Si tienes una quesería, una carnicería, una chocolatería o una tienda de especias, tu declaración de impuestos es diferente a la de un restaurante, aunque ambos negocios vendan alimentos. Eres un minorista. Ese simple hecho cambia los formularios que usas, cómo deduces los desperdicios y dónde recaen realmente tus mayores gastos.

Las deducciones fiscales más importantes para un negocio minorista de alimentos especializados incluyen el costo de los bienes vendidos, el deterioro, el muestreo, el equipo de refrigeración bajo la Sección 179, los costos de inicio bajo la Sección 195 y el mantenimiento de registros que el IRS espera para cada uno.

¿Una quesería, una carnicería o una tienda de especias tributa como minorista o restaurante?

Los restaurantes generalmente preparan alimentos para consumo inmediato y pueden registrar los desperdicios de manera diferente a los minoristas. Las tiendas de alimentos especializados suelen contabilizar los productos no vendidos a través del inventario y el costo de los bienes vendidos, por lo que la ruta de deducción es diferente incluso cuando la pérdida es idéntica.

La implicación práctica es que: un restaurante que desecha $800 en productos perecederos estropeados suele deducirlos directamente. Una quesería que desecha $800 en queso brie estropeado reduce su inventario final en $800, lo que se refleja en el costo de los bienes vendidos. Llegas a la misma deducción, pero solo si tus registros de inventario la respaldan.

Los propietarios únicos presentan el Anexo C adjunto al Formulario 1040. Las S-corps presentan el Formulario 1120-S; las C-corps presentan el Formulario 1120.

Cualquiera que sea el formulario que uses, las tiendas minoristas de alimentos suelen clasificarse bajo NAICS 445290 – All Other Specialty Food Stores, que es lo que la SBA utiliza para las determinaciones de estándares de tamaño en las solicitudes de préstamos 7(a) y 504.

¿Qué pueden deducir los minoristas de alimentos especializados como costo de los bienes vendidos?

Para muchos minoristas de alimentos especializados, el costo de los bienes vendidos (COGS) es una de las cifras más grandes en la declaración. Incluye:

• Costo del producto al por mayor (ruedas de queso, cacao, animales enteros, especias a granel)
• Flete de entrada y cargos de envío de cadena de frío
• Aranceles de importación sobre queso europeo, aceite de oliva o té especializado
• Mano de obra directa para preparación y empaque (corte de queso, montaje de cestas de regalo, porcionado de carne)

La fórmula en español sencillo: lo que tenías al inicio del año + lo que compraste durante el año − lo que aún tienes el 31 de diciembre = lo que vendiste.

Un ejemplo concreto para una quesería:

Beginning inventory (Jan 1)         $60,000
+ Wheel and wedge purchases        $240,000
− Ending inventory (Dec 31)         $55,000
─────────────────────────────────────────────
Cost of goods sold                 $245,000

Esos $245,000 son tu deducción de COGS. Aparece en el Anexo C Parte III (Costo de los Bienes Vendidos) o en la sección equivalente del Formulario 1125-A para corporaciones.

La documentación que necesitas: un recuento de inventario mensual, tu exportación de ventas de Shopify o Square, y las facturas de proveedores vinculadas a los productos que esas exportaciones movieron. Para muchas tiendas pequeñas, un recuento físico de inventario mensual consistente, las facturas de proveedores y las exportaciones de POS pueden respaldar el cálculo del COGS. La Publicación 334 del IRS establece las reglas de inventario para pequeñas empresas y es la referencia a tener a mano.

Consejo: crea una hoja de cálculo mensual de COGS

Crea una hoja de cálculo mensual de COGS con campos para inventario inicial, compras, inventario final, ingresos y margen bruto. Guarda la hoja de cálculo con tus exportaciones de POS y facturas de proveedores para que tu contador pueda rastrear cada número al cierre del año.

¿Cómo deducen el deterioro y la merma los minoristas de alimentos especializados?

No hay una línea en el Anexo C llamada "deterioro". Los productos deteriorados, caducados, dañados y robados se mueven por el mismo canal: reducen el inventario final, lo que aumenta el COGS, lo que a su vez incrementa tu deducción.

Si tus libros contables indican que deberías tener $60,000 de inventario en el estante y tu recuento físico muestra $55,000, esa diferencia de $5,000 se deduce a través del COGS, ya sea que se haya ido por la puerta como robo, se haya derretido en un refrigerador averiado o haya caducado.

Lo que el IRS quiere ver si alguna vez te lo piden:

• Registros de desechos fechados. Nombre del producto, cantidad, motivo, fecha, iniciales del miembro del personal que lo retiró. Un portapapeles de papel o una hoja de Google compartida está bien.
• Fotos para artículos de alto valor. Si estás dando de baja una rueda de Parmigiano-Reggiano añejo de $180 o $400 de chuletón madurado en seco, fotografíalo antes de desecharlo.
• Registros de desecho del departamento de salud. Eventos de abuso de temperatura, productos retirados del mercado y cualquier producto retirado bajo la orden de un inspector de salud deben tener un recibo de desecho o una certificación correspondiente.

La merma por robo o rotura sigue la misma ruta de ajuste de inventario y generalmente se identifica durante un recuento físico.

¿Son las muestras de productos deducibles de impuestos para los minoristas de alimentos?

Sí. Cubos de queso en palillos, cuadros de chocolate junto a la caja, aceite de oliva en copas de degustación y muestras de té preparado son deducibles cuando se registran de manera consistente. La única decisión es dónde.

Dos métodos aceptables, y debes elegir uno y mantenerlo:

1. El producto de muestra se mueve a través del inventario como COGS. Semanalmente, registras el producto cortado para muestras y reduces el inventario. Este es el método predeterminado para la mayoría de las tiendas porque el producto ya está en tu sistema de inventario.
2. Los eventos de demostración de marca van a marketing. Una degustación de quesos de un experto en quesos (cheesemonger) un sábado con señalización impresa, tiempo de personal remunerado y un propósito promocional es un gasto de marketing (Publicidad en el Anexo C).

Mantén un registro de muestras simple con la fecha, producto, cantidad y propósito comercial para que puedas respaldar la deducción si te lo piden. Si estás sirviendo $3,000 de aceite de oliva en copitas durante el año, esa es una deducción real, pero solo si puedes mostrar el registro.

Las muestras en mercados de agricultores y las degustaciones en la tienda son totalmente deducibles cuando el propósito es promocionar el negocio minorista.

¿Pueden los minoristas de alimentos especializados deducir el alquiler, la electricidad de refrigeración y los costos operativos de la tienda?

La refrigeración puede ser un costo de servicios públicos importante para las tiendas de alimentos especializados porque las vitrinas, las cámaras frigoríficas y los refrigeradores de acceso continuo funcionan sin parar.

Todo es deducible como gasto de servicios públicos en el Anexo C.

Otros gastos operativos en esta categoría:

• Los pagos de arrendamiento minorista son totalmente deducibles cuando el espacio se utiliza exclusivamente para el negocio (Alquiler o arrendamiento en el Anexo C).
• Cargos CAM. Abreviatura de mantenimiento de áreas comunes, es la parte que tu arrendador te factura por la limpieza de aceras, la remoción de nieve del estacionamiento y la iluminación del centro comercial. Deducible junto con el alquiler.
• Suministros de limpieza, control de plagas y saneamiento. Deducible como gastos comerciales ordinarios y necesarios.
• Costos de cumplimiento del Health Department. La calibración de termómetros, los agentes de limpieza aptos para alimentos y la consultoría HACCP son todos deducibles.
• Seguro de propiedad y de responsabilidad civil general. Deducible bajo Seguros en el Anexo C.
• Permisos de señalización y gráficos para ventanas.

¿Pueden las tiendas de alimentos especializados usar la Sección 179 para equipos de refrigeración?

Sí. La Sección 179 es a menudo la deducción con el mayor impacto en el primer año para una tienda de alimentos especializados que compra equipos.

La Sección 179 permite a las pequeñas empresas que califican deducir el costo total de los equipos que califican en el año en que se ponen en servicio, en lugar de depreciarlos durante 5 a 7 años. Para el comercio minorista de alimentos especializados, muchas compras comunes de equipos pueden calificar, incluyendo:

• Cámaras frigoríficas y congeladores
• Vitrinas para quesos y vitrinas de exhibición para delicatessen
• Rebanadoras de carne y sierras de cinta
• Laminadoras de masa, batidoras y cámaras de fermentación
• Máquinas de espresso y molinillos (para tiendas con barra de degustación)
• Terminales POS e impresoras de recibos
• Estanterías y mesas de preparación para la trastienda

El IRS establece el límite en dólares de la Sección 179 cada año y lo ajusta por inflación.

Consulta la Publication 946 del IRS para conocer el límite del año en curso antes de presentar tu declaración.

La depreciación adicional es otra regla de depreciación que debes revisar después de la Sección 179. Se aplica a equipos que superan el límite de la Sección 179 y se está reduciendo gradualmente. Si tu tienda compra una cámara frigorífica de $20,000 este año, pregúntale a un CPA cuánto califica para la Sección 179, la depreciación adicional o MACRS, ya que el momento de la deducción cambia según el año fiscal.

Reparaciones vs. mejoras es un tema que confunde a muchos dueños de tiendas:

• ¿Reparar un compresor en una cámara frigorífica existente? Es una reparación, deducible de inmediato.
• ¿Reemplazar la cámara frigorífica por una unidad más grande? Es una mejora, debe depreciarse (o deducirse bajo la Sección 179).
• ¿Reabastecer el refrigerante? Es una reparación.
• ¿Agregar una segunda puerta de vidrio a la vitrina? Es una mejora.

¿Qué costos de mano de obra, nómina, licencias y permisos pueden deducir las tiendas de alimentos especializados?

La mano de obra es el segundo rubro más grande para la mayoría de las tiendas de alimentos especializados después del COGS. Todo lo que se reporta en el W-2 es deducible:

• Salarios para el personal de mostrador, vendedores de quesos, carniceros, panaderos y chocolateros
• Aportes del empleador a Social Security, Medicare y al seguro de desempleo federal/estatal
• Seguro médico y contribuciones a planes de jubilación
• Primas de seguro de compensación laboral

Los pagos a contratistas 1099, como un conductor de reparto dos veces por semana, un tenedor de libros o un ensamblador de cestas navideñas de temporada, son deducibles en el Anexo C como mano de obra contratada. Las certificaciones de manipulador de alimentos y la capacitación ServSafe son deducibles como gastos de capacitación.

Las licencias y permisos se dividen en dos categorías con un tratamiento fiscal muy diferente:

• Las renovaciones anuales (licencia de establecimiento de alimentos al por menor, permiso del departamento de salud, certificación de pesas y medidas) son deducibles en el año en que se pagan.
• Los intangibles como las licencias de licor se amortizan durante 15 años bajo la Sección 197 del IRC, lo que significa que deduces 1/15 anualmente, no el costo total por adelantado.

Una licencia de vino de $30,000 se convierte en una deducción anual de $2,000 durante 15 años.

Los uniformes y el equipo de protección requerido (delantales, guantes anticorte, redecillas para el cabello, guantes de nitrilo, redecillas para barba) son deducibles cuando no son adecuados para el uso diario. Un delantal de tienda con la marca califica. Un par de pantalones negros que también usas el fin de semana no.

¿Cómo funcionan los costos de inicio, los gastos de vehículo y los viajes de abastecimiento para los minoristas de alimentos especializados?

Si abriste la tienda este año, la Sección 195 del IRC permite a un nuevo negocio deducir hasta $5,000 de costos de inicio que califican en el primer año, incluyendo investigación de mercado, alquiler previo a la apertura, honorarios profesionales y capacitación inicial del personal, y el resto se amortiza durante 15 años. La deducción de $5,000 del primer año se reduce dólar por dólar una vez que los costos totales de inicio superan los $50,000.

Consulta la Publicación 535 actual del IRS para la regla tal como está vigente el año en que presentas tu declaración.

Los vehículos para entregas y viajes de abastecimiento tienen dos métodos:

1. Tarifa estándar por milla. El IRS publica una tarifa por milla cada año.

Multiplica las millas de negocio por la tarifa. Esto requiere un registro simultáneo. Una aplicación de kilometraje puede ayudar si registra la fecha, las millas, el destino y el propósito comercial de cada viaje.

1. Gastos reales. Lleva un registro de la gasolina, el seguro, el mantenimiento y la depreciación, luego multiplica por el porcentaje de uso comercial.

Generalmente eliges un método de gastos de vehículo el primer año que pones el vehículo en servicio. El kilometraje estándar es más simple; los gastos reales pueden producir una deducción mayor para una furgoneta de reparto más pesada y dedicada.

Los viajes para abastecimiento y ferias comerciales son totalmente deducibles cuando el propósito principal es de negocios. Eso incluye:

• Pasajes aéreos y alojamiento para el Summer Fancy Food Show, el Winter Fancy Food Show o eventos de gremios regionales
• Visitas a productores (un viaje de un comprador de quesos a Emilia-Romagna, un chocolatero buscando cacao en Ecuador)
• Transporte terrestre, tarifas de equipaje facturado y costos de envío de muestras

Las comidas durante esos viajes son deducibles al 50% — la misma regla que cualquier otra comida de negocios, según la IRS Publication 463. Guarda el recibo, la entrada del calendario y una nota de una línea sobre el propósito comercial.

¿Qué deducciones suelen pasar por alto las tiendas de alimentos especializados?

Los minoristas de alimentos especializados a menudo pasan por alto estas deducciones:

• Tarifas de procesamiento de comerciantes. Cada transacción de Shopify, Square o Stripe, además de las tarifas de tarjetas de regalo y cestas de regalo, son deducibles en el Schedule C (típicamente Commissions and fees, o Supplies, dependiendo de tu convención contable). En una tienda de $600,000 con un promedio del 2.9%, eso es aproximadamente $17,400 al año.
• Publicaciones comerciales y cuotas de gremios. Culture: The Word on Cheese, The Art of Eating, ACS (American Cheese Society), Guilde des Fromagers y Retail Bakers of America son todos deducibles.
• Deducción por oficina en casa. Si llevas la contabilidad, haces pedidos y diseñas etiquetas desde una habitación específica utilizada exclusiva y regularmente para negocios, la IRS Publication 587 te permite tomar la tarifa simplificada de $5 por pie cuadrado (hasta 300 pies cuadrados) o los gastos reales.
• Educación continua. Exámenes de certificación de quesos, cursos de sommelier, clases de carnicería.
• Impuesto sobre las ventas. El impuesto sobre las ventas que cobras y remites no es ingreso ni deducción; es un monto de traspaso. El software (TaxJar, Avalara) o el contador que lo presenta es deducible.
• Tarifas bancarias de negocios. Novo Business Checking no tiene tarifa mensual, ni requisito de saldo mínimo, ni tarifa por transferencias nacionales entrantes. Pueden aplicarse otras tarifas; consulta el cronograma de tarifas de Novo en novo.co.

¿Cómo puede Novo ayudar a los minoristas de alimentos especializados a rastrear los gastos deducibles?

Novo puede ayudar a fin de año cuando tú o tu contador concilian las transacciones de Shopify y Square con las facturas al por mayor y calculan el COGS.

• Integraciones con Shopify, Square y Stripe. Novo se integra con Shopify, Square, Stripe y QuickBooks, lo que puede ayudarte a categorizar depósitos, tarifas de procesamiento y gastos durante la conciliación.

• Novo Reserves. Reserves es una función de presupuesto dentro de la cuenta corriente de Novo que te permite apartar porciones de tu saldo para propósitos específicos, como el impuesto sobre ventas que deberás al estado, el impuesto federal estimado trimestral, o el próximo pedido de queso al por mayor o envío de cacao. Esto funciona de manera similar a las subcuentas de negocios que muchos propietarios usan para guardar dinero para impuestos y nómina. Reserves no es una cuenta separada, y los fondos permanecen como parte del saldo general de la cuenta corriente de Novo.
• Sincronización con QuickBooks. Las transacciones categorizadas se transfieren a tus libros contables, así que el COGS, los servicios públicos, el alquiler y las tarifas de procesamiento no necesitan ser recodificados en la época de impuestos.
• Sin tarifa mensual, sin saldo mínimo. Algunas cuentas corrientes comerciales tradicionales cobran tarifas de mantenimiento mensuales, requieren saldos mínimos o limitan las transacciones; la cuenta corriente de negocios de Novo no tiene tarifa mensual ni requisito de saldo mínimo. Si aún estás considerando si dejar una cuenta personal, nuestra guía sobre cuentas corrientes de negocios vs. personales explica las diferencias clave. Pueden aplicarse otras tarifas; consulta el calendario de tarifas de Novo en novo.co.

La desventaja honesta: Novo no acepta depósitos en efectivo. Una tienda de alimentos especializados con ventas significativas en efectivo, como una carnicería, un mostrador de panadería o un puesto de mercado de agricultores, necesita un flujo de trabajo de depósito en efectivo separado. Las opciones pueden incluir un servicio minorista de depósito en efectivo o una cuenta bancaria local que uses solo para depósitos en efectivo, para luego transferirlos a Novo para pagos digitales y contabilidad. Si la mayoría de tus ventas provienen de tarjetas o pagos en línea, Novo aún puede adaptarse a tu flujo de trabajo. Si una gran parte de las ventas es en efectivo, planifica el proceso de depósito antes de abrir la cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Es una tienda de alimentos especializados un restaurante a efectos fiscales? No. Un restaurante prepara alimentos para consumo inmediato y generalmente deduce los desperdicios de alimentos directamente. Un minorista de alimentos especializados vende productos para consumo doméstico y mueve los desperdicios a través del inventario y el costo de los bienes vendidos.

¿Qué código NAICS usan las tiendas de alimentos especializados? NAICS 445290, All Other Specialty Food Stores, cubre muchas queserías, tiendas de especias, tiendas de comestibles gourmet y minoristas similares. Las carnicerías pueden usar el 445210 y las panaderías minoristas pueden usar el 445291, así que confirma tu clasificación en el directorio NAICS del Census.

¿Puedo deducir un cuarto frío en el año en que lo compro? En la mayoría de los casos sí, bajo la Sección 179 hasta el límite anual en dólares, siempre que el cuarto frío se ponga en servicio antes de fin de año y tu negocio sea lo suficientemente rentable como para absorber la deducción.

¿Cómo deduzco el queso que se echó a perder antes de poder venderlo? Reduce el inventario final por el costo del producto estropeado, respaldado por un registro de desperdicios fechado. La reducción se refleja en el costo de los bienes vendidos como una deducción aumentada. No se necesita una línea separada para el deterioro.

Divulgaciones

Novo Platform Inc. ("Novo") es una empresa de tecnología financiera (fintech), no un banco. Los servicios bancarios son proporcionados por Middlesex Federal Savings, F.A., Miembro de la FDIC. La Novo Debit Card es emitida por Middlesex Federal Savings, F.A., y la Novo Business Credit Card es emitida por Continental Bank, conforme a licencias de Mastercard International Incorporated. Mastercard es una marca registrada de Mastercard International Incorporated y puede usarse dondequiera que se acepte Mastercard. El Novo Merchant Cash Advance es ofrecido por Novo Funding LLC. Su elegibilidad para los productos y servicios de Novo está sujeta a la determinación final de Novo.

Novo Reserves no es una cuenta separada. Novo Reserves es una función de presupuesto dentro de la cuenta corriente de Novo. Todos los fondos dentro de Reserves permanecen como parte del saldo general de la cuenta corriente de Novo.

La información en esta página se proporciona únicamente con fines informativos generales y no constituye asesoramiento legal, fiscal, contable o financiero. Novo no hace declaraciones sobre la exactitud, integridad o idoneidad de la información para su situación particular. Las reglas fiscales y los límites en dólares cambian cada año; verifique las cifras del año actual con las Publicaciones 334, 463, 535, 587 y 946 del IRS, o consulte a un CPA calificado o a un profesional de impuestos antes de presentar su declaración.