Si quieres entender cómo le va a tu pequeña empresa, necesitas estar al tanto de tus transacciones financieras. Desde asegurarte de que las declaraciones de impuestos se presenten correctamente hasta pronosticar el flujo de caja con precisión, hay muchas razones para mantener prácticas saludables de teneduría de libros y contabilidad para tu pequeña empresa.

Aunque la teneduría de libros y la contabilidad puedan parecer similares, existen algunas diferencias clave. La teneduría de libros es el proceso de registrar transacciones financieras, y la contabilidad es el análisis de esas transacciones.

En este artículo, detallaremos las diferencias y similitudes entre la contabilidad y la teneduría de libros, los costos asociados con la subcontratación de cada función y las razones para considerar contratar a un profesional financiero para tu pequeña empresa.

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¿Qué es la teneduría de libros?

La teneduría de libros es una serie de tareas diarias diseñadas para organizar, registrar y rastrear los detalles financieros de tu negocio. En otras palabras, es registrar correctamente la cifra, la fecha y la categoría comercial de cada compra, recibo, venta y pago.

Una encuesta realizada a propietarios de pequeñas empresas en 2023 mostró que el 64% de los negocios lo hacen ellos mismos utilizando software de contabilidad basado en la nube.

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¿Cuáles son las funciones de la teneduría de libros?

Las funciones de la teneduría de libros incluyen revisar y registrar:

• Transacciones diarias
• Estados de cuenta bancarios
• Cuentas por cobrar y por pagar
• Estados de resultados
• Balances generales

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¿Qué hace un tenedor de libros?

Piensa en la teneduría de libros como el primer paso en el proceso contable integral, preparando las cuentas de tu negocio para tareas más complejas. Un tenedor de libros debe detectar errores pequeños u ocultos porque incluso los más mínimos pueden afectar tu negocio.

Por ejemplo, si un tenedor de libros no paga las facturas correctamente, no maneja la nómina con precisión o no verifica los gastos, entonces todas las demás tareas contables pueden ser más difíciles de ejecutar.

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¿Qué credenciales necesitan?

A diferencia de los contadores, los tenedores de libros no están obligados a tener una licenciatura. Pueden tomar algunas clases relacionadas con finanzas a nivel universitario, pero incluso esto no es un requisito. El American Institute of Professional Bookkeepers ofrece una designación de Certified Bookkeeper, que puede diferenciar a los tenedores de libros profesionales de los demás.

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¿Cuánto cobra un tenedor de libros?

La tarifa promedio por hora para un tenedor de libros es de $37, pero esto puede variar dependiendo de dónde vivas y de la experiencia que tenga la persona. Los tenedores de libros virtuales se están convirtiendo en una solución cada vez más popular si buscas ahorrar.

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¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad no es solo el registro sistemático de datos financieros, sino también el análisis, la interpretación y la presentación de estos datos.

En general, la contabilidad requiere más lógica y habilidades de resolución de problemas que la teneduría de libros. Se basa en la teneduría de libros para organizar y asegurar la precisión de tus registros financieros, pero luego va un paso más allá para sacar conclusiones sobre las finanzas de tu negocio.

Aunque solo el 30% de las pequeñas empresas encuestadas reportaron trabajar con un contador, quienes lo hacen citan a los contadores como sus asesores más importantes.

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¿Cuáles son las funciones de la contabilidad?

Las funciones de la contabilidad incluyen:

• Optimizar las declaraciones de impuestos comerciales
• Encontrar nuevas deducciones fiscales
• Preparar y presentar impuestos
• Reconocer problemas
• Mantener el flujo de caja
• Identificar áreas de crecimiento

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¿Qué hace un contador?

Los contadores suelen tener conocimientos especializados que les ayudan a ver el 'panorama general' de las finanzas de tu negocio y a hacer recomendaciones.

Los contadores están calificados para crear estados financieros tanto para empleados como para inversores. También pueden crear presupuestos, ayudar a los dueños de negocios a planificar con anticipación y brindar asesoramiento fiscal específico.

La fortaleza de un contador es reconocer un problema, como la desaparición de inventario o un cliente que se retrasa constantemente en los pagos, antes de que afecte al negocio.

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¿Qué credenciales necesitan?

Los contadores necesitan tener una licenciatura, pero también pueden tener una maestría. Muchos contadores fiscales también tienen una licencia de Certified Public Accountant (CPA). Un Enrolled Agent (EA) es un tipo especializado de contador que puede abogar en nombre de tu negocio cuando tienes problemas con el IRS.

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¿Cuánto cobra un contador?

La tarifa horaria típica para un contador es de entre $150 y $400. Para una pequeña empresa, podría tener sentido mantener un contador con un contrato de iguala o simplemente contratarlo estratégicamente durante el año. Por ejemplo, algunos dueños de negocios solo contratan contadores para presentar sus declaraciones de impuestos. Esto puede costar entre $300 y $1,500, dependiendo de la estructura de tu negocio y el nivel de complejidad.

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¿Cuáles son las diferencias entre contabilidad y teneduría de libros?

La principal diferencia entre la teneduría de libros y la contabilidad es que la teneduría de libros es principalmente una tarea administrativa, y la contabilidad requiere lógica y resolución de problemas. A continuación, resumimos las diferencias adicionales entre contadores y tenedores de libros.

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Diferencia en el alcance

• Se espera que los tenedores de libros mantengan un registro financiero diario saludable para el negocio.
• Se espera que los contadores analicen el registro financiero del negocio e identifiquen problemas y oportunidades para que el negocio mejore su rendimiento.

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Diferencia en el nivel de habilidad requerido

• Los tenedores de libros no están obligados a tener una licenciatura. Deben ser detallistas, organizados y meticulosos.
• Los contadores están obligados a tener una licenciatura. Deben tener sólidas habilidades de lógica y resolución de problemas. Se les exige conocer la legislación fiscal e, idealmente, deberían poder utilizar software de teneduría de libros.
• Aunque un contador puede ser un tenedor de libros, un tenedor de libros no puede ser un contador a menos que tenga la certificación adecuada.

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Diferencia en el rol y las responsabilidades

• La teneduría de libros es un rol administrativo diario. Es el primer paso en el proceso contable integral, preparando las cuentas de tu negocio para tareas más complejas.
• La contabilidad puede ser una tarea periódica (semanal, mensual o trimestral). Es una mirada subjetiva y sistemática a tus datos que puede evaluar la fortaleza general de tu negocio.

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Similitudes entre contabilidad y teneduría de libros

Existen algunas similitudes entre contadores y tenedores de libros, como:

• Ambos analizan datos financieros
• Ambos necesitan al menos conocimientos básicos de finanzas y contabilidad
• Algunos tenedores de libros pueden manejar ciertas tareas contables para pequeñas empresas

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Cuándo contratar a un profesional financiero

Muchos dueños de negocios deciden contratar ayuda de teneduría de libros o contabilidad cuando las finanzas de su negocio se han vuelto más complicadas de manejar solos.

Aunque te costará contratar a alguien más para que gestione tus libros o presente tus impuestos, también podrías descubrir más ahorros al usar un profesional. Un contador capacitado puede ayudarte a aprovechar deducciones que no conocías. Un tenedor de libros profesional puede ayudarte a encontrar más tiempo para ocuparte de otras tareas del negocio.

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¿Puedo llevar mi propia teneduría de libros?

Si estás dispuesto a asumir la responsabilidad, ¡puedes llevar tu propia teneduría de libros! Tener experiencia en contabilidad es útil, pero no necesario.

Necesitarás hacer de la teneduría de libros una parte regular de tu horario. Puedes llevar tu teneduría de libros en Excel, usar software de teneduría de libros para negocios y/o emplear un servicio de teneduría de libros.

Los datos que recopiles pueden ayudarte a decidir si ajustar el presupuesto de tu negocio, reevaluar cómo asignas el flujo de caja y más.

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¿Puedo llevar mi propia contabilidad?

Aunque los propietarios únicos y los dueños de pequeñas empresas pueden realizar sus propias tareas contables, contratar a un contador profesional, como un CPA, es generalmente mejor para las pequeñas empresas con una estructura organizacional más compleja. Los CPAs están capacitados en las últimas leyes y regulaciones fiscales, que pueden ser demasiado complejas para que un dueño de negocio las implemente por su cuenta.

Los Certified Public Accountants pueden analizar cómo está estructurado tu negocio y aconsejarte sobre la mejor manera de configurarlo. Por ejemplo, si actualmente eres un propietario único a quien le convendría más reestructurarse como una S-Corp, tu CPA puede explicarte por qué podría valer la pena el papeleo adicional y los posibles gastos.

Subcontratar la contabilidad también puede liberar tu tiempo para que te concentres en otros aspectos de la gestión de tu negocio. Además, recibirás valiosos conocimientos y asesoramiento financiero de profesionales experimentados para lograr el crecimiento y la estabilidad del negocio a largo plazo.

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Conclusiones clave

Comprender la distinción entre contabilidad y teneduría de libros es esencial para gestionar las finanzas de tu negocio.

Mientras que la teneduría de libros se centra en los detalles básicos de tus datos financieros, asegurando que tus transacciones se registren con precisión y que tus estados financieros estén actualizados, la contabilidad se centra en el panorama general. Podrías necesitar un contador para ayudarte con la preparación de impuestos, la elaboración de presupuestos y la previsión.

Contratar a un tenedor de libros, un contador o ambos puede valer la pena para asegurar el éxito financiero de tu negocio, dependiendo del tamaño de tu negocio, su crecimiento y tu comodidad trabajando con números.

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