Los contadores y tenedores de libros pasan sus días buscando deducciones para sus clientes, y a menudo se quedan cortos a la hora de declarar impuestos. Las deducciones disponibles para una firma de CPA o un tenedor de libros independiente son específicas: tarifas por declaración de software de preparación de impuestos, horas de CPE, seguro de responsabilidad profesional y el Plan de Seguridad de la Información Escrito requerido por el IRS que todo preparador pagado debe mantener. Las deducciones legítimas para una práctica contable siguen reglas específicas del IRS, y un flujo de trabajo bancario claro facilita su justificación.

¿Por qué deberían los contadores y tenedores de libros registrar los gastos comerciales por separado?

Cada dólar de gasto comercial legítimo reduce los ingresos imponibles. Para un propietario único que presenta el Anexo C, también puede reducir las ganancias netas sujetas al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. El IRS exige que los gastos deducibles sean tanto ordinarios (comunes en tu actividad) como necesarios (útiles y apropiados para tu negocio) según el IRC §162.

Incluso los profesionales de impuestos se benefician de separar las finanzas personales y comerciales. Una cuenta corriente comercial dedicada crea un rastro de auditoría claro que vincula cada transacción a una fecha, beneficiario y monto, lo cual es la justificación que el IRS solicita según la Regulación del Tesoro §1.6001-1. Mezclar cuentas personales y comerciales puede dificultar la justificación de las deducciones y puede debilitar la separación entre una LLC y su propietario.

Novo Business Checking no tiene tarifas mensuales, no tiene requisitos de saldo mínimo e integraciones directas con QuickBooks Online, Xero y Stripe para la conciliación.

¿Qué gastos son deducibles de impuestos para firmas de contabilidad y teneduría de libros?

La mayoría de los gastos de una práctica típica se agrupan en estas categorías principales. Cada uno es deducible en el Anexo C para propietarios únicos, en el Formulario 1120-S para S-corps o en el Formulario 1065 para sociedades.

• Alquiler de oficina, servicios públicos y tarifas de coworking. Deducción completa por espacio comercial dedicado. Si subarriendas un escritorio en un espacio de coworking, la membresía mensual es deducible.
• Software de contabilidad e impuestos. Las suscripciones a QuickBooks Online, Xero, Drake Tax, Lacerte, ProConnect, UltraTax y ProSeries son deducibles en el año en que se pagan. Las tarifas de presentación electrónica por declaración también cuentan.
• Seguro de responsabilidad profesional (E&O) y seguro comercial general. Las primas por errores y omisiones son totalmente deducibles, al igual que las pólizas de responsabilidad cibernética y responsabilidad general.
• Educación profesional continua y licencias. Los cursos de CPE, las renovaciones de licencias de CPA, las cuotas de membresía de AICPA y las cuotas de sociedades estatales califican.
• Costos de adquisición de clientes. Alojamiento de sitios web, SEO, anuncios pagados, tarifas por referidos a otros profesionales y material de marketing impreso.
• Tarifas bancarias y procesamiento de pagos. Tarifas de procesamiento de Stripe, Square o ACH, cargos por servicios comerciales y cualquier tarifa bancaria en la que incurras.

¿Cómo funcionan las deducciones por oficina en casa y equipo para contadores?

Muchos contadores y tenedores de libros trabajan desde una oficina en casa al menos parte de la semana. El IRS ofrece dos métodos.

Método simplificado. Dedúce $5 por pie cuadrado de espacio de oficina dedicado, hasta 300 pies cuadrados, para un máximo de $1,500 al año. Sin depreciación, sin recuperación, papeleo mínimo.

Método de gastos reales. Calcula el porcentaje de uso comercial de tu casa (metros cuadrados de oficina divididos por el total de metros cuadrados) y aplica ese porcentaje a los intereses hipotecarios o alquiler, servicios públicos, seguros, reparaciones y depreciación. Más papeleo, a menudo una deducción mayor para propietarios de casas más grandes.

La oficina debe usarse de forma regular y exclusiva para el negocio. Un escritorio en una habitación de invitados que también se usa para actividades personales generalmente no cumple con el requisito de uso exclusivo.

Para equipos, la Section 179 permite a las empresas optar por deducir como gasto la propiedad comercial calificada en el año en que se pone en servicio, sujeta a los límites y reglas de elegibilidad del IRS. La propiedad calificada generalmente incluye computadoras, monitores duales, impresoras y mobiliario de oficina. Muchas empresas utilizan escáneres de documentos seguros como Fujitsu ScanSnap, junto con sillas ergonómicas y sit-stand desks.

¿Qué costos de software y tecnología pueden deducir los contadores?

Aquí es donde las prácticas de contabilidad y teneduría de libros difieren más de un pequeño negocio genérico. El tech stack es grande, recurrente y totalmente deducible.

• Software de preparación de impuestos: Drake, Lacerte, ProConnect Tax Online, UltraTax CS, ATX, ProSeries. Incluye cargos de e-filing por declaración.
• Gestión de la práctica: Karbon, Canopy, TaxDome, Financial Cents, Jetpack Workflow.
• Portales de clientes e intercambio seguro de archivos: SmartVault, ShareFile, el portal de TaxDome, Liscio.
• Ciberseguridad y cumplimiento de WISP: administradores de contraseñas (1Password, Bitwarden), protección de endpoints, correo electrónico cifrado (Verifyle, Encyro), y un Written Information Security Plan documentado.

El IRS exige a todo preparador de declaraciones de impuestos remunerado con un PTIN que cree, mantenga y siga un Written Information Security Plan que proteja los datos del contribuyente, bajo la Gramm-Leach-Bliley Act Safeguards Rule aplicada por la FTC.

El costo del software WISP, las auditorías de seguridad y la capacitación requerida para empleados es deducible.

¿Qué costos de desarrollo profesional y licencias son deducibles?

La educación que mantiene o mejora las habilidades requeridas en tu oficio actual es deducible. La educación que te califica para un nuevo oficio no lo es, por lo que las tarifas iniciales del examen CPA y los cursos de repaso son un área gris. La postura del IRS en Treas. Reg. §1.162-5 es que la educación necesaria para cumplir con los requisitos mínimos de una profesión no es deducible. Las tarifas del examen CPA para un contador que no es CPA generalmente no son deducibles. El CPE para un CPA con licencia claramente sí lo es.

Deducible en esta categoría:

• Cursos de CPE y registro a conferencias (AICPA ENGAGE, Scaling New Heights, state society conferences)
• Tarifas de renovación de licencia CPA estatal y renovación de inscripción EA
• Membresías profesionales (AICPA, NATP, NSA, NACPB, state CPA societies)
• Suscripciones de investigación: Thomson Reuters Checkpoint, CCH AnswerConnect, The Tax Adviser
• Publicaciones de la industria y materiales de referencia

¿Cómo se deducen los viajes, comidas y entretenimiento de clientes?

Conducir entre oficinas de clientes es deducible a la IRS standard mileage rate. Para 2024, la IRS standard mileage rate para uso comercial de un automóvil es de 67 centavos por milla.

Lleva un registro simultáneo con la fecha, el destino, el propósito comercial y las millas. Aplicaciones como MileIQ o el rastreador de millas dentro de QuickBooks Self-Employed se encargan de esto automáticamente.

Ir de casa a una oficina regular no es deducible. Conducir de una oficina en casa a la ubicación de un cliente sí lo es.

Los viajes de negocios para conferencias, capacitación o trabajo con clientes fuera de la ciudad pueden incluir vuelos, hoteles y transporte terrestre, todo totalmente deducible. Las comidas durante viajes de negocios con pernoctación son deducibles al 50%.

Las comidas con clientes son deducibles al 50%. Los gastos de entretenimiento como eventos deportivos, conciertos y rondas de golf ya no son deducibles después de la Tax Cuts and Jobs Act of 2017.

Si llevas a un cliente a un partido de béisbol, el hot dog es potencialmente deducible al 50% si guardas un recibo separado; la entrada no lo es.

Los regalos a clientes son deducibles hasta $25 por destinatario al año bajo el IRC §274(b). Una botella de vino de $200 para tu mejor cliente te da una deducción de $25.

¿Cómo afectan el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia y la deducción QBI a los contadores?

Los profesionales independientes pagan impuestos sobre el trabajo por cuenta propia sobre las ganancias netas de su actividad. La tasa combinada del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es del 15.3%, compuesta por un 12.4% para el Social Security sobre ganancias hasta la base salarial anual más un 2.9% para Medicare sin límite. La mitad del impuesto SE es deducible "above the line".

La deducción por Qualified Business Income bajo el IRC §199A permite a los propietarios elegibles de entidades de paso deducir hasta el 20% de los ingresos comerciales calificados. La contabilidad se clasifica como un Specified Service Trade or Business (SSTB), lo que significa que la deducción se elimina gradualmente una vez que el ingreso imponible excede el umbral.

Para ingresos de SSTB por encima del umbral superior de eliminación gradual, la deducción QBI generalmente no está disponible, sujeta a los umbrales del año en curso y al estado civil para efectos de la declaración.

Implicaciones prácticas para un CPA o tenedor de libros cerca de la eliminación gradual:

• Maximiza las contribuciones de jubilación a un SEP-IRA o Solo 401(k) para reducir el ingreso imponible por debajo del umbral. Un Solo 401(k) permite aplazamientos de empleados más contribuciones del empleador, a menudo resultando en contribuciones totales más altas que un SEP para el mismo ingreso.
• Las primas de seguro de salud para trabajadores por cuenta propia son deducibles "above the line" y reducen el AGI.
• Las contribuciones a HSA para quienes tienen un plan de salud con deducible alto también reducen el AGI.
• La elección de S-corp puede cambiar el cálculo al dividir los ingresos entre salarios W-2 y distribuciones, pero la clasificación SSTB sigue aplicándose.

Si estás a menos de $50,000 del umbral SSTB, considera que otro profesional de impuestos revise las suposiciones de planificación o procese los números con software como Holistiplan.

¿Cómo puede Novo ayudar a las firmas de contabilidad y teneduría de libros a mantenerse organizadas?

Una conciliación bancaria y contable clara facilita la justificación de estas reclamaciones de deducción. Novo Business Checking se conecta con las herramientas de contabilidad que muchas firmas ya usan. Para una mirada más profunda sobre cómo Novo se adapta específicamente a una práctica contable, consulta nuestra guía sobre la mejor cuenta de negocios para contadores y tenedores de libros.

• Sin tarifas mensuales, sin saldo mínimo. Novo no cobra una tarifa de cuenta mensual, por lo que el mantenimiento rutinario de la cuenta no reduce tu saldo.
• Las integraciones directas con QuickBooks Online, Xero, Stripe y Shopify envían las transacciones a tus libros automáticamente. Para una firma de teneduría de libros que lleva sus propios registros en QuickBooks Online, esto puede reducir las importaciones manuales de CSV.

• Novo Reserves te permiten apartar fondos para impuestos estimados trimestrales, nómina o un presupuesto de CPE sin abrir cuentas separadas. Establece un porcentaje de cada depósito para que se mueva a una tax Reserve así el dinero de los impuestos trimestrales se separa antes de gastarlo.
• Transferencias bancarias entrantes gratuitas y transacciones ilimitadas sin comisiones por transacción. Útil cuando un cliente corporativo paga un compromiso de cinco cifras mediante wire.
• Transferencias ACH sin comisiones y herramientas de facturación integradas para facturar a los clientes directamente desde tu cuenta.

Una desventaja honesta: Novo no acepta depósitos en efectivo. Para un estudio contable que ocasionalmente recibe un pago en efectivo, eso significa una solución alternativa como un giro postal, o depositar efectivo en un banco con el que tengas una relación y transferir los fondos a Novo. Esa desventaja es importante para cualquier empresa que reciba pagos de clientes en efectivo o necesite depositar reembolsos en efectivo.

¿Cómo pueden los contadores rastrear los gastos deducibles?

Copia el siguiente bloque en una hoja de cálculo para registrar los gastos deducibles según las categorías del IRS.

Date | Vendor | Amount | Category | Payment Method | Business Purpose | Receipt Link
2024-03-14 | Drake Software | 1,895.00 | Software | Novo debit | Tax season license | Drive/receipts/drake-2024.pdf
2024-03-15 | AICPA | 445.00 | Dues & Subscriptions | Novo debit | Annual membership | Drive/receipts/aicpa-2024.pdf
2024-03-18 | Marriott Atlanta | 612.40 | Travel | Novo debit | AICPA ENGAGE conference | Drive/receipts/marriott-engage.pdf
2024-03-22 | Client lunch — ABC Corp | 84.20 | Meals (50%) | Novo debit | Annual planning meeting w/ J. Smith | Drive/receipts/lunch-abc.pdf

Pega este bloque en ChatGPT o Claude con una instrucción como "Convierte esto en una Google Sheet con un menú desplegable de Categoría que coincida con las líneas del Schedule C, una columna que aplique automáticamente el recorte del 50% para comidas, y una tabla dinámica que resuma las deducciones por categoría para 2024". Una herramienta de IA puede redactar fórmulas de hoja de cálculo o una estructura de plantilla, pero debes revisar el resultado antes de usarlo para tus registros fiscales.

Preguntas frecuentes

¿Pueden los contadores deducir sus propias tarifas de examen de CPA?

Generalmente no. El IRS trata la educación requerida para cumplir con las calificaciones mínimas de una profesión como un gasto personal según la Treas. Reg. §1.162-5. Las tarifas de examen de CPA y los cursos de repaso para alguien que busca la licencia inicial no son deducibles. Una vez que eres CPA, el CPE requerido para mantener la licencia es totalmente deducible.

¿Es deducible para los contadores el obsequio a clientes?

Sí, con un límite de $25 por destinatario al año según el IRC §274(b). Los artículos promocionales de marca de menos de $4 (bolígrafos, blocs de notas con tu logotipo) y los artículos claramente para uso comercial en la oficina del destinatario están excluidos del límite. Una deducción de $25 es pequeña, pero la buena voluntad es lo importante.

¿Cómo debo registrar el kilometraje entre las oficinas de los clientes?

Usa un registro contemporáneo con fecha, ubicación de inicio, destino, propósito comercial y millas. Aplicaciones como MileIQ, Everlance o el rastreador de kilometraje integrado en QuickBooks Online clasifican automáticamente los viajes. El IRS puede denegar las deducciones por kilometraje si tu registro se reconstruye después del hecho, así que configura la aplicación antes de la temporada de impuestos, no después.

¿Qué registros exige el IRS para la justificación de gastos?

Según la Treas. Reg. §1.6001-1, usted debe mantener registros que establezcan el monto, la fecha, el lugar y el propósito comercial de cada deducción. Para comidas y viajes, el IRC §274(d) impone una justificación más estricta: conserve el recibo, anote quién asistió y documente el propósito comercial. Los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito por sí solos no son suficientes para los elementos del §274(d); usted necesita el recibo subyacente.

¿Necesito un WISP si solo preparo unas pocas declaraciones al año?

Sí. El IRS exige que todo preparador pagado con un PTIN tenga un plan de seguridad de la información por escrito, independientemente del tamaño de su práctica. La Publication 5708 explica un WISP de muestra, y varios proveedores (Tech 4 Accountants, Rightworks) venden plantillas y capacitación.

¿Es Novo adecuado para un estudio contable unipersonal?

Sí, para la mayoría. Sin tarifas mensuales, feeds directos de QuickBooks Online y Xero, y Reserves para impuestos trimestrales cubren las necesidades básicas de un contador independiente. La única limitación son los depósitos en efectivo, que Novo no acepta. Por lo tanto, las empresas que reciben pagos en efectivo necesitan otra forma de convertir el efectivo en fondos electrónicos antes de transferir dinero a Novo.