Incluso los dueños de negocios más experimentados lidian con facturas atrasadas y sin pagar. Según una encuesta de 2022, casi la mitad de todas las facturas comerciales en Estados Unidos se atrasan. Como dueño de un negocio, tu trabajo es recuperar la mayor cantidad posible de esas facturas impagas para mantener tu negocio en funcionamiento.

Eso significa enviar una carta ocasional para recordar a los clientes sobre los pagos de facturas. Probablemente no sea tu parte favorita de hacer negocios, pero aquí te explicamos cómo hacerlo lo menos doloroso posible.

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Preparación

Cuando te enteres de una factura impaga, tu primer paso es asegurarte de que todo esté correcto y completo de tu parte.

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Verifica los términos de pago y la fecha de vencimiento de la factura

Los errores administrativos ocurren, y es importante detectarlos antes de enviarle un mensaje a un cliente. No quieres que esa persona te considere poco profesional, o peor aún, que se ofenda por tu afirmación de que no ha pagado.

Asegúrate de que los términos de pago y la fecha de vencimiento sean los que describiste inicialmente. Verifica que la factura esté vencida y que el pago no se haya realizado.

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Revisa los registros para asegurar la exactitud de la factura

También es importante hacer coincidir la factura con tus registros de trabajo. Por ejemplo, ¿tu empresa completó el trabajo según lo programado, o hubo un retraso? Este tipo de malentendidos pueden ocurrir en empresas en crecimiento.

De igual manera, asegúrate de que no hubo cambios en el proyecto entre la contratación y la facturación. Si el cliente recibió una factura con información desactualizada, podría retenerla hasta que pueda aclarar las cosas. Por ejemplo, un cliente podría enviar un pedido de dos productos y luego cancelar uno. Si el cliente recibe por error el pedido original de dos productos, necesitaría obtener una versión actualizada de la factura antes de pagar.

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Considera métodos y planes de pago alternativos

Suponiendo que toda tu información es correcta y la factura está vencida, considera por qué podría estar atrasada. Tal vez el cliente está teniendo problemas de flujo de efectivo o no está configurado para usar tu método de pago.

No tienes que saber la respuesta, pero mostrar consideración por tu cliente siempre ayuda. Pregúntales: ¿Qué otros tipos o planes de pago podrían funcionarte?

Además, considera si puedes aceptar un plan de pagos. Muchas empresas están pasando por dificultades en el clima económico actual. Un informe reciente de la National Federation of Independent Business indica que el 28% de los dueños de pequeñas empresas están lidiando con la inflación, y un número decreciente de dueños ve un crecimiento de las ganancias.

Si puedes ofrecer un plan de pagos, podrías ganarte la lealtad a largo plazo de un cliente valioso.

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Cómo solicitar un pago profesionalmente

Piensa en tu correo electrónico de recordatorio como una cortesía profesional para alguien con múltiples tareas pendientes.

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Usa un tono cortés y profesional

Mantener la buena voluntad es crucial, especialmente si esperas retener al cliente. Incluso si no lo haces, proteger tu reputación como profesional respetuoso es vital.

Evita el lenguaje acusatorio o enojado en tu solicitud. Mantente cortés pero firme.

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Verifica que el cliente recibió la factura

Comienza dándole a tu cliente el beneficio de la duda. Pregúntale si recibió la factura original, proporcionando la fecha de envío como ayuda para la memoria. Invítalo a llamarte si tiene alguna pregunta.

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Proporciona el número de factura y el monto adeudado

Incluye estos detalles clave en tu correo electrónico de recordatorio. Hacerlo es una cortesía para el cliente, quien podrá usar los detalles proporcionados para localizar la factura original o crear un recordatorio para su departamento de cuentas por pagar.

Reiterar esta información también te ayuda a rastrear el recordatorio hasta el proyecto original y a mantener un registro.

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Recuerda al destinatario los términos de pago y la fecha de vencimiento

Ahora llegas a la parte importante: el recordatorio claro de que el pago está atrasado. No seas acusatorio, pero enfatiza el acuerdo.

Indica la fecha de vencimiento original y los términos de pago. Si tu acuerdo incluye un cargo por pago atrasado, incluye un recordatorio y un total actualizado según sea necesario. Por ejemplo:

Tu contrato incluye un cargo por pago atrasado de $X para todas las facturas con 30 días o más de vencimiento. Por favor, envía el pago de inmediato para evitar incurrir en este cargo adicional.

o:

Tu contrato incluye un cargo por pago atrasado de $X para facturas vencidas de más de 30 días. Dado que tu pago tiene ahora 45 días de atraso, tu monto adeudado actualizado es [original invoice + fee].

De nuevo, verifica los programas de tarifas para asegurarte de proporcionar los detalles correctos.

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Ofrece proporcionar información adicional o aclaración, si es necesario

Mantén la conversación activa ofreciéndote a responder cualquier pregunta. La aclaración a menudo acelera las cosas, especialmente si tu factura se atascó en un proceso de aprobación.

Invitar a hacer preguntas también enfatiza la buena voluntad y el beneficio de la duda. Demuestra que asumes un error honesto y no el deseo de evadir responsabilidades. A la larga, este enfoque te ayuda a mantener relaciones positivas.

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Proporciona una llamada a la acción clara

Finaliza tu mensaje pidiéndole cortésmente al cliente el pago inmediato. Incluye información útil, como un enlace a tu plataforma de pago en línea o una dirección postal para un cheque físico.

Si puedes ofrecer planes o métodos de pago alternativos, menciónalo aquí. Considera mencionar las opciones de pago incluso si crees que el cliente ya las conoce. Es posible que lo hayan olvidado o no se hayan dado cuenta de que aceptas múltiples tipos de pago.

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Ejemplo de correo electrónico de solicitud de pago

Usa esta plantilla para personalizar tu carta de pago de factura. Está diseñada como un correo electrónico, pero puedes usarla para una carta enviada por correo tradicional si lo prefieres.

Estimado Sr. Jones,

Espero que este correo electrónico lo encuentre bien. Me comunico para confirmar que recibió la Factura #XXX con fecha [Day, Month, Date, Year], por el monto de $XXX. Entiendo que su equipo está ocupado y quiero asegurarme de que este pago no se pase por alto.

Según mis registros, el pago está actualmente atrasado por X días. Nuestro contrato estipula un cargo por pago atrasado de $X para todos los saldos con más de 30 días de vencimiento. Este cargo adicional eleva su saldo actual a $XXX.

Quiero que sepa que valoro nuestra relación de trabajo y estoy aquí para responder cualquier pregunta que pueda tener. Puede contactarme por correo electrónico o llamando al XXX-XXX-XXXX de 9 a.m. a 5 p.m., de lunes a viernes.

Por favor, envíe el saldo total adeudado lo antes posible. Aceptamos cheques, transferencias electrónicas de fondos y PayPal. Se prefieren los cheques.

Ofrecemos planes de pago para clientes que experimentan dificultades financieras. Avíseme si le interesa discutir esta opción.

Gracias,

[Tu Nombre]

[Tu Información de Contacto]

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¿Qué pasa si no recibes respuesta?

Incluso el mensaje mejor redactado puede caer en oídos sordos. Pero no des por perdida esa factura vencida. Sigue estos pasos.

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Espera un tiempo razonable para una respuesta

Los tiempos de respuesta para los recordatorios de pago varían drásticamente. Tu cliente puede recibir tu recordatorio y enviar instantáneamente un pago por PayPal, pero no te asustes si eso no sucede. Es posible que necesite enviar tu recordatorio a alguien a cargo de emitir pagos.

Permite una semana para que el cliente reciba y actúe sobre tu mensaje. Si no ha respondido para entonces, es razonable hacer un seguimiento.

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Pausa el trabajo existente

Si tu cliente ha omitido enviar un pago acordado y no ha respondido a los recordatorios, ha incumplido su contrato contigo. Es justo pausar cualquier trabajo en curso hasta que haya puesto su cuenta al día.

Notifica al cliente que has tomado esta medida. Mantente profesional y evita el lenguaje amenazante o agresivo, pero sé claro. Por ejemplo:

Estimado Sr. Jones,

Espero que este correo electrónico lo encuentre bien. Como mencioné en mi correo electrónico anterior, estamos esperando su pago de $XXX por la Factura #XXX.

Necesitaremos pausar el trabajo en su proyecto actual hasta que haya enviado el pago. Por favor, envíe el monto total indicado anteriormente mediante cheque, transferencia electrónica de fondos o PayPal. Se prefieren los cheques.

Si tiene preguntas, por favor contácteme por correo electrónico o llámeme al XXX-XXX-XXXX entre las 9 a.m. y las 5 p.m., de lunes a viernes.

Gracias,

[Tu Nombre]

[Tu Información de Contacto]

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Al igual que con otros recordatorios de pago, enumera las formas de pago que aceptas y proporciona un enlace para pagos electrónicos, si es relevante.

Finaliza tranquilizando al cliente de que reanudarás el trabajo en el proyecto tan pronto como recibas el pago.

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Sé amable pero firme en las comunicaciones posteriores

Aunque tener que enviar múltiples recordatorios es frustrante, mantén un tono profesional. Ten cuidado de no sonar enojado o amenazante, pero sé decisivo.

Evita frases como "Sería genial si..." o "Si está bien", incluso si tienes una relación informal con el cliente. Tus palabras y tono deben establecer el pago completo como una expectativa, no como una solicitud.

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Hazles una llamada

Si no puedes obtener una respuesta por correo electrónico, tu siguiente paso es levantar el teléfono. Puedes intentar enviar un mensaje de texto si ya lo has hecho con este cliente, pero una llamada es más inmediata y difícil de evadir.

Ten la factura a mano antes de llamar para tener toda la información relevante al alcance. Si es posible, ten el expediente del cliente a mano para consultar otra información sobre la cuenta, como pagos anteriores o historial de trabajo.

Al igual que en tu correo electrónico, sé cortés y ve directo al grano. Por ejemplo:

Hola, Jennifer. Soy Nicholas de XYZ Services. Llamo por la factura que le enviamos el [date] para el Proyecto XXX. ¿Podría decirme si la recibió?

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Si dicen que no, prepárese para enviar por correo electrónico una copia de la factura y pedir confirmación verbal de que la recibieron. Una vez recibida, pregunte cuándo puede esperar el pago y cómo prefiere pagar el cliente.

Si la llamada va al buzón de voz, deje todos los detalles relevantes en el mensaje. Pídale al cliente que le devuelva la llamada o le envíe un correo electrónico para informarle cuándo llegará el pago. Dígale que hará un seguimiento en uno o dos días si no ha recibido respuesta.

Durante toda la llamada o el mensaje, mantenga un tono amable pero firme. No quiere que el cliente se sienta atacado, pero necesita que lo respete como profesional.

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Considera servicios legales o de cobranza

Si has realizado múltiples intentos para cobrar un pago, es posible que necesites la ayuda de un abogado o un servicio de cobranza.

La Collection Bureau of America recomienda esperar al menos 90 días antes de tomar esta medida. Puedes seguir enviando recordatorios —una vez a la semana no es demasiado frecuente—, pero evita buscar ayuda de terceros durante unos tres meses.

Si ha pasado tanto tiempo, habla con un abogado o una agencia de cobranza. Un abogado es tu mejor opción si tu cliente te debe más de $5,000. Los abogados también son útiles cuando se trata de una gran corporación o una situación legal compleja.

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Cómo evitar pagos atrasados

Los pagos atrasados requieren tiempo para ser cobrados. Ahórrate el problema estableciendo expectativas claras desde el principio e instituyendo un sistema de pago confiable.

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Ten un contrato claro

La mejor manera de evitar la falta de pago es tener un acuerdo escrito al que recurrir. Si el cliente discute tus tarifas o afirma que nunca acordó una fecha de pago específica, tienes un registro como prueba.

Cada vez que incorpores un nuevo cliente —o inicies un nuevo proyecto, dependiendo de cómo funcione tu sistema de contratos—, haz que firme un documento que incluya lo siguiente:

• Tu tarifa
• Detalles sobre tu sistema de facturación, como la frecuencia de las facturas y las fechas de vencimiento de pago
• Cargos por pago atrasado
• Consecuencias de la falta de pago

Mantén los contratos fácilmente accesibles para que puedas consultarlos si necesitas cobrar un pago.

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Obtén un depósito por adelantado

Las personas valoran lo que han pagado. Por eso, muchos freelancers y solopreneurs piden depósitos por adelantado, especialmente en proyectos grandes y para clientes nuevos.

Un depósito es la inversión de buena fe de tu cliente en el proyecto. Confirma su compromiso de pagar por el trabajo y, al mismo tiempo, sirve como una reserva de facto de tu tiempo.

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Acepta una variedad de métodos de pago

Cuantos más tipos de pago aceptes, más fácil será para los clientes pagarte. Si tienes clientes que tienen dificultades para pagar a tiempo, pregúntales si un método de pago en particular les facilitaría las cosas y agrégalo a tu lista de pagos aceptados si es posible. Es probable que otros clientes también aprecien la adición.

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Ten una línea de comunicación clara

La comunicación abierta con los clientes evita todo tipo de problemas. Si ya estás en una conversación continua con ellos, es más fácil contactarlos y preguntar sobre una factura reciente.

Intenta tener una conversación continua y al menos dos comunicaciones mensuales con cada cliente. Slack y los mensajes de texto son particularmente efectivos para normalizar los momentos regulares de contacto.

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Conclusiones

El profesionalismo y la persistencia son las claves para obtener el pago que se te debe. Presenta toda la información crítica y documenta todo para que el cliente solo tenga que pagarte. Lo más importante es tener un proceso de facturación regular y familiar, lo que facilita el pago al cliente y evita que tengas que perseguir los pagos.

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