Aquí en Novo, sabemos cuánto tiempo, dinero y esfuerzo se necesita para iniciar y operar un negocio. Una gran parte de esta inversión es aprender a configurar y gestionar correctamente la contabilidad de tu pequeña empresa, algo que el 64% de los propietarios de pequeñas empresas hacen por sí mismos.

Mediante la implementación de un sistema de contabilidad robusto y consistente, obtendrás un conocimiento completo de la salud financiera y la trayectoria de tu negocio.

En esta guía, aprenderás a configurar y organizar el sistema contable de tu empresa y cómo mantener esta infraestructura. También compartiremos diez consejos de contabilidad de expertos para que tu pequeña empresa funcione sin problemas.

‍

Contabilidad básica vs. Contabilidad financiera

Las diferencias entre la contabilidad básica y la contabilidad financiera a menudo pueden ser confusas, por lo que queríamos aclararlas antes de sumergirnos en los detalles específicos de la contabilidad. La contabilidad básica implica el registro y la categorización de las transacciones, mientras que la contabilidad financiera implica el uso de esa información para tomar decisiones comerciales. Por eso, los propietarios de negocios a menudo confían en sus contadores o software de contabilidad para ayudar a navegar los documentos financieros y analizar la salud del negocio.

‍

Consejos para configurar la contabilidad de tu pequeña empresa

Aquí tienes algunos de nuestros mejores consejos para ayudar a las pequeñas empresas a configurar un sistema contable y mantenerse al día:

‍

1. Abre una cuenta bancaria para pequeñas empresas

Configura una cuenta de negocios separada para que la gestión de tus gastos, costos e ingresos sea mucho más fácil.

Aunque no sea necesariamente un requisito legal —por ejemplo, una empresa unipersonal no la necesita técnicamente—, sigue siendo una buena práctica abrir una cuenta de negocios distinta para mantener tus finanzas separadas y organizadas.

Separar tus gastos personales de las cuentas financieras de la empresa también puede facilitar la preparación de impuestos mucho más.

Novo Note: ¿Sabías que Novo business checking es la preferida por más de 200,000 negocios? ¡No tenemos tarifas ocultas, requisitos de saldo mínimo ni amplias integraciones con software de negocios!

2. Elige un método contable

Existen tres métodos contables de uso común que las empresas pueden adoptar:

1. Método de contabilidad de caja: Este método registra los ingresos y gastos a medida que ocurren en tiempo real.

• Ejemplos: El negocio paga un gasto o un cliente paga su factura.
• Ventaja: Simple y bastante directo. Te permite verificar los saldos bancarios en cualquier momento.
• Desventaja: Necesitas esperar la recepción real de los fondos antes de poder registrar los ingresos.

2. Método de contabilidad de devengo: Este es el método más común. Registras los ingresos devengados y las transacciones de gastos incluso si aún no se ha realizado ningún pago.

• Ejemplos: Registras reembolsos por adelantado o cuando se emite una factura a un cliente pero aún no se ha pagado.
• Ventaja: Este método relaciona tus gastos comerciales con los ingresos relacionados.
• Desventaja: Las empresas deben monitorear y rastrear regularmente las cuentas por cobrar y por pagar bajo este método.
• Novo Note: En términos generales, según el IRS, si produces, compras o vendes mercancía y mantienes un inventario, entonces debes usar un método de devengo para ventas y compras.

‍

3. Método de contabilidad Profit First: La idea general detrás de este método es que las empresas deben pagarse a sí mismas primero y dejar que lo que queda dicte cuánto pueden gastar en gastos operativos.

• Ejemplos: Haces una venta, luego tomas un porcentaje de los ingresos generados como ganancia, dejando el resto para gastos. Piensa: Venta - Ganancia = Gastos.
• Ventaja: Este método te obligará a ser más disciplinado con los gastos de la empresa en lugar de tratar los gastos como si fueran inevitables.
• Desventaja: Tus gastos son limitados, por lo que debes pensar estratégicamente cómo asignar tus fondos restantes.

‍

3. Desarrolla un plan de cuentas

Un plan de cuentas organiza todos los recibos, transacciones y finanzas de tu negocio en una ubicación centralizada. Típicamente, un plan de cuentas debe desglosar tus finanzas en estas categorías:

• Gastos
• Ingresos
• Activos
• Pasivos
• Patrimonio

‍

Novo Note: Puedes usar este plan de cuentas no solo para rastrear tus finanzas, sino también para crear balances e estados de resultados de forma regular.

4. Familiarízate con tu ciclo contable

Es hora de conocer de cerca la secuencia de eventos (financieros) de tu empresa. Aquí tienes un ciclo contable común como referencia:

‍

1. Registra y clasifica los asientos de diario

Los diarios también se conocen como Libros de Entrada Original. Los asientos de diario son esencialmente listas detalladas de transacciones, generalmente en orden cronológico. Las entradas suelen incluir:

• Fecha
• Monto
• Débito o Crédito
• Descripción de la transacción
• Número de referencia (cada entrada debe ser única)

‍

2. Publica las transacciones en el libro mayor

Un libro mayor también se conoce como Segundo Libro de Entrada, lo que significa que la transacción que acabas de registrar en el diario se publicará (o moverá) a tu libro mayor.

Sin embargo, tu libro mayor no estará organizado como tu diario. En cambio, incluirá información menos detallada y puede organizar las transacciones en grupos (gastos, activos, pasivos, etc.).

‍

3. Prepara un balance de comprobación no ajustado

Realizar un balance de comprobación es una forma formal de decir que estás verificando que tus asientos de débito y crédito de tu libro mayor coincidan.

‍

4. Revisa el balance de comprobación en busca de errores

Una vez que ejecutes tu informe de balance de comprobación no ajustado, debes revisarlo para detectar cualquier error. Los errores comunes pueden incluir:

• Errores matemáticos o de cálculo
• Registrar incorrectamente un crédito como un débito o viceversa
• Omisión o duplicación de transacciones

‍

5. Ajusta las entradas para corregir errores

Si encuentras un error (¡lo cual sucede!), deberás hacer un asiento de ajuste separado. Crea una nueva entrada que corrija el error (por ejemplo, reduciendo los ingresos) y equilibre los libros. Luego podrás ejecutar un informe de balance de comprobación ajustado.

‍

6. Prepara los estados financieros

Estos estados incluyen balances, estados de resultados, estados de flujo de efectivo, y estados de patrimonio de los accionistas. Estos informes brindan una imagen financiera completa de tu empresa y deben prepararse de forma regular.

‍

7. Cierra los libros

Esta es la forma oficial de decir que estás terminando el ciclo contable actual para prepararte para el siguiente. En este punto, tus saldos de ingresos, gastos y retiros deben estar todos en cero y todo lo demás transferido al nuevo ciclo. ¡Entonces es hora de hacerlo todo de nuevo!

‍

5. Configura la nómina

Si aún no lo has hecho, deberás establecer tu Employer Identification Number (EIN) para comenzar a procesar la nómina y pagar tus impuestos como empleador. Una vez que tengas tu EIN, debes determinar tu calendario de nómina. Típicamente, la nómina se ejecuta en uno de los siguientes calendarios:

• Semanal
• Quincenal
• Mensual

‍

Novo Note: Algunos estados tienen condiciones de nómina específicas, así que consulta tus leyes locales para asegurarte de que estás cumpliendo con los requisitos necesarios.

‍

6. Determina cómo aceptarás los pagos

Deberás configurar una forma de manejar los pagos entrantes de tus clientes. Las formas de pago más comunes se realizan a través de:

• Tarjetas de crédito/débito
• Transferencias bancarias directas, también conocidas como procesamiento Automated Clearing House (ACH)
• En línea a través de plataformas como Stripe, Square y Paypal
• Plataformas de terceros con opciones de pago integradas como Shopify y WooCommerce

‍

7. Desarrolla un sistema de contabilidad básica robusto

Independientemente del método contable que hayas elegido, tienes que mantener un sistema de contabilidad básica eficaz para mantenerte organizado. Establece tareas de contabilidad básica diarias, semanales, mensuales e incluso trimestrales para que puedas mantenerte al tanto de tus finanzas.

‍

8. Revisa tus números mensualmente

Incluso si tu ciclo contable es técnicamente trimestral, siempre es una buena práctica ejecutar informes como estados financieros y conciliaciones bancarias mensualmente. No solo rastrea tu salud financiera actual, sino que también puede ayudarte a tomar decisiones comerciales más importantes.

‍

9. Evalúa tus estados financieros

Analizar las cifras en estos registros financieros puede ayudarte a detectar tendencias de ventas, dónde te encuentras en cuanto a tus activos y pasivos, y si estás listo para escalar tu negocio.

Además, ¡no olvides que estos informes serán la base de los impuestos que pagas cada año!

‍

10. Comprende tus obligaciones fiscales

Para que la temporada de impuestos sea menos estresante, rastrea los gastos durante todo el año, guarda los recibos digitales o en papel y mantente siempre al tanto de las finanzas de tu negocio.

Los profesionales de impuestos pueden ayudarte con tus requisitos fiscales, incluyendo:

• Preparar tus impuestos sobre la renta trimestrales estimados
• Revisar los números de Ganancias y Pérdidas (P&L)
• Confirmar tus obligaciones fiscales
• Determinar tus costos deducibles de impuestos

Guarda los siguientes documentos durante todo el año:

• Cuentas
• Recibos
• Estados de cuenta de tarjetas de crédito o bancarios de tu negocio
• Facturas
• Comprobantes de pago
• Estados financieros
• Declaración de impuestos anterior

Como siempre, asegúrate de cumplir con las leyes fiscales locales existentes para evitar multas y posibles problemas legales.

Novo Note: El IRS acepta copias digitales de recibos, así que aprovecha el almacenamiento en la nube para los recibos escaneados. Esto asegurará que tus registros de recibos estén protegidos contra pérdidas o daños.

Gestionar tus cuentas

El proceso de gestionar tus cuentas puede parecer abrumador, especialmente cuando gran parte de tu tiempo y energía se dedica a operar y hacer crecer tu negocio. Entonces, ¿cuál es la mejor manera de asegurarte de que tus cuentas estén bien gestionadas mientras te mantienes dentro del presupuesto?

• Subcontratar: Para aquellos sin experiencia o que lo encuentran demasiado lento, es prudente utilizar los servicios de un profesional, como un Certified Public Accountant (CPA). La subcontratación de estos servicios puede ayudarte a concentrarte más en otras preocupaciones comerciales y también es menos costosa que contratar a un contador a tiempo completo.
• Usa software de contabilidad: Los propietarios de pequeñas empresas pueden ahorrar dinero llevando la contabilidad ellos mismos utilizando herramientas de contabilidad y contabilidad básica. Algunas opciones de software populares son QuickBooks, Xero, Freshbooks y Netsuite. Estas herramientas pueden ayudarte a gestionar la facturación, rastrear gastos, gestionar el inventario, mantener el cumplimiento y más.
• Contrata un contador interno: Si tienes el presupuesto y las finanzas de tu negocio son bastante complejas, quizás quieras considerar contratar un contador como miembro a tiempo parcial o completo de tu equipo. Esto no es imperativo para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas, pero puede ser necesario a medida que tu negocio crece.

Novo Note: Para facilitar aún más la contabilidad básica, puedes vincular tu cuenta de Quickbooks o Xero directamente con Novo para que tus transacciones se sincronicen automáticamente. Puedes agregar detalles a cada transacción, incluyendo categorías y notas, y subir imágenes y documentos. También puedes exportar estos datos en un archivo CSV para una contabilidad básica manual más sencilla.

‍

Conclusiones

Como propietario de una pequeña empresa, es importante mantenerte flexible en lo que respecta a tu sistema contable. Con esto en mente, continúa revisando y evaluando tu configuración contable. Es probable que quieras revisar estos métodos a medida que tu negocio crece.

Como dice el dicho, "Los números no mienten". Tus estados financieros y contables proporcionan una imagen de la salud financiera de tu negocio. Tener estos números disponibles y saber cómo usarlos puede ayudarte a mejorar la forma en que gestionas tu pequeña empresa.

‍

Novo es una empresa de tecnología financiera, no un banco. Los servicios bancarios son proporcionados por Middlesex Federal Savings, F.A.; Miembro FDIC.

Novo no está afiliado, autorizado, patrocinado, respaldado ni conectado de ninguna manera oficial con Profit First Professionals LLC ("Profit First") ni con ninguna de sus subsidiarias o afiliadas. Profit First, así como los nombres o marcas relacionados, son marcas registradas de su respectivo propietario y cualquier uso en el sitio web de Novo y/o dentro de cualquier foro de redes sociales debe considerarse uso legítimo y es solo para fines descriptivos. No reclamamos ningún derecho comercial, patrocinio, respaldo, asociación o afiliación con Profit First.

Novo Platform Inc. se esfuerza por proporcionar información precisa, pero no puede garantizar que este contenido sea correcto, completo o actualizado. Esta página es solo para fines informativos y no constituye asesoramiento financiero o legal ni un respaldo de ningún producto o servicio de terceros. Todos los productos y servicios se presentan sin garantía. Novo Platform Inc. no proporciona ningún asesoramiento financiero o legal, y usted debe consultar a sus propios asesores financieros, legales o fiscales.