Construir un negocio requiere mucho trabajo. Como emprendedor, debes tomar una serie de decisiones financieras importantes para asegurar que tu negocio sea saludable y tenga un buen rendimiento.

Para que tu negocio funcione sin problemas, es crucial tener un conocimiento práctico de los activos, pasivos, ingresos, deudas y gastos de tu empresa. La herramienta ideal para eso es un libro mayor, que te permite rastrear esas métricas y proporciona una base para tus informes financieros.

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¿Qué es un libro mayor?

Un libro mayor (GL), también conocido como diario general, es un registro escrito de la vida financiera de una empresa, ya sea un documento físico o digital. Contiene la información necesaria para producir estados financieros sobre una empresa, desde balances hasta estados de resultados, análisis de flujo de efectivo y más.

Su papel en la contabilidad

Un libro mayor sirve como un repositorio central de información contable para que puedas rastrear tu rendimiento financiero y producir informes detallados.

Esto lo convierte en una herramienta esencial para las prácticas contables, revelando información clave sobre las razones de las ganancias o pérdidas.

Datos financieros rastreados en un libro mayor

Los principales datos financieros que un libro mayor rastrea incluyen:

• Ingresos
• Gastos
• Activos
• Pasivos
• Activos netos

Un libro mayor incluye mucha información, pero los sub-libros mayores te ayudan a organizar tus transacciones en subcategorías, como efectivo disponible, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y ventas.

Cuanto más grande sea la empresa, más categorías y cuentas podría contener un libro mayor.

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Beneficios de usar un libro mayor

Un libro mayor permite supervisar la salud financiera de tu empresa, lo que a su vez informa tu toma de decisiones y estrategia. Cualquier decisión importante, grande o pequeña, debe desarrollarse con información clave del libro mayor. Por ejemplo, tu libro mayor puede ayudarte a decidir si tu empresa está lista para un giro crítico, como eliminar una línea de productos. De esa manera, un libro mayor puede convertirse en una especie de asesor de negocios silencioso. Aquí hay algunos beneficios específicos de usar un libro mayor:

Ayuda con la gestión financiera

Al permitirte categorizar y rastrear gastos, un libro mayor hace posible tener una vista tanto granular como general de tus finanzas. Esto no solo facilita la elaboración de informes, sino que también ayuda en la toma de decisiones. Puedes profundizar en los éxitos y deficiencias financieras de tu empresa y elaborar estrategias sobre cómo ajustar el cinturón o dónde invertir más.

Proporciona información financiera precisa

Debido a que un libro mayor se compone de sub-libros mayores, tus datos estarán más organizados y libres de errores. Puedes rastrear las transacciones de los sub-libros mayores de forma diaria, semanal o mensual, lo que te permite monitorear con precisión tu rendimiento financiero.

Apoya los procesos de toma de decisiones de una empresa

En múltiples puntos de la vida de tu negocio, necesitarás tomar decisiones sobre el desarrollo de productos, bienes raíces, gestión de personal y mucho más. Un libro mayor te brinda los datos financieros y la información necesaria para tomar decisiones informadas. Después de categorizar gastos grandes y pequeños y revisar la trayectoria financiera de tu empresa, estarás mejor preparado para impulsar el crecimiento del negocio.

Facilita el cumplimiento de regulaciones e impuestos

Si tu empresa alguna vez es auditada, un libro mayor proporcionará acceso fácil y rápido a información de alto nivel para el cumplimiento, como saldos de estados financieros clave. Al mismo tiempo, te dará a ti y a las autoridades un rastro de migas de pan para cualquier número que necesite ser confirmado, como todas las transacciones anotadas que llevaron a un saldo particular.

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Cómo desarrollar un libro mayor

A continuación, veamos cómo se arma un libro mayor.

Pasos para configurar un libro mayor

Primero, decide si quieres llevar un libro mayor a mano o usar una plantilla basada en software. Si prefieres una solución de software, investiga y averigua cuál se adapta mejor a tu negocio. Podría ser Intuit QuickBooks, NetSuite, FreshBooks u otra solución, dependiendo de la industria en la que te encuentres y las necesidades actuales de tu empresa.

Luego, agrega las cuentas financieras de tu empresa, usando columnas para categorizar los gastos y filas para anotar el costo y el propósito de cada uno.

Luego, configura las cinco categorías principales en el libro mayor, que son:

• Activos: recursos que ofrecen a la empresa un valor tangible o futuro.
• Pasivos: obligaciones, como deudas que debes o deberás, y riesgos asociados.
• Activos netos: activos que tu empresa posee una vez que se contabilizan los pasivos.
• Ingresos: dinero que entra a tu empresa.
• Gastos: costos en los que incurre tu empresa como parte de la actividad comercial.

Recuerda que querrás registrar cada transacción relevante que complete tu empresa. Mantente atento a registrar los gastos regularmente según la cadencia que hayas establecido para tu negocio.

Errores comunes a evitar

Asegúrate de no perder la sincronización con tu libro mayor, incluso durante períodos de alta intensidad para tu negocio.

También querrás estar atento a quién tiene acceso a tu libro mayor; cuantos más cocineros invites a esa cocina, más probable es que los datos puedan ser mal manejados. Típicamente, los gerentes y el equipo de contabilidad tienen acceso principal.

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Conclusiones

Para cualquier negocio, grande o pequeño, un libro mayor puede proporcionar un refugio, un puerto en la tormenta mientras navegas un mar de gastos y equilibras cada costo incurrido contra los ingresos. Un libro mayor te permite rastrear activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos de una manera que se puede resumir a la vista más amplia o desglosar hasta el detalle más pequeño y minucioso. Puede ser útil para guiar tus decisiones y comunicar la salud de tu negocio al personal, prestamistas, inversionistas y auditores.

Si tienes problemas para rastrear tus transacciones correctamente, Novo puede ayudarte. Con una Novo business checking account, puedes sincronizar automáticamente tus transacciones con tu software de contabilidad. Obtén más información sobre cómo podemos ayudarte a administrar mejor tus finanzas.

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