Si tres clientes te pagan a través de Stripe, uno a través de PayPal y otro te envía una transferencia desde Manila, tu cuenta de cheques empresarial necesita aceptar esos pagos, mantener el dinero del negocio separado de tu cuenta personal y evitar comisiones mensuales. Algunas cuentas de cheques empresariales cobran comisiones mensuales, requieren saldos mínimos o carecen de las integraciones de pago que un VA usa regularmente.

Una buena cuenta de cheques empresarial para VA debería separar los ingresos de los clientes, admitir métodos de pago comunes, conectarse con herramientas de contabilidad y mantener bajas las comisiones recurrentes.

¿Por qué los asistentes virtuales necesitan una cuenta bancaria empresarial dedicada?

Un error común para los VA nuevos es procesar los pagos de los clientes a través de una cuenta de cheques personal, lo que puede generar problemas legales, fiscales y contables.

Puede debilitar la separación que una LLC debe proporcionar. Si formaste una LLC y mezclas regularmente fondos personales y empresariales, puede ser más difícil demostrar que el negocio está separado de ti personalmente, por lo que una cuenta de cheques empresarial separada es el primer y más básico paso para mantener clara esa separación.

La contabilidad en época de impuestos se vuelve más difícil. Cuando los ingresos 1099 de seis clientes se mezclan con tu alquiler, comestibles y actividad de Venmo, tú (o tu contador) pasarás horas clasificando transacciones en enero. Una cuenta empresarial dedicada significa que cada depósito es ingreso y la mayoría de los retiros son retiros del propietario o gastos deducibles.

El IRS espera registros claros. Los trabajadores autónomos deben mantener registros que identifiquen claramente las fuentes de ingresos empresariales y los gastos deducibles. Una cuenta bancaria separada no es legalmente obligatoria, pero es la forma más sencilla de cumplir con ese estándar, y la SBA la recomienda específicamente por esta misma razón.

Las facturas se ven más profesionales. Un cliente que paga a "Sarah Chen Virtual Assistance LLC" en lugar de a "Sarah Chen" se percibe como un negocio real, lo que reduce las probabilidades de que un pago sea cuestionado o retrasado por el proceso de cuentas por pagar del cliente.

Los impuestos estimados trimestrales se vuelven más fáciles. Los VA que obtienen ingresos 1099 generalmente deben pagar impuestos estimados trimestrales al IRS. Rastrear lo que debes es mucho más sencillo cuando tus ingresos empresariales residen en una sola cuenta.

¿Qué deben buscar los asistentes virtuales en una cuenta de cheques empresarial?

No todas las cuentas de cheques empresariales están diseñadas para un asistente virtual. Las características importantes son:

Sin comisiones mensuales. Algunas cuentas de cheques empresariales tradicionales cobran cargos de mantenimiento mensuales a menos que cumplas con los requisitos de saldo o actividad. Para un VA individual, eso puede sumar una cantidad significativa de dinero a lo largo de un año.

Transferencias ACH gratuitas. ACH es la vía que la mayoría de los clientes de EE. UU. utilizan para pagar directamente a los contratistas, y es cómo Stripe y QuickBooks Payments envían tu dinero a tu banco, por lo que pagar por transferencia se acumula rápidamente.

Integraciones con las herramientas que ya usas. Las integraciones directas con Stripe, Shopify, QuickBooks y Xero pueden reducir la contabilidad manual. Los saldos de PayPal o Wise se pueden transferir a tu cuenta de cheques comercial por ACH usando los números de cuenta y de ruta. Las integraciones directas pueden reducir la entrada manual de transacciones.

Facturación integrada. La mayoría de los asistentes virtuales no deberían pagar por una herramienta de facturación separada en el primer año. Una plataforma que te permite enviar facturas y recibir pagos con tarjeta o ACH en la misma aplicación elimina un elemento de tu factura de software.

Seguro de la FDIC. Tu dinero debe estar asegurado hasta $250,000 por depositante, por banco asegurado por la FDIC, por categoría de propiedad, el límite federal estándar.

Acceso móvil y web. Los asistentes virtuales trabajan desde casa, cafeterías u otro país. Un requisito de sucursal puede ralentizar a los asistentes virtuales que trabajan de forma remota o viajan con frecuencia.

¿Qué ofrece Novo a los asistentes virtuales?

Novo es una fintech que ofrece soluciones de banca comercial a través de su banco asociado, Middlesex Federal Savings, F.A. Está diseñado para pequeñas empresas que operan en línea, lo que se adapta a muchos asistentes virtuales que reciben pagos a través de ACH, tarjetas, wires o plataformas de pago. Los detalles:

Sin tarifas mensuales, sin saldo mínimo, sin cargos por sobregiro. Transferencias ACH entrantes gratuitas y wires entrantes gratuitos. Si tienes clientes internacionales que prefieren pagar por wire, confirma las instrucciones actuales de Novo para wires entrantes y los tipos de wire admitidos antes de compartir los detalles de pago.

Facturación ilimitada en la aplicación. Envía una factura desde Novo, el cliente paga con tarjeta o ACH, y el dinero llega a tu cuenta Novo. Sin suscripción de facturación separada.

Integraciones directas con Stripe, Shopify, QuickBooks y Xero. Si aceptas pagos con tarjeta a través de Stripe o una tienda Shopify, los fondos fluyen a Novo. Las transacciones se sincronizan con QuickBooks o Xero automáticamente para la contabilidad.

Novo Reserves para presupuestar impuestos y gastos. Reserves es una función de presupuesto dentro de tu cuenta Novo Business Checking Account que te permite apartar porciones de tu saldo para objetivos específicos. Un flujo de trabajo común para los asistentes virtuales es asignar hasta el 30% de cada pago de cliente a una Reserve de "Taxes" y alrededor del 10% a una Reserve de "Software". El dinero permanece en tu cuenta de cheques; Reserves solo lo destina.

Seguro de la FDIC a través del banco asociado de Novo. Los depósitos están asegurados hasta $250,000 por depositante, por banco asegurado por la FDIC, por categoría de propiedad, a través del banco asociado de Novo asegurado por la FDIC , Middlesex Federal Savings, F.A.

¿Cómo abren una cuenta Novo los asistentes virtuales?

La solicitud toma unos 10 minutos si tienes tus documentos listos. Lo que necesitarás depende de cómo esté configurado tu negocio.

Los propietarios únicos (sin LLC, sin corporación) pueden solicitar con un SSN. Si usas un nombre DBA ("doing business as"), ten esos documentos a mano. No necesitas un EIN, aunque puedes obtener uno gratis del IRS si prefieres mantener tu SSN fuera de los W-9 de los clientes.

Las LLC y las S-corps deben tener la carta de EIN del IRS y los documentos de formación (artículos de organización o incorporación) listos para subir. Si tu negocio está configurado como una LLC, nuestra guía de cuentas de negocios para propietarios de LLC detalla el papeleo con más profundidad.

Después de enviar la solicitud, Novo generalmente te envía una decisión por correo electrónico en unos pocos días hábiles. Una vez aprobada, recibirás los números de cuenta y de ruta en la app, y una tarjeta de débito física te llegará por correo.

DBA, LLC o S-corp: ¿cuál necesitan primero los asistentes virtuales?

La mayoría de los asistentes virtuales independientes comienzan como propietarios únicos, a veces con un DBA. Esa es la configuración legal más sencilla y te permite abrir una cuenta Novo solo con un SSN. Una elección de LLC o S-corp puede afectar los impuestos, el papeleo y la responsabilidad, así que habla con un contador público certificado (CPA) o un abogado antes de cambiar la estructura de tu negocio. No necesitas una cuenta de negocios antes de elegir un DBA, LLC o S-corp. Abrir una cuenta de negocios cuando empiezas a recibir pagos de clientes ayuda a mantener los registros claros si formas una entidad más adelante.

Una plantilla de factura sencilla que puedes enviar hoy

Si aún no tienes un sistema de facturación, pega esto en un documento, rellena los campos y envía:

INVOICE

From:
[Your business name]
[Your address]
[Your email]

Bill To:
[Client business name]
[Client contact name]
[Client email]

Invoice #: [0001]
Invoice date: [YYYY-MM-DD]
Due date: [Net 14 / Net 30]

Description                         Hours    Rate       Amount
--------------------------------------------------------------
Inbox management, week of [date]    5.0      $45.00     $225.00
Calendar coordination               2.5      $45.00     $112.50
Client onboarding docs (project)    N/A      N/A        $300.00
--------------------------------------------------------------
                                              Subtotal:  $637.50
                                              Total due: $637.50

Payment methods:
- ACH: routing [xxx], account [xxx]
- Card: [invoice link]

Thanks. Payment is appreciated within [14/30] days.

También puedes copiar esta plantilla en una hoja de cálculo y añadir fórmulas para horas, tarifas, subtotal y cualquier impuesto aplicable. Guarda una copia nueva para cada cliente en lugar de volver a escribir los totales a mano.

¿Cómo se compara Novo con una cuenta de negocios tradicional de un gran banco?

La mayoría de los asistentes virtuales llegan a Novo desde una cuenta personal o una cuenta de negocios tradicional de un gran banco. La diferencia con un banco tradicional es donde el contraste es más marcado. Las cifras en dólares a continuación son rangos comunes observados en los cronogramas de tarifas publicados de los grandes bancos; consulta el cronograma actual de tu banco para obtener los números exactos.

| | Cuenta de cheques para negocios de bancos grandes tradicionales | Novo | |---|---|---| | Tarifa mensual | Se cobra comúnmente a menos que se cumpla con el saldo mínimo | $0 | | Saldo mínimo | A menudo se requiere para eximir la tarifa mensual | Ninguno | | ACH entrante | Generalmente gratis | Gratis | | Transferencias bancarias entrantes | A menudo conlleva una tarifa por transferencia | Gratis | | Cargos por sobregiro | Tarifa por artículo típica | Ninguno | | Facturación | Se requiere software separado | Incluido, ilimitado | | Sincronización con Stripe / Shopify / QuickBooks | Manual o a través de terceros | Integración directa | | Solicitud | A menudo requiere visita a la sucursal | Completamente en línea, unos 10 minutos | | Depósitos en efectivo | Sí, en la sucursal | No aceptados |

¿Qué compensaciones deben conocer los asistentes virtuales antes de solicitar?

Novo no acepta depósitos en efectivo, por lo que es ideal para VAs que reciben pagos por ACH, Stripe, PayPal o transferencia bancaria en lugar de efectivo; la mayoría de los VAs pasan años sin manejar efectivo por trabajo, y si tú también tienes un negocio secundario que acepta efectivo, mantén una cuenta separada para eso.

No hay sucursales físicas; todo sucede en la aplicación y en la web, y el soporte está disponible por chat y correo electrónico.

Las transferencias bancarias nacionales salientes conllevan una tarifa; las transferencias entrantes son gratuitas, mientras que las salientes tienen un costo por transferencia (consulta el programa de tarifas actual de Novo), y las transferencias ACH, que manejan la gran mayoría de lo que un VA envía y recibe, son gratuitas.

¿Cómo pueden los asistentes virtuales recibir pagos y apartar dinero para impuestos?

Así es como se ve una semana típica para un VA que usa Novo:

1. Lunes por la mañana: envía facturas desde la aplicación Novo a los tres clientes con los que trabajaste la semana pasada. Dos pagan por ACH desde el enlace de la factura; uno paga con tarjeta.
2. Miércoles: el pago con tarjeta llega a tu cuenta Novo. Los pagos ACH llegan el jueves y el viernes.
3. Viernes: asigna hasta el 30% de los pagos entrantes de la semana a tu Reserva de "Estimated Taxes" y alrededor del 10% a "Software & Tools". Los fondos permanecen en tu saldo de cheques; las Reserves solo los designan.
4. Trimestralmente: cuando llegue la fecha límite de impuestos estimados del IRS, transfiere de tu cuenta de cheques a IRS Direct Pay el monto registrado en tu Taxes Reserve.

Ese flujo de trabajo ayuda a separar el efectivo disponible del dinero para impuestos antes de que lleguen las fechas límite trimestrales. Los trabajadores por cuenta propia que esperan adeudar $1,000 o más en impuestos durante el año generalmente deben realizar pagos trimestrales estimados para evitar una multa por pago insuficiente.

Recibir pagos a través de PayPal, Stripe o ACH directo

Los asistentes virtuales suelen recibir pagos de cuatro maneras, y cada una mueve dinero a tu cuenta Novo de forma ligeramente diferente.

• ACH directo del cliente. Dale al cliente tus números de ruta y cuenta Novo y ellos envían el pago desde su cuenta de negocios. Sin comisiones, llega en 1 a 3 días hábiles. Este es el método más limpio para pagos mensuales recurrentes.
• Stripe (pagos con tarjeta). Envía una factura Novo con un enlace de pago con tarjeta, o usa tu propia cuenta de Stripe. Stripe deduce su tarifa de procesamiento y deposita el neto en Novo según su calendario de pagos estándar. Ideal para facturas de proyectos únicos y clientes internacionales que prefieren tarjetas.
• PayPal. PayPal cobra una comisión por los pagos de negocios y retiene el dinero en tu saldo de PayPal. Luego transfieres a Novo vía ACH usando los números de cuenta y ruta de Novo. Añade un paso, pero es útil cuando un cliente insiste en PayPal.
• Transferencia bancaria. Si un cliente quiere pagar por transferencia bancaria, confirma las instrucciones actuales de Novo para transferencias entrantes y los tipos de transferencia admitidos antes de compartir los detalles de pago. Las transferencias entrantes a Novo son gratuitas.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor opción de banca empresarial para un asistente virtual?

Novo ofrece soluciones de banca empresarial muy adecuadas para la mayoría de los asistentes virtuales porque no cobra tarifas mensuales, incluye facturación ilimitada y se integra directamente con Stripe, Shopify, QuickBooks y Xero, las herramientas que los asistentes virtuales ya usan para recibir pagos y llevar la contabilidad.

¿Necesito una cuenta bancaria de negocios como asistente virtual freelance?

Los propietarios únicos no están estrictamente obligados a abrir una cuenta separada, pero una cuenta separada suele facilitar y limpiar el mantenimiento de registros. El IRS espera que los trabajadores por cuenta propia mantengan registros claros de ingresos y gastos comerciales, y la SBA recomienda específicamente una cuenta comercial separada. También apoya la separación de LLC y hace que la presentación de informes 1099 sea mucho más clara.

¿Pueden los asistentes virtuales usar Novo sin una LLC?

Sí. Los propietarios únicos pueden abrir una cuenta Novo con un SSN, sin formar una LLC ni obtener un EIN primero. Si usas un nombre DBA, ten esa documentación lista. Un EIN es gratuito del IRS y te permite mantener tu SSN fuera de los W-9 de los clientes.

¿Cómo manejo los impuestos estimados trimestrales como asistente virtual?

Si esperas deber $1,000 o más en impuestos durante el año, el IRS generalmente requiere pagos estimados trimestrales en abril, junio, septiembre y enero. Un enfoque práctico: usa Novo Reserves para asignar hasta el 30% de cada pago de cliente a un fondo de "Taxes" a medida que llega, luego paga al IRS desde tu cuenta corriente cada trimestre a través de IRS Direct Pay.

¿Puedo usar Novo si los clientes me pagan a través de PayPal, Stripe o Wise?

Sí. Stripe se integra directamente con Novo, por lo que los pagos con tarjeta se depositan en tu cuenta Novo. Los saldos de PayPal y Wise se pueden transferir a Novo vía ACH usando tus números de cuenta y ruta. Los clientes internacionales que quieran enviar una transferencia bancaria pueden pagar a tu cuenta Novo sin tarifa por transferencia entrante; confirma primero las instrucciones de transferencia actuales con Novo.

¿Está seguro mi dinero con una plataforma bancaria solo en línea?

Sí. Novo es una fintech que ofrece soluciones de banca empresarial a través de un banco asociado asegurado por la FDIC, Middlesex Federal Savings, F.A. Los depósitos están asegurados hasta $250,000 por depositante, por banco asegurado por la FDIC, por categoría de propiedad, a través del banco asociado de Novo asegurado por la FDIC.

¿Necesito enviar 1099 a otros asistentes virtuales o contratistas que contrate?

Si pagas a cualquier contratista $600 o más en un año calendario por servicios, generalmente necesitas emitir un Formulario 1099-NEC y presentarlo ante el IRS. Mantén los W-9 archivados para cada contratista al que pagues para que tengas la información lista en enero.