Operar un restaurante con márgenes ajustados significa que cada dólar deducible cuenta. El IRS te permite deducir el costo de operar tu negocio, pero solo si puedes demostrar que el gasto fue ordinario, necesario y estuvo relacionado con el restaurante y no con tu vida personal. Los propietarios de restaurantes necesitan saber qué costos son deducibles, qué registros respaldan esas deducciones y cómo la banca y la contabilidad pueden mantener separados los gastos del negocio.

Esta página contiene información general, no asesoramiento fiscal. Las reglas cambian, y su aplicación a una empresa unipersonal es diferente a la de una S-corp. Confirma cualquier cosa que planees presentar con un CPA que trabaje con restaurantes.

¿Qué se considera un gasto de negocio deducible para restaurantes?

Un gasto de negocio debe ser tanto ordinario (común en la industria restaurantera) como necesario (útil y apropiado) para ser deducible según las reglas del IRS. Un nuevo horno de convección cumple con ese requisito. Una moto acuática para la casa del lago del propietario no.

Hay una segunda distinción que confunde a los nuevos operadores: la diferencia entre un gasto y una compra de capital. Bajo la contabilidad de base de efectivo, un gasto como la harina, el alquiler o la factura de un fontanero generalmente se deduce en el año en que lo pagas; los restaurantes con base de acumulación pueden deducir los gastos cuando se incurren. Una compra de capital, como una cámara frigorífica, un sistema de campana extractora o una máquina de espresso de $40,000, generalmente debe depreciarse durante varios años a menos que elijas deducirla bajo la Sección 179 o la depreciación adicional.

Algunas cosas nunca son deducibles, incluso si las pagaste a través del restaurante:

• Comidas personales. El almuerzo que comes solo en tu propio restaurante no es una comida de negocio.
• Uso personal del vehículo. Ir de casa al restaurante es personal, no de negocio.
• Retiros y distribuciones del propietario. Los retiros y distribuciones del propietario no son gastos de negocio deducibles. En una S-corp, los salarios razonables W-2 pagados a un accionista-empleado pueden ser deducibles, pero las distribuciones no lo son.

El tratamiento exacto del pago al propietario, los beneficios adicionales y las contribuciones de jubilación depende de tu tipo de entidad. Las empresas unipersonales, las LLC de un solo miembro, las LLC de varios miembros y las S-corps siguen reglas diferentes. Las reglas fiscales cambian; los propietarios de restaurantes deben confirmar las deducciones del año en curso con un CPA con licencia antes de presentar su declaración.

¿Qué costos de restaurante se consideran Costo de Bienes Vendidos (COGS)?

Para la mayoría de los restaurantes, el COGS es la deducción más grande. Cubre todo lo que físicamente entra en lo que vendes:

• Ingredientes crudos: productos frescos, proteínas, lácteos y productos secos
• Bebidas: cerveza, vino, licores, granos de café, jarabes y refrescos
• Condimentos, aceites, especias y guarniciones
• Empaques para llevar: recipientes tipo concha, vasos, tapas, bolsas, utensilios y servilletas

El Costo de Bienes Vendidos deduce el inventario realmente vendido durante el año, no todo lo comprado, por eso los recuentos de inventario de fin de año son importantes. Si gastaste hasta $400,000 en alimentos y bebidas en 2025 pero terminaste el año con $25,000 de inventario aún en los estantes, tu COGS es de $375,000, no de $400,000. Esos $25,000 restantes se transfieren como inventario inicial el próximo año.

Por eso se necesita un recuento físico de inventario de fin de año para respaldar la deducción del COGS. Sin él, tu número de COGS es una estimación, y una estimación es lo que genera preguntas.

El deterioro y el desperdicio también son deducibles, siempre y cuando puedas documentarlos. Algunos operadores llevan un registro diario de desperdicios; otros lo anotan en la hoja de inventario. Una hoja de cálculo está bien. Lo que no puedes hacer es incluir el deterioro en un número vago de "mermas" y darlo por bueno.

Un hábito práctico para archivar: mantén las facturas de proveedores de Sysco, US Foods, Restaurant Depot, tu proveedor de productos frescos y tu cervecería local organizadas por mes. Las carpetas de papel o los PDF en carpetas con fecha funcionan. Cuando tu contable o CPA cierre el año, esos archivos agilizarán la revisión del COGS y los gastos de proveedores.

¿Qué costos de mano de obra y nómina pueden deducir los restaurantes?

La mano de obra es la otra mitad de la ecuación de costos primarios, y casi toda es deducible.

Los salarios y sueldos pagados a los empleados con formulario W-2, incluidos cocineros de línea, meseros, lavaplatos y gerentes, son deducibles. También lo son las propinas que pagas a través de la nómina (los fondos de propinas y los pagos de propinas se gestionan a través de tu POS) y la porción del empleador de los impuestos sobre la nómina (Social Security, Medicare, FUTA, SUTA).

Los beneficios generalmente también cuentan:

• Primas de seguro médico que pagas por los empleados
• Seguro de compensación para trabajadores
• Contribuciones del empleador a planes de jubilación (SIMPLE IRA, 401(k), SEP)
• Primas de seguro de vida y discapacidad grupal

La mano de obra por contrato es deducible, incluyendo un pastelero de fin de semana con 1099, un equipo de limpieza externo o un gerente de redes sociales freelance. Si pagas a un contratista elegible $600 o más en un año, es posible que debas emitir el Formulario 1099-NEC. Confirma las excepciones con tu CPA o proveedor de nómina.

La capacitación y los uniformes son deducibles cuando son necesarios para el trabajo. Las tarifas de certificación ServSafe, un curso de habilidades con cuchillos, las chaquetas de chef con marca y los delantales califican. La ropa de calle que también usas fuera del horario laboral generalmente no.

Las comidas del personal son una categoría propia. La deducción temporal del 100% para comidas de negocios expiró después de 2022; la mayoría de las comidas de negocios ahora son deducibles en un 50%, con excepciones específicas para las comidas del personal proporcionadas por conveniencia del empleador, que aún pueden calificar para una deducción del 100% en situaciones limitadas. Pide a un CPA que revise tu política de comidas para el personal antes de tratar las comidas familiares u otras comidas proporcionadas por el empleador como totalmente deducibles.

¿Cómo se deducen el alquiler, los servicios públicos y los costos de propiedad?

Si alquilas tu espacio, tu alquiler mensual es deducible. También lo son los extras incluidos en un contrato de arrendamiento comercial:

• Mantenimiento de áreas comunes (CAM) Cargos de
• Impuestos a la propiedad transferidos por el arrendador
• Triple-net (NNN) reembolsos de seguros

Si eres dueño del edificio, no puedes deducirte el alquiler a ti mismo, pero puedes deducir los intereses hipotecarios, el impuesto a la propiedad y la depreciación del edificio.

Los servicios públicos son sencillos: electricidad, gas natural, agua y alcantarillado, servicio de recolección de basura y trampas de grasa, internet, teléfono y cualquier licencia de música (ASCAP, BMI, SESAC) son todos deducibles en el año en que se pagan.

Lo que toma por sorpresa a los operadores es la diferencia entre reparaciones y mejoras.

• Una reparación mantiene la propiedad en funcionamiento: arreglar un encendedor de horno roto, parchar una pared, rejuntar azulejos. Deducible ahora.
• Una mejora añade valor o extiende la vida útil: un nuevo sistema HVAC, una remodelación de cocina, la construcción de una nueva barra. Se capitaliza y deprecia, generalmente durante 15 o 39 años, dependiendo del activo.

El de minimis safe harbor del IRS puede permitir a las empresas deducir artículos que califiquen hasta $2,500 por artículo o factura si tienen la política contable correcta y realizan la elección anual. Esto ayuda cuando reemplazas una sola pieza de equipo, pero no para una remodelación completa.

Las primas de seguros comerciales son deducibles: responsabilidad civil general, responsabilidad por licor, propiedad, interrupción de negocio, ciberseguridad y cobertura de prácticas de empleo. Guarda las páginas de declaraciones con tus registros fiscales.

¿Cómo deducen los dueños de restaurantes el equipo, los utensilios pequeños y la depreciación?

Las cocinas de restaurantes requieren una gran inversión de capital, y el código tributario tiene dos herramientas que te permiten adelantar la deducción en lugar de distribuirla en un período de cinco a siete años. La Sección 179 y la depreciación adicional (bonus depreciation) permiten a los restaurantes deducir el costo de equipos que califican, como hornos, refrigeradores y hardware POS, más rápido que la depreciación estándar.

Activos depreciables comunes:

• Equipo de cocina: estufas, hornos, freidoras, parrillas, salamandras y hornos combi
• Refrigeración: cámaras frigoríficas, refrigeradores de alcance, mesas de preparación y máquinas de hielo
• Hardware POS: terminales, impresoras, sistemas de visualización de cocina y dispositivos portátiles
• Mobiliario: mesas, sillas, cabinas, taburetes de bar y atriles de anfitrión
• Utensilios pequeños: cuchillos, sartenes, bandejas, platos y cristalería

La Sección 179 te permite deducir el costo total del equipo que califica en el año en que lo pones en servicio, hasta un límite anual que se ajusta por inflación. La depreciación adicional (bonus depreciation) se aplica además de la Sección 179 y cubre tanto equipos nuevos como usados, pero el porcentaje ha ido disminuyendo cada año desde 2022. El límite exacto y el porcentaje de depreciación adicional cambian anualmente, así que confirma las cifras del año en curso con tu CPA antes de planificar una compra grande.

Dos puntos prácticos:

1. El equipo tiene que estar en servicio antes de fin de año, no solo pedido o pagado. Un horno combi en una caja en diciembre no cuenta.
2. Guarda la factura de compra y el número de serie de cada activo importante. Tu CPA mantiene un programa de depreciación; sin registros, los artículos desaparecen de él y pierdes la deducción cuando los vendes o los reemplazas.

Los utensilios pequeños a menudo califican para la exención de minimis (de minimis safe harbor) y se deducen inmediatamente en lugar de depreciarse. Confirma tu política contable con tu CPA para tratarlos de manera consistente.

¿Qué tarifas de tecnología, marketing y plataformas de entrega son deducibles?

Los restaurantes a menudo pagan por software POS, de reservas, contabilidad, programación, nómina y pedidos en línea, y esas suscripciones comerciales son generalmente deducibles:

• Suscripciones de software POS (Toast, Square for Restaurants, Clover, TouchBistro)
• Sistemas de reservas y listas de espera (OpenTable, Resy, SevenRooms)
• Software de contabilidad (QuickBooks, Xero) y servicios de contabilidad
• Programación y nómina (7shifts, Homebase, Gusto, ADP)
• Plataformas de pedidos en línea y lealtad

En el lado del marketing:

• Alojamiento web, dominio y diseño
• Anuncios pagados en redes sociales y búsqueda (Meta, Google, TikTok)
• Menús impresos, tarjetas de presentación, señalización y rotulación de vehículos
• Fotografía y estilismo de alimentos para uso de marketing
• Tarifas de influencers y honorarios de relaciones públicas

Las comisiones de aplicaciones de entrega de plataformas como DoorDash, Uber Eats y Grubhub, además de las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito, son gastos comerciales totalmente deducibles. También lo son las tarifas de Stripe en tu sitio de pedidos en línea y cualquier tarifa por transacción de tu procesador POS. Lee tus estados de cuenta mensuales con atención. La línea de comisión y la línea de depósito son diferentes, y tus libros deben reflejar las ventas brutas con una línea de gastos separada para las tarifas, no los depósitos netos.

¿Qué servicios profesionales, costos de vehículos y otras deducciones pueden reclamar los restaurantes?

Los servicios externos mantienen la operación en marcha y son deducibles:

• Las tarifas de contabilidad y teneduría de libros , incluidos los honorarios mensuales del tenedor de libros y la preparación de impuestos de fin de año.
• Honorarios legales por la revisión de arrendamientos, asuntos laborales y trabajo de entidad.
• Consultoría: ingeniería de menú, consultores de operaciones y asesores de recursos humanos.

Los gastos de vehículos comerciales aplican si usas un vehículo para catering, entregas, viajes de suministros o eventos fuera del sitio. Tienes dos métodos:

1. Tarifa estándar por milla: multiplica las millas de negocios por la tarifa del IRS. La tarifa de 2024 fue de 67 centavos por milla, y la tarifa cambia anualmente.
2. Gastos reales: deduce el porcentaje de uso comercial de la gasolina, el seguro, las reparaciones, la depreciación y los pagos de arrendamiento.

Tu capacidad para cambiar entre la tarifa estándar por milla y los gastos reales depende de cómo trataste el vehículo el primer año y si reclamaste la depreciación. Pregúntale a tu CPA antes de cambiar de método. De cualquier manera, mantén un registro de millaje contemporáneo. Un cuaderno en la guantera o una aplicación de teléfono funcionan.

Las licencias, permisos y tarifas generalmente siguen este patrón: las renovaciones de licencias recurrentes, los permisos y las tarifas de inspección son deducibles cuando se pagan, mientras que las licencias iniciales de licor o los derechos a largo plazo pueden necesitar ser capitalizados o amortizados. Confirma el tratamiento con un CPA. Los elementos comunes incluyen:

• Licencia comercial y renovación de entidad
• Permisos e inspecciones del departamento de salud
• Licencia de licor (inicial y renovación)
• Licencias de música
• Permisos de letreros

Las donaciones caritativas de alimentos tienen reglas especiales de justificación y valoración. Obtén un reconocimiento por escrito de la organización receptora y pregúntale a tu CPA cómo se aplica la deducción a tu tipo de entidad. El tratamiento difiere entre C-corps y pass-through entities, y el valor que puedes reclamar depende de la base y el valor justo de mercado del inventario.

¿Cómo deberían los dueños de restaurantes rastrear los gastos con una cuenta de cheques comercial?

Cada deducción fiscal de restaurante se basa en la misma base: un rastro documental claro que muestra que el gasto fue comercial, no personal. Mezclar gastos personales y comerciales puede debilitar las deducciones en una auditoría, y una cuenta de cheques comercial dedicada ayuda a crear registros contables de restaurante claros. Si a tu proveedor de productos se le paga con la misma tarjeta de débito que usas para comprar los tacos de fútbol de tu hijo, cada deducción en la declaración es más difícil de defender.

La configuración que funciona:

1. Una cuenta de cheques comercial dedicada, donde cada dólar de ventas llega y cada factura comercial se paga.
2. Una tarjeta de débito o crédito comercial para imprevistos, con la regla de que las compras personales nunca la toquen.
3. Software de contabilidad (QuickBooks o Xero) que extrae transacciones directamente de la cuenta y te permite categorizarlas semanalmente.
4. Un cierre mensual donde los libros se concilian con el estado de cuenta y se corrigen los elementos mal categorizados.

Aquí es donde Novo encaja para muchos operadores de restaurantes. Novo ofrece cuentas de cheques comerciales con $0 de tarifas mensuales e integraciones con QuickBooks, Xero, Square y Stripe, pero Novo no acepta depósitos en efectivo, por lo que los restaurantes con mucho efectivo necesitan un plan de depósito en efectivo separado. Los ingresos por pedidos en línea de Square o Stripe llegan a tu cuenta Novo, y las transacciones se sincronizan con QuickBooks o Xero a través de las integraciones de Novo.

La desventaja honesta: Novo no acepta depósitos en efectivo. Si tu negocio es un local de servicio en mostrador que realiza el 40% de sus ventas en efectivo, necesitarás una solución alternativa, generalmente una cuenta secundaria en un banco local o cooperativa de crédito donde hagas depósitos en efectivo antes de transferir el saldo a Novo mediante ACH para tus operaciones diarias. Para restaurantes donde la mayoría de los ingresos provienen de tarjetas, pedidos en línea o plataformas de entrega, Novo puede adaptarse a las operaciones diarias, pero cualquier venta en efectivo aún requiere una solución alternativa para depósitos.

Una característica de Novo que vale la pena configurar es: Reserves. Puedes crear Novo Reserves con nombres específicos para categorías como impuestos trimestrales, impuestos sobre ventas, nómina y fondos para equipos. Apartar el dinero de los impuestos a medida que llegan los ingresos puede facilitar la gestión de las estimaciones trimestrales y los pagos de fin de año.

¿Qué registros deben guardar los dueños de restaurantes para las deducciones fiscales?

El IRS generalmente tiene tres años para auditar una declaración, seis años si hay una subestimación sustancial, y tiempo ilimitado para fraude. Una regla segura: guarda los registros por al menos tres años, y siete para cualquier cosa relacionada con la depreciación o la propiedad.

Qué conservar:

• Facturas y recibos de proveedores (califican tanto en papel como escaneados digitalmente)
• Informes de nómina y declaraciones de impuestos trimestrales (941, UI estatal)
• Estados de cuenta de la cuenta de cheques de negocios y tarjetas de crédito
• Registros de millaje para el uso de vehículos de negocios
• Recuentos de inventario de fin de año
• Facturas de compra de activos con números de serie
• Formularios 1099 emitidos a contratistas y recibidos de plataformas de terceros

Los errores que se repiten una y otra vez:

• Mezclar tarjetas personales y de negocios. Incluso un solo pedido personal de Amazon en la tarjeta de negocios crea un problema que explicar.
• Omitir los recuentos de inventario de fin de año, lo que convierte el COGS en una ficción.
• Clasificar erróneamente las compras de capital como gastos. Por ejemplo, una cámara frigorífica de $12,000 deducida como "suministros" es el tipo de artículo que puede ser señalado en una auditoría.
• Olvidar la conciliación de ingresos por propinas. Las propinas reportadas deben coincidir con lo registrado por el POS y lo que pasó por la nómina.
• Cerrar los libros en abril en lugar de mensualmente. Concilia mensualmente. Para cuando llegue la temporada de impuestos, deberías estar revisando, no reconstruyendo.

Cuando una deducción tiene un valor monetario real, consulta a un CPA que trabaje con restaurantes. La tarifa por una hora de asesoramiento es deducible en sí misma, y es más económica que una deducción omitida o una denegada.

Preguntas frecuentes

¿Son las comidas del personal 100% deducibles? Las comidas del personal pueden ser deducibles, pero el porcentaje depende de los hechos y las reglas actuales de la Sección 274. La mayoría de las comidas de negocios son 50% deducibles, y los dueños de restaurantes deben confirmar cualquier tratamiento del 100% con un CPA.

¿Puedo deducir mi propia comida en el restaurante? No. Tus comidas personales no son un gasto de negocios, incluso si comes lo que prepara tu cocina.

¿Son deducibles las comisiones de DoorDash y Uber Eats? Sí. Las comisiones de entrega de terceros son gastos de negocios ordinarios y necesarios, y totalmente deducibles.

¿Deprecio los artículos pequeños? Muchos artículos pequeños califican para el de minimis safe harbor y pueden ser gastos inmediatamente. El equipo más grande se deprecia, a menudo de forma acelerada bajo la Sección 179 o bonus depreciation.

¿Qué deben buscar los dueños de restaurantes en una cuenta de cheques de negocios? Busca $0 en tarifas mensuales, integraciones contables (QuickBooks, Xero), integraciones de POS y procesadores (Square, Stripe, Toast), y una forma de apartar dinero para impuestos. Si manejas mucho efectivo, confirma que el proveedor acepta depósitos en efectivo o planea una cuenta secundaria para el efectivo.