Iniciar un nuevo negocio es emocionante. Es una oportunidad para compartir tu visión, perseguir tus pasiones y dejar tu huella en el mundo. Ya sea que estés construyendo una startup o trabajando como freelancer, tendrás control total sobre tu futuro. Sin embargo, es importante establecer una estructura para el éxito, y las finanzas son una parte esencial de la base de tu negocio.

Las startups y los freelancers necesitan estrategias personalizadas

Como nuevo dueño de negocio, te estás lanzando por tu cuenta. Puede que tengas algunos clientes en fila o una idea de producto estelar, pero quizás no tengas un flujo de ingresos constante, al menos no todavía. Se necesita tiempo para construir una base de clientes leales, y mientras tanto, es posible que tengas algunos gastos que cubrir. Cosas como las licencias comerciales, el desarrollo de productos, el marketing y la contratación de empleados reducen tus ganancias, por lo que una gestión cuidadosa de tus finanzas es necesaria para un crecimiento sostenible.

Para mantener la estabilidad de su empresa en los primeros días, los dueños de negocios pueden recurrir a diferentes recursos financieros: sus ahorros, una línea de crédito o un inversionista de capital. Los ingresos iniciales también pueden ayudar a preservar la estabilidad financiera de una empresa. Sin embargo, querrás establecer procesos de gestión financiera efectivos para que puedas concentrarte en tu trabajo y preocuparte menos por lo que hay en el banco.

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Siete estrategias para desarrollar tu startup o negocio de freelancer

Aquí tienes algunas estrategias que las startups y los freelancers pueden considerar mientras te adaptas a tu nuevo rol como dueño de negocio.

1. Crea un plan de negocios

Tu plan de negocios detalla las metas y objetivos de tu empresa. Describe tus actividades comerciales, incluyendo lo que venderás, tu base de clientes objetivo y tu estrategia de marketing. La mayoría de los planes de negocios incluyen descripciones de planes financieros y proyecciones futuras, lo que ayuda a los dueños de negocios a establecer puntos de referencia de ventas.

Un plan de negocios puede ser tan largo o corto como desees. Sin embargo, los planes detallados que abordan los fundamentos de tu empresa —tu misión, estructura organizacional, análisis de mercado y descripciones de productos y servicios— pueden servir como una hoja de ruta a medida que construyes tu organización. Los planes de negocios más largos también pueden tranquilizar a los inversionistas o prestamistas a los que te acerques para oportunidades de financiación.

2. Define tu presupuesto

Preparar un presupuesto te ayuda a comprender los gastos futuros de los que serás responsable. Incluye tus ingresos proyectados y cualquier costo conocido o anticipado. Establecer un presupuesto mensual prospectivo para el próximo año o más te permite estimar tus costos frente a tus ventas entrantes y tus ahorros o financiación comercial. [thebalancemoney.com/business-budget-2948312]

Usando tu presupuesto, puedes determinar cómo asignar tus recursos disponibles. También puede ayudarte a evaluar decisiones comerciales críticas. Por ejemplo, si tienes un presupuesto extremadamente ajustado, podrías posponer la contratación de nuevos empleados hasta que estés financieramente estable.

3. Delinea tu flujo de caja

El flujo de caja refleja la cantidad de dinero que entra y sale de tu empresa durante un período específico, como una semana, un mes o un año. El dinero que entra refleja el efectivo recibido de las ventas a clientes o de la financiación de deuda o capital, mientras que el dinero que sale refleja los gastos del negocio.

Conocer tu flujo de caja ayuda a determinar si tienes un déficit o un superávit de efectivo en cada período. Un superávit significa un aumento en tu saldo de efectivo, mientras que un déficit requiere que retires de las reservas disponibles para cumplir con tus obligaciones. Si anticipas un flujo de caja negativo durante las etapas iniciales de tu negocio, puede ayudarte a determinar cuánto dinero necesitas tener en ahorros o disponible a través de financiación para mantener tu empresa en funcionamiento.

4. Comprende tus obligaciones fiscales

Pagar impuestos es parte de ser un dueño de negocio responsable, y querrás comprender completamente las obligaciones que aplican a tu empresa. Como mínimo, deberás presentar una declaración de impuestos federal, y es posible que también debas presentar una declaración estatal. Algunas ciudades y localidades también requieren que los dueños de negocios paguen impuestos locales.

La estructura de tu negocio y si contratas empleados pueden afectar tus requisitos fiscales. Por ejemplo, un freelancer que opera bajo la estructura de propietario único podría deber impuestos de autoempleo y comerciales, mientras que una startup corporativa con algunos empleados podría deber impuestos comerciales y de nómina.

Si no estás seguro acerca de tus obligaciones fiscales, es prudente hablar con un contador calificado o un profesional de impuestos que pueda asesorarte sobre tus responsabilidades. De esa manera, comprenderás tus requisitos de presentación y podrás presupuestar tus obligaciones fiscales.

5. Establece un proceso contable

Incluso si solo tienes un puñado de gastos comerciales y ventas en los primeros meses de tu negocio, es crucial desarrollar un proceso contable exhaustivo que documente las transacciones de tu empresa. Tus transacciones forman la base de tus informes financieros, que utilizarás al preparar tus impuestos. Los prestamistas o inversionistas pueden solicitar una copia de tus informes financieros si decides buscar financiación en el futuro.

Si te sientes cómodo manejando la contabilidad de forma independiente, podrías comprar software de contabilidad económico para tus actividades comerciales. Algunas herramientas de software de contabilidad incluyen integraciones que se conectan directamente a tu cuenta bancaria comercial, lo que facilita la categorización de tus ventas y gastos comerciales.

Los dueños de negocios con poco tiempo pueden encontrar ventajoso contratar a un empleado o un servicio de contabilidad externo para gestionar las finanzas de su organización. Contratar a alguien elimina el dolor de cabeza de manejar las cosas tú mismo, pero es un costo adicional que debes planificar.

6. Abre una cuenta bancaria comercial

Mezclar finanzas personales y comerciales en la misma cuenta corriente nunca es una buena idea. Dependiendo de la estructura de tu empresa, podrías perder ciertas protecciones legales sobre tus activos personales si combinas transacciones comerciales y personales. En su lugar, establece una cuenta bancaria comercial exclusivamente para tu organización. Úsala para todas tus transacciones comerciales, incluyendo ventas y gastos.

Puedes abrir una cuenta bancaria comercial con tu institución financiera preferida o buscar un banco que ofrezca características que beneficien a tu negocio, como tarifas bajas o transferencias rápidas. La banca comercial de Novo está diseñada para dueños de negocios e incluye cero tarifas mensuales o saldos mínimos requeridos. Es una potente solución bancaria que se integra con herramientas comerciales populares, incluyendo QuickBooks, Shopify y Xero. Además, Novo también ofrece herramientas de facturación gratuitas y análisis para monitorear tus ganancias y gastos comerciales.

7. Documenta tus transacciones financieras

Acostúmbrate a registrar todas tus transacciones financieras y a guardar esa documentación en un lugar accesible. De esa manera, si necesitas consultar la transacción más tarde, tendrás un registro. Por ejemplo, digamos que el IRS decide auditar los impuestos de tu negocio. Podría pedir pruebas de tus gastos de oficina o de empleados. Si tienes tus recibos a mano, puedes proporcionarlos fácilmente y cumplir con los requisitos del IRS.

Puedes guardar copias físicas o digitales de tus recibos y contratos de venta. Algunos dueños de negocios guardan ambos. Es una buena práctica guardar todos los documentos durante al menos seis años después de presentar una declaración de impuestos. Por ley, los dueños deben guardar los registros durante tres años después de una presentación de impuestos.

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Haz que tu negocio tenga un comienzo exitoso

Tomar los pasos adecuados ahora prepara tu negocio para un futuro sólido. Comienza delineando tu plan de negocios y estableciendo un presupuesto. Luego, habla con un asesor para que te ayude a comprender tus responsabilidades fiscales. Desarrollar un proceso financiero robusto asegura que tengas las herramientas para sostener el crecimiento del negocio.

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