El catering tiene un flujo de caja diferente al de la mayoría de los pequeños negocios. Recibes un depósito cuando un cliente reserva, a menudo semanas o meses antes del evento. Pagas los costos de alimentos, alquiler y personal en los días previos. Cobras el saldo final en o después del evento. Luego, el impuesto sobre las ventas y la nómina vencen según sus propios calendarios. Tu solución bancaria para negocios debe manejar la facturación de depósitos, separar fondos por evento e integrarse con el software que ya utilizas.

Esta página cubre las características bancarias esenciales que los negocios de catering requieren, las razones por las que Novo se adapta a este flujo de trabajo y la consideración sobre los depósitos en efectivo.

¿Qué necesitan los negocios de catering de una cuenta bancaria para negocios?

El catering es un negocio impulsado por depósitos. Una cuenta bancaria sin soporte para facturación, ACH y pagos con tarjeta puede dificultar el seguimiento de depósitos y el cobro del saldo final.

Acepta grandes depósitos de clientes y pagos finales con tarjeta y ACH. Muchos caterers piden un depósito al momento de la reserva y el saldo antes o justo después del evento. Tu cuenta necesita aceptar tanto tarjeta como ACH de forma limpia, ya que los clientes corporativos suelen preferir ACH o wire y los clientes individuales suelen pagar con tarjeta.

Envía facturas con calendarios de depósito. Una boda reservada con nueve meses de antelación podría implicar un depósito de reserva, un pago de confirmación de menú y un saldo final. Tu herramienta de facturación debería permitirte facturar esos conceptos por separado y rastrear cuáles han sido pagados.

Categoriza los gastos de alimentos, alquileres, personal y vehículos. El costo de los alimentos, el equipo de alquiler, el personal 1099, el combustible y las tarifas de la cocina central deben ir a las categorías correctas para los impuestos y para calcular tu margen en cada trabajo.

Intégrate con las herramientas que ya utilizas. La mayoría de los caterers utilizan alguna combinación de una herramienta de reservas o POS, un procesador de pagos, nómina y software de contabilidad. La cuenta debería conectarse a todos ellos sin exportaciones manuales.

Gestiona propinas, gratificaciones y pagos 1099. Los meseros y bartenders de eventos suelen ser contratistas 1099. Los fondos de propinas y los pagos a contratistas deben dejar un rastro documental claro.

Ten un plan para el efectivo. Los almuerzos a domicilio, los pequeños eventos privados y las muestras en mercados de agricultores a veces implican efectivo el mismo día. Novo no acepta depósitos en efectivo, lo cual es una consideración importante para los caterers que manejan mucho efectivo.

¿Por qué Novo funciona bien para los negocios de catering?

Novo es una fintech que ofrece soluciones bancarias para pequeños negocios, diseñadas para facturación, pagos en línea e integraciones de software.

Sin comisiones mensuales, sin saldo mínimo

Los márgenes de catering son ajustados una vez que restas el costo de los alimentos, la mano de obra, los alquileres y los impuestos. Novo no cobra comisiones mensuales y no requiere un saldo mínimo, por lo que un febrero lento no te costará tarifas de mantenimiento de cuenta además de los costos fijos.

Facturación ilimitada con tarjeta y ACH

Novo Invoices permite a los caterers facturar depósitos de eventos y pagos finales, y aceptar tarjeta o ACH. Puedes enviar una factura de depósito el día que un cliente reserva, y una factura de saldo una semana antes del evento. El cliente paga en línea, y los pagos se liquidan en tu cuenta Novo según el método de pago y el cronograma del procesador. La facturación ilimitada está incluida sin costo adicional; pueden aplicarse tarifas estándar de procesamiento de tarjetas en las facturas pagadas con tarjeta.

Reservas para impuesto sobre las ventas, nómina y equipo

Novo Reserves permite a los caterers apartar dinero para el impuesto sobre las ventas, la nómina y el equipo por evento. Reserves es una función de presupuesto dentro de tu cuenta corriente Novo, no una cuenta separada. Cuando se registra un depósito de boda de $12,000, puedes asignar porciones del saldo: un porcentaje a una Reserva para el impuesto sobre las ventas, un porcentaje a una Reserva para la nómina del personal del día, el resto para operaciones. Para cuando el impuesto vence o necesitas pagar a los meseros, el dinero ya está asignado. Si quieres ir más allá y dividir los fondos en múltiples categorías etiquetadas, mira cómo business sub-accounts funcionan para impuestos y nómina.

Integraciones con el software que usan los negocios de catering

Novo se integra con Stripe, Square, Shopify, QuickBooks y Xero. Si recibes pedidos en línea a través de una tienda de Shopify, procesas pagos con tarjeta en persona a través de Square o llevas tu contabilidad en QuickBooks, las conexiones son directas. Los pagos y gastos se sincronizan, para que dediques menos tiempo a la entrada de datos.

Sin comisiones por transferencias bancarias entrantes

Los clientes corporativos, incluyendo bufetes de abogados, hospitales, universidades y productoras, a menudo pagan por transferencia bancaria, especialmente en facturas superiores a $10,000. Novo no cobra comisiones por las transferencias bancarias entrantes, lo que puede ayudar a los negocios de catering a recibir pagos grandes de eventos corporativos por transferencia bancaria. Para una mirada más profunda a los plazos, límites y cómo enviar transferencias bancarias salientes, consulta nuestra guía de transferencias bancarias para empresas.

Seguro de la FDIC a través del banco asociado

Los depósitos están asegurados hasta por $250,000 a través de nuestro banco asociado, Middlesex Federal Savings, Member FDIC.

La contrapartida: no hay depósitos en efectivo

Novo no acepta depósitos en efectivo. Si aceptas efectivo regularmente, mantén una cuenta bancaria tradicional o de cooperativa de crédito para depósitos en efectivo y transfiere fondos a Novo según sea necesario. Para los negocios de catering cuyos pagos son principalmente con tarjeta, ACH y transferencias bancarias, esto no es un impedimento. Para un negocio de catering que opera principalmente con efectivo, planifica la solución alternativa antes de cambiar.

¿Cómo eliges un banco para tu negocio de catering?

Evalúa estos cinco factores antes de elegir una cuenta bancaria.

Adapta la cuenta a tu combinación de pagos

Revisa tus ingresos de los últimos tres meses. ¿Qué porcentaje provino de pagos con tarjeta, ACH, transferencias bancarias y efectivo? Si el efectivo representa una pequeña parte de tus ingresos, una cuenta de cheques comercial en línea como Novo se adapta perfectamente. Si el efectivo es una gran parte, necesitas un banco tradicional con sucursales o una solución alternativa para depósitos en efectivo.

Compara las funciones de facturación

Si facturas depósitos y pagos finales por separado, como hacen la mayoría de los negocios de catering, tu cuenta debería enviar facturas de forma nativa, aceptar pagos con tarjeta y ACH, y mostrarte qué facturas están pagadas, impagas o vencidas. Si tus necesidades de facturación son sencillas, usar la facturación dentro de tu cuenta bancaria puede ayudarte a evitar pagar por una herramienta separada.

Verifica las integraciones con tu conjunto de herramientas

Haz una lista del software por el que ya pagas: herramienta de reservas, POS, nómina, contabilidad. Luego, verifica que la cuenta se conecte a cada uno. Si tu banco te exige exportar archivos CSV e importarlos a QuickBooks manualmente cada semana, eso añade tiempo de contabilidad.

Compara las comisiones por transferencias bancarias, ACH y procesamiento de tarjetas.

Las cuentas de cheques comerciales tradicionales pueden cobrar comisiones por transferencias bancarias salientes, mientras que las transferencias ACH suelen ser de menor costo o gratuitas en muchas instituciones. Las comisiones por procesamiento de tarjetas varían según el procesador y el tipo de transacción. Suma lo que esas comisiones costarían en un mes normal y compara.

Confirma el seguro de la FDIC

Cualquier cuenta que guarde tu dinero debe estar asegurada por la FDIC.

Muchas soluciones bancarias fintech para pequeñas empresas se asocian con un banco miembro de la FDIC para proporcionar esa cobertura. Confírmalo antes de fondear la cuenta.

¿Cómo abres una cuenta bancaria comercial para una empresa de catering?

La solicitud en sí es breve. Una vez aprobada, conecta tu software para integrar la cuenta en tu flujo de trabajo.

Documentos que necesitarás

• EIN (Employer Identification Number) del IRS. Es gratis obtenerlo en línea.

• Documentos de constitución para tu LLC o corporación (artículos de organización o incorporación). Los propietarios únicos suelen poder solicitar con un SSN. Si operas como una LLC, consulta la guía completa de configuración de business checking for LLC setup guide.
• Identificación emitida por el gobierno para cada propietario con el 25% o más.
• Dirección comercial y una descripción básica de lo que haces.

Solicita en línea

La solicitud en línea de Novo se puede completar en unos 10 minutos. El tiempo de aprobación depende de la verificación de identidad, los detalles del negocio y cualquier revisión adicional necesaria.

Conecta tus herramientas después de la aprobación

Completa estos pasos de configuración después de la aprobación:

1. Conecta tu procesador de pagos (Stripe, Square o Shopify) para que los pagos de tus clientes se dirijan a Novo.
2. Conecta QuickBooks o Xero para que las transacciones se sincronicen automáticamente.
3. Configura Reserves (una función de presupuesto dentro de tu cuenta de Novo checking) para el impuesto sobre ventas, la nómina y un fondo para equipos.
4. Transfiere tus pagos recurrentes a proveedores (alquiler de cocina, seguros, suscripciones de software).

Una plantilla sencilla para el seguimiento de depósitos

Los servicios de catering suelen llevar un registro de los depósitos de eventos en una hoja de cálculo junto con la cuenta bancaria. Aquí tienes una plantilla inicial:

EVENT DEPOSIT TRACKER

Event name:
Event date:
Client name:
Total contract value: $
Deposit due (date / amount): $
Deposit received (date / method): $
Balance due (date / amount): $
Balance received (date / method): $
Sales tax owed: $
Sales tax moved to Reserve: $
Staff payouts (date / amount): $
Net margin: $

Consejo: pega ese bloque en ChatGPT o Claude con una instrucción como "Convierte esto en una Google Sheet con fórmulas para el impuesto sobre ventas a tu tasa local, una reserva del 30% para mano de obra y una columna de margen neto" y obtendrás una hoja de cálculo funcional que puedes importar a Google Drive o guardar como Excel. La misma instrucción funciona para un PDF rellenable si prefieres dárselo a un contador.

¿Qué preguntas hacen los servicios de catering sobre la banca comercial?

¿Puedo usar una cuenta personal para mi negocio de catering?

Puedes hacerlo, pero mezclar fondos personales y comerciales puede complicar la contabilidad y afectar la separación entre tú y tu entidad comercial. Separar las finanzas comerciales y personales puede ayudar a preservar la separación de responsabilidades y facilitar la gestión de los registros fiscales. Pregunta a un profesional legal o fiscal cómo esto se aplica a tu estructura.

¿Novo acepta depósitos en efectivo?

No. Novo no acepta depósitos en efectivo. Los servicios de catering que reciben efectivo regularmente pueden mantener una cuenta bancaria tradicional o de cooperativa de crédito para depósitos en efectivo y transferir fondos a Novo según sea necesario. Los servicios de catering cuyos pagos son principalmente con tarjeta, ACH y transferencias bancarias generalmente no necesitan una solución alternativa.

¿Qué tarifas deben tener en cuenta los servicios de catering?

Presta atención a las tarifas por transferencias salientes, las tasas de procesamiento de tarjetas y las políticas de sobregiro en cuentas tradicionales. El procesamiento de tarjetas a través de tu procesador varía según el tipo de transacción, y las tarifas por sobregiro en cuentas antiguas pueden acumularse rápidamente. Novo no cobra tarifas mensuales ni por transferencias entrantes.

¿Puedo aceptar depósitos de eventos a través de Novo Invoices?

Sí. Novo Invoices acepta pagos con tarjeta y ACH. Puedes enviar una factura de depósito el día que un cliente reserva y una factura de saldo antes del evento, y los clientes pagan directamente en línea.

¿Cuánto tiempo se tarda en abrir una cuenta?

La solicitud en línea de Novo se puede completar en unos 10 minutos. El tiempo de aprobación depende de la verificación de identidad y cualquier revisión adicional necesaria. Ten tu EIN y documentos de constitución listos antes de empezar.

¿Está seguro mi dinero?

Los depósitos elegibles en Novo están asegurados hasta $250,000 a través de nuestro banco asociado, Middlesex Federal Savings, Member FDIC. El seguro de la FDIC no cubre todo tipo de pérdida financiera.

¿Es Novo una buena solución bancaria para servicios de catering?

Si tu negocio de catering funciona con pagos con tarjeta, ACH y transferencias bancarias, Novo se adapta al flujo de trabajo: sin tarifas mensuales, facturación con cobro de depósitos, Reserves para el impuesto sobre ventas y la nómina, e integraciones directas con Stripe, Square, Shopify, QuickBooks y Xero. Lo único que debes saber de antemano es la limitación de depósitos en efectivo. Si recibes efectivo regularmente, planifícalo antes de cambiarte.