabilidad general que cubren lesiones corporales y daños a la propiedad en los trabajos
• Seguro de auto comercial para camiones y remolques de trabajo
• Seguro de transporte terrestre que cubre herramientas y equipos en tránsito o en los sitios de trabajo
• Compensación para trabajadores para empleados, y en algunos estados una póliza opcional o requerida que te cubre como propietario
• Pólizas de riesgo de constructor en proyectos específicos (a menudo facturadas al trabajo)

Las tarifas de licencia y la educación continua para mantener activa tu licencia de contratista en tu estado también cuentan. Lo mismo ocurre con las primas de fianzas de garantía y las tarifas de permisos obtenidos para trabajos individuales (estos también se pueden facturar al cliente).

Las cuotas de asociaciones comerciales para tu asociación estatal de constructores, NAHB, ABC, NARI, o un capítulo local son generalmente deducibles como gastos comerciales, aunque cualquier porción atribuible al cabildeo no lo es.

¿Qué costos de oficina, software y oficina en casa son deducibles?

Probablemente no te consideres con una oficina, pero si hay un escritorio en la habitación libre donde haces presupuestos y facturación, tienes una.

Oficina en casa, método simplificado.

Oficina en casa, método real. Mide los metros cuadrados de tu oficina como un porcentaje del total de metros cuadrados de tu casa, luego deduce ese porcentaje del alquiler o los intereses hipotecarios, los servicios públicos, el seguro de propietario y la depreciación. Más papeleo, a menudo una deducción mayor si tienes una habitación realmente dedicada.

Para calificar de cualquier manera, el espacio tiene que ser usado regular y exclusivamente para negocios. La mesa de la cocina no cuenta. Un rincón de garaje convertido con un escritorio, una mesa de planos y un archivador sí.

Software que realmente usas. QuickBooks para la contabilidad, las herramientas de estimación y cálculo de costos de proyectos, el software de medición, las aplicaciones de programación y el almacenamiento en la nube para planos son todos deducibles. Piensa en QuickBooks como la capa contable que se superpone a tu cuenta bancaria: tu banco captura cada transacción, QuickBooks la categoriza y la reporta.

Teléfono, internet, almacenamiento en la nube. Solo la porción de uso comercial. Si tu celular es 70% llamadas y mensajes de texto de negocios, deduce el 70%.

Comisiones bancarias, procesamiento de pagos, suscripciones de contabilidad. Las tarifas por transferencias (Wire fees), las tarifas ACH (ACH fees), la comisión que Stripe o tu procesador de tarjetas cobra, y tus suscripciones mensuales de software son todos deducibles.

Suministros de oficina e impresión. La reproducción de planos en la imprenta local, las carpetas de proyectos, el tóner de impresora y las tarjetas de presentación son deducciones aburridas pero reales.

¿Qué costos de viaje, comidas y sitios de trabajo son deducibles?

Los viajes fuera de la ciudad por un trabajo son totalmente deducibles: pasajes aéreos, alquiler de auto, alojamiento, tarifas de equipaje y Uber hacia y desde el aeropuerto. El viaje debe tener un propósito comercial claro y necesitas recibos.

Comidas.

Para cada comida de negocios, anota en el recibo quién estuvo allí, qué negocio discutieron y la fecha. Una nota garabateada en la parte posterior del recibo es suficiente. El IRS no pide una transcripción, pero sí quiere ver que no estabas simplemente deduciendo un bistec con tu cónyuge.

Las tarifas de viáticos (per diem rates) son una alternativa a registrar cada comida e imprevisto en la carretera. La GSA publica tarifas diarias de viáticos por ciudad; usarlas simplifica el mantenimiento de registros para trabajos con muchos viajes.

Costos del sitio de trabajo. Los baños portátiles (porta-johns), las conexiones eléctricas temporales, la señalización del sitio de trabajo, los retiros de contenedores de basura (dumpster pulls), el alquiler de cercas y el control de tráfico son todos deducibles como costos directos del trabajo. La mayoría de los contratistas los pasan como partidas individuales en la factura del cliente de todos modos.

¿Pueden los contratistas generales deducir los costos de marketing y publicidad?

Los costos de marketing ordinarios y necesarios son generalmente deducibles, sujetos a límites para regalos y reglas de reporte para las tarifas por referidos.

• Rotulación de camiones (truck wraps) y letreros magnéticos para puertas.
• Letreros de jardín (yard signs) en proyectos terminados.
• Camisas, gorras, chalecos de alta visibilidad (hi-vis vests) con tu logo
• Diseño de sitio web, hosting, renovaciones de dominio
• Plataformas de generación de leads (lead-gen platforms) y directorios de contratistas
• Google Ads, anuncios de Facebook/Instagram, y servicios de SEO local
• Fotografía de trabajos terminados para tu portafolio

Las tarifas por referidos (referral fees) pagadas a otros profesionales por enviarte trabajo son deducibles (y el receptor debe impuestos sobre ellas; emite un 1099-NEC si le pagas a una persona $600 o más).

Los regalos de agradecimiento a clientes (customer thank-you gifts) son deducibles hasta $25 por destinatario por año, según las reglas del IRS. Una botella de bourbon de $40 solo produce $25 de deducción.

¿Cómo registrar gastos durante todo el año para que la temporada de impuestos no sea un caos?

La lista de deducciones solo ayuda si puedes probar que el gasto ocurrió. Un flujo de trabajo que resiste una auditoría toma unos 15 minutos a la semana:

Abre una cuenta bancaria comercial dedicada. Una cuenta bancaria comercial dedicada te brinda registros más claros y facilita la justificación de las deducciones.

Fotografía cada recibo el día que lo recibas. El papel térmico de las gasolineras y los aserraderos se borra en una guantera caliente en pocos meses. Tómale una foto, archívalo en tu aplicación de contabilidad, y tira el papel si quieres.

Categoriza las transacciones semanalmente, no en abril. Quince minutos el viernes por la tarde superan una carrera de 40 horas antes de tu cita con el CPA. Si un cargo no está claro, aún está lo suficientemente fresco como para recordarlo.

Usa una cuenta de cheques comercial que alimente tus libros automáticamente. Una cuenta de cheques Novo Business Checking les da a los contratistas generales un rastro documental claro: $0 de tarifas mensuales, sin saldo mínimo, sin tarifas por transferencias entrantes (wires o ACH), y Reserves que puedes nombrar como "Q1 Estimated Taxes", "Tool Fund" o "Workers' Comp Audit" para apartar dinero por categoría dentro de tu cuenta de cheques.

Novo se conecta directamente con QuickBooks, Stripe y Shopify, para que las transacciones fluyan a tus libros sin necesidad de entrada manual. Tu contador no estará buscando recibos perdidos en abril; estará conciliando datos limpios y categorizados.

Hablemos claro sobre el efectivo. Novo no acepta depósitos en efectivo. Si un trabajo secundario te paga en efectivo, deposítalo primero en un banco que acepte efectivo y luego transfiérelo a Novo, o mantén una segunda cuenta específicamente para trabajos en efectivo. La mayoría de los contratistas generales que reciben pagos con cheque, ACH o tarjeta de crédito no tienen este problema; los operadores que manejan mucho efectivo deberían planificarlo.

Una plantilla de factura sencilla que puedes pegar en ChatGPT

Envía facturas que documenten claramente la mano de obra, los materiales, el alquiler de equipos, los costos de subcontratistas, las tarifas de permisos, los términos de pago y los detalles del trabajo. Una plantilla de texto sin formato para contratistas generales:

INVOICE

[Your Business Name]
[License #] | [Address] | [Phone] | [Email]

Bill To:                          Invoice #: ____
[Customer Name]                   Invoice Date: ____
[Job Site Address]                Due Date: ____
                                  PO / Job #: ____

DESCRIPTION OF WORK
-------------------------------------------------
Labor (hours x rate):       $______
Materials (itemized below): $______
Equipment Rental:           $______
Subcontractor work:         $______
Permits / Fees:             $______
-------------------------------------------------
Subtotal:                   $______
Sales Tax (if applicable):  $______
TOTAL DUE:                  $______

Itemized Materials:
- [Item] [Qty] [Unit Price] [Line Total]

Payment Terms: Net 15. ACH preferred.
Card payments may include a processing fee if permitted by state law and your payment processor's rules.
Late payments accrue 1.5% per month after due date.

Make checks payable to: [Your Business Name]
ACH: routing ____, account ____ (Novo Business Checking)

Consejo: Pega este bloque en ChatGPT o Claude con una indicación como "Convierte esto en una factura PDF rellenable para un contratista general llamado [Your Business], con fórmulas que auto-sumen mano de obra + materiales + equipo + impuestos, y un cuadro de pago Net 15", y usa el borrador generado por la IA como punto de partida, luego verifica las fórmulas, los términos de pago, el tratamiento fiscal y los detalles comerciales antes de enviarlo a un cliente.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo deducir mi camioneta de trabajo si también la uso personalmente?

Sí, pero solo el porcentaje de uso comercial. Si tu F-250 se usa 80% para el trabajo y 20% para diligencias personales, deduces el 80% del combustible, seguro, reparaciones y depreciación (o el 80% de la tarifa estándar por milla × millas totales, si usas ese método). Mantén un registro de kilometraje; una aplicación de teléfono cuenta.

¿Son las herramientas de menos de $2,500 totalmente deducibles el año en que las compro?

Sí, bajo la elección de puerto seguro de minimis del IRS. Las herramientas y equipos que cuestan hasta $2,500 por artículo pueden ser deducidos en su totalidad el año en que los compras, en lugar de depreciarlos. Haces la elección en tu declaración de impuestos cada año que quieras usarla.

¿Necesito enviar un 1099 a cada subcontratista al que le pago?

No a todos los subcontratistas, pero sí a la mayoría. El umbral es de $600 o más en pagos por servicios durante el año calendario, a cualquier subcontratista no corporativo (propietarios únicos, LLCs de un solo miembro, sociedades). Si son una S-corp o C-corp, generalmente no tienes que presentar un 1099-NEC, pero recopila un W-9 para que puedas probarlo.

¿Es la deducción por oficina en casa una señal de alerta para una auditoría?

No, cuando la documentas correctamente. El espacio tiene que usarse regular y exclusivamente para el negocio, y necesitas poder mostrar cómo calculaste los pies cuadrados o el porcentaje. El método simplificado reduce el mantenimiento de registros porque usa $5 por pie cuadrado de espacio calificado, hasta 300 pies cuadrados.

¿Necesito una cuenta bancaria comercial separada como contratista general?

Sí. Mezclar gastos personales y comerciales en una sola cuenta dificulta probar qué transacciones fueron gastos comerciales en una auditoría y debilita la separación entre registros personales y comerciales, y Novo business checking no tiene tarifas mensuales, ni saldo mínimo, y se integra con QuickBooks para que tus libros se mantengan limpios sin trabajo adicional.

¿Qué registros necesito guardar y por cuánto tiempo?

El IRS generalmente te exige que guardes los registros fiscales por al menos tres años a partir de la fecha en que presentaste la declaración, y los guardes por siete años si cancelaste una deuda incobrable o un valor sin valor, e indefinidamente si no presentaste una declaración o presentaste una fraudulenta. Los estados de cuenta bancarios, recibos, registros de kilometraje, W-9s y contratos firmados cuentan como registros.

¿Puedo deducir la ropa que uso en el trabajo?

Solo la ropa que no es adecuada para el uso diario y que es requerida para el trabajo: chalecos de alta visibilidad, botas con punta de acero, cascos, uniformes con marca, equipo resistente al fuego. Los jeans y una camiseta normales no califican, incluso si solo los usas para trabajar.

¿Qué hay de mi teléfono?

Deduce el porcentaje de uso comercial de la factura, más el 100% de un teléfono que uses exclusivamente para el trabajo. Si tu línea principal es 70% comercial, esa es la deducción.