Una factura es una herramienta clave para asegurar que te paguen por el trabajo que haces. Es la forma estándar y profesional de solicitar un pago, y un documento esencial que todo dueño de pequeña empresa debe entender. Una factura detalla los servicios o productos proporcionados, el precio de esos servicios o productos, y cualquier impuesto aplicable. En esta guía, repasaremos los conceptos básicos para que puedas crear y enviar facturas con confianza.

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento detallado que se envía a un comprador una vez que un vendedor ha completado el proyecto o producto acordado. En pocas palabras, una factura establece de forma concisa el monto del pago adeudado, las instrucciones de pago, los términos y la fecha de vencimiento. Por ejemplo, si ofreces servicios de marketing como freelancer, enviarías una factura al cliente para recibir el pago después de completar tus servicios. O, si subcontrataste servicios de marketing para tu negocio, serías el receptor de una factura para realizar el pago.

¿Cuál es el propósito de una factura?

El propósito de una factura es ayudar tanto al comprador como al vendedor a documentar una transacción de venta para cobrar el pago de bienes o servicios. Las facturas ayudan a negocios de todos los tamaños, desde propietarios únicos hasta corporaciones, a mantenerse organizados y asegurar que reciban compensación por todas las tareas realizadas e intercambiadas.

Al administrar las finanzas de tu negocio, las facturas pueden ayudarte a llevar un registro del flujo de efectivo entrante. Las facturas también ayudan en el proceso de declaración de impuestos para mostrar más claramente al IRS de dónde provienen los ingresos de tu negocio.

¿Qué elementos debes incluir en una factura?

Cada factura contiene múltiples elementos que, en conjunto, cumplen y documentan el acuerdo. Una factura incluye un número de factura, fecha de los servicios prestados, fecha de vencimiento de la factura, nombres y direcciones de las empresas, información de contacto, una lista detallada de servicios, impuesto sobre las ventas y términos de pago.

Número de factura

Un número de factura es extremadamente importante para mantener tus transacciones y pagos organizados. Este número de referencia único suele ubicarse en la esquina superior derecha, dependiendo de la plantilla de factura que uses, y puede ser una combinación de letras y números. Los números de factura son particularmente útiles si tienes múltiples transacciones con un cliente, lo que te permite llevar un mejor registro del trabajo que has completado usando facturas recurrentes. Además, si llegas a ser auditado, el IRS buscará inconsistencias en la facturación como señal de que has estado reportando ingresos de forma incorrecta.

Fechas: fecha de emisión de la factura, fecha de vencimiento del pago y fecha de entrega

Hay dos fechas en una factura: la fecha en que se genera la factura, que informa al cliente cuándo se envió la factura, y la fecha de vencimiento del pago, que indica cuánto tiempo tiene el cliente para completar el pago.

Nombre y dirección del comprador y vendedor

Tanto tu nombre como los nombres y direcciones de la empresa de tu destinatario deben incluirse en la factura. Incluso si envías una factura en línea, es una formalidad estándar incluir la dirección postal completa del cliente. Si por alguna razón tu cliente necesita enviarte una factura en papel, esto agiliza el proceso al intercambiar la información necesaria de antemano. También suele haber alguna forma de información de contacto comercial, como un número de teléfono o una dirección de correo electrónico.

Descripción de servicios o productos

Una lista detallada de cada producto o servicio proporcionado se ingresará como una partida, mostrando en última instancia de dónde se deriva el monto adeudado. Cada artículo o servicio se listará como su propia partida separada con un precio, descripción y cantidad. Cada partida se sumará al monto total adeudado al final, incluyendo el impuesto sobre las ventas, si corresponde.

Términos de pago

En una factura, los términos de pago establecen concretamente cómo el beneficiario cumplirá la transacción, indicando en última instancia el tiempo que tiene un cliente para completar un pago. La terminología común sería Net 30 (cantidad de días deseada), lo que significa que el pago debe completarse dentro de los treinta días posteriores a la generación de la factura.

Términos de pago de factura comunes:

Pago por adelantado (PIA): Solicitar el pago por adelantado requiere el pago total de la factura antes de que se inicie el trabajo.

Efectivo por adelantado (CIA): Solicitar efectivo por adelantado requiere que los clientes paguen sus facturas en su totalidad en efectivo.

Contra recibo: Solicitar el pago contra recibo significa que no esperas el pago hasta que reciban la factura.

‍Net X: When Net X is listed, you are requesting clients to pay X number of days after the invoice is received.

‍End of month (EOM): Asking for end-of-month requests clients to pay by the end of the month listed on the invoice date.

15 del mes siguiente a la factura (MFI): Solicitar el pago 15 MFI requiere que los clientes paguen antes del día 15 del mes siguiente a la fecha de la factura.

2/10 Net 30: Indicar 2/10 Net 30 requiere que los clientes paguen dentro de los 30 días posteriores a la fecha de la factura. Sin embargo, si los clientes pagan dentro de los 10 días, se les otorgará un descuento del 2% sobre el monto total de la factura.

50% por adelantado: Solicitar el 50% por adelantado requiere que el cliente pague la mitad del monto total de la factura antes de que comiences el trabajo.

Facturación con Novo

Existen innumerables recursos en línea que ofrecen plantillas de factura para que ingreses tu información y luego la descargues como PDF para enviarla al cliente. Sin embargo, la plantilla de facturación gratuita y personalizable de Novo te permite administrar las finanzas de tu negocio sobre la marcha. Con Novo, puedes enviar facturas electrónicas, rastrearlas y cobrar según tus términos.

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¿Cuáles son los diferentes tipos de facturas?

Existen diferentes tipos de facturas: factura pro forma, factura provisional, factura recurrente, factura de crédito, factura de débito, factura vencida o factura comercial.

Factura pro forma

Una factura pro forma es un documento enviado por el proveedor a un comprador que es más bien una cotización formal o un precio estimado de los bienes o servicios que le interesan adquirir. Este tipo de factura sirve más como una cortesía informativa para el cliente, para proporcionar una visión más completa de los productos y servicios, y no requiere ninguna forma de pago.

Factura provisional

Una factura provisional se utiliza para proyectos más grandes que se facturan en múltiples pagos. Estas facturas tendrán términos de pago aceptados en una fecha posterior, lo que significa que recibirás facturas por pagos parciales basados en la finalización de entregables específicos. Las facturas provisionales pueden proporcionar una forma proactiva para que las empresas gestionen el flujo de efectivo de manera efectiva durante períodos de tiempo más extensos. Este método te ayudará a cubrir los costos asociados con un proyecto a medida que se completa el trabajo, en lugar de esperar hasta que el proyecto esté terminado. En caso de que necesites verificación adicional para dichos documentos, asegúrate de usar un PDF e-signer y de asegurar una forma eficiente de obtener aprobaciones.

Factura recurrente

Las facturas recurrentes se emiten para cobrar pagos periódicos a los clientes. Por ejemplo, un proveedor puede emitir facturas recurrentes a los clientes cada mes por los servicios prestados, especialmente si es por el mismo monto. Usar software de contabilidad o facturación para la facturación automatizada puede ser útil en estos casos para reducir el tedioso esfuerzo de crear y enviar facturas duplicadas.

Factura de crédito

Una factura de crédito se emite cuando un negocio necesita proporcionar a un cliente un reembolso o descuento. Por ejemplo, si por error cobraste de más a un cliente por tus servicios, emitirás una factura de crédito por el monto excedente para el cliente.

Factura de débito

Una factura de débito se emite cuando un negocio necesita aumentar el monto que un cliente debe. Por ejemplo, si cobraste de menos a un cliente por servicios o productos, el proyecto requirió más tiempo o incurrió en más costos de lo previsto, emitirías una factura de débito por la diferencia.

Factura comercial

Las facturas comerciales son documentos legales aduaneros para cuando una persona o negocio exporta bienes internacionalmente. La información que figura en las facturas comerciales se utiliza para calcular los aranceles.

Factura vencida

Una factura vencida es una factura impaga que ha violado los términos de pago, lo que la convierte en vencida. Como dueño de negocio, puedes hacer algunas cosas para ayudar a prevenir facturas vencidas. Estas incluyen hacer que los términos de pago y el monto adeudado sean claros y concisos, así como ofrecer una variedad de opciones de pago. Proporcionar a tu destinatario de la factura el lujo de facturas con opción de pago puede simplificar el proceso de pago. Esto significa que los clientes pueden pagar sus facturas directamente desde la factura en línea. Otro incentivo para fomentar los pagos puntuales es aplicar cargos por pagos atrasados.

¿Qué no es una factura?

Existen otras formas comerciales que son similares a una factura. Sin embargo, hay una diferencia clara. Una factura no es una orden de compra, una cuenta, un recibo o una nota de crédito.

Orden de compra

Una orden de compra es un documento enviado por un cliente a un proveedor solicitando bienes o servicios. Las órdenes de compra se envían antes de que se cree una factura. Como proveedor, recibirías una orden de compra, luego cumplirías el pedido y luego enviarías la factura para cobrar tu pago.

Cuenta

Una cuenta es un documento enviado o recibido para obtener un pago inmediato. Por ejemplo, cuando terminas una comida en un restaurante, te entregan una cuenta para pago instantáneo, no una factura con términos.

Recibo

Una factura tampoco es un recibo, que es un documento detallado de reconocimiento de que la transacción de pago se ha completado. Por ejemplo, si subcontratas servicios de consultoría y pagas tu factura, recibirás un recibo, o si recibes un pago de un cliente, le enviarás un recibo.

Nota de crédito

Una nota de crédito es un documento que se envía después de una factura cuando una venta o un pedido necesita ser cancelado o ajustado.

Documento legalmente vinculante

Las facturas no son documentos legalmente vinculantes. Sin embargo, contienen pruebas de que un negocio y su cliente han acordado los términos de pago en el intercambio de bienes o servicios. Para reducir cualquier confusión o posibilidad de una factura disputada, muchos dueños de negocios crean contratos que describen los términos del proyecto y el acuerdo general, los cuales son luego firmados por ambas partes para actuar como un documento legal.

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Esta página es solo para fines informativos y no debe considerarse como asesoramiento legal, financiero o contable. Por favor, consulte a su propio profesional si tiene alguna pregunta.