Administrar tus finanzas diarias es una de las tareas más importantes de cualquier pequeño negocio. La teneduría de libros es el proceso de registrar las transacciones comerciales diarias. Tener un buen sistema de teneduría de libros ayudará a mantener las finanzas de tu negocio organizadas durante todo el año.

Algunos negocios eligen contratar a un contador o utilizar software de contabilidad para su teneduría de libros. Si ya eres dueño de un pequeño negocio o recién estás empezando el tuyo, puedes ahorrar dinero usando Excel para crear un sistema de teneduría de libros. Lo más probable es que ya tengas acceso al programa de computadora. Aprende a llevar la contabilidad de tu pequeño negocio en Excel como un profesional y obtén acceso a nuestra plantilla gratuita de Google Sheets y Excel para la teneduría de libros de pequeños negocios.

Por qué usar Excel para la teneduría de libros de tu pequeño negocio

Microsoft Excel ha existido durante décadas, pero sigue siendo utilizado por las empresas hoy en día debido a su accesibilidad y robustez. Excel tiene una serie de aplicaciones útiles, incluida la teneduría de libros. Aquí hay algunas razones por las que quizás quieras llevar la contabilidad de tu pequeño negocio en una hoja de cálculo de Excel:

• Probablemente ya lo tienes instalado en tu computadora. Si no, está disponible para descargar por una pequeña tarifa. También puedes usar Google Sheets, un programa similar de Google que es completamente gratuito.
• Usar Excel es probablemente más barato que contratar a un contador o invertir en programas populares de software de contabilidad.
• Excel tiene varias características y funciones útiles que pueden ayudarte a crear un sistema de teneduría de libros para pequeños negocios que funcione. Puedes ingresar y categorizar transacciones a través de Excel, crear varias plantillas de teneduría de libros, rastrear facturas y mucho más.
• La capacitación sobre el uso de Excel también está fácilmente disponible en línea (a menudo de forma gratuita) para que tú y tus empleados se pongan al día si es necesario.

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Cómo crear un sistema de teneduría de libros para pequeños negocios en Excel

Para crear un sistema de teneduría de libros para tu negocio, puedes empezar con una hoja de cálculo de Excel en blanco o usar nuestra plantilla de hoja de cálculo. Dependiendo de tu nivel de experiencia, usar una plantilla puede ser una forma más fácil de empezar. Sigue los siguientes pasos para configurar tu sistema de teneduría de libros en Excel.

1. Mantén tus finanzas comerciales y personales separadas

Antes de configurar tu hoja de cálculo de teneduría de libros, un primer paso esencial es asegurarte de que puedes aislar tus transacciones comerciales con facilidad. La forma más sencilla de hacerlo es mantener tus finanzas comerciales y personales separadas con una cuenta de cheques comercial. Si mantienes todas tus finanzas en la misma cuenta y mezclas fondos comerciales y personales, corres el riesgo de que tus finanzas sean muy confusas. Puede ser difícil diferenciar qué transacciones son personales y cuáles son para tu negocio, lo que puede dificultar la teneduría de libros y crear estrés y confusión innecesarios durante la época de impuestos.

Con una cuenta comercial separada, puedes rastrear fácilmente el flujo de efectivo de tu negocio. Esto te ayudará a reclamar deducciones fiscales, proteger tus activos de responsabilidades y obtener acceso a ciertos fondos que son solo para negocios. Tener una cuenta de cheques comercial también legitimará tu negocio ante tus clientes.

Novo ofrece una de las cuentas de cheques comerciales más populares para pequeños negocios. Sin tarifas ocultas, sin requisitos de saldo mínimo, una herramienta de facturación gratuita y docenas de integraciones de software comercial, Novo está diseñado para ayudar a tu negocio a prosperar.

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2. Decide qué método contable quieres usar

Existen dos métodos contables principales que utilizan las empresas: la contabilidad de caja y la contabilidad de acumulación. La diferencia radica en cuándo registras los ingresos y gastos de la empresa. Con la contabilidad de caja, registras los ingresos y gastos cuando se recibe o se paga el dinero. La contabilidad de acumulación registra los ingresos y gastos cuando se devengan o se incurren.

La contabilidad de caja te da una imagen más limitada y menos precisa de las finanzas de tu negocio que la contabilidad de acumulación, ya que no estás registrando ingresos y gastos a medida que ocurren. Además, no todos los negocios tienen permitido usar la contabilidad de caja – específicamente, los negocios con más de $25 millones en ventas anuales. Dicho esto, es preferida por algunos pequeños negocios debido a su simplicidad.

La contabilidad de acumulación te da una imagen financiera más precisa y cumple con los principios GAAP (Generally Accepted Accounting). Y aunque quizás no estés generando más de $25 millones anuales ahora, el método de contabilidad de acumulación está configurado para crecer a medida que tu negocio crece. Sin embargo, requiere más recursos que la contabilidad de caja y no te da una imagen de cuánto dinero tienes realmente en tu cuenta bancaria en un momento dado. Si adoptas el método de contabilidad de acumulación, es importante ser extremadamente meticuloso en tus prácticas de teneduría de libros.

3. Crea un plan de cuentas

La primera hoja de cálculo esencial en tu sistema de teneduría de libros es el Plan de Cuentas (COA). Esta es una lista completa de todas las cuentas utilizadas en tu seguimiento financiero. Cada cuenta sirve como una categoría específica a la que se asignan las transacciones, lo que permite un monitoreo financiero exhaustivo y organizado.

Si bien una plantilla puede venir precargada con algunas cuentas estándar, debes personalizar cualquier plantilla de COA para que se ajuste a las necesidades únicas de tu negocio. Cada cuenta listada en el COA debe incluir un tipo de cuenta (ingresos, gastos, etc.), un nombre de cuenta, un número único para una fácil identificación y una breve descripción opcional para ayudar en la correcta asignación de transacciones. El COA es una herramienta dinámica que se puede actualizar y modificar a medida que tu negocio evoluciona y su complejidad financiera crece.

4. Crea una hoja de ingresos y gastos

A continuación, deberás crear una hoja de ingresos y gastos. Estas pueden configurarse como hojas separadas (o pestañas en la misma hoja de cálculo) o configurarse en una hoja completa. A medida que lleguen los recibos de transacciones, regístralos en esta hoja.

Los recibos suelen venir en formato de papel o electrónico. Es una buena idea crear sistemas de archivo para ambos. Para los recibos en papel, guárdalos archivados (ya sea por fecha o alfabéticamente) o tómales una foto y guárdalos electrónicamente con tus otros recibos electrónicos. Encuentra un sistema que funcione mejor para ti y síguelo.

Mantener registros precisos es la clave para un buen sistema de teneduría de libros, y esta hoja es imperativa para alcanzar ese objetivo.

5. Crea informes de teneduría de libros opcionales

Dependiendo de tu tipo de negocio, es posible que quieras llevar tu teneduría de libros un paso más allá creando algunas hojas de cálculo de Excel adicionales para ayudarte a evaluar la salud financiera de tu empresa. Existen docenas de informes comerciales, pero aquí hay tres informes que deberías considerar agregar primero a tu sistema de teneduría de libros en Excel.

• Hoja de estado de resultados: También conocido como estado de ganancias y pérdidas (P&L), este informe muestra la rentabilidad de la empresa durante un período de tiempo. El informe se desglosa en diferentes aspectos de tu negocio y te permite ver cuáles son los más o menos rentables.
• Hoja de balance general: Considera un balance general como un resumen de los activos, pasivos y patrimonio de tu negocio durante un período de tiempo. Nuestra plantilla de teneduría de libros de Excel incluye una plantilla de balance general.
• Hoja de estado de flujo de efectivo: Un estado de flujo de efectivo te permite saber cuánto efectivo recibiste durante un período de tiempo. Mientras que tu estado de resultados se basa en la contabilidad de acumulación, este estado informa el flujo de efectivo real de las facturas pagadas y los gastos.

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Dependiendo de tu modelo de negocio, también puedes agregar una hoja para rastrear el inventario o los pagos de facturas. Nuestra plantilla gratuita de teneduría de libros incluye hojas para rastrear ambos.

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Descarga nuestra plantilla de teneduría de libros de Excel

Si no quieres empezar desde cero, aquí tienes una plantilla gratuita de Excel para la teneduría de libros que tu negocio puede utilizar. Incluye:

• Un Plan de Cuentas
• Una hoja de seguimiento de ingresos
• Una hoja de seguimiento de gastos
• Una hoja de seguimiento de inventario
• Una hoja de seguimiento de facturas
• Una hoja de balance general

Esta plantilla de teneduría de libros está en formato de Google Sheet. Para usarla en Excel, navega a File >> Download y selecciona Microsoft Excel (.xlsx). Una vez descargada, podrás abrir esta plantilla en Microsoft Excel.

Dependiendo de las especificidades de tu negocio, es posible que necesites personalizar esta plantilla de teneduría de libros para adaptarla a tus necesidades comerciales. Esta plantilla sirve como punto de partida para configurar un sistema de teneduría de libros en Excel.

Descarga nuestra plantilla de teneduría de libros

Cómo Novo puede ayudar con la teneduría de libros

Uno de los aspectos más importantes de la teneduría de libros es el registro, seguimiento y conciliación diarios de todas tus transacciones comerciales. Con Novo Business Banking, puedes añadir detalles a cada transacción, incluyendo categorías, notas, imágenes, documentos. También puedes exportar todos estos datos en un archivo CSV para una teneduría de libros más sencilla en Excel.

Excel puede o no ser el mejor programa para generar este tipo de informes, así que experimenta y ve si te permite hacer lo que necesitas. Tener un sistema sólido de teneduría de libros implementado y usarlo diariamente te ayudará a administrar tu negocio de manera más eficiente, te dará una mejor idea del futuro de tu empresa y te ahorrará tiempo.

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