Todo pequeño negocio necesita un sistema para rastrear el dinero que entra y sale. Incluso los negocios con productos y servicios muy demandados pueden fracasar si no anticipan y equilibran sus ventas con su payroll y otros gastos críticos para la misión. Un análisis de flujo de caja permite a los negocios entender su salud financiera y ajustarse en consecuencia. Implementa esta práctica para asegurar que tu negocio mantenga una presencia fuerte en el mercado a largo plazo.

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¿Qué es un análisis de flujo de caja?

Un análisis de flujo de caja examina en detalle los signos vitales financieros de una empresa, generalmente las actividades operativas, de inversión y de financiación. El objetivo de un análisis de flujo de caja es obtener información sobre la cantidad de efectivo que entra y sale de un negocio. A partir de ahí, un propietario puede aprender a anticipar el flujo de caja y los gastos, identificar tendencias de entrada y salida, y tomar decisiones clave para el negocio.

Diferencia entre el análisis de flujo de caja y los estados de ganancias y pérdidas

Un análisis de flujo de caja está diseñado para ilustrar las innumerables formas en que una empresa utiliza su efectivo disponible. Esto podría ser invertir en equipos, bienes raíces u otros activos clave. También puede ser pagar préstamos o reembolsar a los inversionistas.

En contraste, un estado de ganancias y pérdidas tiene como objetivo mostrar cuántos ingresos genera la empresa y cómo se compara eso con sus gastos. La ganancia (o pérdida, si el número es negativo) se calcula restando los gastos operativos de los ingresos.

Por qué el análisis de flujo de caja es importante para los pequeños negocios

Como propietario de un pequeño negocio, es muy fácil sentirte seguro de que sabes cómo funciona tu empresa. Probablemente estás demasiado acostumbrado a realizar múltiples tareas y a manejar cada detalle por tu cuenta. A pesar de eso, la documentación es importante. Cuando realizas un análisis de flujo de caja, te comprometes a comprender los costos operativos, las inversiones y los términos de financiación que afectan a tu negocio. Esos detalles, a su vez, te ayudan a determinar cuál es la siguiente decisión correcta para tu empresa, ya sea el lanzamiento de un nuevo product launch o el momento de recalibrar.

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Cómo hacer un análisis de flujo de caja

Puedes poner en marcha tu análisis de estado de flujo de caja en solo unos pocos pasos. Aquí te mostramos qué hacer.

Pasos para preparar un estado de flujo de caja

Querrás empezar a documentar las entradas y salidas financieras de tu negocio. ¿Quiénes son los proveedores con los que haces negocios y con qué frecuencia requieren pago? ¿Quiénes son tus clientes y con qué frecuencia se les factura por tus servicios? ¿Qué productos vendes y con qué frecuencia se pagan taxes sobre esas ventas? Cada movimiento financiero importará al hacer un análisis completo del flujo de caja.

Determina el período del informe

Determina con qué frecuencia necesitas hacer un análisis de flujo de caja basándote en cómo tu negocio recibe pagos —por ejemplo, a través de facturas de clientes— y con qué frecuencia el dinero necesita salir, como ocurrirá con el ciclo de payroll y los pagos a proveedores. El período del informe suele ser un mes, un trimestre o un año fiscal, pero puede ser cualquier otra duración que necesites para obtener una instantánea de tu negocio.

Recopila datos financieros

Registra el saldo actual de tu business bank account(s), así como la cantidad de efectivo que entra y la cantidad de efectivo que sale de tu pequeño negocio en un período de informe determinado. El efectivo entrante puede tomar varias formas, desde suscripciones recurrentes y ventas de productos y servicios, hasta loans o fondos personales que transferiste a tu negocio. El efectivo saliente incluye los cheques de pago del personal, el alquiler del espacio de oficina y el equipo. Asegúrate de contabilizar cada dólar que entra y cada dólar que sale.

Organiza los datos en categorías

Tu efectivo entrante y saliente debe dividirse en categorías para un análisis posterior. Estas categorías son actividades operativas, de inversión y de financing activities. Calcula el flujo de caja neto en las tres categorías para ver la imagen completa de tu negocio.

Calcula el flujo de caja neto

Para calcular tu efectivo neto (es decir, el efectivo que tienes disponible después de pagar tus facturas):

• Introduce el saldo inicial de tu cuenta bancaria
• Registra el total de efectivo entrante
• Registra el total de outgoing cash
• Resta el efectivo saliente del efectivo entrante para obtener tu posición de efectivo.
• Observa la posición de efectivo repetidamente, a lo largo del tiempo, para comprender el flujo de caja de tu empresa.

Analiza tu estado de flujo de caja

A medida que analices la posición de flujo de caja de tu empresa a lo largo del tiempo, empezarás a comprender las tendencias de flujo de caja de tu negocio.

Los números que más a menudo buscarás en un estado de flujo de caja son tu efectivo neto o saldo final de efectivo, que debe provenir de los montos netos en cada una de las tres secciones del estado (operaciones, inversiones y financiación). También puedes definir el flujo de caja de otras maneras, ya que no existe necesariamente un modelo único que funcione para cada negocio.

Uno de los indicadores que vale la pena observar es la relación entre el flujo de caja operativo y las ventas netas. Este número revela cuántos dólares en efectivo entran por cada dólar en ventas. Idealmente, este porcentaje debería ser lo más alto posible, y querrás que los dos números involucrados se expandan o contraigan a un ritmo similar.

También puedes observar el free cash flow, el efectivo que está disponible después de haber pagado tus gastos operativos como el alquiler y la nómina, y después de haber contabilizado el gasto de otros activos, como bienes raíces y equipos.

Para saber cuánto ingreso discrecional tiene un negocio, puedes observar una medida integral de la relación de flujo de caja —o el flujo de caja libre de la empresa dividido por su flujo de caja operativo neto. Esta relación revela cuánto efectivo está realmente disponible para usar mientras se mantiene la operación en funcionamiento.

Todos estos números mostrarán a los inversionistas qué tan bien le está yendo a tu empresa en comparación con la competencia y qué tan bien se está desempeñando frente a sus goals in the marketplace. Te ayudarán a guiar tus decisiones y a determinar cómo y cuándo puedes llevar tu negocio al siguiente nivel.

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Consejos para una presentación precisa del flujo de caja

Incluso cuando tienes control sobre las necesidades de informes para un análisis de flujo de caja, los detalles importan. Aquí tienes algunas sugerencias para lograr precisión y un análisis más sólido en tus informes.

Rastrea todos los movimientos de dinero

Asegúrate de presupuestar las entradas y salidas financieras de tu negocio. Si ciertas facturas llegan a tu negocio trimestralmente, como taxes o pagos a proveedores, pero tú rastreas el flujo de caja mensualmente, solo registrarás esos pagos en tu estado de flujo de caja en el month you pay them. Sin embargo, esto significa que el flujo de caja puede cambiar significativamente de un mes a otro. Asegúrate también de incluir cualquier tarifa de renovación anual, desde tu licencia comercial hasta los programas de software y servicios que utiliza tu empresa.

Usa la previsión de flujo de caja

La previsión de flujo de caja implica anticipar el flujo de caja futuro para comprender los desafíos y las oportunidades. Podrías anticipar recibir financiación de inversionistas en una fecha próxima o tener contratos a punto de cerrarse. Por otro lado, tendrás que pagar algunos gastos regularmente, como servicios públicos, alquiler y pagos de deudas. La previsión te permite predecir lo que tu negocio necesitará financieramente, lo que a su vez debería asegurar que no te quedes sin dinero y tengas la posición de efectivo necesaria para manejar deudas y prepararte para el crecimiento.

Mantén un ojo en la estacionalidad

Muchos negocios son vulnerables en ciertas épocas del año. Por ejemplo, el mercado inmobiliario es ampliamente conocido por ser más competitivo durante el verano, ya que las familias se mudan antes del inicio del siguiente año escolar. Los negocios minoristas siempre están en las noticias por cómo navegan la holiday season, y algunos negocios son particularmente vulnerables al impacto de eventos nacionales y mundiales y a las condiciones económicas. Cualquier factor cíclico capaz de interrumpir tu negocio debe tener presencia en tu análisis de flujo de caja y debe ser considerado en cualquier cálculo sobre cómo le va a tu negocio en un período de informe promedio.

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Análisis del estado de flujo de caja

¿Cómo analizas un estado de flujo de caja para que te proporcione información invaluable? Aquí te mostramos.

Las secciones de un estado de flujo de caja

Recuerda las three sections of a cash flow statement:

• Actividades operativas — las transacciones asociadas con la actividad comercial (es decir, la venta de bienes o servicios)
• Actividades de inversión — la adquisición o reducción de activos
• Actividades de financiación — necesidades del negocio que implican la presencia de accionistas, prestamistas o acreedores

Cada una de estas secciones puede mostrar un flujo de caja positivo o negativo. Tener un flujo de caja negativo en una u otra área no es necesariamente malo, ya que tu negocio puede seguir diferentes estrategias a lo largo del tiempo. Por ejemplo, si te estás preparando para lanzar un nuevo producto, es posible que necesites invertir en equipos o suministros, lo que podría generar un flujo de caja negativo hasta que tu nueva oferta llegue al mercado.

Cómo interpretar los datos en un estado de flujo de caja

Si la cantidad de efectivo que entra en una empresa es mayor que la que sale, se dice que la empresa tiene un flujo de caja positivo. Si la cantidad de efectivo que sale de una empresa excede la cantidad que entra, la empresa tiene un flujo de caja negativo.

Cada nuevo estado de flujo de caja que genera una empresa es único para el período que cubre, por lo que se debe realizar una nueva lectura por cada ciclo de informe.

Ejemplos de escenarios de flujo de caja positivo y negativo

Si estás iniciando un negocio y en modo de pre-lanzamiento, es posible que estés invirtiendo en productos, servicios o recursos para ayudarte a llevar tu visión al mercado. Durante este período, es probable que tengas muchos gastos acumulándose sin tener un solo cliente. Estás en un período de flujo de caja negativo.

Ahora, avanza un año. Has lanzado tu start-up y está encontrando su camino hacia los clientes. Tu clientela está creciendo y tienes un flujo constante de ventas que te permite pagar tus facturas y aún te sobra dinero. Estás en un período de flujo de caja positivo.

La fluctuación de flujo de caja positivo a negativo y viceversa es común para los pequeños negocios. Debes esperar cambios, particularmente a medida que reinviertes en tu negocio o atraviesas períodos de incertidumbre económica. También puedes encontrar que algunos de tus productos no tienen éxito, creando un flujo de caja negativo hasta que puedas pivotar y mejorar tu línea de productos.

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Conclusiones

El flujo de caja puede variar ampliamente de una industria a otra y de un pequeño negocio a otro. Dependiendo del clima económico general, también puede cambiar debido a la estacionalidad y a los altibajos. No obstante, el trabajo de comprender las tendencias de tu flujo de caja te permite evaluar el rendimiento actual y proyectado de tu pequeño negocio. Comprometerte con este proceso te ayudará a operar tu negocio incluso en tiempos de incertidumbre, y la presentación de informes de flujo de caja también te ayudará a atraer a los inversionistas adecuados.

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