Si tienes un negocio de pintura, la mayor parte de lo que gastas para mantener los pinceles en las manos y las furgonetas en la carretera es deducible. La tarea principal es separar los gastos del año en curso del equipo que debe depreciarse, y luego mantener registros que respalden cada deducción del Schedule C.

Esta es una referencia de trabajo para el año fiscal 2024 para pintores autónomos y pequeños contratistas de pintura que declaran impuestos en los Estados Unidos. Cada deducción a continuación asume que estás operando el negocio con fines de lucro y que puedes respaldar el gasto con un recibo, un estado de cuenta bancario y, para vehículos, un registro de millaje. Confirma las cifras del año en curso en las publicaciones del IRS antes de presentar la declaración, ya que los límites y las tasas cambian año a año.

¿Qué cuenta como un gasto comercial deducible para pintores?

El IRS utiliza una prueba de dos palabras de la Internal Revenue Code Section 162. Los gastos comerciales deben ser tanto ordinarios como necesarios para el oficio de la pintura para ser deducibles bajo la IRS Section 162. Un cubo de cinco galones de Sherwin-Williams Emerald es ordinario y necesario. Un barco no lo es.

Los gastos deducibles se dividen en dos categorías importantes para tu declaración de impuestos:

• Gastos de este año. Pintura, imprimación, cinta, lonas protectoras, combustible, primas de seguro, pagos a subcontratistas. Los restas de los ingresos en el Schedule C en el año en que los pagaste.
• Capitalizados y depreciados. Los equipos de alto costo con una vida útil superior a un año, como un pulverizador airless de $4,000 o un remolque cerrado de $6,000, normalmente se deprecian a lo largo de varios años. La Section 179 y el de minimis safe harbor (ambos cubiertos a continuación) te permiten acortar ese proceso para la mayoría de las herramientas que los pintores realmente compran.

Para que cualquiera de las categorías sea defendible, mantén el dinero del negocio separado del dinero personal. Los contribuyentes del Schedule C que realizan trabajos de pintura, llenan el tanque de gasolina y hacen compras en Home Depot con la misma tarjeta de débito que usan para los comestibles terminan adivinando en el momento de los impuestos, y adivinar lleva a perder deducciones. Si aún estás usando una cuenta personal para el negocio, las diferencias prácticas entre una cuenta de business vs personal checking explican por qué el cambio vale una tarde de configuración.

El IRS espera tres cosas en tus registros: recibos detallados, un registro de millaje contemporáneo y estados de cuenta bancarios o de tarjeta de crédito coincidentes. "Contemporáneo" significa registrado en o cerca del momento del viaje o la compra, no reconstruido en abril.

¿Qué pintura, materiales y suministros para el lugar de trabajo pueden deducir los pintores?

Cualquier cosa que compres para completar un trabajo de cliente es un gasto de materiales, totalmente deducible en el año de la compra:

• Pintura, imprimación, tinte, laca, sellador, diluyentes, masilla, masilla para madera, compuesto de parcheo
• Pinceles, rodillos, fundas para rodillos, bandejas, revestimientos, cinta de pintor, láminas de plástico, lonas protectoras, papel de lija, esponjas de lijar, paños de limpieza
• Equipo de protección personal: respiradores y cartuchos, guantes de nitrilo, overoles, gafas, rodilleras, equipo de trabajo seguro para plomo para trabajos RRP

Si un cliente te reembolsa los materiales en un trabajo de costo más, ese reembolso entra en tus ingresos y el costo del material sale como un gasto. Las dos líneas se netean a tu margen de beneficio. No dejes los materiales reembolsados fuera de ambos lados; el IRS quiere ver los ingresos brutos.

Hay dos casos especiales con los materiales. El material sobrante que se traslada de un trabajo a otro está bien, ya que sigue siendo inventario del negocio. Pero la pintura sacada del stock de trabajo para repintar tu propia cocina es un retiro personal y no debe deducirse. Anótalo en tus registros para que tu gasto de material del año se concilie.

Herramientas y equipo: ¿gastar ahora o depreciar?

Muchos pintores pierden deducciones en herramientas porque asumen que todo debe depreciarse durante cinco años. Dos elecciones del IRS hacen que ese valor predeterminado sea irrelevante para la mayoría de lo que compras.

La Section 179 te permite deducir el precio de compra total del equipo calificado en el año en que lo pones en servicio, en lugar de distribuir la depreciación en futuras declaraciones. Los pulverizadores airless, las pistolas HVLP, los andamios, las escaleras extensibles, las lavadoras a presión, las aspiradoras HEPA para trabajos RRP y los remolques cerrados suelen calificar. Algunos vehículos de trabajo pesado pueden calificar para el tratamiento de la Section 179, pero los vehículos de pasajeros, los SUV y los camiones están sujetos a límites y excepciones específicos para vehículos; confirma las reglas para tu vehículo específico antes de presentar la declaración. Para el año fiscal 2024, el límite de deducción de la Section 179 es de $1,220,000, con una eliminación gradual que comienza en $3,050,000 de propiedad calificada puesta en servicio. Confirma el límite del año en curso en la IRS Publication 946 antes de presentar la declaración; el Congreso lo ajusta por inflación.

Puerto seguro de minimis. Bajo la elección de puerto seguro de minimis, los pintores sin un estado financiero aplicable pueden deducir como gasto la propiedad tangible que cuesta $2,500 o menos por factura o por artículo en el año de la compra en lugar de capitalizarla. Una escalera de $400, un accesorio agitador de pintura de $180, un pulverizador de detalles de $900: dedúcelos como gasto, guarda el recibo y sigue adelante. Haz la elección en tu declaración de impuestos cada año.

Las reparaciones y el mantenimiento de las herramientas existentes son generalmente deducibles en el año en que se pagan. La reconstrucción de empaques de pulverizadores, las mangueras de repuesto, las nuevas patas de escalera y el servicio de bombas de hidrolavadoras cuentan. Las reparaciones de vehículos, neumáticos y frenos son deducibles solo bajo el método de gastos reales, no cuando se utiliza la tarifa estándar por milla (más sobre esto a continuación).

¿Pueden los pintores deducir su camioneta? Reglas de vehículos y millaje

Sí. Una camioneta de trabajo, furgoneta de carga o camión de caja utilizado para el negocio de pintura es deducible. Elige uno de dos métodos:

Tarifa estándar por milla. Multiplica las millas de negocio por la tarifa del IRS para el año. Sencillo, no se requieren recibos de gasolina o reparaciones, pero aún necesitas el registro de millaje.

Método de gastos reales. Suma la gasolina, el aceite, el seguro, el registro, las reparaciones, los neumáticos, los lavados de autos, los pagos de arrendamiento o la depreciación, y multiplica por el porcentaje de uso comercial del vehículo.

Para un vehículo propio, los pintores deben elegir la tarifa estándar por milla en el primer año en que se pone en servicio para mantener la opción de cambiar a gastos reales más adelante; para un vehículo arrendado, el método elegido debe usarse durante todo el plazo del arrendamiento. Si empiezas con gastos reales en un vehículo propio, te quedas con los gastos reales para la vida útil de ese vehículo.

Viajes de negocios que cuentan para un negocio de pintura:

• Conducir hacia y desde un sitio de trabajo (desde tu oficina en casa o taller cuenta si la casa califica como un lugar principal de negocios)
• Viajes para comprar suministros a Sherwin-Williams, Benjamin Moore, PPG, Home Depot, o al mostrador de pintura local
• Estimaciones para clientes y visitas para cotizaciones
• Depósitos bancarios, recogida y entrega de equipos para reparaciones
• Viajes a ferias comerciales y capacitación de renovación RRP

Los costos de equipamiento de furgonetas, como la señalización exterior, los vinilos, los portaescaleras, las barras de techo, los estantes interiores, los sistemas de contenedores, los armarios para herramientas, las instalaciones de inversores y la iluminación LED interior, son gastos de negocio. Dependiendo del costo y la elección fiscal, pueden deducirse inmediatamente bajo el de minimis safe harbor, elegirse bajo la Sección 179 o depreciarse.

Lo que el IRS quiere en un registro de millaje: fecha, destino, propósito comercial y millas conducidas, registrado en o cerca del momento del viaje. Una nota en tu teléfono que diga "14/3 — Estimación Miller, Bethesda MD, 22 mi ida y vuelta" es suficiente. Una hoja de cálculo hecha de memoria la semana antes del 15 de abril no lo es.

¿Qué costos de seguro, licencias y fianzas pueden deducir los pintores?

Las primas de la cobertura que tienes por el negocio de pintura son deducibles:

• Seguro de responsabilidad civil general. Deducible en el año en que se paga.
• Compensación para trabajadores. Obligatoria en la mayoría de los estados una vez que tienes empleados W-2. Deducible como gasto de negocio; ten en cuenta que la mayoría de los estados no la exigen solo para el propietario.
• Seguro de auto comercial para el camión o la furgoneta de trabajo.
• Cobertura de herramientas y equipo (inland marine) para pulverizadores, escaleras y equipo dejados en los sitios de trabajo durante la noche.
• Tarifas de licencias de contratista a nivel estatal, del condado o de la ciudad.
• Certificación de empresa EPA Renovation, Repair and Painting (RRP) y certificación de renovador individual, más capacitación de actualización.
• Fianzas de cumplimiento exigidas por muchos estados antes de que un contratista de pintura pueda obtener permisos o licitar en obras públicas.

¿Cómo pueden los pintores deducir los costos de mano de obra, subcontratistas y nómina?

Si eres un pintor independiente, salta esta sección. Si tienes un equipo, aquí es donde residen las mayores deducciones y los mayores riesgos de cumplimiento.

• Salarios W-2 para los pintores en nómina, más la mitad del empleador de Social Security y Medicare (7.65% de los salarios) y los impuestos federales y estatales de desempleo.
• Pagos a subcontratistas a pintores 1099. Totalmente deducibles, pero se requiere la declaración.

Si usted paga a un pintor subcontratado $600 o más en un año calendario por servicios, generalmente debe emitir un Form 1099-NEC antes del 31 de enero del año siguiente y presentar una copia ante el IRS. El umbral de $600 se aplica al 1099-NEC y no ha cambiado; los cambios recientes en los umbrales se aplican a la declaración 1099-K de las plataformas de pago, no al 1099-NEC. Recoja un W-9 de cada subcontratista antes de emitir el primer cheque.

También deducible:

• Contribuciones del empleador a un SEP-IRA, SIMPLE IRA o Solo 401(k) para el propietario y el personal
• Primas de seguro médico para empleados (las primas de salud del propietario se deducen por separado como una deducción de seguro médico para trabajadores por cuenta propia 'above-the-line' en el Form 1040)
• Camisas, gorras y ropa de trabajo de alta visibilidad con la marca del equipo entregadas a los pintores (deducible porque la ropa lleva un logotipo de la empresa o no es adecuada para uso casual)

¿Qué gastos de oficina, software y marketing pueden deducir los pintores?

La deducción por oficina en casa requiere que el espacio se use de forma regular y exclusiva para el negocio, y los pintores pueden usar el método simplificado a una tarifa fija del IRS por pie cuadrado, con un límite de 300 pies cuadrados. Una mesa de comedor utilizada tanto para comidas familiares como para presupuestos de fin de semana generalmente no cumple con el requisito de uso exclusivo. Dos métodos:

• Método simplificado. $5 por pie cuadrado, con un límite de 300 pies cuadrados, para una deducción máxima de $1,500 al año.
• Método de gastos reales. Porcentaje de uso comercial del alquiler o intereses hipotecarios, servicios públicos, seguros y depreciación. Más papeleo, generalmente una deducción mayor si eres propietario de la vivienda.

Otros gastos generales deducibles:

• Software de estimación y gestión de proyectos (Jobber, PaintScout, Housecall Pro, Markate)
• Suscripciones de contabilidad (QuickBooks Online, Xero)
• Alojamiento web, renovación de dominio, gestión de Google Business Profile, Yelp Ads, leads de Angi y Thumbtack, anuncios de Facebook e Instagram con fines comerciales
• Línea telefónica comercial, plan de celular (porcentaje de uso comercial), internet (porcentaje de uso comercial)
• Comisiones de cuentas bancarias comerciales, comisiones por transferencias y comisiones por procesamiento de tarjetas en pagos de clientes. Cada dólar que Stripe o Square retiene es un gasto deducible, no ingresos perdidos.

¿Qué gastos de viaje, comidas y educación pueden deducir los pintores?

Para un trabajo fuera de tu área de trabajo habitual que requiera una pernoctación:

• El alojamiento es totalmente deducible.
• Las comidas en viajes de negocios son generalmente deducibles en un 50%.
• Los pasajes aéreos, el alquiler de autos, los peajes, el estacionamiento y las tarifas de equipaje son totalmente deducibles.

Las comidas con clientes durante una visita para presupuesto o una reunión en el lugar de trabajo son deducibles en un 50% si puedes demostrar un propósito comercial y quién estuvo presente; las comidas que consumes solo en un lugar de trabajo generalmente no son deducibles. El IRS las considera gastos personales de subsistencia, igual que un almuerzo en un trabajo de oficina.

Educación continua relacionada con el oficio de la pintura:

• Cursos de renovación y capacitación de actualización de EPA RRP
• Certificaciones de fabricantes Sherwin-Williams, Benjamin Moore y PPG
• Cursos OSHA 10 y OSHA 30 para jefes de equipo
• Entrada a ferias comerciales, hotel y viajes (por ejemplo, PDCA Expo, IBS)
• Cuotas de membresía de PDCA (Painting Contractors Association) y suscripciones a publicaciones comerciales

¿Cuándo deben pagar impuestos trimestrales los pintores autónomos?

Si eres un propietario único, LLC de un solo miembro o accionista de una S-corp que recibe distribuciones, nadie retiene impuestos de tus depósitos por trabajos de pintura. Esa es tu responsabilidad.

El IRS generalmente exige pagos de impuestos estimados trimestrales si esperas deber $1,000 o más al presentar tu declaración, y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es del 15.3% además del impuesto federal sobre la renta.

Ese 15.3% se desglosa en un 12.4% para Social Security hasta la base salarial anual, más un 2.9% para Medicare sin límite. El impuesto estatal sobre la renta se suma a esto.

Puerto seguro. Según las reglas de puerto seguro del IRS para impuestos estimados, un contribuyente generalmente evita una multa por pago insuficiente al pagar al menos el 100% del impuesto total del año anterior a través de retenciones y pagos estimados, o el 110% si el ingreso bruto ajustado del año anterior superó los $150,000. Para un negocio de pintura en crecimiento, igualar el impuesto del año pasado es el objetivo más fácil y te permite saldar el saldo en abril.

Fechas de vencimiento. Los pagos estimados vencen cuatro veces al año, en abril, junio, septiembre y enero. Confirma las fechas exactas en el Formulario 1040-ES del IRS del año en curso; estas cambian por fines de semana y días festivos.

Una regla práctica es mover el 25-30% de cada depósito a una cuenta separada para impuestos cuando llegue a tu cuenta corriente. Si tu tasa efectiva al final del año es menor, te has excedido y obtendrás un reembolso. Si es mayor, no estarás apurado en abril.

¿Cómo pueden los pintores usar Novo para separar los gastos comerciales y personales?

Una cuenta comercial separada puede facilitar la documentación de las deducciones porque los depósitos, las compras de suministros, el combustible y los pagos a subcontratistas son más fáciles de cotejar con los registros. Ese es el objetivo de una cuenta corriente comercial para un pintor: un solo lugar donde buscar, sin contaminación cruzada con el presupuesto del hogar.

Novo ofrece una cuenta corriente comercial gratuita sin tarifa mensual ni requisito de saldo mínimo, además de transferencias bancarias nacionales entrantes gratuitas, y se integra con QuickBooks y Xero para la categorización de gastos (verifica el programa de tarifas actual en novo.co). Algunas características que se adaptan a cómo los pintores realmente manejan el dinero:

• Novo Reserves divide el saldo de tu cuenta corriente en "cubos" con nombre dentro de la misma cuenta. Los pintores suelen configurar uno para impuestos trimestrales al 25-30% de los ingresos, uno para materiales y depósitos de trabajos, y uno para la nómina. El dinero permanece en el saldo de tu cuenta corriente, pero está separado de los gastos diarios. Si quieres ver cómo otros oficios configuran la misma estructura, la guía sobre subcuentas comerciales cubre la mecánica.
• Las integraciones con QuickBooks y Xero envían cada transacción a tu software de contabilidad para que la pintura, el combustible, los pagos a subcontratistas y las renovaciones de RRP se categoricen a medida que ocurren, en lugar de ser ordenados la semana antes de tu cita con el CPA.
• Los pintores pueden usar la cuenta corriente comercial de Novo para recibir pagos de trabajos y pagar gastos comerciales desde la misma cuenta, lo que facilita la revisión de depósitos y compras de suministros en el momento de los impuestos.

Compromiso honesto: Novo no acepta depósitos en efectivo, por lo que los pintores a quienes se les paga en efectivo deben depositar a través de un banco que acepte efectivo y luego transferirlo a Novo, o guiar a los clientes hacia pagos ACH, con tarjeta o con cheque. Algunos pintores reducen el manejo de efectivo pidiendo a los clientes que paguen por ACH, tarjeta o cheque y explicando que los pagos sin efectivo crean recibos más claros para ambas partes.

Para una comparación más completa de las características que buscan otros pintores, consulta la guía de Novo sobre la mejor banca empresarial para pintores.

¿Qué lista de verificación de deducciones fiscales para pintores deberías usar antes de presentar tu declaración?

Una lista de verificación en una sola pantalla para revisar antes de que cierres tus libros de fin de año:

Materiales

• Pintura, imprimación, tinte, diluyentes, masilla
• Brochas, rodillos, cinta, lonas protectoras, papel de lija
• EPP: respiradores, guantes, overoles, equipo de seguridad para plomo

Herramientas y equipo

• Elección de Section 179 para equipo principal
• Elección de de minimis safe harbor para artículos ≤ $2,500
• Reparaciones y mantenimiento de herramientas existentes

Vehículo

• Standard mileage rate O gastos reales (la elección del primer año es importante)
• Registro de kilometraje con fecha, destino, propósito, millas
• Adaptación de furgoneta: señalización, estantes, repisas

Seguros, licencias, fianzas

• General liability, workers' comp, commercial auto
• Contractor license, certificación RRP, surety bond

Mano de obra

• Salarios W-2 e impuestos de nómina del empleador
• 1099-NEC para cualquier subcontratista al que se le pague ≥ $600
• W-9 en archivo para cada subcontratista

Oficina, software, marketing

• Oficina en casa (simplificada o real)
• Suscripciones a Jobber/PaintScout/QuickBooks
• Publicidad, generación de leads, sitio web

Viajes, comidas, educación

• Alojamiento nocturno 100%, comidas de viaje 50%
• Renovación RRP, certificaciones del fabricante
• Comidas con clientes con propósito de negocios 50%

Impuestos

• Pagos trimestrales estimados si esperas deber ≥ $1,000
• 25–30% de cada depósito transferido a una cuenta de impuestos
• Safe harbor: 100% (o 110%) del impuesto del año pasado

Errores comunes

• Usar la misma tarjeta de débito para compras personales y de negocios. Esto hace que la preparación del Schedule C sea dolorosa y debilita las deducciones si el IRS alguna vez pregunta. Abre una cuenta de cheques empresarial y úsala para cada dólar de tu negocio que entre y salga.
• Reconstruir el kilometraje en el momento de los impuestos. El IRS exige específicamente registros contemporáneos. Registra el viaje el día que ocurre; una nota en el teléfono o una aplicación como MileIQ o Everlance es suficiente.
• Omitir la elección de Section 179 o de minimis en la declaración. Las elecciones son anuales y deben adjuntarse a la declaración. Pídele a tu preparador de impuestos que confirme que ambas están en archivo para cualquier año en que hayas comprado equipo.
• No cumplir con la fecha límite del 1099-NEC. El 31 de enero es la fecha para la copia del destinatario y la presentación ante el IRS. Las presentaciones tardías conllevan multas por formulario que aumentan cuanto más esperes.
• Esperar demasiado para contratar a un CPA. Un punto de corte práctico: contrata a un CPA una vez que tengas empleados W-2, subcontratistas que necesiten 1099-NECs, o equipo que estés depreciando. Por debajo de eso, el software de impuestos de autoservicio maneja bien el Schedule C de un pintor individual.

Una plantilla de resumen de gastos de fin de año lista para copiar

Usa esto como encabezados de hoja de cálculo para tus propios registros. No pegues números de Social Security, EINs, nombres de clientes, detalles bancarios u otra información fiscal sensible en herramientas públicas de IA.

PAINTING BUSINESS — YEAR-END EXPENSE SUMMARY
Tax year: ______   Business name: ______

REVENUE
  Gross receipts from painting jobs        $______
  Reimbursed materials (billed to client)  $______
  Total revenue                            $______

COST OF MATERIALS
  Paint, primer, stain                     $______
  Consumables (tape, drop cloths, rollers) $______
  PPE and safety gear                      $______

TOOLS AND EQUIPMENT
  Section 179 items (list)                 $______
  De minimis items ≤ $2,500 (list)         $______
  Repairs and maintenance                  $______

VEHICLE
  Method: [ ] standard mileage  [ ] actual
  Business miles                           ______
  Actual expenses total (if actual)        $______
  Van build-out                            $______

INSURANCE / LICENSING / BONDING            $______
LABOR (W-2 wages + employer taxes)         $______
SUBCONTRACTORS (1099-NEC total)            $______
OFFICE / SOFTWARE / MARKETING              $______
HOME OFFICE (method + square feet)         $______
TRAVEL / MEALS / EDUCATION                 $______
BANK AND PROCESSING FEES                   $______

ESTIMATED TAXES PAID (Q1–Q4)               $______

Usa el bloque anterior como encabezados de columna en una hoja de cálculo o entrégaselo a tu contador. Mantén los detalles de identificación (SSN, EIN, nombres de clientes, números de cuenta bancaria) dentro de tu software de contabilidad, no en una ventana de chat pública.

Preguntas frecuentes

¿Pueden los pintores deducir su camioneta? Sí. Una camioneta o furgoneta utilizada para el negocio de pintura es deducible utilizando la standard mileage rate o el método de gastos reales. Para un vehículo propio, debes elegir la standard mileage rate en el primer año que se pone en servicio para mantener la opción de cambiar más tarde. Para un vehículo arrendado, el método que elijas se aplica durante todo el plazo del arrendamiento.

¿Es un rociador sin aire un gasto deducible o se deprecia? Un rociador sin aire es un activo de capital, pero los pintores suelen deducirlo por completo el año de la compra utilizando Section 179 (para rociadores de mayor costo) o la elección de de minimis safe harbor (para rociadores con un precio de $2,500 o menos por factura o por artículo).

¿Tengo que enviar un 1099-NEC a cada subcontratista al que le pago? Generalmente, debes emitir un Form 1099-NEC a cualquier subcontratista no empleado al que le hayas pagado $600 o más durante el año calendario por servicios. Recopila un W-9 de cada subcontratista antes del primer pago para que tengas el nombre, la dirección y el TIN cuando sea el momento de presentar la declaración.

¿Cuánto debería apartar un pintor autónomo para impuestos? Una regla práctica es transferir el 25–30% de cada depósito a una cuenta de impuestos separada el día que llega. Solo el impuesto de autónomos es del 15.3%, y los impuestos federales y estatales sobre la renta se suman a eso. Ajusta al alza si estás en un estado con impuestos altos o en un tramo federal más alto.

¿Es deducible la certificación EPA RRP? Sí. La certificación de empresa EPA RRP, la certificación individual de renovador y la capacitación de actualización vinculada a tu negocio de pintura son gastos comerciales deducibles en el año en que se pagan.

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