Plantilla de factura para contratistas generales: campos, formatos y cómo cobrar
Plantilla de factura gratuita para contratistas generales con mano de obra, materiales, órdenes de cambio y retención. Además, cómo facturar por avance, tiempo y materiales (T&M) y cobrar a tiempo.
Usa esta plantilla de factura para contratistas generales para desglosar mano de obra, materiales, órdenes de cambio, retención y facturación por avance en un solo trabajo. Los campos a continuación cubren lo que debe incluirse en la factura, los tres formatos que los contratistas generales realmente envían (estándar, por avance, T&M) y cómo los pagos fluyen a una cuenta de cheques comercial.
¿Qué debe incluir una factura de contratista general?
Una factura de construcción tiene más elementos que una factura de servicios típica porque el trabajo tiene más elementos. Como mínimo, toda factura de contratista general debe incluir:
- La información de tu negocio: nombre legal de la empresa, dirección, teléfono, correo electrónico y tu número de licencia de contratista.
- Información del cliente y dirección del lugar de trabajo: el cliente puede tener tres propiedades. La dirección del lugar de trabajo le indica a su contador a qué propiedad pertenece el costo.
- Número de factura, fecha de emisión y fecha de vencimiento.
- Número de referencia de orden de compra o contrato: esencial para clientes comerciales y administradores de propiedades que gestionan múltiples trabajos.
- Secciones detalladas: mantén la mano de obra, los materiales, el equipo y el trabajo de subcontratistas en líneas separadas, no agrupados en un solo total de "servicios de construcción".
- Términos de pago (neto 15, neto 30), métodos de pago aceptados y tu política de cargos por mora, establecidos en un lenguaje claro.
- Impuesto sobre las ventas de materiales donde la ley estatal lo aplique. El tratamiento del impuesto sobre las ventas para materiales de construcción varía según el estado. Confirma si el impuesto debe incluirse en la factura, en el costo de tus materiales o en un cálculo de impuestos separado al estilo de ingresos brutos.
La línea de dirección del lugar de trabajo importa más de lo que la gente cree. Una empresa de administración de propiedades con doce edificios rechazará una factura que no les indique a qué edificio cargar el costo. Lo mismo ocurre con una HOA, un propietario con una pequeña cartera de propiedades o un dueño de casa con una propiedad de alquiler. Facilita el enrutamiento y reducirás el ir y venir que puede retrasar el pago.
Una factura de contratista general debe incluir el número de licencia, la dirección del lugar de trabajo, la mano de obra y los materiales desglosados, las órdenes de cambio y los términos de pago.
¿Dónde puedo obtener una plantilla de factura gratuita para contratistas generales?
Descarga la plantilla de factura para contratistas generales como PDF, documento de Word, Google Doc o hoja de cálculo de Excel, o abre la versión rellenable en el navegador para editarla antes de enviarla. La versión de texto sin formato a continuación cubre el trabajo residencial o comercial ligero estándar. Para la facturación por avance o T&M, consulta las variantes más abajo.
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INVOICE
[Your Company Name]
[Street Address, City, State ZIP]
[Phone] · [Email]
Contractor License #: [LICENSE NUMBER]
Bill To: Job Site:
[Client Name] [Job Site Address]
[Billing Address] [City, State ZIP]
[Email / Phone]
Invoice #: [0001] Issue Date: [MM/DD/YYYY]
PO / Contract #: [____] Due Date: [MM/DD/YYYY]
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LABOR
Description Hours Rate Amount
Framing crew (3 days) 72 $65/hr $4,680.00
Electrical rough-in 8 $95/hr $760.00
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Labor subtotal: $5,440.00
MATERIALS
Description Qty Unit Amount
2x6 lumber, pressure treated 40 $14.20 $568.00
Romex 12/2 wire, 250 ft 1 $89.00 $89.00
Misc fasteners & hardware 1 $145.00 $145.00
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Materials subtotal: $802.00
Sales tax (6.5%): $52.13
EQUIPMENT / RENTAL
Skid steer rental, 2 days 2 $310/day $620.00
SUBCONTRACTORS
Plumbing rough-in (ABC Plumbing) $2,400.00
CHANGE ORDERS (signed)
CO-01: Added pantry framing (approved 5/12) $685.00
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Subtotal: $9,999.13
Less retainage (10%): -$999.91
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AMOUNT DUE: $8,999.22
Payment Terms: Net 15
Late fee: 1.5% per month on balances past 30 days
Pay by: ACH, check, or card at [pay link]
Make checks payable to: [Your Company Name]
─────────────────────────────────────────────
Thank you. Questions? [phone / email]Consejo: puedes usar ChatGPT o Claude para redactar los campos y las fórmulas, luego pegar el resultado en Word, Google Sheets, Excel o un editor de PDF y probar los cálculos antes de enviarlo a un cliente. Un mensaje como "Convierte esta plantilla en una hoja de cálculo rellenable con subtotales, impuestos sobre las ventas, retención y monto adeudado que se calculen automáticamente, manteniendo los encabezados de sección y etiquetando cada campo de entrada" te acerca bastante al objetivo.
Personalización de la plantilla
Tres cambios convierten la plantilla genérica en la tuya:
- Coloca tu logotipo en la parte superior izquierda y tu número de licencia directamente debajo del nombre de tu negocio. En trabajos comerciales, los departamentos de Cuentas por Pagar lo esperan.
- Establece tus términos de pago predeterminados (neto 15 para residencial, neto 30 para comercial es una división común) y tu recargo por mora en el pie de página. Imprime el recargo por mora en cada factura, no solo en las vencidas.
- Conecta el enlace de pago a la cuenta donde quieres que lleguen los depósitos. Si envías facturas a través de Novo, los pagos aceptados pueden depositarse en tu cuenta de Novo business checking, lo que mantiene los pagos de facturas y los depósitos en un solo lugar.
¿Cuáles son los principales tipos de facturas de contratistas generales?
No todos los trabajos se facturan de la misma manera. Tres formatos cubren casi todo lo que envía un contratista general.
Factura estándar
Una factura al finalizar el trabajo. Ideal para trabajos pequeños o medianos con un alcance fijo: una remodelación de baño, la construcción de una terraza, una actualización de panel. Puedes cobrar un depósito por adelantado y facturar el saldo al finalizar, o dividirlo 50/50 entre depósito y pago final.
Factura de avance de obra
Para proyectos de varios meses, facturas por fases. Cada factura cubre un porcentaje del contrato completado (por ejemplo, 25 % en cimientos, 50 % en enmarcado, 75 % en drywall, 100 % en lista de pendientes) o hitos específicos detallados en el contrato. La factura de avance muestra el valor del contrato, el porcentaje completado en este período, el monto facturado hasta la fecha, la retención aplicada y el monto actual adeudado.
Las facturas de avance de obra se utilizan en proyectos de varios meses y se facturan según el porcentaje completado o los hitos alcanzados.
Algunos proyectos comerciales requieren solicitudes de pago G702/G703 estilo AIA, así que confirma el formato de facturación con el propietario o el arquitecto antes de que comience el trabajo. Si se requieren formularios AIA, eso cambia tus requisitos de software.
Factura por tiempo y materiales (T&M)
Para trabajos de costo más margen o de alcance abierto, como reparaciones de emergencia o remediación, donde no puedes cotizar un precio fijo. La factura de T&M muestra las horas de mano de obra reales a la tarifa acordada, los costos reales de los materiales (a menudo con un porcentaje de margen establecido en el contrato, comúnmente hasta el 20 %) y el equipo. Adjunta los recibos. La transparencia es el objetivo.
Cómo facturar un proyecto de construcción paso a paso
Paso 1: Confirma el alcance y los términos del contrato antes de facturar. Busca el contrato firmado. Compara lo que estás facturando con lo que está por escrito. La forma más rápida de generar una disputa de pago es facturar por un trabajo que el cliente no cree haber pedido.
Paso 2: Detalla la mano de obra, los materiales y las órdenes de cambio firmadas. Mano de obra por oficio o cuadrilla, materiales con cantidades, alquiler de equipo por día, trabajo de subcontratistas por oficio. Las órdenes de cambio van en su propia línea con el número de CO y la fecha de aprobación, nunca incluidas en la mano de obra.
Paso 3: Aplica la retención si el contrato lo requiere. Resta el porcentaje acordado (normalmente hasta el 10%) del subtotal de esta factura. Muéstralo como una línea negativa para que el cliente vea lo que está reteniendo.
Paso 4: Envía la factura con una fecha de vencimiento clara y opciones de pago. Envíala por correo electrónico como PDF con un enlace de pago en línea. Envía también una copia en papel si el departamento de cuentas por pagar del cliente todavía emite cheques.
Paso 5: Haz un seguimiento a los 7 y 14 días de la fecha de vencimiento. Un breve recordatorio por escrito, adjunto a la factura original, con el reloj de los cargos por mora ya en marcha. A los 30 días de la fecha de vencimiento, levanta el teléfono.
¿Cómo deben facturar los contratistas generales las órdenes de cambio y las retenciones?
Las órdenes de cambio y las retenciones son donde los contratistas pierden dinero silenciosamente, trabajo tras trabajo.
Órdenes de cambio
Obtén cada cambio por escrito antes de realizar el trabajo. Una orden de cambio firmada debe indicar: qué está cambiando, el impacto en el costo (materiales y mano de obra), el impacto en el cronograma (días adicionales) y una línea de firma para el cliente. Las reglas estatales varían para las aprobaciones electrónicas, los cargos por mora, los plazos de gravamen y los requisitos de notificación. Confirma la regla en tu estado o con un abogado de construcción antes de confiar en una aprobación por correo electrónico.
Las órdenes de cambio deben documentarse por escrito y ser firmadas por el cliente antes de agregarse a una factura.
En la factura, muestra las órdenes de cambio como una sección propia debajo de la mano de obra y los materiales. Etiqueta cada una con su número de CO ("CO-03: relocated kitchen island, approved 6/18") y el monto aprobado. Listar cada cambio aprobado por separado, con su número de CO y fecha de aprobación, le da al cliente un rastro documental claro para comparar con sus propios registros.
Retención
La retención es un porcentaje de cada factura que el cliente retiene hasta que el trabajo termina y la lista de pendientes se aprueba. El objetivo es la influencia: el cliente mantiene una razón financiera para que regreses y arregles la puerta que chirría.
La retención es un porcentaje, a menudo del 5% al 10%, de cada factura que el cliente retiene hasta la finalización del proyecto o la aprobación de la lista de pendientes.
Términos comunes:
- Residencial: a veces 0%, a veces hasta 10% en remodelaciones más grandes.
- Comercial: típicamente del 5% al 10%, a menudo reducido al 5% al 50% de finalización (llamado "reducción de retención").
- Obras públicas: regidas por la ley estatal, que limita el porcentaje y establece plazos de liberación.
Cuando el trabajo finalice, envía una factura de liberación de retención final por el saldo de retención acumulado. Lista el valor original del contrato, el total de retención retenido en todas las facturas anteriores y el monto ahora adeudado. Haz referencia a la fecha de aprobación de la lista de pendientes.
¿Cómo pueden los contratistas generales mejorar los términos de pago de las facturas?
Establece los términos por escrito antes de que empiece el trabajo. Net 15 es común en proyectos residenciales; net 30 es el predeterminado para comerciales. Cualquiera que elijas, debe figurar en el contrato y en cada factura.
Pide un depósito para trabajos con muchos materiales. Un depósito de hasta el 50% cubre tu desembolso de materiales para que no estés financiando el proyecto del cliente con tu tarjeta de crédito. Indica el depósito en el contrato y factúralo como una 'factura de depósito' separada antes de que comience el trabajo.
Acepta pagos ACH y con tarjeta. Los cheques aún dominan los departamentos de cuentas por pagar comerciales, pero los clientes residenciales quieren cada vez más usar una tarjeta. Los pagos con tarjeta suelen costar más que las transferencias ACH, así que revisa los precios actuales de tu procesador antes de decidir si absorbes o trasladas la tarifa.
Imprime el cargo por mora en la factura. '1.5% mensual sobre saldos con más de 30 días' es una cifra común, sujeta a los límites estatales sobre las tasas de interés comerciales. Imprimir el cargo por mora en la factura deja la política por escrito para ambas partes, así no hay sorpresas cuando lo cobras.
¿Cómo pueden los contratistas generales usar Novo para enviar facturas y recibir pagos?
Novo Business Checking permite a los contratistas generales enviar facturas, aceptar pagos y rastrear depósitos desde una sola cuenta. Para los contratistas generales, los elementos relevantes son:
- Facturas ilimitadas sin costo enviadas directamente desde tu cuenta Novo (pueden aplicarse tarifas de procesamiento de pagos en pagos con tarjeta o ACH aceptados a través de procesadores integrados). Novo permite a los contratistas generales enviar facturas gratuitas ilimitadas directamente desde su cuenta Novo Business Checking.
- Tarifa mensual de $0, $0 para abrir, sin saldo mínimo. Novo Business Checking no tiene tarifas mensuales ni requisitos de saldo mínimo.
- Sin tarifa en transferencias bancarias o ACH entrantes. Cuando un cliente comercial envía un pago de progreso de $40,000 a través de una transferencia bancaria comercial, Novo no cobra una tarifa por transferencia bancaria entrante.
- Integración con Stripe para pagos con tarjeta y ACH en facturas. Los pagos aceptados se depositan en la misma cuenta Novo Checking desde la que enviaste la factura, por lo que la conciliación permanece en un solo libro.
- Integración con QuickBooks para que la actividad de facturación y los depósitos fluyan a tus libros sin entrada manual.
Novo se integra con Stripe para pagos con tarjeta y QuickBooks para la contabilidad, por lo que los pagos ACH y con tarjeta llegan a la misma cuenta corriente utilizada para enviar la factura.
La desventaja honesta: Novo no acepta depósitos en efectivo, por lo que los contratistas generales que cobran en efectivo por trabajos adicionales necesitarán una opción complementaria. Eso podría ser una cuenta bancaria local para depósitos en efectivo o una solución con giros postales. Para los contratistas que reciben pagos con cheque, ACH, transferencia bancaria o tarjeta, Novo mantiene la facturación y los depósitos en la misma cuenta con una tarifa mensual de $0. Para una visión más amplia de las características de la cuenta, consulta la guía de Novo sobre el mejor banco para contratistas generales.
Preguntas frecuentes
¿Cómo redacto una factura como contratista general?
Empieza con la información de tu negocio y tu número de licencia, añade la dirección del cliente y del lugar de trabajo, luego detalla la mano de obra, los materiales, el equipo, los subcontratistas y cualquier orden de cambio firmada en líneas separadas. Resta la retención si tu contrato lo exige, establece tus términos de pago y el cargo por pago atrasado, e incluye los métodos de pago aceptados con un enlace de pago. Numera cada factura secuencialmente y vincúlala al número de orden de compra o de contrato.
¿Cuál es la diferencia entre una factura de progreso y una factura final?
Una factura de progreso cobra por una parte de un trabajo multifase, generalmente un porcentaje del contrato completado o un hito alcanzado, mientras el proyecto aún está en curso. Una factura final cierra el trabajo: cobra cualquier saldo restante del contrato, libera la retención retenida en facturas anteriores y hace referencia a la aprobación de la lista de pendientes. En trabajos comerciales que utilizan los formularios AIA G702/G703, el mismo formulario cubre ambos, con las columnas "this period" y "to date" mostrando dónde te encuentras.
¿Necesito incluir mi número de licencia de contratista en cada factura?
Revisa las normas de licencias para contratistas de tu estado. California, por ejemplo, exige el número de licencia en contratos escritos, subcontratos, ofertas y anuncios, y muchos departamentos de Cuentas por Pagar (AP) comerciales también lo esperan en las facturas. Incluso cuando no se aplica una norma específica para facturas, añadir tu número de licencia ayuda a los clientes y a los departamentos de AP a verificar el negocio. Ponlo directamente debajo del nombre de tu negocio.
¿Cuánto tiempo tienen los clientes para pagar?
Lo que diga tu contrato. Net 15 es común en trabajos residenciales, net 30 en comerciales. Si el contrato no especifica, la ley estatal suele llenar el vacío. Muchos estados tienen leyes de pronto pago para la construcción que establecen un plazo predeterminado (a menudo alrededor de 30 días desde la recepción de la factura) y autorizan intereses sobre los montos vencidos. Consulta la ley de pronto pago de tu estado.
¿Cuándo puedo cobrar un cargo por pago atrasado?
Cuando esté en el contrato y se imprima en la factura. Una cifra común es 1.5% mensual (18% anualizado) sobre saldos con más de 30 días de atraso, pero tu estado puede limitar la tasa de interés máxima en deudas comerciales. Incluye el cargo por pago atrasado en el contrato, reitéralo en cada factura y tendrás la autoridad para cobrarlo.
¿Puedo facturar materiales antes de instalarlos?
Sí, en un cronograma de facturación por avance. "Stored materials" es una línea estándar en el AIA G703 y en la mayoría de las facturas de progreso comerciales. El cliente paga por los materiales entregados en el sitio o en una ubicación de almacenamiento con fianza, a menudo con prueba de entrega y seguro. En trabajos residenciales, esto suele aparecer como un depósito de materiales facturado al firmar el contrato.
¿Qué pasa si un cliente se niega a pagar una factura?
Envía un recordatorio por escrito a los 7 y 14 días de vencido, luego una demanda formal a los 30 días que cite el contrato, la factura impaga y el cargo por pago atrasado acumulado. Si el saldo es significativo, un gravamen de mecánico es la principal herramienta de cobro de la industria de la construcción. Cada estado tiene una ley de gravámenes con plazos y requisitos de notificación específicos. Habla con un abogado de construcción antes de que pase el plazo.