La mayoría de los pintores no iniciaron un negocio de pintura para pensar en la banca. Cotizaste un repintado, tomaste el depósito del 30%, compraste $1,400 en productos Sherwin-Williams, pagaste a dos miembros del equipo el viernes y depositaste el cheque de un administrador de propiedades directamente desde el camión. La banca de negocios detrás de todo eso debería hacer cada uno de esos momentos más fácil, no más difícil.

Encontrar la mejor banca de negocios para un contratista de pintura significa observar los flujos de trabajo reales y abordar la advertencia honesta sobre el efectivo que la mayoría de las reseñas omiten. Novo es una solución de banca de negocios sólida para pintores que reciben pagos con cheque, ACH o tarjeta, pero no es una buena cuenta principal para pintores que necesitan depositar efectivo regularmente.

¿Qué necesitan los pintores de la banca de negocios?

Un negocio de pintura tiene una forma de flujo de efectivo específica: un depósito al firmar, una compra de materiales en la primera semana, pagos semanales a un equipo 1099 y un pago de saldo cuando el cliente aprueba el trabajo. Una buena cuenta de negocios maneja todo eso desde un teléfono, en el sitio, entre trabajos. Eso significa:

• Depósito de cheques móvil. Los propietarios de viviendas aún pagan con cheque. Deberías poder depositar ese cheque desde la entrada de la casa en la aplicación, no tener que conducir a una sucursal un sábado por la mañana.
• Facturación dentro de la cuenta. Un presupuesto firmado debería convertirse en una factura pagada sin tener que pagar una tarifa mensual a una herramienta de terceros por ese privilegio.
• Sin tarifa mensual. Enero y febrero son meses lentos en la mayor parte del país. Tu cuenta no debería costar $15 mantenerla abierta durante los meses en los que no estás facturando.
• Seguimiento de gastos claro. La pintura, los rociadores, las lonas protectoras, las escaleras, la gasolina y el pago del equipo 1099 deberían clasificarse en una categoría que tu contador pueda leer al final del año.
• Conexiones directas con QuickBooks, Stripe y Square. El cálculo de costos de proyectos reside en QuickBooks; los pagos con tarjeta en el sitio residen en Square o Stripe. La banca de negocios tiene que comunicarse con ambos.

Los negocios de pintura a menudo tienen ingresos estacionales y basados en proyectos, por lo que una cuenta de cheques de negocios sin tarifa mensual y sin saldo mínimo es útil durante los meses más lentos.

¿Es Novo una buena opción de banca de negocios para pintores?

Respuesta corta: Novo se adapta a la mayoría de los contratistas de pintura que aceptan cheques, ACH y pagos con tarjeta. No se adapta a los pintores que cobran efectivo regularmente, porque Novo no acepta depósitos en efectivo. Ese es un compromiso real que vale la pena mencionar de antemano.

Para los contratistas que aceptan pagos sin efectivo, una cuenta Novo se alinea directamente con una semana típica:

• $0 de tarifa mensual, $0 de saldo mínimo, ACH ilimitado y gratuito. Los ingresos estacionales significan que algunos meses tendrás un saldo bajo. Novo no te penaliza por ello, y pagar a un equipo semanal de tres subcontratistas por ACH no añade ningún costo por transacción.
• Novo Invoicing sin costo adicional. Envía una factura desde la aplicación cuando el trabajo termine. Los propietarios de viviendas pagan por ACH directamente a la cuenta sin costo adicional, o con tarjeta a través de la integración de Stripe (se aplican las tarifas estándar del procesador de tarjetas).
• Integraciones que usan los pintores. QuickBooks para el cálculo de costos de proyectos, Stripe para enlaces de pago con tarjeta, Square para pagos sin contacto en el sitio. Xero y Wise también están disponibles si los necesitas.
• Reserves para impuestos y depósitos de proyectos. Reserves es una función de presupuesto dentro de tu cuenta de cheques Novo. Todos los fondos permanecen en el mismo saldo de cheques; Reserves simplemente te permite destinar porciones de ese saldo para propósitos específicos, como una asignación del 8% para el impuesto sobre las ventas y una asignación del 15% para los impuestos trimestrales cada vez que un cliente paga.
• Seguro de la FDIC hasta $250,000 a través del banco asociado de Novo, Middlesex Federal Savings, FA.

El compromiso de nuevo, porque importa: si recibes efectivo de clientes, Novo no es la cuenta principal adecuada para esos ingresos. Algunos pintores mantienen una cooperativa de crédito local para trabajos ocasionales en efectivo y manejan todo lo demás a través de Novo. Esa es una configuración justa. Si la mayoría de tus clientes residenciales y comerciales pagan con cheque, ACH o tarjeta, los depósitos en efectivo pueden no ser un problema diario.

¿Cómo debería la banca empresarial manejar los pagos de los pintores?

Los métodos de pago de los clientes dictan cómo fluyen los fondos a una cuenta empresarial. Existen cuatro patrones comunes para los contratistas de pintura.

Cheques de clientes. Deposita a través de la app de Novo el mismo día que recibes el cheque. Sin sucursal, sin sobre, sin esperar hasta el lunes. Las empresas de administración de propiedades aún emiten muchos cheques en papel, por lo que esto es más importante de lo que parece. El tiempo de depósito de cheques móvil puede variar según la hora límite, la revisión y el estado de la cuenta; consulta la app de Novo para conocer la disponibilidad estimada de cada depósito.

Pagos ACH de propietarios y administradores de propiedades. Envía una factura de Novo con un enlace de pago ACH. El cliente paga desde su banco, el dinero llega a tu cuenta de Novo y ningún procesador de tarjetas se lleva una comisión. Si un procesador de tarjetas cobra un 2.9%, un pago con tarjeta de $6,000 costaría $174 en tarifas de procesamiento. Las tarifas reales de procesamiento de tarjetas varían según el proveedor y el tipo de transacción.

Pagos con tarjeta a través de Stripe o Square. Para los clientes que desean pagar con tarjeta (a menudo los trabajos residenciales más pequeños donde el propietario lo carga a una tarjeta de recompensas), Stripe o Square manejan el procesamiento y el dinero se liquida en Novo según el cronograma normal del procesador.

Pagos por avance y depósitos de firma. El 30% que cobras al firmar el contrato aún no es tuyo para gastar. Es para pintura, permisos y el depósito del alquiler del elevador para la segunda semana. Etiqueta una Novo Reserve para ese trabajo para que el depósito quede apartado dentro de tu saldo de cuenta corriente y no se trate como efectivo operativo. Cuando el trabajo alcance el hito, ajusta la asignación de la Reserve para que la porción de trabajo esté disponible para los gastos del trabajo.

Pago a pintores y equipos 1099. ACH ilimitado sin costo adicional de Novo a las cuentas bancarias de tu equipo crea el registro que necesitas para el Form 1099-NEC a fin de año. Venmo o Zelle personales no lo hacen. Ese registro de pagos facilita la presentación del 1099 en enero, y también te da un registro claro que puedes comparar con puntos de referencia como los datos salariales de BLS al establecer las tarifas del equipo.

¿Qué errores bancarios empresariales cometen los contratistas de pintura?

Cinco patrones aparecen una y otra vez en las conversaciones entre pintores y propietarios. Cada uno tiene una solución.

1. Manejar todo a través de una cuenta personal. Si formaste una LLC, mezclar dinero personal y empresarial es la forma más rápida de debilitar el escudo de responsabilidad que pagaste por establecer. La SBA señala específicamente la mezcla de fondos como un riesgo para la protección de la LLC.

2. No separar el impuesto sobre las ventas recaudado. En los estados donde la mano de obra o los materiales de pintura son gravables, ese impuesto sobre las ventas pertenece al estado, y tú solo lo estás reteniendo. Etiquetar una Reserve como "Sales Tax" dentro de tu cuenta corriente de Novo destina una parte de cada depósito a esa obligación, para que no se trate como efectivo operativo disponible para gastar.

3. Pagar a los subcontratistas desde Venmo o Zelle personales. A fin de año, le debes a cada subcontratista al que le pagaste $600 o más un Form 1099-NEC. Reconstruir esos pagos de apps personales de persona a persona en enero consume mucho tiempo. Pagar con ACH empresarial desde el primer día significa que el informe se genera solo.

4. Elegir una cuenta con tarifas ACH por transacción. Si una cuenta empresarial cobra por transferencia ACH, los pagos semanales a subcontratistas pueden sumar costos evitables a lo largo de un año. Novo ofrece ACH ilimitado sin costo adicional.

5. Ignorar la cobertura de la FDIC. Los depósitos de Novo están asegurados por la FDIC hasta $250,000 por depositante a través de Middlesex Federal Savings, FA. Si tienes más de eso en la cuenta después de que se pague un trabajo comercial grande, habla con tu contador sobre las opciones para el excedente.

¿Cómo abrir una cuenta bancaria comercial como pintor?

Puedes solicitarla en línea desde tu teléfono, aunque los tiempos de aprobación y los requisitos de documentos pueden variar. Cinco pasos:

1. Registra tu negocio con tu estado, ya sea como propietario único, LLC o S-corp; la mayoría de los contratistas de pintura optan por una LLC para la protección de responsabilidad, y dado que las tarifas y los requisitos de presentación varían según el estado, consulta el sitio web de tu Secretary of State antes de solicitar.
2. Obtén un EIN del IRS, que es gratuito, se solicita en línea y, en la mayoría de los casos, el número se emite en la misma sesión; lo necesitarás para abrir la cuenta y para presentar el Formulario 1099-NEC para tus subcontratistas.

1. Reúne tus documentos, como una identificación emitida por el gobierno, la carta de confirmación del EIN (la CP 575) y tus documentos de formación de LLC o corporación; los propietarios únicos pueden usar su SSN y un certificado DBA si el negocio opera bajo un nombre comercial.
2. Solicita con Novo en línea. Sin necesidad de visitar una sucursal, aunque el tiempo de aprobación puede variar según el negocio, los documentos y los requisitos de revisión.
3. Fondea y conecta. Transfiere un depósito inicial desde tu cuenta existente, luego conecta QuickBooks para la contabilidad, Stripe para los enlaces de pago con tarjeta y Square si aceptas tarjetas en el sitio.

¿Cómo deben los pintores separar los depósitos del efectivo operativo?

A continuación, se presenta una plantilla de presupuesto sencilla que los pintores pueden adaptar. La línea de depósito es la que la mayoría de los pintores subutilizan; incluirla por escrito en el presupuesto hace que cobrarla al firmar sea una rutina en lugar de algo incómodo. Combina la plantilla con una Novo Reserve etiquetada para ese trabajo, de modo que el depósito quede asignado dentro de tu saldo de cuenta corriente hasta que comience el trabajo.

ESTIMATE — [Your Painting Company LLC]
[Phone] | [Email] | [License #]

Prepared for: [Customer Name]
Property:     [Job Address]
Date:         [Date]
Estimate #:   [0001]
Valid for:    30 days from date above

SCOPE OF WORK
1. Surface prep: pressure wash, scrape, sand loose paint, spot-prime bare wood
2. Caulk gaps at trim, windows, and siding seams
3. Paint: two coats [Product / Sheen] on [surfaces]
4. Trim and doors: one coat [Product / Sheen]
5. Cleanup and haul-away of debris

MATERIALS
- Paint: [gallons] @ [$/gal] .......... $[amount]
- Primer, caulk, tape, drop cloths .... $[amount]
- Equipment rental (lift, sprayer) .... $[amount]
Materials subtotal .................... $[amount]

LABOR
- Crew of [#] x [days] ................ $[amount]

SUBTOTAL .............................. $[amount]
Sales tax ([rate]%) ................... $[amount]
TOTAL ................................. $[amount]

PAYMENT TERMS
- 30% deposit due at signing .......... $[amount]
- 40% due at [milestone, e.g., prep complete]
- 30% balance due on completion
- Accepted: check, ACH, or card (card processing fee may apply)

Customer signature: ______________________  Date: __________
Contractor signature: ____________________  Date: __________

Usa esta plantilla como punto de partida en tu software de presupuestos, hoja de cálculo o herramienta de contabilidad, y revisa las tasas de impuestos y los términos de pago antes de enviarla a los clientes.

Preguntas frecuentes

¿Pueden los pintores depositar cheques de clientes por móvil?

Sí. La aplicación móvil de Novo permite el depósito de cheques desde tu teléfono. Endosa el cheque, toma una foto del anverso y reverso, y envíalo. El tiempo de procesamiento del depósito de cheques móvil puede variar según la hora límite, la revisión y el estado de la cuenta.

¿Pueden los pintores depositar efectivo en una cuenta Novo?

No. Novo no acepta depósitos en efectivo. Si cobras efectivo regularmente de clientes o recibes propinas en efectivo, Novo no es la cuenta principal adecuada para esos ingresos. Los pintores que cobran efectivo regularmente pueden necesitar una cuenta separada en un banco o cooperativa de crédito que acepte depósitos en efectivo.

¿Puedo pagar a mi equipo de pintores y subcontratistas 1099 a través de Novo?

Sí. Novo ofrece transferencias ACH ilimitadas sin costo adicional, para que puedas pagar a un equipo semanal sin costo por transacción. Pagar a los subcontratistas por ACH desde la cuenta de negocios también crea el registro de pago claro que necesitas para presentar el Formulario 1099-NEC para cualquier persona a la que le hayas pagado $600 o más durante el año.

¿Novo está asegurado por la FDIC y hasta qué cantidad?

Sí. Los depósitos de Novo están asegurados por la FDIC hasta $250,000 por depositante a través del banco asociado de Novo, Middlesex Federal Savings, FA.

¿Necesito una LLC para abrir una cuenta Novo?

No. Los propietarios únicos pueden abrir una cuenta Novo con un SSN y, si operas bajo un nombre comercial, un certificado DBA. Las LLC y las corporaciones usan su EIN y documentos de constitución. La mayoría de los contratistas de pintura forman una LLC para la protección de responsabilidad, pero no es un requisito para operar con Novo.

¿Novo funciona con QuickBooks para el cálculo de costos por trabajo?

Sí. Novo se conecta a QuickBooks Online para que las transacciones fluyan automáticamente. Puedes etiquetar transacciones por trabajo o cliente dentro de QuickBooks para la rentabilidad por proyecto.

¿Qué sucede en los lentos meses de invierno si mi saldo baja?

Nada. No hay tarifa mensual ni saldo mínimo. Una cuenta con $12 en febrero cuesta lo mismo que una cuenta con $12,000 en julio.