Dirigir un negocio ya es bastante difícil sin la presión adicional de presentar impuestos. En un mundo ideal, estarías pensando en la preparación de impuestos en todo momento, manteniendo los documentos y registros organizados para aliviar la carga cuando llegue la temporada de impuestos. De hecho, practicar una buena «higiene financiera» durante todo el año elimina algunos de los dolores de cabeza de la declaración de impuestos comerciales.

Hemos elaborado esta guía para ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a preparar sus impuestos. Por supuesto, siempre es aconsejable consultar con tu contador o profesional de impuestos si tienes alguna pregunta relacionada con la preparación, presentación y pago de impuestos.

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Conoce qué declaración de impuestos comerciales presentar

Elegir el formulario correcto para presentar tus impuestos depende de cómo configuraste originalmente tu negocio desde un punto de vista legal.

Los siguientes son los formularios respectivos del IRS:

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Recopilación de los documentos necesarios

Si bien la lista completa de documentos variará según la estructura de tu negocio, a continuación, se presenta una lista de verificación básica de los documentos, recibos, archivos e información que necesitas para comprender completamente lo que debes y presentar tus impuestos correctamente.

Fuentes de ingresos

Las fuentes de ingresos incluyen los ingresos de tus operaciones comerciales y cualquier ingreso por inversiones o secundario.

• Ingresos brutos por la venta de productos o la prestación de servicios
• Registros de ventas, incluso cuando el cliente aún no ha pagado el monto total. (Esto es para aquellas entidades que presentan impuestos sobre una base de devengo; dichos registros se consideran tus Cuentas por Cobrar.)
• Devoluciones, bonificaciones y reembolsos
• Intereses de cuentas de cheques/ahorro comerciales (1099-INT o estado de cuenta)
• Otros ingresos, como ingresos por alquiler, regalías, comisiones o créditos fiscales federales/estatales por energía limpia.

A partir de 2022, si recibes $600 o más anualmente por bienes y servicios utilizando una plataforma de pago peer-to-peer (P2P), es posible que recibas un formulario 1099-K y debas declarar esos ingresos comerciales en tus impuestos. (Aún debes declarar ingresos de plataformas P2P incluso si estás por debajo del límite de $600, pero no recibirás un formulario 1099-K.)

Costo de los bienes vendidos

Si produces, compras o vendes mercancía para tu negocio, deberás considerar tu inventario al principio y al final del año.

• El monto total en dólares del inventario inicial
• Compras realizadas para reponer el inventario
• El monto total en dólares del inventario final
• Artículos retirados para fines personales
• Materiales y suministros necesarios para adquirir, enviar, transferir, almacenar o mantener el inventario

Gastos

Una amplia gama de costos puede clasificarse como gastos comerciales aplicables. Guarda recibos y registros meticulosos para no perderte ninguno de estos, ya que pueden contar para deducciones parciales o totales.

• Gastos de publicidad o marketing
• Teléfonos, incluyendo líneas fijas y móviles relacionados con el negocio, incluyendo conectividad y servicio (generalmente planes mensuales)
• Equipo comercial, incluyendo hardware de computadora, impresoras, cajas registradoras y escáneres
• Suministros de oficina
• Gastos de transporte y viaje relacionados con el negocio, incluyendo kilometraje, estacionamiento, peajes, pasajes aéreos, servicios de taxi/transporte compartido y alojamiento, junto con gastos incidentales relacionados con el viaje, como comidas
• Mano de obra
• Comisiones y tarifas pagadas a empleados, contratistas o terceros
• Gastos de mano de obra contratada
• Salarios pagados a empleados
• Beneficios pagados a empleados, incluyendo primas de seguro médico y contribuciones a planes de jubilación
• Depreciación de activos (Esto generalmente se relaciona con equipos pesados o accesorios necesarios para el negocio que no se compran y reemplazan regularmente. Algunos equipos informáticos también pueden entrar en esta categoría.)
• Costo y primera fecha de adquisición de activos comerciales
• Precio de venta y fecha de disposición de cualquier activo vendido
• Documentación de la depreciación del año anterior
• Activos intangibles, incluyendo patentes o derechos de autor poseídos, y su amortización
• Seguro comercial
• Gastos por intereses
• Intereses hipotecarios sobre cualquier bien inmueble propiedad del negocio
• Intereses sobre préstamos comerciales
• Gastos e intereses de inversión
• Honorarios profesionales, incluyendo los de servicios legales y contables; las tarifas de informes anuales pagadas a la Division of Corporations de tu estado también entran en esta categoría
• Gastos de alquiler/arrendamiento comercial
• Gastos de reparaciones y mantenimiento
• Gastos de oficina en casa, incluyendo intereses hipotecarios, alquiler pagado, seguro y servicios públicos (Si la casa se usa para el negocio, hay deducciones basadas en la porción de los metros cuadrados de la casa dedicada al negocio)

Información del empleado

También querrás asegurarte de haber completado y presentado todos los documentos relacionados con los empleados, incluyendo:

• Form 1099-NEC y Form 1096, para reportar ingresos de no empleados
• Form W-2 y Form W-3, para reportar ingresos de empleados
• Forms 940 y 941, para reportar retenciones de impuestos de desempleo, Social Security y Medicare

Estados financieros

También es una buena idea recopilar cualquier estado financiero generado por el negocio, ya que los impuestos son partidas en estos. Estos documentos incluyen tu:

• Balance general
• Estado de ganancias y pérdidas
• Estado de flujo de efectivo

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Determinación de deducciones y créditos fiscales

Las deducciones son una forma en que las empresas pueden reducir su carga fiscal. El IRS permite a las empresas reclamar gastos como deducciones si pueden demostrar que son necesarios para operar y generar ingresos.

Las deducciones que se enumeran a continuación pueden ser reclamadas por propietarios únicos, así como por C-corps y S-corps, sociedades y LLCs, aunque puede haber diferentes reglas para cada una. Consulta con un profesional de impuestos para determinar qué puedes reclamar exactamente.

• ‍Costos de inicio y organización Los costos de inicio de un negocio son vistos como un gasto de capital por el IRS, ya que son una inversión en tu negocio, aunque el negocio aún no haya gastado oficialmente el dinero; en cambio, los fondos simplemente se transforman en un activo. Las deducciones por gastos de capital suelen ocurrir a lo largo de varios años. Esto se conoce como amortización y ayuda a las empresas a evaluar con precisión la rentabilidad año tras año. Para obtener más información, consulta los capítulos siete y ocho de la IRS Publication 535, que cubre los gastos comerciales.‍
• Inventario: Algunas empresas basadas en inventario fabricarán productos o los comprarán para su reventa. Estas empresas pueden deducir el costo de su stock o de los bienes que venden. Como se mencionó anteriormente, debes valorar el inventario al principio y al final de cada año fiscal para determinar tu costo de los bienes vendidos. Los gastos relacionados con el inventario más allá del costo de los productos o materias primas incluyen el envío, el almacenamiento y los gastos generales de fábrica. ‍
• Alquiler de propiedad comercial: Si alquilas tu espacio comercial, puedes deducir tus pagos de arrendamiento o alquiler de los impuestos. Si diriges tu negocio desde tu casa, puedes determinar qué parte de los gastos de tu hogar son deducibles; generalmente se basa en los metros cuadrados de tu casa dedicados a tu negocio. Puedes obtener más información a través de la IRS Publication 587.‍
• Servicios públicos: Cualquier servicio público que utilices para tu negocio es totalmente deducible. Esto incluye agua, electricidad, recolección de basura y servicio de Internet/teléfono. ‍
• Seguro: La mayoría de las empresas contratarán algún tipo de seguro comercial, la mayor parte del cual es deducible. Ejemplos de pólizas de seguro deducibles incluyen seguro de propiedad, cobertura de responsabilidad civil, seguro de mala praxis, compensación para trabajadores, seguro de automóvil y seguro de interrupción de negocio. El seguro de salud y de vida para empleados también puede ser deducible.
• ‍Gastos de automóvil: Las empresas de entrega y distribución pueden deducir todos los gastos relacionados con sus flotas, incluyendo combustible, estacionamiento, peajes, mantenimiento, seguro y similares. Sin embargo, el IRS permite algunas deducciones si un vehículo personal se utiliza para fines comerciales. La tarifa estándar de millaje del IRS es actualmente de $0.58 por milla, y debes dividir y demostrar tus gastos basándote en el millaje real. Para obtener más información, consulta la Publication 463 sobre gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóviles.‍
• Gastos de viaje: Relacionados con los gastos de automóvil están todos los costos de viaje asociados con la realización de negocios. Los gastos de viaje deducibles incluyen pasajes aéreos (y tarifas asociadas, como equipaje y seguro de viaje), peajes, servicios de taxi/transporte compartido y alojamiento.
• ‍Pagos y depreciación de equipos o maquinaria comercial: Si alquilas equipos o maquinaria para tu negocio, puedes deducir completamente estos gastos. Esto incluye desde impresoras y escáneres hasta equipos de fabricación y vehículos de reparto. También puedes reclamar la depreciación de equipos y maquinaria. Sin embargo, estos costos deben deducirse a lo largo de varios años. Para hacerlo, debes reclamar una deducción de la Sección 179.‍
• Suministros, equipos y muebles de oficina: Cualquier equipo relacionado con la oficina, incluyendo suministros, computadoras e incluso muebles, son gastos que pueden deducirse. ‍
• Software: El software comercial, incluyendo cualquier software SaaS basado en suscripción —incluyendo TurboTax o cualquier software de preparación de impuestos— puede deducirse. Algunos de estos se renuevan automáticamente, por lo que es importante mantener registros de cuántas licencias (es decir, número de suscripciones) has pagado. Este tipo de gastos se pueden reclamar bajo “Other Common Business Expenses > Other Miscellaneous Expenses” en el formulario de impuestos Schedule C.‍
• Publicidad y marketing: Cualquier gasto relacionado con la publicidad o el marketing de tu negocio puede deducirse. Todos los gastos relacionados con tu sitio web, incluyendo el alojamiento, diseño y desarrollo, también son deducibles.
• ‍Comidas de negocios y entretenimiento: Las comidas y el entretenimiento utilizados para agasajar clientes o generar nuevos negocios pueden deducirse, pero no de manera uniforme. La mayoría de los costos de las comidas solo son deducibles hasta el 50%, pero ciertos tipos de comidas, como el catering proporcionado para una fiesta de oficina, son 100% deducibles.
• ‍Intereses de préstamos: Si tienes un préstamo para pequeñas empresas, los pagos de intereses suelen ser totalmente deducibles de impuestos siempre que el préstamo se utilice para cubrir gastos comerciales. Para reclamar esta deducción, el propietario del negocio debe ser legalmente responsable de la deuda, y el préstamo debe ser a través de un prestamista tradicional (no con un amigo o familiar).‍
• Deuda incobrable: Como otra deducción relacionada con préstamos, cualquier dinero que hayas prestado a alguien en tu negocio sin recuperarlo puede reclamarse como “deuda incobrable”. Según el IRS, esta deuda “sin valor” puede reclamarse siempre que puedas probar que estaba relacionada con tu negocio. Las deudas comerciales incobrables incluyen préstamos a clientes, proveedores, distribuidores y empleados o ventas a crédito a clientes.
• ‍Impuestos: Curiosamente, los impuestos que incurres simplemente por dirigir tu negocio son deducibles. Estos impuestos pueden ser federales, estatales y locales sobre la renta, bienes raíces o impuestos sobre las ventas. Tus impuestos relacionados con el empleador, como la parte del empleador de los impuestos de desempleo, también son totalmente deducibles.‍
• Salarios y beneficios de empleados: Generalmente, los salarios que pagas a tus empleados, incluyendo bonificaciones y comisiones, son totalmente deducibles. Sin embargo, esta deducción no se aplica a propietarios únicos, socios y miembros de LLC porque estas personas no se consideran empleados. También puedes deducir ciertos programas de beneficios para empleados, como asistencia educativa, asistencia para el cuidado de dependientes, asistencia para la adopción de seguros de vida o cuentas de planes de jubilación calificados.
• ‍Mano de obra contratada: Así como los salarios de los empleados son deducibles de impuestos, también lo son los costos asociados con la contratación de mano de obra. Debes emitir el formulario MISC-1099 a cualquier trabajador contratado que reciba $600 o más de ti en un año fiscal determinado.‍
• Honorarios legales y profesionales: Los honorarios pagados a profesionales externos por la prestación de servicios profesionales son deducibles de impuestos, siempre y cuando sean “gastos ordinarios y necesarios directamente relacionados con la operación de tu negocio”. Esto incluye honorarios legales, así como honorarios pagados a contadores y profesionales de impuestos por servicios de preparación de impuestos. Además, cualquier tarifa anual pagada a la Division of Corporations de tu estado o a un representante externo también es deducible.

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Presentación de impuestos comerciales

Algunos propietarios de pequeñas empresas pueden presentar sus impuestos por sí mismos utilizando software de preparación de impuestos con una conexión directa al sitio web del IRS para la presentación electrónica. Esta opción tiene sentido para emprendedores individuales sin empleados, costo de bienes vendidos o activos que se deprecian.

Para empresas más grandes que involucran empleados, inventario o ubicaciones físicas, es mejor consultar con un profesional de impuestos, ya que múltiples documentos y requisitos de presentación pueden ser demasiado complejos y abrumadores para un propietario de negocio individual.

El 15 de marzo de 2023 es la fecha límite para la presentación de declaraciones de impuestos corporativos (Forms 1120, 1120-A y 1120-S) para el año fiscal 2022. (Ten en cuenta que esta no es la fecha límite para el pago de impuestos adeudados al IRS.)

Esta fecha también es la fecha límite para solicitar una extensión automática de seis meses para presentar (Form 7004) para las corporaciones que utilizan el año calendario como su año fiscal y para presentar declaraciones de impuestos de sociedades (Form 1065) o para solicitar una extensión automática de seis meses para presentar (Form 7004).

Aquí hay otras fechas límite importantes relacionadas con el pago real de los impuestos de 2022:

• 17 de enero de 2023: Fecha límite para pagar el pago de impuestos estimados del primer trimestre para el año fiscal 2022.
• 15 de junio de 2023: Fecha límite para los pagos de impuestos estimados del segundo trimestre para el año fiscal 2022.
• 15 de septiembre de 2023: Fecha límite para los pagos de impuestos estimados del tercer trimestre para el año fiscal 2022.
• 15 de diciembre de 2023: Fecha límite para los pagos de impuestos estimados del cuarto trimestre para el año fiscal 2022.

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Mejores prácticas para prepararte para la temporada de impuestos

Para mantenerte organizado y reducir cualquier estrés relacionado con los impuestos, hay varias mejores prácticas que los propietarios de pequeñas empresas pueden implementar.

Contrata a un contador para que trabaje contigo durante todo el año

En lugar de contratar a un contador para que prepare y presente tus impuestos solo durante la temporada de impuestos, es una buena idea que un contador trabaje contigo y con tu tenedor de libros durante todo el año. Un contador puede ayudarte a rastrear ingresos y gastos y asegurarse de que estés reuniendo y manteniendo los documentos correctos. Los contadores pueden detectar y abordar problemas de flujo de efectivo y trabajar contigo para monitorear la salud de tu negocio. Tú y tu tenedor de libros deben usar software de contabilidad, y tu contador puede ayudarte a usarlo correctamente para generar los documentos necesarios en el momento de los impuestos.

Mantén registros meticulosos

Además de tener un contador disponible cuando sea necesario, las mejores prácticas para la preparación de impuestos incluyen mantener registros exhaustivos y precisos durante todo el año. Sin una contabilidad adecuada, podrías estar dejando deducciones sobre la mesa y encontrarte con una mayor responsabilidad fiscal. Peor aún, si la documentación no es clara o es inconsistente, podrías ponerte a ti y a tu negocio en riesgo de una auditoría.

Separa los gastos comerciales de los personales

Muchos propietarios de pequeñas empresas, especialmente los emprendedores individuales, mezclan gastos y cuentas, ya que son los principales que financian el negocio y aceptan pagos de los clientes. Como otra mejor práctica, y no solo por el bien de la declaración de impuestos, crea cuentas separadas para tus gastos comerciales y personales. (Novo ofrece cuentas de cheques comerciales gratuitas – solicita hoy mismo.)

Establece tu entidad comercial correctamente

No clasificar correctamente tu entidad comercial podría resultar en un pago excesivo innecesario de impuestos. Al clasificar tu negocio, se deben considerar varios factores, como si planeas incluir socios comerciales, aceptar inversiones de externos o contratar empleados, o qué tan alineadas quieres tus finanzas personales y comerciales.

Las cinco estructuras comerciales más comunes son:

• Propietarios únicos. Los contratistas, freelancers y negocios no incorporados suelen utilizar esta estructura comercial. Como propietario único, eres responsable de declarar impuestos al IRS en tus declaraciones de impuestos personales.
• Sociedades. Una sociedad tiene la misma estructura legal que un propietario único, pero permite dos o más propietarios. En lugar de pagar impuestos sobre la renta, una sociedad debe presentar una declaración informativa anual. Cada socio también debe reportar su parte de los ingresos y pérdidas del negocio en su declaración de impuestos personal.
• C-Corporations. El IRS reconoce una C-Corporation como una entidad fiscal separada para fines de impuestos federales sobre la renta. Las ganancias se distribuyen entre los accionistas, y también pueden aplicarse deducciones fiscales especiales.
• S-Corporations. Una S-Corporation protege a múltiples propietarios de la responsabilidad y permite a los accionistas reportar ingresos de paso en sus declaraciones de impuestos personales. Ciertas instituciones, como las compañías financieras, no son elegibles para el estatus de S Corporation.
• Sociedades de Responsabilidad Limitada (LLCs). El IRS trata una LLC como una corporación, sociedad o entidad ignorada (es decir, parte de la declaración de impuestos del propietario de la LLC) dependiendo de las elecciones realizadas y el número de miembros que tenga. Dado que las regulaciones de las LLC varían según el estado, asegúrate de consultar el sitio web del Secretary of State u otro portal comercial en el estado donde formaste tu LLC.

Consulta con un abogado y un contador al inicio para determinar cómo debe clasificarse tu negocio, con miras a lo que podrías deber en impuestos. Si te das cuenta de que no configuraste tu negocio correctamente al principio, pregunta al abogado cuáles serían los honorarios para reorganizar y restablecer tu entidad comercial.

Monitorea la nómina

Aunque tengas un software o servicio de nómina separado y mantengas una cuenta de nómina separada en tu banco, una mala gestión de la nómina puede tener un efecto dramático en los impuestos. Esto podría ocurrir, por ejemplo, cuando un servicio de nómina no remite los impuestos de nómina correctamente.

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Preguntas Frecuentes

¿Qué sucede si no cumplo con una fecha límite de impuestos?

Si no presentas una declaración de impuestos y/o no realizas un pago antes de su fecha límite correspondiente, lo más probable es que debas pagar la multa, como un cargo de interés adicional.

Hay dos sanciones potenciales principales:

• Multa por no presentar: Esta multa para las declaraciones 1040 es del 5% del impuesto adeudado por mes, hasta un tope del 25% en total, con tarifas adicionales acumulándose después de 60 días.
• Multa por no pagar: Esta multa es del 0.5% por cada mes, o parte de un mes, hasta un máximo del 25%, del monto del impuesto que permanece impago desde la fecha de vencimiento de la declaración hasta que el impuesto se pague en su totalidad.

¿Vale la pena contratar a un contador durante todo el año? Estoy empezando y necesito gestionar los gastos.

Los emprendedores experimentados y familiarizados con el IRS y los códigos fiscales de su estado pueden tener sus sistemas internos de teneduría de libros y contabilidad en piloto automático, y quizás no vean la necesidad de un asesoramiento contable regular. Sin embargo, dada la naturaleza cambiante de los códigos fiscales federales y estatales, especialmente en lo que respecta a lo que está permitido para las deducciones, vale la pena la inversión de contratar a un contador para consultar sobre estos temas.

Ten en cuenta que cualquier tarifa que pagues por servicios de contabilidad profesional puede deducirse como un gasto comercial para ese año fiscal, como se mencionó anteriormente.

¿Cómo sé qué considera el IRS un gasto deducible de impuestos?

Según el IRS, casi cualquier gasto comercial que se considere «ordinario, necesario y razonable» calificará como deducción.

No obstante, puede ser un desafío para un propietario de pequeña empresa considerar fácilmente un gasto como ordinario, necesario y razonable. En caso de duda, guarda los recibos y consulta con tu contador. Una vez más, las leyes fiscales cambian, y un gasto que podría no haber sido permitido como deducción un año puede de repente ser permitido al año siguiente.

¿Qué impuestos suelen pagar las pequeñas empresas?

Los impuestos más comunes pagados por las pequeñas empresas incluyen:

• Impuesto sobre la renta. Los impuestos sobre la renta suelen constituir la parte más sustancial de los impuestos adeudados si tu negocio obtuvo ganancias durante el año.
• Impuestos estimados. Los impuestos estimados incluyen el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia y el impuesto mínimo alternativo. Los trabajadores asalariados pueden evitar pagar el impuesto estimado aumentando sus retenciones a través de su empleador.
• Impuestos sobre el empleo (también llamados impuestos de nómina). Estos impuestos incluyen los impuestos de Social Security y Medicare, la retención del impuesto federal sobre la renta y el impuesto federal de desempleo para tus empleados.
• Impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia cubren tus impuestos de Social Security y Medicare si trabajas para ti mismo.
• Impuestos especiales. Los impuestos especiales varían según diversos factores, como el tipo de negocio que operas, el equipo que utilizas o los productos que vendes.

Además, también puedes deber impuestos estatales y locales, impuestos sobre las ventas de ciertos productos o servicios, e impuestos sobre la propiedad de bienes raíces y equipos.

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Palabras finales

La preparación de impuestos para pequeñas empresas puede parecer complicada y abrumadora. Sin embargo, no tiene por qué serlo, si los propietarios de negocios implementan y mantienen procesos estrictos de mantenimiento de registros durante todo el año.

Con las herramientas y los procesos adecuados, incluido el software de contabilidad correcto, los propietarios de negocios pueden mantenerse organizados y tener a mano los documentos necesarios para presentar y pagar los impuestos correspondientes durante todo el año. Por supuesto, los propietarios de negocios deben confiar en la orientación de un profesional de contabilidad o impuestos cuando sea necesario.

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Esta página es solo para fines informativos y no debe considerarse como asesoramiento legal, financiero o contable. Por favor, consulte a su propio profesional si tiene alguna pregunta.

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