Mejor banco para contratistas generales: Cuenta corriente de negocios, facturación y reservas para proyectos
Compara Novo para contratistas generales: $0 de tarifas mensuales, sin saldo mínimo, Novo Reserves para el control de costos de proyectos, facturación y plantillas gratuitas para contratistas incluidas.
Los contratistas generales reciben pagos en bloques: un depósito al firmar, un pago por avance en la estructura, otro en el panel de yeso, un cheque final después de la lista de pendientes. Entre esos pagos, estás adelantando la nómina, los materiales y los alquileres. Una solución bancaria para negocios que te cobra una tarifa mensual durante las semanas lentas entre pagos por avance es la elección equivocada.
Los contratistas necesitan una cuenta corriente que se adapte a un flujo de efectivo irregular, además de herramientas de facturación confiables para cobrar esos pagos por avance. Usa los criterios a continuación, luego copia la factura estándar o la plantilla de facturación por avance en el archivo de tu próximo proyecto.
¿Qué deberían buscar los contratistas generales en una solución bancaria para negocios?
El flujo de efectivo de la construcción no se parece al de ventas minoristas o SaaS. El dinero entra en grandes cantidades y de forma irregular, luego sale rápido a subcontratistas y proveedores. La cuenta tiene que manejar eso sin cobrarte por cada detalle.
Estructura de tarifas que sobrevive a los meses lentos. Sin tarifa de mantenimiento mensual, sin penalización por saldo mínimo. Si terminas un proyecto en marzo y no cierras el siguiente hasta finales de abril, tu proveedor no debería cobrarte por ese lapso.
ACH y transferencias entrantes que llegan completas. Un pago por avance de $40,000 debería llegar como $40,000. Las tarifas por transferencias bancarias entrantes pueden acumularse rápidamente en un proyecto con múltiples pagos por avance, así que compara los programas de tarifas publicados antes de abrir una cuenta.
Una forma de destinar fondos por proyecto o cliente. Si todo está en un solo saldo, el control de costos de proyectos se convierte en un ejercicio forense cada enero. Las Reservas te permiten destinar porciones de tu saldo de cuenta corriente para el depósito de cada proyecto, el presupuesto de materiales y la reserva de impuestos.
Depósito de cheques móvil. Los cheques en papel siguen siendo comunes en la construcción.
No quieres conducir a una sucursal para depositar el cheque de un propietario un sábado.
Una solución alternativa para el efectivo. Novo no acepta depósitos en efectivo. Si cobras efectivo en un trabajo secundario, llévalo a un mostrador de USPS, a una tienda de comestibles o a un centro de cambio de cheques, compra un giro postal y deposita el giro postal con el depósito de cheques móvil. Es un paso adicional, no un impedimento.
¿Es Novo una buena solución bancaria para negocios para contratistas generales?
Novo es una cuenta corriente de negocios diseñada para contratistas generales y otros negocios de servicios con flujo de efectivo irregular, que ofrece $0 de tarifas mensuales, sin saldo mínimo, Novo Reserves para el control de costos de proyectos y facturación integrada.
Así es como se ve en la práctica:
- Sin tarifas mensuales, sin saldo mínimo. Novo no cobra tarifas mensuales y no requiere saldo mínimo, por lo que los contratistas no pagan tarifas durante los meses lentos entre proyectos.
- $0 en transferencias entrantes y ACH. Los pagos por avance llegan completos.
- ACH salientes ilimitados sin costo adicional. Paga a subcontratistas, proveedores y a tu propio equipo sin que se acumulen cargos por transacción.
- Novo Reserves para el control de costos de proyectos. Destina porciones de tu saldo de cuenta corriente Novo para impuestos, materiales, nómina y cada proyecto activo usando subcuentas de negocios. Cuando un pago por avance llega, asigna la porción de materiales a la Reserva del proyecto para que no la gastes accidentalmente en la nómina.
- Facturación integrada con enlaces de pago. La herramienta de facturación integrada de Novo permite a los contratistas enviar facturas ilimitadas con enlaces de pago y aceptar transferencias bancarias o pagos con tarjeta; pueden aplicarse tarifas estándar de procesamiento de pagos. El dinero llega a la misma cuenta que usas para pagar a los subcontratistas.
- Integraciones con QuickBooks, Stripe y Shopify. Las transacciones se sincronizan con QuickBooks Online para la contabilidad; Stripe y Shopify se conectan para los contratistas que también venden materiales o servicios en línea.
- Seguro de la FDIC a través de un banco asociado. Novo es una fintech, no un banco; los depósitos están asegurados por la FDIC hasta $250,000 a través del banco asociado de Novo, Middlesex Federal Savings.
¿Qué plantilla de factura debe usar un contratista general?
Copia el bloque siguiente en un documento y completa tus datos. Cada campo es importante. Un número de licencia o PO faltante puede retrasar el pago por semanas.
INVOICE
[Your Company Name]
[Street Address, City, State ZIP]
Contractor License #: [License Number]
Phone: [Phone] Email: [Email]
Bill To: Invoice #: [0001]
[Client Name] Invoice Date: [MM/DD/YYYY]
[Client Address] Due Date: [MM/DD/YYYY]
Project / PO #: [PO or Contract #] Payment Terms: Net 30
Job Site Address: [Street, City, State ZIP]
----------------------------------------------------------------
DESCRIPTION QTY RATE AMOUNT
----------------------------------------------------------------
Labor: [Trade], [Dates] [hrs] $[/hr] $[total]
Labor: Subcontractor [Name] [hrs] $[/hr] $[total]
Materials: [Item, supplier] [qty] $[unit] $[total]
Equipment rental: [Item] [days] $[/day] $[total]
Permit / inspection fees $[total]
----------------------------------------------------------------
Subtotal: $[total]
Sales Tax: $[total]
TOTAL DUE: $[total]
----------------------------------------------------------------
Accepted payment methods: Bank transfer (ACH), credit/debit card, check
Make checks payable to: [Your Company Name]
Late payment fee: per the rate allowed by your contract and state law
Thank you for your business.Convierte la plantilla en un archivo de trabajo. Pega esta plantilla en un documento u hoja de cálculo, luego guarda una versión en blanco y una versión lista para el cliente para cada trabajo. Agrega una fila de fórmulas para Subtotal, Sales Tax y Total Due para que los cálculos se actualicen a medida que editas.
Plantilla de facturación por avance (trabajos multifase)
Para trabajos facturados por avance o porcentaje de finalización, usa este formato en su lugar. Muestra al cliente exactamente en qué estado se encuentra el contrato.
PROGRESS BILLING — APPLICATION FOR PAYMENT
Contractor: [Your Company] License #: [#]
Client: [Name] Project: [Project Name]
Job Site: [Address] Contract #: [#]
Application #: [03] Period: [MM/DD–MM/DD]
Contract Sum: $[total] Date: [MM/DD/YYYY]
----------------------------------------------------------------
PHASE / SCOPE SCHEDULED % COMPLETE COMPLETED PRIOR THIS
VALUE TO DATE BILLED DRAW
----------------------------------------------------------------
Site prep / demo $[ ] 100% $[ ] $[ ] $[ ]
Foundation $[ ] 100% $[ ] $[ ] $[ ]
Framing $[ ] 80% $[ ] $[ ] $[ ]
Roofing $[ ] 50% $[ ] $[ ] $[ ]
MEP rough-in $[ ] 25% $[ ] $[ ] $[ ]
Drywall $[ ] 0% $[ ] $[ ] $[ ]
Finishes $[ ] 0% $[ ] $[ ] $[ ]
----------------------------------------------------------------
TOTALS: $[ ] $[ ] $[ ]
Less Retainage (10%): $[ ]
Current Payment Due: $[ ]
Balance to Finish (incl. retainage): $[ ]
Payment Terms: Net 15 from receiptConvierte esto en un cronograma de pagos por avance que se calcule automáticamente. Inserta el bloque de facturación por avance en una hoja de cálculo, luego agrega las fórmulas: Completed to Date = Scheduled Value × % Complete; This Draw = Completed to Date − Prior Billed; Retainage = 10% of Completed to Date; Current Payment Due = This Draw − Retainage. Guarda una plantilla maestra y cópiala por cada proyecto.
¿Cómo debes facturar a los clientes de contratación general?
Una factura de contratista general debe incluir el número de licencia del contratista, la dirección del sitio de trabajo, el número de PO o contrato, la mano de obra y los materiales detallados, y términos de pago claros (por ejemplo, Net 15 o Net 30).
- Envía la factura desde Novo con un enlace de pago. El cliente paga por transferencia bancaria o tarjeta, y el dinero llega a la misma cuenta que usas para pagar a los subcontratistas. Eso puede reducir el tiempo de espera por cheques enviados por correo y depósitos manuales.
- Adapta el formato al trabajo. Usa la factura estándar para trabajos completados o proyectos cortos. Usa la facturación por avance para cualquier trabajo con un cronograma de pagos por avance.
- Establece los términos en el contrato, no en la factura. Net 15 o Net 30, con una cláusula de recargo por mora que tu contrato y la ley estatal permitan. La factura debe reafirmar, no introducir.
- Haz un seguimiento temprano. Día 1 de atraso: un recordatorio amable por correo electrónico. Día 14: una llamada telefónica y un aviso por escrito que haga referencia a la cláusula de recargo por mora. Día 30+: revisa tu contrato y las normas estatales antes de pausar el trabajo o enviar un aviso de intención de gravamen. Si el monto es significativo, habla con un abogado de construcción.
- Concilia contra la Reserva del trabajo. Cuando llega un pago, asigna la parte correspondiente a la Reserva del trabajo. Puedes comparar los pagos del trabajo y los costos etiquetados mientras el proyecto aún está abierto en lugar de reconstruir los números al final del año.
¿Qué deducciones fiscales pueden rastrear los contratistas generales?
Estas son las categorías que aparecen en la mayoría de las declaraciones de contratistas. Etiqueta cada transacción a un trabajo en Novo para que tu contador no tenga que reconstruir el año en abril.
- Herramientas, equipos y alquileres. Taladros, sierras, elevadores, alquiler de andamios, generadores. Los equipos de mayor costo pueden necesitar un tratamiento fiscal especial, así que etiqueta la compra claramente y pregunta a tu CPA si debes gastarlo o depreciarlo.
- Kilometraje y combustible del vehículo. Usa la tarifa de millaje estándar actual del IRS para la conducción de negocios y mantén registros de millaje contemporáneos en una aplicación, no una reconstrucción de diciembre.
- Pagos a subcontratistas. Obtén el W-9 de cada subcontratista al contratarlo. En general, las empresas deben presentar el Form 1099-NEC para la compensación de no empleados de $600 o más, sujeto a las excepciones del IRS.
- Licencias, fianzas y seguro de responsabilidad civil. Renovaciones anuales de licencias, fianzas de cumplimiento, primas de seguro de responsabilidad civil general, compensación para trabajadores.
- Materiales y suministros. Etiqueta cada compra al trabajo específico en Novo para que el costo por proyecto sea preciso.
- Permisos, tarifas de inspección y tarifas de vertedero. Estos pueden ser gastos comerciales deducibles o costos de trabajo; etiquétalos al proyecto relacionado y confirma el tratamiento con tu profesional de impuestos.
- Costos de teléfono, software y oficina. Software de estimación, herramientas de gestión de proyectos, la parte comercial de tu teléfono celular.
- Seguro médico y contribuciones de jubilación. Deducción del seguro médico para trabajadores por cuenta propia y contribuciones a SEP-IRA o Solo 401(k) para propietarios únicos y LLC de un solo miembro.
Envía las transacciones categorizadas de Novo a QuickBooks Online para que tu contador o CPA trabaje con datos limpios, no con una caja de zapatos.
¿Cómo deben pagar los contratistas generales a los subcontratistas y manejar los 1099s?
Los dos errores que les cuestan dinero a los contratistas a fin de año: pagar a un subcontratista sin un W-9 archivado y perder el rastro de qué pagos fueron a qué subcontratista.
Antes del primer pago. Recopila un W-9 completo de cada subcontratista. Guárdalo en tus registros. Sin W-9, no hay pago. Esa política evita el apuro de fin de año.
Durante el año. Novo permite a los contratistas generales pagar a los subcontratistas por ACH o cheque y exporta los datos de las transacciones a QuickBooks Online para la presentación del 1099-NEC a fin de año. Paga a los subcontratistas por ACH desde Novo sin tarifa por transacción. Etiqueta cada pago al trabajo para que el costo de mano de obra por proyecto se mantenga preciso.
A fin de año. Exporta los datos de pagos a subcontratistas del año desde Novo a QuickBooks Online. En general, las empresas deben presentar el Formulario 1099-NEC para compensaciones a no empleados de $600 o más, sujeto a las excepciones del IRS; tu CPA o software de presentación puede determinar quién necesita un formulario antes del 31 de enero.
Impuestos trimestrales. Aparta una Reserve dedicada para los impuestos trimestrales estimados de autoempleo e ingresos. Una regla general común es asignar el 25-30% de cada retiro a la Reserve de impuestos para que abril no sea una sorpresa.
¿Cuáles son las desventajas de usar Novo como contratista?
Estas desventajas importan más en la construcción que en muchos otros campos.
- No hay depósitos en efectivo. Novo no acepta depósitos en efectivo. Los contratistas a quienes se les paga en efectivo pueden convertir el efectivo en un giro postal en un comercio minorista y depositarlo mediante depósito de cheque móvil como solución alternativa.
- No hay sucursales físicas. Todo sucede en la aplicación o en el panel web. Si quieres entrar a un vestíbulo, Novo no es eso.
- Fintech, no un banco. Novo se asocia con Middlesex Federal Savings para mantener los depósitos, de ahí proviene la cobertura de la FDIC. La experiencia diaria es la aplicación de Novo.
- Las transferencias salientes tienen una tarifa. Las transferencias entrantes son de $0. Las transferencias nacionales salientes tienen una tarifa; consulta el monto actual en el programa de tarifas publicado de Novo. La mayoría de los pagos de contratistas a subcontratistas se realizan por ACH sin costo adicional, por lo que esto rara vez afecta.
¿Cómo puede un contratista general abrir una cuenta Novo?
Los contratistas generales pueden abrir una cuenta Novo en línea en aproximadamente 10 minutos con un EIN o SSN, documentos de constitución de la empresa y una identificación gubernamental, sin verificación de crédito y sin depósito mínimo de apertura.
Qué tener listo:
- EIN (o SSN si eres un propietario único sin un EIN)
- Documentos de constitución de la empresa: artículos de organización para una LLC, artículos de incorporación para una corporación, o un registro de DBA para un propietario único
- Identificación emitida por el gobierno para el titular de la cuenta
- Dirección y teléfono de la empresa
Los tipos de entidad elegibles incluyen propietarios únicos, LLC de un solo miembro y de varios miembros, y corporaciones. Verifica la lista de elegibilidad actual cuando apliques.
Una vez que la cuenta esté abierta, haz estas cuatro cosas antes de tu primer depósito de trabajo:
- Configura Reserves para Impuestos, Materiales, Nómina, y una para cada Trabajo activo.
- Conecta QuickBooks Online para que las transacciones se sincronicen automáticamente.
- Envía una factura de prueba desde la herramienta de facturación de Novo a ti mismo o a un cliente amigable.
- Guarda tu proceso de recopilación de W-9 (una carpeta compartida, un formulario o un flujo de trabajo en tu herramienta de gestión de proyectos) para que ningún subcontratista reciba pago antes de que el W-9 esté archivado.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor banco para contratistas generales? La mejor solución de banca empresarial para contratistas generales no tiene tarifa mensual, ni saldo mínimo, ofrece pagos entrantes de bajo costo, depósito de cheques móvil, Novo Reserves o subcuentas para el cálculo de costos de proyectos, y herramientas de facturación. Novo es ideal para contratistas que desean banca en línea con Novo Reserves y facturación integrada, pero no acepta depósitos en efectivo.
¿Puede un contratista general abrir una cuenta de cheques empresarial en línea? Sí. Los contratistas generales pueden abrir una cuenta Novo en línea en aproximadamente 10 minutos con un EIN o SSN, documentos de constitución de la empresa y una identificación gubernamental, sin verificación de crédito y sin depósito mínimo de apertura.
¿Acepta Novo depósitos en efectivo de contratistas? No. Novo no acepta depósitos en efectivo. Los contratistas a quienes se les paga en efectivo pueden convertir el efectivo en un giro postal en una ventanilla de USPS, una tienda de comestibles o un centro de cambio de cheques, y depositar el giro postal a través del depósito de cheques móvil de Novo.
¿Cómo facturo un trabajo de construcción? Envía una factura que incluya tu número de licencia de contratista, la dirección del sitio de trabajo, el número de PO o contrato, el desglose de mano de obra y materiales, y los términos de pago como Net 15 o Net 30. Para trabajos multifase, usa un formato de facturación por avance que muestre el valor programado, el porcentaje completado, lo facturado previamente, el retiro actual y la retención.
¿Cómo manejo los formularios 1099 para subcontratistas? Recopila un W-9 de cada subcontratista antes del primer pago. Paga a los subcontratistas por ACH o cheque desde Novo y etiqueta cada pago al trabajo. Exporta los datos de pago anuales de los subcontratistas de Novo a QuickBooks Online. En general, las empresas deben presentar el Formulario 1099-NEC para la compensación de no empleados de $600 o más, sujeto a las excepciones del IRS; tu CPA o software de presentación puede determinar quién necesita un formulario antes del 31 de enero.
¿Está seguro mi dinero en Novo? Novo es una fintech, no un banco. Los depósitos están asegurados por la FDIC hasta $250,000 a través del banco asociado de Novo, Middlesex Federal Savings.