Nuestro empleado nos robó y nuestro banco lo permitió. Ahora somos dueños de negocios más fuertes y astutos.
Un empleado 1099 robó miles de HVAC-R en Douglasville, Georgia, casi hundiendo a la joven empresa, que luchó por respuestas, apoyo y responsabilidad de su socio bancario.
Author Novo
En diciembre de 2022, Chasty Wilson tuvo la desagradable tarea de despedir a un empleado.
La gerente de HVAC-R —un negocio de HVAC y refrigeración con sede en Douglasville, Georgia, que posee con su esposo, el técnico de HVAC de tercera generación Steven Wilson— se sentó con uno de sus técnicos de reparación y lo despidió. Había roto algunas reglas cardinales de la empresa: llegaba tarde a los trabajos y aún no se había inscrito en la escuela de HVAC para obtener certificaciones adicionales, lo que la empresa exige a todos los contratistas después de tres meses.
“No todo fue retroalimentación negativa, pero tuvimos que hacerle saber que se había vuelto negligente”, dice Wilson. “Valoramos mucho la capacitación y ayudar a la gente a crecer, ya sea con nosotros o en su propia carrera. En nuestro tipo de trabajo, las cosas pequeñas importan. Si no sabes lo que haces, podrías volar la casa de alguien. La educación continua importa.”
La conversación terminó en buenos términos; el empleado se disculpó y los Wilson se ofrecieron a ser una referencia para él. Sentían que habían hecho todo lo posible para apoyarlo en los últimos meses. Wilson y el joven técnico habían hablado sobre formas de construir estabilidad financiera a través del ahorro y el presupuesto; incluso le había dado su primer cheque de pago un poco antes para ayudar a estabilizar sus finanzas.
Así que un mes después, cuando Wilson recibió una llamada de su banco para verificar algunos cheques que le había girado, asumió que no era más que una precaución de rutina.
“Confiaba”, dice ella. “No tenía ninguna razón para dudar de él.”
Pero después de que el banco enumeró unos cinco números de cheque, Wilson inició sesión en su plataforma de contabilidad y vio que todos los pagos por los que el banco preguntaba ya habían sido cobrados, en algunos casos, varias veces.
“Me avergüenza no haberlo notado antes, pero empecé a ver que el cheque 100, por ejemplo, había sido cobrado más de una vez, y cada vez, nuestro banco liberó el dinero”, dice Wilson. Ella terminó la llamada, imprimió una pila de documentos y corrió a su sucursal local para resolver lo que estaba empezando a procesar como un robo.
En total, el exempleado por contrato había girado y cobrado $6,000 en cheques fraudulentos —suficiente para tensar seriamente las finanzas del joven negocio, que se había lanzado solo dos años y medio antes y estaba aprendiendo a manejar el flujo monetario de un negocio impulsado por temporadas.
“El banco dijo: ‘Nosotros no liberamos estos fondos’”, recuerda Wilson. “Y yo dije: ‘¡Sí lo hicieron!’ Estuve allí dos horas, sentada en este banco, mientras me decían que yo los había aprobado, como si todo fuera mi culpa. Seguía diciendo, ¿por qué cobrarían el cheque 100 de la misma cuenta una y otra vez? Nunca pudieron darme una respuesta clara.”
Después de presentar una denuncia policial y congelar sus cuentas existentes, los propietarios de HVAC-R pudieron seguir adelante. El banco les reembolsó, pero requirió mucho papeleo y mucho tiempo.
“No podíamos acceder a nuestro dinero”, dice Wilson. “Estábamos en apuros. Asumo la responsabilidad por lo que hicimos mal, pero se desató un tornado financiero.”
Tres años después, el panorama se ha aclarado para HVAC-R, y Wilson y su esposo han surgido como dueños de negocios más fuertes y propensos a pensar a la defensiva. Todavía están comprometidos a contratar talento joven y apoyar el crecimiento profesional a través de la educación —incluso sueñan con abrir una escuela de oficios— pero son más proactivos en la protección de su negocio.
“Cada acción tiene una reacción”, dice Wilson. Aquí tienes algunas de sus lecciones aprendidas con esfuerzo, y las formas más impactantes en que cambió la manera en que HVAC-R hace negocios:
1. Analiza a fondo la oferta de cada socio comercial antes de comprometerte.
“Empezamos con un banco grande y nos pareció increíble para las pequeñas empresas, pero después de esta experiencia, nos fuimos. Nunca pude obtener una respuesta clara, nunca me conecté con un representante de servicio al cliente que entendiera mi negocio, y solo obtuve empatía de un empleado amable en nuestra sucursal local. El reembolso tardó mucho tiempo, lo suficiente como para que no pudiéramos acceder a nuestro dinero.”
2. Adopta herramientas en línea que creen más transparencia.
“Esto nos obligó a organizarnos más, y me obligó a aprender QuickBooks —que al principio odiaba, pero ahora me encanta todo de él. Y algunos de nuestros subcontratistas prefieren que se les pague a través de Zelle, pero eso también está bien para mí, siempre y cuando tengamos ese rastro digital.”
3. Contrata a trabajadores 1099 para minimizar el riesgo mientras creces.
“Cuando eres una pequeña empresa, los empleados W2 conllevan mucho más riesgo, así que por ahora, nos quedamos con contratistas. Pero también tenemos que protegernos en ese aspecto. No todos exigen un certificado de seguro a los subcontratistas, pero yo sí. Si envío a un subcontratista a un restaurante y estropean algo, no se paga de mi seguro, sino del suyo. Implementé esta regla después de la experiencia con el robo.”
4. Establece límites estrictos — y cúmplelos.
“Con el contratista que nos robó, cuando lo contratamos, le dimos su primer cheque un poco antes. Pensamos que solo lo estábamos ayudando, pero mirando hacia atrás, creo que estableció un tono de que éramos indulgentes. Siempre seré responsable del papel que desempeño en nuestro negocio, y ahora sé cómo establecer y mantener límites.”