Como dueño de una pequeña empresa, una de tus responsabilidades más importantes es obtener un EIN. Aunque no siempre es absolutamente obligatorio, puede beneficiar a tu negocio de múltiples maneras, desde aumentar tu credibilidad hasta permitirte obtener un préstamo comercial más fácilmente. Un EIN (Employer Identification Number) es un número exclusivo de nueve dígitos que el IRS (Internal Revenue Service) asigna para permitir que tu negocio pague a los empleados y gestione los impuestos comerciales. En última instancia, funciona como una forma de identificar tu negocio. Un EIN es similar a un SSN (Social Security Number), pero para negocios en lugar de personas. A menudo se le conoce como número de identificación fiscal o tax ID number. Obtén más información sobre los EINs a continuación.

¿Necesita mi negocio un EIN?

Dependiendo de tu tipo de entidad comercial y tus circunstancias, es posible que se te exija o no obtener un EIN. Mientras que estructuras comerciales como las corporaciones y las sociedades deben obtener un EIN, otras como las empresas unipersonales, las empresas conjuntas calificadas y algunas LLCs (Limited Liability Companies) no lo requieren.

¿Necesita un EIN un propietario único?

Los propietarios únicos tampoco siempre están obligados a tener un EIN. Sin embargo, si se aplica alguna de las siguientes situaciones, debes solicitar un EIN:

• Tu negocio tiene empleados.
• Quieres ofrecer un plan Keogh (un plan de pensiones disponible para trabajadores por cuenta propia) o un plan de jubilación 401K.
• Retienes algunos impuestos para pagar a un extranjero no residente.
• Presentas o tienes la intención de presentar declaraciones de impuestos sobre el empleo, el alcohol, las armas de fuego o el tabaco.
• Tu negocio está vinculado a una herencia, fideicomiso o inversión inmobiliaria.
• Necesitas declararte en bancarrota.

¿Necesita un EIN una empresa conjunta calificada?

Una empresa conjunta calificada es un negocio propiedad de un matrimonio y operado por este. Aunque el IRS no exige a los cónyuges que obtengan EINs —los cónyuges son tratados como propietarios únicos a efectos fiscales—, te recomendamos que, si esto te aplica, sigas manteniendo un EIN ya existente si tienes uno. Esto puede ser beneficioso si tu negocio alguna vez corre el riesgo de perder su estatus de empresa conjunta calificada.

¿Necesita una LLC un EIN?

Las LLCs de varios miembros están obligadas a tener un EIN. Por otro lado, las LLCs de un solo miembro a menudo no están obligadas a tener un EIN. Sin embargo, esto no siempre es así. Si tu LLC de un solo miembro no cumple con requisitos específicos establecidos por el IRS, necesitarás obtener un EIN para tu negocio. ¿Necesito un EIN para mi LLC?

‍¿Por qué debería solicitar un EIN?

Utilizarás tu EIN para diversas actividades comerciales, como abrir una cuenta bancaria para tu negocio, presentar informes fiscales, contratar empleados, solicitar licencias comerciales u obtener un préstamo comercial del banco. Un EIN impulsará tu credibilidad y preparación como propietario de un negocio establecido y proactivo.

‍¿Cómo obtengo un EIN?

Después de haber registrado tu negocio, puedes solicitar un EIN en línea a través del sitio web del IRS, o, para un proceso aún más simplificado, puedes usar la función gratuita de Novo de solicitud de EIN en línea. Esta función de solicitud de EIN te permite aplicar a través del portal en línea de Novo identificando tu tipo de entidad y proporcionando información personal relevante como tu dirección postal y comercial. Novo luego enviará tu solicitud en tu nombre al IRS y te asistirá en el proceso.

También puedes solicitarlo a través del IRS por número de fax al (855) 641-6935 o por correo a esta dirección:

Internal Revenue Service

Attn: EIN Operation

Cincinnati, OH 45999

Si eliges hacer esto, debes presentar un Formulario SS-4.

Obtener un EIN es una parte esencial para establecer y mantener la mayoría de los negocios. Te recomendamos que solicites un EIN tan pronto como empieces a planificar tu negocio para evitar problemas en el futuro. Incluso si no se requiere un EIN, generalmente es una decisión inteligente tener uno.

¿Cuánto tiempo se tarda en obtener un EIN?

La forma en que solicites tu EIN determinará tu tiempo de espera. Solicitar un EIN en línea es típicamente la forma más rápida de obtener tu nuevo EIN. Cuando solicitas en línea, generalmente puedes ver e imprimir tu EIN asignado en cuestión de horas. Si solicitas por fax, el proceso generalmente se completa en cuatro días hábiles. Solicitar un EIN por correo puede tardar cuatro semanas.

¿Cuándo necesito cambiar mi EIN?

En términos generales, un negocio necesitará un nuevo EIN si cambia su propiedad o estructura comercial. Por otro lado, simplemente cambiar el nombre de tu negocio no requiere que solicites un nuevo EIN. Las siguientes circunstancias dentro de tu tipo de entidad comercial requerirán un cambio de EIN:

¿Cuándo necesitan un nuevo EIN los propietarios únicos?

Si tu negocio cumple con alguno de los siguientes criterios, necesitarás obtener un nuevo EIN.

• Estás sujeto a un procedimiento de bancarrota.
• Incorporas tu negocio (transicionas tu negocio de una empresa unipersonal a una corporación).
• Aceptas socios y comienzas a operar tu negocio como una sociedad.
• Compras o heredas un negocio existente que operas como una empresa unipersonal.

¿Cuándo necesitan un nuevo EIN las sociedades?

Si tu negocio cumple con alguno de los siguientes criterios, necesitarás obtener un nuevo EIN.

• Incorporas tu negocio (transicionas tu negocio de una sociedad a una corporación).
• Uno de los socios se hace cargo de tu sociedad y la opera como una empresa unipersonal.
• Terminas una sociedad antigua y comienzas una nueva.

¿Cuándo necesitan un nuevo EIN las corporaciones?

Si tu negocio cumple con alguno de los siguientes criterios, necesitarás obtener un nuevo EIN.

• Tu corporación recibe una nueva carta constitutiva del secretario de estado.
• Eres una subsidiaria de una corporación que utiliza el EIN de la empresa matriz, o te conviertes en una subsidiaria de una corporación.
• Cambias tu negocio a una sociedad o a una empresa unipersonal.
• Creas una nueva corporación después de una fusión legal (fusión legal entre dos o más empresas, donde una continúa existiendo como entidad legal).

¿Cuándo necesitan un nuevo EIN las LLCs?

Si tu negocio cumple con alguno de los siguientes criterios, necesitarás obtener un nuevo EIN.

• Se forma una nueva LLC con más de un propietario (Multi-member LLC) bajo la ley estatal.
• Se forma una nueva LLC con un solo propietario (Single Member LLC) bajo la ley estatal y elige ser gravada como una corporación o una S corporation.
• Se forma una nueva LLC con un solo propietario (Single Member LLC) bajo la ley estatal y tiene un requisito de presentación de impuestos especiales para períodos fiscales que comienzan el 1 de enero de 2008 o después, o un requisito de presentación de impuestos sobre el empleo para salarios pagados el 1 de enero de 2009 o después.
• Impuestos especiales

Otras circunstancias únicas pueden requerir que obtengas un nuevo EIN dependiendo de tu tipo de entidad comercial. Puedes explorar estas en el sitio web del IRS.

¿Puedo cancelar mi número EIN?

Una vez que se ha asignado un EIN a una entidad comercial, se convierte en el número de identificación fiscal federal permanente para esa entidad. Un EIN nunca se reutiliza ni se reasigna a otra entidad comercial, independientemente de si se utiliza alguna vez para presentar declaraciones de impuestos federales. Si alguna vez necesitas usar el EIN para tu negocio en una fecha posterior, aún puedes hacerlo.

Sin embargo, si recibes un EIN pero decides cerrar tu negocio —quizás tu nuevo negocio nunca despegó por completo, por ejemplo—, puedes solicitar cerrar la cuenta del IRS asociada con tu negocio y cancelar tu EIN.

Cerrar tu cuenta comercial del IRS requiere enviar al IRS una carta que incluya el nombre legal completo de tu entidad comercial, tu EIN, tu dirección comercial y la razón por la que deseas cerrar tu cuenta. Si tienes una copia del Aviso de Asignación de EIN que se emitió cuando recibiste tu EIN por primera vez, inclúyela también.

Las cartas deben dirigirse a:

Internal Revenue Service

MS 6055

Kansas City, MO 64108

O

Internal Revenue Service

MS 6273

Ogden, UT 84201

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En resumen

El proceso de solicitud de un EIN puede ser sencillo, especialmente con la función sin complicaciones de Novo para la solicitud de EIN. Como emprendedor, solicitar tu EIN solo puede ayudarte a ser más proactivo al dar los primeros pasos para iniciar tu negocio. Si bien encontrarás respuestas a la mayoría de tus preguntas aquí o en el sitio web del IRS, busca asesoramiento legal para confirmación si tienes alguna duda.

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Esta página es solo para fines informativos y no debe considerarse como asesoramiento legal, financiero o contable. Por favor, consulte a su propio profesional si tiene alguna pregunta.