El proceso de pago de Shopify fue diseñado para pedidos minoristas, no para compradores mayoristas que piden términos net-30 o un cliente de producto personalizado que quiere un depósito para un pedido de $4,200. Para esas ventas, necesitas una factura real: un documento que solicita el pago, enumera lo que se debe y le da al comprador una forma de pagarte fuera del proceso de pago estándar.

Abajo hay una plantilla lista para copiar, además de qué incluir en una factura de Shopify, cómo funcionan los Draft Orders, cómo cobrar pagos ACH y dónde deben llegar esos pagos.

¿Por qué los dueños de tiendas Shopify necesitan un flujo de trabajo de facturación dedicado?

El proceso de pago de Shopify es bueno para una sola cosa: recibir un pago con tarjeta de un comprador minorista que está listo para pagar en este momento. En el momento en que la venta no encaja en ese molde, estás fuera de lo que la confirmación de pedido puede hacer.

Las razones habituales por las que un vendedor de Shopify necesita una factura:

• Compradores mayoristas. Una boutique que hace un nuevo pedido de $3,000 espera una factura que coincida con la orden de compra (PO) y con términos net-30, no un correo electrónico de confirmación de pedido de Shopify.
• Producciones de productos personalizados. Un depósito del 50% por adelantado, el saldo a la entrega. Eso son dos facturas, no un solo proceso de pago.
• Clientes B2B que pagan por ACH o transferencia bancaria. Las tarifas de tarjeta en un pedido de $10,000 se comen el margen. Los compradores esperan pagar por transferencia bancaria.
• Pagos parciales e hitos. Un pedido de ropa personalizada entregado en dos envíos se factura en dos etapas.
• Registros claros para el impuesto sobre las ventas y el COGS. Una factura es el documento detallado que tu contador y el IRS esperan ver, separado de un recibo de pago.

Una confirmación de pedido de Shopify confirma que se realizó un pedido, mientras que una factura de Shopify solicita el pago para una fecha de vencimiento específica y proporciona instrucciones de pago. Son documentos diferentes con funciones diferentes.

¿Qué se debe incluir en una factura de tienda Shopify?

Cada factura que envías debe responder cuatro preguntas: quién factura, a quién se factura, qué se debe y cómo debe pagar el cliente. Para un vendedor de Shopify, esto se desglosa en:

Tus datos comerciales

• Nombre legal y dirección de la empresa
• Número de identificación fiscal de la empresa (EIN, o SSN si eres propietario único)
• Logotipo de la tienda (opcional, pero útil para el reconocimiento de marca)
• Correo electrónico y teléfono de contacto

Identificadores de factura

• Número de factura único (secuencial: INV-1001, INV-1002, etc.)
• Fecha de emisión
• Fecha de vencimiento del pago
• El número de pedido de Shopify correspondiente, para que la factura se concilie con un pedido de la tienda

Datos del cliente

• Nombre, empresa y dirección de facturación
• Dirección de envío si es diferente
• Número de orden de compra (PO) del cliente si lo proporcionaron

Detalles de los artículos

• SKU
• Nombre del producto y descripción breve
• Cantidad
• Precio unitario
• Total de la línea

Totales y términos

• Subtotal
• Costo de envío como línea separada
• Descuentos como línea separada
• Impuesto sobre las ventas como línea separada (no lo incluyas en el precio unitario)

• Total general
• Términos de pago (neto a 15 días, neto a 30 días, se requiere depósito, a pagar al recibir)
• Métodos de pago aceptados

Detalles de remesa

• Cuenta bancaria para ACH o transferencia (número de ruta y cuenta, o un enlace de pago)
• Dirección postal si aceptas cheques
• Política de cargos por mora si aplicas uno

¿Dónde pueden los propietarios de tiendas Shopify obtener una plantilla de factura gratuita?

Copia el bloque de abajo en un nuevo documento, intercambia los campos entre corchetes y tendrás una factura funcional. Es texto sin formato, por lo que se pega limpiamente en Google Docs, Google Sheets, Word o Excel.

INVOICE

[Your Business Name]
[Street Address]
[City, State ZIP]
[EIN or Tax ID]
[Email] | [Phone]

Invoice #: INV-[0000]
Issue Date: [MM/DD/YYYY]
Due Date: [MM/DD/YYYY]
Shopify Order #: [#1001]
Customer PO #: [if applicable]

BILL TO:
[Customer Business Name]
[Contact Name]
[Street Address]
[City, State ZIP]
[Email]

SHIP TO (if different):
[Address]

------------------------------------------------------------
SKU       | Description       | Qty | Unit Price | Line Total
------------------------------------------------------------
[SKU-001] | [Product name]    |  10 |   $25.00   |  $250.00
[SKU-002] | [Product name]    |   5 |   $40.00   |  $200.00
------------------------------------------------------------

Subtotal:           $450.00
Shipping:            $35.00
Discount:           -$25.00
Sales Tax (8.875%):  $40.84
------------------------------------------------------------
TOTAL DUE:          $500.84

PAYMENT TERMS: Net 30. Payment due by [Due Date].
LATE FEE: 1.5% per month on balances over 30 days past due.

PAYMENT METHODS:
- ACH: Routing [#########], Account [#########]
- Wire: [Bank name, address, routing, account, SWIFT if international]
- Check payable to [Business Name], mail to [address]
- Card payment link: [URL]

Notes:
[Wholesale reorder terms, deposit balance, delivery date, etc.]

Thank you for your order.

Consejo: Pega este bloque en ChatGPT o Claude con la instrucción "Convierte esta plantilla de factura en una hoja de cálculo de Google rellenable con fórmulas que calculen automáticamente los totales de línea, el subtotal, los impuestos y el total general, y permíteme cambiar la tasa de impuestos en una celda." Obtendrás una hoja de cálculo funcional (o un archivo de Excel, un PDF interactivo o un documento de Word si lo pides) con los cálculos ya configurados. Añade tu logo y los datos bancarios una vez, luego duplica el archivo para cada nueva factura.

¿Cómo envías una factura desde Shopify con Draft Orders?

Shopify tiene una función integrada llamada Draft Orders que te ayuda a lograrlo. Creas un pedido en el panel de administración, luego envías al cliente un enlace de pago por correo electrónico. Cuando hacen clic en él, pagan a través del proceso de pago normal de tu tienda.

La ruta en el panel de administración de Shopify:

1. Ve a Orders > Drafts en tu panel de administración de Shopify
2. Haz clic en Create order
3. Añade productos, establece cantidades, aplica descuentos o artículos de línea personalizados
4. Añade el cliente (o crea uno nuevo)
5. Haz clic en Send invoice para enviar al cliente un enlace de pago por correo electrónico

Esto es útil para pedidos personalizados únicos o una refacturación rápida. Pero hay límites reales:

• Las tarifas de procesamiento de tarjetas siguen aplicándose. El cliente paga a través de la pasarela de pago de Shopify, por lo que tú pagas la misma tarifa de tarjeta que pagarías en cualquier pedido minorista.
• No hay condiciones de pago a crédito nativas. Los Draft Orders esperan el pago al momento de la compra. Puedes marcar una factura como 'pago pendiente' y conciliar manualmente, pero Shopify no rastrea la fecha de vencimiento ni persigue al comprador.
• No hay ACH nativo para la mayoría de los comerciantes. Shopify Payments procesa tarjetas. El ACH en la factura significa redirigir el pago a través de Stripe, una aplicación B2B o una herramienta de facturación externa.
• No hay manejo de depósitos. Una división de 50% de depósito / 50% contra entrega no es un flujo de Draft Order incorporado.

Para un solo pedido B2B, los Draft Orders funcionan. Para pedidos mayoristas recurrentes o condiciones de pago a crédito formales, una aplicación de facturación B2B o una herramienta de facturación externa suele dar a los vendedores más control.

¿Qué herramientas de facturación funcionan con Shopify?

La mayoría de los vendedores de Shopify terminan con una de estas cuatro configuraciones, dependiendo del volumen B2B que manejen:

Shopify Draft Orders. Lo mejor para pedidos personalizados únicos o ventas al por mayor ocasionales donde el comprador está de acuerdo en pagar con tarjeta al finalizar la compra. No se requieren herramientas adicionales.

Una aplicación B2B o de ventas al por mayor de la Shopify App Store. Añade condiciones de pago a crédito, precios específicos para clientes, cobro de ACH y facturación recurrente. Vale la pena una vez que envías más de un puñado de facturas B2B al mes.

Software de contabilidad (QuickBooks, Xero, Wave). Sincroniza los pedidos de Shopify, genera PDFs de facturas pulcros, rastrea las cuentas por cobrar vencidas y envía los datos directamente a tus libros. La mayoría incluye un botón de 'Pagar Factura' que acepta ACH o tarjeta.

Una plataforma de facturación dedicada. Útil si facturas servicios personalizados además de productos: trabajo de diseño, tarifas de cumplimiento, consultoría.

Sea cual sea la herramienta que imprima el PDF, el dinero tiene que llegar a algún lugar. Un ACH de un comprador mayorista, una transferencia bancaria de un cliente internacional, el pago diario de Shopify: esos depósitos deben consolidarse en una cuenta de cheques comercial para que puedas conciliar las facturas con los fondos entrantes sin saltar entre diferentes paneles.

¿Qué características de una cuenta de cheques comercial importan para la facturación de Shopify?

La cuenta de cheques comercial Novo tiene una tarifa mensual de $0, no requiere saldo mínimo e incluye integraciones con Shopify y Stripe, lo que puede ser ideal para vendedores de Shopify que cobran la mayoría de los pagos en línea.

Lo que importa para la facturación:

• Sin tarifa mensual, sin saldo mínimo. No pagas una tarifa de mantenimiento mientras esperas 30 días para que se liquide una factura mayorista.
• Sin tarifa por transferencias entrantes. Novo no cobra una tarifa por transferencias entrantes, lo cual puede ser importante cuando los clientes mayoristas pagan facturas más grandes por transferencia.
• Integraciones con Shopify y Stripe. Los pagos de Shopify checkout y los pagos de facturas cobrados con Stripe se dirigen a la misma cuenta Novo, por lo que la conciliación es un solo libro contable en lugar de dos.
• Datos de cuenta listos para ACH. Si tu herramienta de facturación cobra ACH, esos pagos pueden llegar a la misma cuenta Novo que tus pagos de Shopify.

Un flujo concreto: envías un pedido al por mayor de $4,200 con términos de pago a 30 días netos. El comprador paga por ACH el día 28. Ese depósito de $4,200 llega a la misma cuenta Novo que recibió el pago de Shopify de esta mañana de $1,847 por pedidos minoristas. Ambos depósitos aparecen en la misma lista de transacciones, llevan las etiquetas contables correctas y se concilian con un estado de cuenta mensual.

La contrapartida honesta: Novo no acepta depósitos en efectivo. Si también tienes una tienda física temporal (pop-up) o un local establecido que acepta efectivo, necesitarás una solución aparte para eso. Para los vendedores de Shopify que cobran la mayoría de los pagos en línea, la política de no efectivo podría no afectar las operaciones diarias.

¿Cómo deberían los vendedores de Shopify llevar un registro de las facturas para impuestos y contabilidad?

La disciplina contable que rinde frutos a fin de año es simple: cada factura se vincula a un ID de pedido de Shopify, cada pago se vincula a un depósito bancario, y los documentos están todos en un solo lugar.

Un sistema que funciona:

1. Numera las facturas secuencialmente. INV-1001, INV-1002. Sin saltos, sin reinicios. Los números de factura secuenciales crean un rastro de auditoría más claro para tu contador y facilitan la conciliación de facturas con depósitos.
2. Guarda un PDF de cada factura en una carpeta con fecha (por mes o trimestre). El almacenamiento en la nube está bien.
3. Haz coincidir el número de pedido de Shopify en la factura para que una venta en tu tienda se concilie con la factura que recibió tu cliente.
4. Etiqueta el depósito en tu cuenta bancaria con el número de factura cuando llegue el pago. La mayoría del software de contabilidad hace esto automáticamente cuando conectas la fuente bancaria.
5. Concilia mensualmente, no a fin de año.

Deducciones comunes que un vendedor de Shopify factura:

• Costo de los bienes vendidos (COGS): lo que pagaste por el inventario que vendiste
• Tarifas de suscripción y aplicaciones de Shopify
• Tarifas de procesamiento de pagos (Shopify Payments, Stripe, PayPal)
• Suministros de envío y franqueo
• Gastos de marketing relacionados con los productos que facturaste

Mantén los ingresos facturados en una cuenta de cheques comercial separada de los fondos personales. Mezclar fondos personales y comerciales es un error contable común y puede dificultar la declaración de impuestos.

Preguntas frecuentes

¿Shopify genera facturas automáticamente?

Shopify envía confirmaciones de pedidos automáticamente, pero esas no son facturas. Una factura le pide a un cliente que pague; un recibo confirma que ya lo hizo. Para una factura con términos de pago, una fecha de vencimiento y detalles de remesa, usa Draft Orders, una aplicación B2B de la Shopify App Store, o una herramienta de facturación externa.

¿Puedo facturar a un cliente mayorista sin cargar su tarjeta de inmediato?

Sí, pero Shopify Draft Orders por sí solos no admiten términos de pago. Necesitarás una aplicación de facturación B2B de la Shopify App Store o una herramienta de facturación externa para aplazar el pago a net-15, net-30 o net-60.

¿Cuál es la diferencia entre un recibo de Shopify y una factura?

Un recibo confirma un pago que ya se realizó, mientras que una factura solicita un pago que aún no ha ocurrido. Los clientes minoristas de Shopify reciben recibos al finalizar la compra. Los clientes mayoristas y B2B reciben facturas primero, y luego un recibo una vez que pagan.

¿Cómo manejo el impuesto sobre las ventas en una factura de Shopify?

Cobra el impuesto sobre las ventas en la factura de la misma manera que Shopify lo cobra al finalizar la compra, según dónde tengas una obligación fiscal (nexus) y desde dónde esté comprando el cliente. Si no estás seguro de la tasa, tómala de un pedido reciente de Shopify al mismo estado. Muestra el impuesto sobre las ventas como una línea separada en la factura, no oculto en el precio unitario.

¿Puedo cobrar ACH en una factura de Shopify?

No directamente a través de Shopify Payments para la mayoría de los comerciantes. La recaudación de ACH en una factura requiere Stripe, una aplicación de facturación B2B de la Shopify App Store, o una plataforma de facturación externa que pueda enviar un enlace de pago ACH.

¿Qué términos de pago debo ofrecer a los clientes mayoristas?

Muchos vendedores mayoristas usan términos net-30 para compradores establecidos. Para pedidos personalizados, muchos vendedores requieren un depósito antes de que comience la producción. Los clientes habituales establecidos a veces obtienen net-60. Los clientes nuevos sin referencias comerciales suelen pagar por adelantado o con tarjeta en el primer pedido.

¿Dónde deben depositarse los pagos de facturas de Shopify?

En una cuenta de cheques comercial separada de tu cuenta personal, idealmente la misma que recibe tus pagos de Shopify. Poner ambos flujos de pago en una sola cuenta, como una solución de cuenta de cheques comercial como Novo, te brinda un único libro mayor para la conciliación en lugar de dos paneles para comparar. Si también vendes en otros mercados, una configuración similar ayuda a los vendedores de Etsy y a los propietarios de tiendas minoristas que manejan canales de venta paralelos.