Administrar una tienda Shopify genera gastos de negocio que pueden ser deducibles si cumplen con las reglas del IRS y están respaldados por registros. Reclamar estas deducciones requiere entender qué se considera un gasto de negocio ordinario, cómo funciona realmente el Costo de Bienes Vendidos y qué sistemas de mantenimiento de registros mantienen tus libros contables impecables durante todo el año.

¿Qué se considera un gasto de negocio deducible de Shopify?

El IRS define un gasto de negocio deducible como un costo que es ordinario y necesario para el comercio o negocio del contribuyente. Ordinario significa común en tu industria. Necesario significa útil y apropiado, no indispensable, solo útil para operar la tienda.

Una deducción reduce tu ingreso imponible, no tu factura de impuestos dólar por dólar. Si estás en un tramo marginal del 22% y deduces un gasto de $1,000, ahorras aproximadamente $220 en impuestos federales sobre la renta, no $1,000. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia también se reduce sobre el mismo ingreso para propietarios únicos y LLC de un solo miembro, por lo que el ahorro real en un gasto deducible suele ser mayor que solo el número del impuesto sobre la renta.

La mecánica cambia según tu estructura de negocio:

• Propietario único o LLC de un solo miembro: los gastos van en el Anexo C de tu declaración personal 1040.
• LLC de varios miembros o sociedad: los gastos se declaran a través del Formulario 1065 y un K-1.
• S-corp: los gastos van en el Formulario 1120-S, y también te estás pagando un salario W-2 razonable.

Sea cual sea la estructura, dos hábitos hacen que la temporada de impuestos sea llevadera: guarda los recibos (los digitales están bien) y mantén una clara distinción entre los gastos personales y los del negocio. Una business checking account dedicada hace la mayor parte de ese trabajo automáticamente.

¿Cómo funciona el Costo de Bienes Vendidos para los vendedores de Shopify?

Para cualquier tienda Shopify que venda productos físicos, el COGS suele ser la deducción más grande. Captura lo que te costó adquirir o producir el inventario que vendiste durante el año.

El COGS para vendedores de Shopify suele incluir:

• Costo del producto al por mayor o materias primas utilizadas para fabricar el producto
• Flete de entrada: lo que pagaste para que el inventario llegara de un proveedor o fabricante a ti o a tu 3PL
• Aranceles y tarifas aduaneras sobre bienes importados
• Mano de obra directa si le pagas a alguien para ensamblar o terminar productos
• Empaque que se envía como parte del producto (la caja impresa en la que viene tu vela, no el sobre exterior)

Aquí está la regla que confunde a los nuevos vendedores: el inventario generalmente se deduce a través del COGS cuando el artículo se vende, no cuando lo compras.

Si gastas $20,000 en inventario en diciembre y vendes la mitad antes de fin de año, solo unos $10,000 del costo del producto impactan el COGS de este año. El resto permanece en tu balance como inventario y se deduce cuando se vende el próximo año.

Para los años fiscales que comienzan en 2024, las pequeñas empresas con ingresos brutos anuales promedio de $30 millones o menos en los tres años anteriores califican como contribuyentes de pequeñas empresas y pueden usar métodos de contabilidad de inventario más simples bajo la Sección 471(c) del IRC. El principio básico de tiempo sigue siendo válido para la mayoría de los vendedores.

¿Qué tarifas de plataforma, aplicaciones y pagos de Shopify son deducibles?

Las tarifas de Shopify relacionadas con la tienda y las herramientas de ecommerce son generalmente deducibles cuando son ordinarias y necesarias para operar el negocio:

• Suscripción de Shopify: Basic, Shopify, Advanced o Plus
• Aplicaciones y plugins de pago: Klaviyo, Judge.me, ReConvert, Recharge, cualquier cosa de la App Store
• Temas comprados en la Shopify Theme Store o a un tercero
• Registro de dominio y alojamiento de correo electrónico vinculados a la tienda
• Tarifas de procesamiento de pagos: Shopify Payments, Stripe, PayPal, Shop Pay, Affirm
• Tarifas de marketplace si también vendes en Amazon, Etsy o eBay

Las tarifas de procesamiento de pagos son la deducción más fácil de pasar por alto. Shopify Payments toma su parte antes de depositar tu pago, por lo que la venta bruta y la tarifa nunca aparecen como partidas separadas en tu cuenta bancaria. Sin el informe de pagos de Shopify, estás subestimando tanto los ingresos como los gastos por la misma cantidad, lo que no cambia la factura de impuestos, pero sí hace que tus registros contables sean incorrectos.

¿Pueden los vendedores de Shopify deducir los costos de envío, cumplimiento y empaque?

Los costos de envío salientes son generalmente deducibles como un gasto comercial, separados del COGS:

• Franqueo y etiquetas de envío a través de USPS, UPS, FedEx, DHL
• Tarifas de cuenta de transportista y cargos por recolección
• Tarifas de servicios de cumplimiento de ShipBob, ShipStation, ShipHero o los socios de cumplimiento de Shopify
• Tarifas de almacenamiento y depósito en un 3PL
• Sobres, cajas, cinta, papel de seda, insertos y otros suministros de envío
• Seguro de envío y confirmación de firma
• Cargos del proveedor de dropshipping, separados entre el costo del producto, las tarifas de cumplimiento y los costos de envío donde tus registros lo permitan

Si cobras a los clientes por el envío, esos ingresos son imponibles. Tu costo de envío real sigue siendo deducible, por lo que el neto es aproximadamente lo que esperarías.

¿Qué gastos de marketing y publicidad pueden deducir los vendedores de Shopify?

Los costos de marketing directamente relacionados con la promoción de la tienda Shopify son generalmente gastos comerciales deducibles:

• Anuncios pagados en Meta (Facebook e Instagram), TikTok, Google, Pinterest, YouTube, Reddit
• Pagos a influencers y comisiones de afiliados
• Plataformas de email y SMS como Klaviyo, Mailchimp, Postscript, Attentive
• Herramientas de SEO (Ahrefs, Semrush), redactores de contenido y fotógrafos de productos
• Trabajo de branding: diseño de logo, diseño de empaque, pautas de marca
• Patrocinios, stands en ferias comerciales y obsequios de muestras

Si envías productos gratis a un influencer o afiliado, pregunta a tu CPA si debes registrar el costo como marketing, COGS u otra categoría según tu método de contabilidad de inventario, y aplica ese método de manera consistente.

¿Cómo funciona la deducción por oficina en casa para los vendedores de Shopify?

Si manejas la tienda desde casa, vale la pena reclamar la deducción por oficina en casa, pero la regla del IRS es estricta: el espacio de trabajo de la oficina en casa debe usarse de forma regular y exclusiva para el negocio.

Un rincón de tu habitación usado como estación de empaque y como área de invitados los fines de semana no califica. Una habitación libre que solo usas para el negocio sí.

Tienes dos métodos:

• Método simplificado: $5 por pie cuadrado, hasta 300 pies cuadrados, con un tope de $1,500 al año. Sin depreciación ni seguimiento de gastos reales.
• Método de gastos reales: calcula el porcentaje de uso comercial (pies cuadrados de la oficina divididos por los pies cuadrados totales de la vivienda) y luego aplica ese porcentaje al alquiler o interés hipotecario, servicios públicos, seguro de inquilinos o propietarios, y depreciación.

Más allá de la oficina en sí, las deducciones de equipo y software ordinarios para vendedores de Shopify incluyen:

• Computadora, monitor, impresora, impresora de etiquetas, escáner
• Anillo de luz, cámara, lentes, iluminación, fondos para fotografía de productos
• Estanterías, mesas de empaque, contenedores de inventario
• Parte de uso comercial de internet y teléfono
• Software de productividad y contabilidad (QuickBooks, Xero, Notion, Google Workspace)
• Herramientas de diseño (Canva, Adobe Creative Cloud, Figma)

El equipo que supera cierto costo puede necesitar ser depreciado en lugar de ser gastado en el primer año. La Sección 179 o la depreciación adicional pueden permitir una deducción mayor en el primer año, pero se aplican límites y reglas de elegibilidad, así que confirma el tratamiento con tu CPA.

¿Son deducibles los servicios profesionales y contratistas para vendedores de Shopify?

Cualquiera a quien le pagues para ayudar a operar el negocio es generalmente deducible:

• Honorarios de contador, tenedor de libros y preparador de impuestos.
• Honorarios legales para marcas registradas, contratos, términos de servicio y formación de LLC o S-corp
• Asistentes virtuales, freelancers y agencias pagados como contratistas 1099
• Seguro de negocio: responsabilidad civil general, responsabilidad del producto, cibernético, póliza de propietario de negocio
• Educación directamente relacionada con la operación de la tienda (cursos de Shopify, conferencias de ecommerce, libros)

Si pagas a un contratista con sede en EE. UU. (individuo o LLC de un solo miembro) $600 o más en un año calendario por servicios, generalmente tienes que emitir un 1099-NEC antes del 31 de enero del año siguiente.

Pide un formulario W-9 a cada contratista antes de pagarle. Recopilar los números de identificación fiscal antes del pago facilita la declaración de enero.

¿Cómo la banca organizada facilita la temporada de impuestos de Shopify?

Una razón común por la que los vendedores de Shopify pierden deducciones es mezclar gastos personales y de negocios en la misma cuenta. Cuando tienes que revisar un extracto personal de Chase o Wells Fargo buscando el cargo de Klaviyo, se te escapan cosas.

Una cuenta corriente de negocios dedicada hace tres cosas útiles a la vez: crea un registro automático y con fecha de cada gasto de negocios, ayuda a crear un rastro de transacciones claro que puede respaldar tu contabilidad si te auditan, y permite que tu contable o software de contabilidad clasifique las transacciones sin conjeturas.

Así es como se ve con Novo:

• Novo Business Checking no tiene tarifas mensuales, por lo que la cuenta en sí no añade un cargo de mantenimiento mensual.
• Integraciones directas con Shopify y Stripe para que los vendedores puedan ver la actividad de los pagos junto con la cuenta que usan para pagar los gastos de negocios. El pago de Shopify y el cargo de suscripción de Shopify se encuentran en un solo lugar en lugar de en dos bancos diferentes.
• [Novo Reserves](/business-checking/sub-accounts) te permiten dividir el saldo en categorías con nombre (una para impuestos trimestrales estimados, una para reabastecimiento de inventario, una para una factura anual de software) sin abrir cuentas separadas.

• Exportaciones a QuickBooks y Xero para que al final del año tu contable reciba un archivo de transacciones categorizadas en lugar de una pila de PDFs.

Una desventaja honesta: Novo no acepta depósitos en efectivo, por lo que los vendedores de Shopify con ventas significativas en efectivo pueden necesitar otra forma de depositar efectivo.

Si tu tienda Shopify recibe una cantidad significativa de efectivo de pop-ups, mercados o una ubicación física, es posible que necesites una cuenta separada en un banco que acepte depósitos en efectivo. Confirma cualquier solución alternativa para depósitos en efectivo con tu banco antes de depender de ella. Para los vendedores de Shopify solo en línea, esto no es un problema. Si aún estás comparando opciones, nuestra guía sobre el mejor banco para propietarios de tiendas Shopify te explica qué buscar.

¿Qué debería incluir la lista de verificación de contabilidad de un vendedor de Shopify antes de declarar?

Revisa esta lista antes de entregarle cualquier cosa a tu contable o de abrir TurboTax:

• Descarga los informes de Shopify de todo el año: informe de pagos, exportación de transacciones y el resumen de finanzas. Estos concilian las ventas brutas, los reembolsos, las tarifas de procesamiento y los pagos netos.
• Obtén los extractos de cada procesador de pagos: Shopify Payments, Stripe, PayPal, Shop Pay Installments, Afterpay.
• Concilia las tarifas del procesador con los depósitos bancarios para que los libros muestren los ingresos brutos y la tarifa como un gasto, no solo el neto.
• Exporta los registros de compra de inventario de tus portales de proveedores o software de contabilidad para que el COGS refleje el inventario final real, no solo lo que compraste.
• Guarda los recibos de suministros de envío, equipos y compras en efectivo. Incluso cuando un recibo formal no es estrictamente necesario, guardarlo facilita la justificación del gasto.
• Registra el millaje si conduces por el negocio (viajes a la oficina de correos, recogidas de proveedores, ferias comerciales). Para las declaraciones del año fiscal 2024, la tarifa estándar de millaje del IRS es de 67 centavos por milla.

• Recopila los formularios W-9 de cada contratista y emite los 1099-NEC para cualquier persona a la que le hayas pagado $600 o más.
• Confirma que las declaraciones de impuestos sobre las ventas estén al día en cada estado donde tengas nexo.

Plantilla de seguimiento de gastos de fin de año

Inserta esto en una hoja de cálculo para resumir el año por categoría. Un contable o CPA puede usarlo como punto de partida y solicitar los registros de respaldo cuando sea necesario.

Shopify Store — Year-End Expense Summary
Tax Year: [YEAR]
Business Name: [LEGAL NAME]
EIN / SSN: [ID]

REVENUE
  Gross Shopify sales:           $
  Refunds and returns:          ($          )
  Sales tax collected:           $
  Net Shopify revenue:           $
  Other marketplace revenue:     $
  TOTAL REVENUE:                 $

COST OF GOODS SOLD
  Beginning inventory:           $
  Inventory purchases:           $
  Freight-in:                    $
  Customs and duties:            $
  Direct labor:                  $
  Ending inventory:             ($          )
  TOTAL COGS:                    $

OPERATING EXPENSES
  Shopify subscription:          $
  Shopify apps and themes:       $
  Payment processing fees:       $
  Marketplace fees:              $
  Outbound shipping:             $
  Fulfillment and 3PL:           $
  Shipping supplies:             $
  Advertising (Meta, Google):    $
  Email and SMS tools:           $
  Influencer / affiliate:        $
  Photography and design:        $
  Home office:                   $
  Internet and phone (business %): $
  Equipment and software:        $
  Contractors (1099s):           $
  Professional services:         $
  Insurance:                     $
  Education:                     $
  Mileage (miles x rate):        $
  Bank and merchant fees:        $
  TOTAL OPERATING EXPENSES:      $

NET PROFIT (LOSS):               $

Pega ese bloque en ChatGPT o Claude y pídeles que lo conviertan en un archivo funcional: un libro de Excel con subtotales por categoría, una Google Sheet con fórmulas que vinculen el COGS a la línea de ingresos, o un PDF rellenable. Una indicación como: "Convierte este resumen de gastos de fin de año de Shopify en una plantilla de Google Sheets con fórmulas que calculen automáticamente el COGS, los gastos operativos totales y la ganancia neta, además de una segunda pestaña donde pueda registrar cada transacción por fecha, proveedor y categoría." Una herramienta de IA podría convertir el esquema en una estructura de hoja de cálculo preliminar, pero revisa las fórmulas y categorías antes de confiar en ella.

Si tu tienda también factura a compradores mayoristas o clientes con pedidos personalizados, nuestra plantilla de factura para propietarios de tiendas Shopify cubre los elementos de línea y los términos de pago que se combinan con este seguimiento de gastos.

Preguntas frecuentes

¿Son deducibles de impuestos las tarifas de suscripción de Shopify? Las tarifas de suscripción de Shopify, las aplicaciones de pago, los temas y el registro de dominio son generalmente gastos comerciales ordinarios deducibles para una tienda Shopify activa.

¿Puedo deducir las tarifas de procesamiento de Shopify Payments? Las tarifas de procesamiento de Shopify Payments, Stripe, PayPal y Shop Pay son generalmente gastos comerciales deducibles. Obtén el informe de pagos de Shopify para que las tarifas aparezcan como un gasto en lugar de quedar ocultas en los depósitos netos.

¿Cuándo deduzco el inventario que compré para mi tienda Shopify? El inventario generalmente se deduce a través del Costo de Bienes Vendidos cuando el artículo se vende, no cuando lo compras. El producto que aún está en el estante al cierre del año permanece en tu balance como inventario.

¿Califico para la deducción de oficina en casa si empaco pedidos en la mesa de mi cocina? El IRS exige que el espacio se use de forma regular y exclusiva para el negocio. Una cocina compartida no cumple con la prueba de uso exclusivo, por lo que empacar pedidos en la mesa de la cocina generalmente no califica. Una habitación dedicada o un área claramente dividida utilizada solo para la tienda sí califica.

¿Necesito enviar un 1099 a mi asistente virtual de Shopify? Si le pagaste a un contratista con sede en EE. UU. $600 o más durante el año por servicios, generalmente debes emitir un 1099-NEC antes del 31 de enero. Recopila un W-9 antes del primer pago.

¿Qué deben buscar los vendedores de Shopify en una cuenta corriente comercial? Los vendedores de Shopify deben buscar una cuenta corriente comercial con $0 de tarifas mensuales, integraciones con Shopify y Stripe, y exportaciones para software de contabilidad como QuickBooks o Xero. Novo ofrece esas características, pero no acepta depósitos en efectivo, por lo que los vendedores con ventas significativas en efectivo necesitarán una segunda cuenta.