Una de las primeras cosas que un nuevo dueño de negocio debe hacer es abrir una cuenta bancaria comercial. La cuenta bancaria sirve como registro de todas las entradas y salidas de dinero del negocio y puede simplificar la solicitud de crédito, la declaración de impuestos, el pago a empleados y otras transacciones comerciales.

Por lo general, puedes solicitarla en minutos si tienes la información y los documentos correctos. Muchos dueños de negocios creen que necesitan hacerlo en persona, pero esto no es necesario, ya que existen varias opciones de banca comercial en línea.

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¿Por qué abrir una cuenta bancaria comercial?

¿Estás posponiendo la apertura de una cuenta bancaria comercial? Te recomendamos abrir una cuanto antes. Estos son los beneficios de tener una cuenta bancaria comercial:

Contabilidad y finanzas

‍Antes que nada, una cuenta bancaria comercial es un registro “oficial” de todas las entradas y salidas de dinero de tu negocio. Una cuenta bancaria comercial sirve como una forma de llevar el registro de los ingresos y gastos de tu negocio, ya que los estados de cuenta mensuales se pueden usar junto con tu software de contabilidad y finanzas para rastrear y confirmar transacciones.

Separar lo personal de lo comercial

Una cuenta bancaria comercial es fundamental para separar los pagos y gastos personales de los de tu negocio. Tener una cuenta bancaria comercial reduce las posibilidades de mezclar fondos. Esto es importante a medida que el negocio crece, se contratan empleados y otros tienen acceso a las finanzas del negocio. Incluso si eres un solopreneur, tener tus ingresos y gastos comerciales separados facilitará mucho la preparación de impuestos.

Declaración de impuestos

Como se mencionó anteriormente, tener una cuenta bancaria comercial simplifica la declaración de impuestos. Debido a que rastrea todos los fondos que entran y salen del negocio, un dueño de negocio, contador o preparador de impuestos puede apoyarse en los estados de cuenta bancarios para revisar los gastos y determinar cuáles pueden ser deducidos. Además, cuando se deben pagar impuestos, estos pueden pagarse directamente desde la cuenta bancaria comercial en lugar de las cuentas personales del dueño del negocio.

Nómina

Necesitarás una cuenta bancaria comercial específicamente para pagar a los empleados. Una cuenta de nómina es una cuenta de cheques separada para tu negocio que se usa estrictamente para fines de nómina. Debido a que la nómina probablemente sea uno de tus gastos comerciales más significativos, querrás una mayor visibilidad sobre estas salidas de dinero.

Préstamos y crédito

No puedes solicitar préstamos o productos de crédito (una business credit card, por ejemplo) sin una cuenta bancaria comercial. Al igual que hacen con los consumidores que solicitan hipotecas y otros tipos de préstamos, los bancos y las instituciones financieras generalmente necesitan ver las entradas y salidas de dinero, además del mantenimiento de un saldo, para otorgar crédito.

Una fuente centralizada de información

Es un fastidio crear facturas manualmente, lidiar con documentos en papel y clasificar las transacciones una por una. Una cuenta bancaria comercial resuelve todos estos problemas. Puedes automatizar el proceso de creación de facturas, seguimiento de gastos y más con la opción de banca comercial adecuada.

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Reúne lo que necesitas para abrir una cuenta bancaria para pequeña empresa

Los requisitos para abrir una cuenta bancaria comercial variarán según el banco que elijas, tu tipo de entidad, el tipo de cuenta que abres y el estado en el que formaste tu negocio.

Identificación personal

Todo banco requiere que la persona que abre una cuenta muestre una identificación con foto emitida por el gobierno, como una licencia de conducir o un pasaporte. Algunos podrían requerir dos. Al abrir una cuenta bancaria en línea, deberás subir una foto de tu identificación.

Aunque la cuenta será para tu negocio, también generalmente necesitas proporcionar información personal, como tu información de contacto, dirección postal, fecha de nacimiento y SSN. Si tu negocio tiene varios dueños, es probable que debas incluir esta información para los dueños con el 25% o más de participación en el negocio.

Número de identificación de empleador

También deberás proporcionar el employer identification number (EIN)de tu negocio, que debería haberte sido proporcionado por la Division of Corporations de tu estado. Si utilizaste una entidad externa para incorporar tu negocio, esa entidad debería tener esa información para ti. Los sole props y las single-member LLCs pueden usar sus números de Social Security en lugar de un EIN.

Documentos organizativos y acuerdos

Tu estructura comercial dictará los documentos que deberás proporcionar. También se te podría pedir que describas el tipo de negocio que operas y que reveles la industria en la que te desempeñas.

Estos son los requisitos comunes para diferentes tipos de entidad. (Ten en cuenta que estos varían según el estado):

• Empresas unipersonales: Nombre del negocio, certificado de registro, licencia comercial.
• Sociedades: Nombre del negocio, dirección, acuerdo de sociedad, certificado de registro del nombre del negocio, licencia comercial, certificado estatal de sociedad.
• LLCs: Nombre del negocio, dirección, artículos de organización, acuerdo operativo de la LLC, licencia comercial.
• Corporaciones: Nombre del negocio, dirección, artículos de incorporación, estatutos corporativos, licencia comercial.

Depósito inicial

Algunos bancos requieren que financies la cuenta con un depósito inicial, pero no siempre es así. Podrías abrir la cuenta con $0 y luego fondearla más tarde.

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Seleccionar el tipo de cuenta bancaria adecuado

Generalmente, hay tres tipos de cuentas comerciales a considerar.

• Business checking account: Una business checking account sirve como la cuenta operativa principal para tu negocio, permitiéndote aceptar depósitos y realizar pagos. Una business checking account también te dará acceso a cualquier herramienta y capacidad digital que tu banco proporcione.
• Business savings account: Una business savings account te permite apartar dinero para compras grandes o incluso inversiones comerciales. Estas cuentas pagan intereses sobre el saldo, de manera similar a las cuentas de ahorro personales.
• Merchant account: Una merchant account, conectada a tu cuenta de cheques, te permite aceptar pagos con tarjetas de crédito y débito de tus clientes. Piensa en Stripe o Square, por ejemplo. Los comerciantes suelen cobrar tarifas por transacción.

Factores a considerar al seleccionar la cuenta bancaria adecuada para tu negocio

Hay varios factores a considerar al seleccionar el banco adecuado para tu negocio.

Tarifas y saldos mínimos

Los bancos generan una cantidad significativa en tarifas mensuales de cuenta. Además de las tarifas recurrentes, debes estar al tanto de cuánto se te cobrará si tu saldo mínimo cae por debajo de cierto nivel. Los bancos podrían eximir las tarifas si abres varias cuentas. Por ejemplo, si tienes una business checking account y una business credit card vinculada, las tarifas de tu cuenta de cheques podrían ser eximidas.

Costo de los servicios de merchant

Probablemente quieras poder ofrecer a tus clientes la posibilidad de pagar productos y servicios con Mastercard, Visa, American Express y otras tarjetas de crédito. Como tal, necesitarás una merchant account separada. Aquí hay cosas a considerar cuando abres una cuenta de merchant services:

• Discount rate: El porcentaje cobrado por cada transacción procesada
• Transaction fees: Una cantidad fija cobrada por cada transacción con tarjeta de crédito procesada, independientemente del tamaño de la transacción
• ACH daily batch fees: Tarifas cobradas cuando liquidas las transacciones con tarjeta de crédito de ese día
• Monthly minimum fees: Tarifas cobradas si tu negocio no cumple con el número mínimo requerido de transacciones o el volumen de transacciones
  

Aplicaciones y herramientas digitales

Como se mencionó anteriormente, podrías necesitar la flexibilidad para aceptar pagos a través de diferentes aplicaciones o plataformas, como Stripe. Asegúrate de que la cuenta bancaria comercial tenga integraciones con estas plataformas populares para reducir la fricción. Además de los pagos, verifica que el banco ofrezca integraciones con otras herramientas que usas para administrar tu negocio, como QuickBooks o Xero.

Servicio al cliente

Averigua cómo el banco maneja el servicio al cliente. Generalmente, los bancos ofrecen un servicio al cliente mejorado —un número gratuito especial, con acceso completo 24/7— para clientes comerciales.

Recompensas

Muchas cuentas y tarjetas de crédito afiliadas tienen programas de recompensas y puntos que pueden proporcionar beneficios, como descuentos en viajes.

Seguridad

¿El banco ha sufrido una violación de seguridad recientemente? ¿Cómo manejan la seguridad de las cuentas de sus clientes? Esta es una consideración importante al seleccionar un banco para tu cuenta bancaria comercial.

Sucursales, ubicaciones y acceso a cajeros automáticos

Si necesitas visitar una sucursal y hablar con un especialista en banca comercial, o incluso retirar efectivo, ¿qué tan conveniente será esto? Tener acceso a una ubicación física es especialmente importante si procesas un gran volumen de transacciones en efectivo. Si operas principalmente de forma digital, una cuenta bancaria solo en línea podría ser adecuada para ti.

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Tipos de tarifas que te pueden cobrar

Las cuentas bancarias comerciales suelen tener varias tarifas.

Tarifa de mantenimiento mensual

La mayoría de los bancos cobran una tarifa mensual si el saldo mínimo de la cuenta cae por debajo de una cantidad específica. Es importante entender cuáles son estos mínimos al seleccionar un banco para tu cuenta bancaria comercial. Las tarifas pueden ser eximidas si tienes cuentas adicionales con el banco, como una tarjeta de crédito. También puede haber ofertas introductorias de $0 tarifas durante los primeros 90 días, por ejemplo.

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‍Novo es una empresa de tecnología financiera, no un banco. Los servicios bancarios son proporcionados por Middlesex Federal Savings, F.A.; Member FDIC.

Tarifas de merchant services

Los procesadores de pago te cobrarán tarifas por aceptar tarjetas de crédito y débito. Normalmente cobran tarifas de procesamiento de transacciones, pero también pueden cobrar otros tipos de tarifas dependiendo del tipo de plan que elijas y del tipo de pago.

Tarifas de tarjetas de crédito

Al igual que con las tarjetas de crédito personales, una business credit card tendrá una tasa de porcentaje anual (APR), que puede fluctuar dependiendo de ciertos factores, como un pago atrasado o adelantos en efectivo.

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Lista de verificación para abrir una cuenta bancaria comercial

Como una lista de verificación rápida para abrir una cuenta bancaria comercial, ten listo:

• Tu nombre e información de contacto personal
• Tu identificación con foto personal emitida por el gobierno
• Cualquier socio o asociado al que desees otorgar acceso a la cuenta, incluyendo su información de contacto e identificaciones con foto emitidas por el gobierno
• El nombre, dirección, documentos de incorporación, certificados, licencias y EIN de tu negocio
• Fondos, en caso de que el banco requiera un saldo mínimo para abrir la cuenta

Los requisitos y procedimientos pueden variar dependiendo del banco específico, por lo que siempre es una buena idea consultar con la institución para conocer sus requisitos específicos.

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Palabras finales

Abrir una cuenta bancaria comercial, o varias, dependiendo de las necesidades de tu negocio, es una de las decisiones más inteligentes que un dueño de negocio puede tomar en las primeras etapas del emprendimiento. Una cuenta bancaria comercial, especialmente una business checking account, es la mejor manera de llevar un registro de todos los fondos que entran y salen de la empresa.

Además, varias cuentas bancarias comerciales ofrecen integraciones gratuitas adicionales con plataformas digitales, como software de contabilidad, lo que puede ayudarte a centralizar toda la información esencial.

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