Etsy genera un recibo por cada pedido, lo cual cubre a la mayoría de los compradores ocasionales. No cubre a la boutique mayorista que pide términos Net 30, a la novia que encargó una pieza personalizada fuera de la plataforma, ni a tu contador en la época de impuestos. Para esos momentos necesitas una factura real con el nombre de tu negocio, un número de factura y partidas claras que un contador pueda leer.

Aquí te decimos cuándo un vendedor de Etsy necesita enviar una factura, qué incluir en ella, cómo formatear una plantilla y cómo manejar las reglas de impuesto sobre las ventas que Etsy gestiona versus las que tú debes.

¿Los vendedores de Etsy realmente necesitan enviar facturas?

Sí, en situaciones específicas. Etsy genera automáticamente un recibo de pedido por cada venta, pero un recibo y una factura no son el mismo documento. Un recibo confirma una transacción que ya ocurrió. Una factura es una solicitud de pago, con términos, una fecha de vencimiento y tu información de identificación comercial.

Un recibo de pedido de Etsy no sustituye a una factura cuando un comprador, cliente mayorista o contador la solicita. Aquí te decimos cuándo necesitas enviar la tuya:

• Pedidos personalizados cotizados antes de la compra, cuando un comprador quiere un artículo único y necesita aprobar el precio antes de que empieces a trabajar.
• Los compradores mayoristas y B2B, como boutiques, tiendas de regalos y programas de regalos corporativos, necesitan una factura con el nombre legal de tu negocio, términos de pago y, a menudo, una dirección de remesa para su sistema de cuentas por pagar.
• Las ventas fuera de Etsy, como pop-ups, ferias de artesanía, tu propio sitio web y las ventas directas a través de Instagram, ocurren fuera del sistema de recibos de Etsy.
• Las solicitudes de mantenimiento de registros del comprador. Por ejemplo, un comprador corporativo que registra como gasto una pieza encargada de $400, necesita una factura adecuada, no una captura de pantalla de una página de pedido de Etsy.

También hay una razón contable para llevar tus propias facturas: depender únicamente del panel de control de Etsy significa que tus registros viven dentro de la plataforma de otra persona. Si alguna vez cierras tu tienda, te cambias a tu propio sitio o te auditan, tener un archivo de facturas paralelo en Google Drive o en tu software de contabilidad te protege.

¿Qué debería incluir un vendedor de Etsy en una factura?

Una factura completa de un vendedor de Etsy incluye detalles de la tienda y del comprador, productos detallados, envío, impuestos, términos de pago, número de factura y fecha. Omite cualquiera de estos y la factura será cuestionada o quedará sin pagar mientras el departamento de cuentas por pagar del comprador solicita una aclaración.

Campos obligatorios:

• El nombre de tu tienda y el nombre legal de tu negocio. Si operas como "Willow & Wax" pero tu LLC es "Marin Goods LLC", muestra ambos, ya que el nombre legal es el que coincide con el cheque o el pago ACH del comprador.
• Tu información de contacto y EIN, si tienes uno. Si un comprador mayorista necesita información fiscal, envía un W-9 completado en lugar de poner tu SSN en la factura.
• Nombre del comprador y dirección de envío. Para ventas al por mayor, incluye la dirección de facturación si es diferente.
• Número de pedido de Etsy,si la factura se relaciona con una transacción de Etsy, ya que esto vincula tus registros.
• Líneas detalladas. Nombre del producto, SKU si los usas, cantidad, precio unitario y cualquier nota de personalización ("monograma: 'JKM', hilo azul marino").
• Envío, descuentos e impuesto sobre las ventas como líneas separadas. Agruparlos en el precio del artículo hace que las devoluciones y la declaración de impuestos sean complicadas.
• Subtotal, impuestos y total.
• Términos de pago y métodos aceptados. "Debido al recibir", "Net 15" o "Net 30", y si aceptas ACH, tarjeta, cheque o transferencia.
• Número de factura y fecha de emisión. Numéralos secuencialmente (INV-2025-0042) para que nada se pierda.

¿Dónde pueden los vendedores de Etsy encontrar una plantilla de factura gratuita?

Aquí tienes una plantilla de texto sin formato que puedes copiar. Funciona tanto para pedidos personalizados como para ventas al por mayor, con algunos cambios de campo.

INVOICE

[Your Shop Name]
[Legal Business Name, e.g. Marin Goods LLC]
[Street Address]
[City, State ZIP]
[Email] | [Phone]
EIN: [XX-XXXXXXX]

Invoice #: INV-2025-0001
Issue Date: [MM/DD/YYYY]
Due Date: [MM/DD/YYYY]
Etsy Order #: [if applicable]

BILL TO:
[Buyer Name / Business Name]
[Billing Address]
[Email]

SHIP TO:
[Shipping Address, if different]

----------------------------------------------------------
ITEM                              QTY    UNIT PRICE   TOTAL
----------------------------------------------------------
[Product name + customization]    [#]    $[ ]         $[ ]
[Product name]                    [#]    $[ ]         $[ ]
----------------------------------------------------------
                                       Subtotal:      $[ ]
                                       Shipping:      $[ ]
                                       Discount:    -$[ ]
                                       Sales Tax:     $[ ]
                                       TOTAL DUE:     $[ ]
----------------------------------------------------------

Payment Terms: Net 30
Accepted Payment Methods: ACH, Check, Credit Card
Make checks payable to: [Legal Business Name]
Remit to: [Address]

Notes: [Resale certificate on file, deposit received,
custom order specs, return policy, etc.]

Thank you for supporting a small handmade business.

Pega esta plantilla en ChatGPT o Claude y pídele al modelo que la convierta en un archivo funcional. Prueba una instrucción como: "Convierte esta plantilla de factura en una Google Sheet rellenable con una fórmula que calcule el subtotal, el impuesto sobre ventas al 6.25% y el total, y una segunda pestaña que registre el número de factura, la fecha, el comprador y el importe para mi contabilidad." Revisa cualquier archivo generado por IA antes de usarlo, especialmente las fórmulas, las tasas de impuestos y la lógica de los números de factura.

Para trabajos personalizados hechos a pedido, añade una línea de "Deposit Received" y una de "Balance Due" para que el comprador pueda ver exactamente lo que queda. Para ventas al por mayor listas para enviar, añade un campo de "PO Number" encima de los artículos porque la mayoría de las boutiques lo utilizan como referencia.

Guarda la plantilla una vez en Google Docs, Word o como PDF, luego duplícala para cada factura. Pásate a un software de facturación cuando envíes más de cinco o seis facturas al mes, o cuando empieces a perder el rastro de quién ha pagado. La facturación integrada de Novo te permite enviar facturas desde tu cuenta Novo y hacer un seguimiento del estado de los pagos junto con la actividad de tu cuenta de cheques de negocios.

Cómo enviar una factura para un pedido personalizado de Etsy

Para la mayoría de los pedidos personalizados que se originan en Etsy, el camino más sencillo es el propio flujo de pedidos personalizados de Etsy. Envía un mensaje al comprador, acuerda las especificaciones y el precio, luego crea una publicación privada que pueda comprar. Etsy genera el recibo, gestiona el pago y recauda el impuesto sobre ventas cuando es necesario.

Necesitas una factura independiente cuando:

• El pedido personalizado es lo suficientemente grande como para que el comprador quiera pagar un depósito y un saldo.
• El comprador es una empresa que registra la compra como gasto y necesita una factura detallada con tu EIN.
• Estás vendiendo a través de tu propio sitio web, canal mayorista u otro canal aprobado fuera de Etsy, y el comprador necesita una factura para una comisión de $1,200.
• El trabajo abarca semanas y quieres pagos por hitos (50% para empezar, 25% al aprobar la prueba, 25% al enviar).

Establece las condiciones de pago por escrito antes de cortar, coser o imprimir nada. Un mensaje corto funciona: "Gracias por el encargo. Para agendarte, te enviaré una factura por un depósito del 50%, y el saldo restante se debe pagar antes del envío. El depósito no es reembolsable una vez que haya pedido los materiales." Luego envía la factura y no empieces a trabajar hasta que el depósito se haya liquidado.

¿Cómo deben los vendedores de Etsy facturar a compradores mayoristas y B2B?

Los compradores mayoristas esperan una factura real. Un comprador de boutique que revisa un pedido de $2,400 no va a aceptar una captura de pantalla de la página de pedido de Etsy, porque su software de contabilidad no la procesará y su contador la rechazará.

Algunas cosas cambian para las ventas al por mayor:

• Términos de pago. Muchos compradores mayoristas solicitan términos de pago Net 15 o Net 30, pero las cuentas nuevas pueden comenzar con un depósito o el pago completo antes del envío hasta que hayan establecido un historial contigo.
• Certificados de reventa. Los compradores mayoristas que compran para reventa proporcionan un certificado de reventa para que no les cobres impuesto sobre las ventas. Anota "Resale certificate on file" en la factura y guarda el certificado en tus registros.
• Precios. Muchos compradores mayoristas de productos hechos a mano esperan precios por debajo del MSRP, por lo que los vendedores de Etsy deben confirmar los precios y márgenes mayoristas antes de emitir una factura B2B. Muestra tanto el MSRP como el precio mayorista en la factura para que los márgenes del comprador queden claros.
• Seguimiento. Las facturas mayoristas no se "pagan en el momento en que se envían". Mantén un informe de antigüedad de saldos simple (actual, 30, 60, 90 días) para que sepas a quién dar seguimiento.

Si tienes tres cuentas mayoristas con términos Net 30, eres efectivamente un pequeño prestamista. Una cuenta bancaria comercial separada con un seguimiento claro de las entradas de dinero es la diferencia entre conocer tu posición de efectivo y adivinar.

¿Cómo deben los vendedores de Etsy manejar el impuesto sobre las ventas en las facturas?

Aquí es donde la mayoría de los vendedores de Etsy se confunden, incluso con consejos generados por IA.

Etsy actúa como facilitador de mercado y recauda y remite el impuesto sobre las ventas en las ventas de Etsy en la mayoría de los estados de EE. UU., por lo que los vendedores no deben cobrar el impuesto dos veces en la misma transacción. Si un cliente compra una vela de $40 a través de tu tienda de Etsy y vive en un estado donde Etsy recauda, Etsy ya añadió el impuesto al finalizar la compra y lo está remitiendo. Tú no debes ese mismo impuesto, y tu factura para ese pedido no debería añadirlo de nuevo.

Donde los vendedores aún deben impuestos ellos mismos:

• Ventas fuera de Etsy. Las ventas a través de tu propio sitio web, en persona en una feria o vía Instagram no están cubiertas por la recaudación de Etsy. Eres responsable de recaudar y remitir si tienes nexo en ese estado.
• Algunos casos excepcionales estatales. Las reglas del facilitador de mercado son específicas de cada estado. Consulta el sitio del Department of Revenue de tu estado para conocer las reglas actuales.
• Servicios y ciertos bienes digitales. Algunos estados tratan el trabajo de diseño personalizado o las descargas digitales de manera diferente. Si vendes una ilustración personalizada de $500 entregada como PDF, las reglas varían.

En la factura misma, muestra el impuesto sobre las ventas como una línea separada, nunca incluido en el precio del artículo. Para los pedidos facilitados por Etsy incluidos en una factura para los registros del comprador, etiquétalo claramente: "Sales Tax (collected and remitted by Etsy): $X.XX." Para los pedidos fuera de Etsy donde tú recaudas, la línea dice "Sales Tax: $X.XX" y ese dinero va a una subcuenta de ahorro de impuestos hasta que lo remitas.

Los vendedores de Etsy generalmente deben guardar facturas y recibos por al menos tres años porque el período de limitaciones del IRS es típicamente de tres años. Guarda los PDF en una carpeta con fecha (2025-Q1, 2025-Q2, etc.) o deja que tu software de contabilidad los archive.

¿Cómo pueden los vendedores de Etsy cobrar más rápido?

Los depósitos de Etsy Payments llegan a tu cuenta bancaria según el cronograma que establezcas en Shop Manager (diario, semanal, quincenal o mensual), con un período de compensación para tiendas nuevas. Planifica en torno a ese cronograma si tienes gastos variables como materiales o envíos de etiquetas.

Para las facturas fuera de Etsy, tu velocidad depende de lo que aceptes. El tiempo y el costo de los ACH dependen del proveedor, aunque muchos pagos ACH se liquidan en uno a tres días hábiles. Las tarifas y los tiempos de liquidación de las tarjetas varían según el procesador, con tasas que a menudo rondan el 2.9% más una tarifa fija por transacción. El tiempo de los Wire depende del banco emisor y la hora límite, y los Wire son comunes para facturas B2B más grandes. Los Checks son más lentos porque requieren envío por correo, depósito y tiempo de compensación, pero algunas cuentas mayoristas todavía los usan.

Una cuenta bancaria comercial dedicada hace dos cosas por un vendedor de Etsy: separa los depósitos de Etsy de los gastos personales y puede acelerar la conciliación del 1099-K porque los pagos comerciales son más fáciles de identificar que dentro de una cuenta personal mixta.

Novo ofrece una cuenta de Novo Business Checking gratuita, se integra con Stripe y Shopify, incluye transferencias Wire entrantes gratuitas y facturación integrada, y no acepta depósitos en efectivo. Esto puede ser adecuado para vendedores de Etsy que cobran principalmente a través de Etsy Payments, ACH, tarjeta, Wire o Check, pero los vendedores que reciben pagos regulares en efectivo en ferias de artesanía pueden necesitar una opción separada para depósitos en efectivo. Las integraciones con Stripe y Shopify son importantes en el momento en que empieces a vender fuera de Etsy en tu propio sitio.

¿Qué errores de facturación en Etsy deberían evitar los vendedores?

Estos son algunos patrones que aparecen una y otra vez en los foros de vendedores de productos hechos a mano:

• Enviar una captura de pantalla de Etsy en lugar de una factura real. Los compradores mayoristas y los clientes corporativos no pueden procesar esto. Envía un PDF con el nombre de tu negocio.
• Omitir los números de factura o numerar de forma inconsistente. La numeración secuencial (INV-2025-0001, 0002, 0003) simplifica las auditorías y la contabilidad.
• Mezclar pagos personales y de negocios en una sola cuenta de cheques. Más allá del dolor de cabeza contable, esto puede debilitar la protección de responsabilidad de una LLC si alguna vez la necesitas.
• No guardar copias durante al menos tres años. Incluso si Etsy guarda tus datos, deberías tener un archivo independiente en Drive, Dropbox o tu software de contabilidad.
• Cobrar impuestos sobre las ventas que Etsy ya recaudó. Cobrarle dos veces al comprador es la forma más rápida de recibir una solicitud de reembolso y una mala reseña.
• Comenzar un trabajo personalizado antes de que el depósito se liquide. "Pendiente" no es "pagado". Espera a que los fondos se liquiden realmente, especialmente con clientes nuevos.

Preguntas frecuentes

¿Es un recibo de Etsy lo mismo que una factura?

No. Un recibo de Etsy confirma una transacción completada dentro del sistema de Etsy. Una factura es una solicitud de pago, con el nombre de tu negocio, un número de factura, los términos de pago y una fecha de vencimiento. Para la mayoría de los pedidos minoristas de Etsy, el recibo es suficiente. Para compradores mayoristas, cotizaciones personalizadas, ventas fuera de Etsy y clientes corporativos, necesitas enviar una factura real.

¿Puedo enviar una factura a través de Etsy Messages?

Puedes enviar un archivo PDF adjunto a través de Etsy Messages, pero el método preferido de Etsy para cobrar pagos dentro de la plataforma es un listado personalizado o privado, no una factura externa. Si quieres que el comprador pague a través de Etsy (y que Etsy se encargue de los impuestos sobre las ventas por ti), crea un listado privado. Si el comprador paga fuera de la plataforma, envía la factura en PDF por correo electrónico o a través de Etsy Messages y cobra el pago mediante ACH, enlace de tarjeta o transferencia bancaria.

¿Necesito cobrar impuestos sobre las ventas en una factura personalizada de Etsy?

Si el pedido personalizado se compra a través de Etsy (mediante un listado privado), Etsy recauda y remite el impuesto en los estados donde se le exige hacerlo como facilitador de mercado. No cobras impuestos por separado. Si el pedido personalizado se vende fuera de Etsy directamente al comprador, eres responsable de recaudar y remitir los impuestos sobre las ventas según tu nexo y la ubicación del comprador. Los compradores mayoristas con un certificado de reventa archivado están exentos.

¿Qué software de facturación funciona mejor para una tienda de Etsy de una sola persona?

Para un volumen bajo (menos de cinco facturas al mes), una plantilla de Google Doc o Sheet está bien. Para un volumen mayor, o una vez que empieces a vender al por mayor, usa un software que vincule la facturación a tu cuenta bancaria para que los pagos y estados se sincronicen junto con tus depósitos. Novo incluye facturación integrada junto con una cuenta de cheques de negocios gratuita, por lo que la misma cuenta que guarda tus depósitos de Etsy también envía tus facturas.

¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas y recibos de Etsy?

Guárdalos durante al menos tres años para cumplir con las pautas de mantenimiento de registros del IRS para la mayoría de las situaciones, y más tiempo (seis a siete años) si quieres un margen adicional o si has reclamado deducciones sustanciales. Guárdalos como PDF en carpetas con fechas o dentro de tu software de contabilidad.

¿Necesito un EIN para facturar como vendedor de Etsy?

Legalmente no. Los propietarios únicos pueden usar su SSN en los formularios de impuestos. Pero un EIN es gratuito del IRS y mantiene tu SSN fuera de las facturas y los W-9, lo cual vale la pena hacer el día que empieces a vender al por mayor.