Hace unos años, trabajé con una clienta que llevaba cinco años con su negocio, pero no tenía idea si realmente estaba ganando dinero. No era descuidada; de hecho, era increíblemente talentosa y concienzuda. Pero como muchos dueños de negocios, evitaba presupuestar porque le parecía intimidante. Pensaba que las hojas de cálculo eran para gente de finanzas, no para creativos.

Pero aquí está la verdad: presupuestar no es una ciencia secreta, y no se trata de impresionar a contadores o inversionistas. Presupuestar es la mejor herramienta que tienes para entender tu dinero y para cultivar la confianza que necesitas para construir un negocio que realmente apoye tu vida.

No se necesita un título en finanzas.

Empieza con un objetivo en mente

Probablemente has escuchado esta cita: “Si no sabes a dónde vas, cualquier camino te llevará allí”. Es de Lewis Carroll y parece bastante obvia, ¿verdad? Pero te sorprendería cuántos dueños de negocios se saltan este paso crucial.

He trabajado con clientes que dicen querer “crecer”, pero no han definido qué significa realmente el crecimiento para ellos.

Así que mi pregunta es: “¿qué significa el crecimiento para ti?”

¿Quieres escalar? ¿Contratar un equipo? ¿Abrir una segunda ubicación? ¿O simplemente quieres ganar lo suficiente para tomarte los viernes libres y entrenar al equipo de fútbol de tu hijo?

Tu presupuesto debería ayudarte a construir esa visión.

Una vez que tus objetivos estén claros, puedes aplicar ingeniería inversa para determinar qué tipo de ingresos y gastos necesitarás para llegar allí.

Conoce la diferencia entre costos fijos y variables

Esta es la base para entender tu ganancia. No es complicado, pero es fundamental, porque la ganancia está en el centro de tu negocio, y para apreciarla plenamente necesitas una visión clara de lo que sale, por qué y con qué frecuencia.

• Los costos variables están ligados a las ventas (materiales, mano de obra, empaques). Son lo que cuesta operar activamente tu negocio. Son lo que pagas para realizar una venta. Por ejemplo, para que McDonalds venda un Happy Meal, tienen que pagar por el juguete, la hamburguesa, las papas fritas y el empaque. Estos son costos variables.
• Los costos fijos aparecen pase lo que pase (alquiler, seguros, software). No cambian mes a mes y deben cubrirse, incluso en temporada baja.

Rastrea el flujo de caja como si tu negocio dependiera de ello

Mientras que la ganancia está en el centro de tu negocio, el efectivo es lo que lo mantiene vivo.

Puedes ser rentable en papel y aun así tener dificultades para pagar el alquiler. Por eso, rastrear cuándo el dinero realmente llega a tu cuenta (y cuándo sale) importa tanto como cuánto estás ganando.

Aquí es donde las herramientas pueden cambiar las reglas del juego.

La mayoría de mis clientes usan Google Sheets porque es fácil de actualizar y compartir con un contador. Usa lo que te mantenga constante, porque la constancia es la única regla.

Personalmente, yo uso Excel. Algunos de mis clientes usan QuickBooks o Xero. Otros aman Novo, especialmente la función Reserves, que divide automáticamente sus ingresos en categorías, lo cual es especialmente útil si sigues el método Profit First, que dice que debes tomar cada dólar que entra y tratar un porcentaje fijo de él como ganancia antes de pagar los gastos.

Este método te permite predecir mejor tu rentabilidad e identificar problemas con los gastos antes de que se vuelvan críticos. Es un cambio de mentalidad y puede hacer maravillas.

Elige el método de presupuesto que se adapte a ti

No todo el mundo necesita una hoja de cálculo de 10 pestañas. Pero todo el mundo necesita un sistema. Aquí hay cuatro que uso con mis clientes, dependiendo de su modelo de negocio y personalidad:

• Presupuesto Base Cero: Cada dólar que entra se asigna explícitamente a ahorros, servicio de deuda y gastos. Cada mes, lo que entra debería “ponerse a cero” con lo que sale. Todos los dólares están contabilizados.
• Presupuesto Incremental: Un método retrospectivo que revisa tu presupuesto anterior y le hace ajustes incrementales para tener en cuenta los cambios (inflación, aumento del costo de los bienes, necesidades de capital, etc.).
• Presupuesto Basado en Actividades: Construye un presupuesto en torno a actividades específicas que son fundamentales para tu negocio, buscando entenderlas profundamente y ponerles un precio. Si planeas vender 5,000 widgets a $5 cada uno, necesitarás $25,000 en el presupuesto para pagarlos. Puede ser ideal para negocios basados en servicios o trabajos de temporada.
• Presupuesto Flexible: El método más sencillo, es un presupuesto que se ajusta mensualmente, basándose en lo que realmente está sucediendo en tiempo real.

Progreso > Perfección

Muchos dueños de negocios abandonan el presupuesto porque creen que tiene que ser perfecto antes de ser útil. No es así.

El propósito de tu presupuesto es actuar como una hoja de ruta, para llevarte a donde quieres ir. Así que empieza con eso en mente, empieza con tus objetivos, elige un método que se adapte a tu flujo de trabajo y revísalo regularmente. Eso es todo. Mejorarás con el tiempo, como cualquier otra cosa en los negocios.

Y si te sientes estancado o abrumado, estoy aquí para ayudarte. Esto es lo que hago, y realmente me encanta ayudar a los dueños de negocios a manejar sus números para que puedan tomar decisiones seguras e informadas.

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Dan tiene más de 25 años de experiencia ayudando a negocios a mejorar y optimizar sus operaciones. Combina su experiencia en análisis y planificación financiera para resolver problemas y ayudar a los clientes a aumentar la rentabilidad.

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