Pagar a tus empleados no siempre es un proceso sencillo. Dependiendo de tu industria, administrar correctamente tu nómina usualmente implica mucho más que emitir cheques de pago.

El procesamiento de nómina para pequeñas empresas es el proceso de gestionar la nómina de todos los empleados de una compañía, tanto contratistas como de tiempo completo. Además de pagar salarios, el procesamiento de nómina incluye el cálculo de impuestos y deducciones.

Configurar la nómina y administrarla con precisión, por difícil que parezca al principio, le ahorrará tiempo y dinero a tu negocio. El tiempo es importante, ya que el pago tardío es uno de los errores más comunes que cometen las pequeñas empresas. Más del 40% de las pequeñas empresas son multadas cada año, con mayor frecuencia por pagar tarde los impuestos de nómina; estas multas promedian $850 al año.

Estamos aquí para ayudarte a evitar estos errores costosos. En este artículo, cubriremos todos los pasos para configurar la nómina de tu pequeña empresa, así como los desafíos comunes que enfrentan las pequeñas empresas.

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Pasos para configurar la nómina de tu pequeña empresa

Se estima que el 33% de los empleadores cometen un error en la nómina. Aquí están los pasos para configurar correctamente la nómina de tu negocio:

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1. Asegúrate de que tu negocio esté legalmente autorizado para operar como empleador

Todas las empresas que contratan empleados deben tener un Employer Identification Number (EIN). Piensa en él como tu número de Social Security, pero para negocios. Solicitar un EIN es fácil: puedes hacerlo en línea, y el formulario generalmente toma menos de 15 minutos en completarse.

También podrías necesitar un número de identificación estatal, dependiendo de las reglas de tu estado. Registrarte para uno probablemente no te tomará mucho más tiempo que registrarte para tu EIN.

2. Reúne la información de los empleados

Es importante determinar de antemano si tus trabajadores serán clasificados como independent contractors o employees. Esta clasificación determinará tu responsabilidad en cuanto al pago de impuestos de nómina. En términos generales, los independent contractors son responsables de pagar sus propios impuestos, mientras que los empleadores son responsables de pagar impuestos en nombre de los employees.

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Al incorporar nuevos empleados o contratistas, los diferentes estados pueden tener requisitos distintos. Sin embargo, en la mayoría de los casos, necesitarás la siguiente información de tus trabajadores:

• Nombre completo
• Fecha de nacimiento
• Dirección actual
• Fecha de inicio y fin del empleo (si hay una fecha de finalización específica en mente)
• IRS Form W-4 para empleados o W-9 para contratistas
• IRS Form I-9, si es necesario, para verificar la elegibilidad del empleado para trabajar en los EE. UU.
• Número de Social Security o EIN
• Formularios de beneficios para seguro médico o un plan de jubilación patrocinado por el empleador, si aplica

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3. Elige un sistema de nómina

Hay tres opciones para elegir cuando se trata de gestionar tu nómina. Puedes calcular la nómina manualmente, usar un payroll service, o contratar a un accountant. A continuación, explicamos cada opción en detalle.

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NÓMINA MANUAL

Hacer la nómina manualmente es la opción menos costosa, y aproximadamente el 25% de las pequeñas empresas adoptan este enfoque de bajo costo. En pocas palabras, la nómina manual significa depender de libros de contabilidad en papel u hojas de cálculo. Ten en cuenta que este método conlleva más riesgos: no solo lleva más tiempo ingresar la información manualmente, sino que debes investigar para asegurarte de cumplir con las reglas federales y estatales. Si cometes algún error, podrías terminar pagando más en multas de lo que te habría costado subcontratar esta tarea.

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USA UN PAYROLL SERVICE

Usar un software de nómina puede ahorrarte tiempo al asegurar que obtengas todos los detalles correctamente. El software de nómina gestiona la compensación de los empleados, los beneficios y el cumplimiento fiscal. Estas compañías a menudo ofrecen una gestión de nómina de servicio completo y estarán al día con las regulaciones federales, estatales y locales.

Para usar un software de nómina, a menudo pagarás una tarifa base, que oscila entre $12 y $99, dependiendo del software, y una pequeña tarifa adicional por cada empleado. También puede haber una tarifa única cada vez que agregues un empleado. Servicios como Gusto ofrecen soluciones de procesamiento de nómina optimizadas para pequeñas empresas.

Nuestra exclusiva integración con Gusto te ayudará a evitar el estrés del día de pago con visibilidad financiera completa de la fecha y el monto del débito de tu nómina directamente desde tu panel de control de Novo, asegurando que tú y tus empleados reciban sus pagos a tiempo, siempre.

A menudo puedes programar una demostración o registrarte para una prueba gratuita para ver cómo funcionarán para ti las diversas opciones de software. Aquí hay algunas preguntas que debes hacer antes de tomar tu decisión final:

• ¿Puedo usar el software fácilmente?
• ¿Puedo capacitar a otra persona para que lo use?
• ¿Tiene las características que necesito y quiero?
• ¿Se adaptará a las futuras necesidades del negocio?

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Además de la gestión de nómina, los proveedores de payroll suelen ofrecer lo siguiente:

• Informes de nómina detallados
• Recibos de pago
• Asegurar que tu nómina cumpla con las normativas
• Cálculo de deducciones y beneficios

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CONTRATA A UN ACCOUNTANT

Cuando se trata de gestionar tu nómina, la opción más costosa es contratar a un accountant. Planea pagar$60 – $400 por hora, dependiendo de dónde se encuentre tu negocio. Un accountant te ofrecerá un soporte más dedicado y también puede ayudarte a presentar tus declaraciones de impuestos comerciales.

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Los accountants pueden ayudarte con:

• Realizar pagos a tiempo
• Mantener registros detallados de empleados y nóminas
• Proporcionar recibos de pago y cheques, cuando sea necesario

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4. Decide el método de financiación de la nómina

El método de financiación de la nómina se refiere a de dónde provendrá el dinero para cubrir la nómina. Algunos empleadores usan una checking account separada solo para la nómina, mientras que otros dependen de una tarjeta de crédito. También puedes usar la financiación de nómina, donde vendes tus facturas impagas a una compañía externa para financiar tu nómina. La compañía de financiación tomará una parte de tu factura como pago.

Dado que tu nómina probablemente representará al menos el 20%-30% de los gastos de tu negocio, querrás planificar con anticipación para este rubro significativo.

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5. Determina un calendario de nómina

Al elegir el calendario de nómina adecuado para tu negocio, primero consulta con el department of labor de tu estado o la oficina de impuestos estatal para ver si debes cumplir con alguna regulación específica sobre los calendarios de nómina.

De lo contrario, puedes elegir la cadencia que mejor funcione para tu negocio. Aproximadamente el 36% de las empresas pagan a sus empleados cada dos semanas, según el Bureau of Labor Statistics.

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6. Determina las deducciones y asignaciones

El monto neto que un empleado recibe en su cheque de pago depende primero de las asignaciones de retención que elija. Durante el proceso de incorporación, el empleado completará un W-4 y determinará el número de asignaciones de retención para su estado de declaración de impuestos.

Los empleados también pueden optar por deducciones adicionales para financiar un plan 401(k) o una Health Savings Account (HSA), por ejemplo.

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7. Calcula los salarios de los empleados

Una vez que hayas calculado la tasa de impuestos federales de tu empleado y sus deducciones y asignaciones, puedes determinar cuánto se le debe pagar a tu empleado y qué se debe retener durante cada período de pago.

El IRS tiene una withholding assistance calculator que los empleadores pueden usar para calcular la cifra correcta.

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8. Emite pagos

Ahora puedes comenzar a emitir pagos a tiempo mediante cheque o, más comúnmente, mediante depósito directo. Los empleados deberán compartir la información de su cuenta bancaria para que los cheques se depositen automáticamente en su cuenta bancaria. Siempre que sigas las leyes laborales, también puedes pagar en efectivo o con payroll cards.

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9. Mantén registros de nómina meticulosos

Necesitas llevar un registro del impuesto federal sobre la renta, Medicare y el impuesto de Social Security para cada empleado. Tener estos registros facilitará el proceso al presentar los impuestos porque debes indicar en detalle lo que se ha retenido.

Debes almacenar los registros fiscales de los empleados durante al menos tres años, según la U.S. Equal Employment Opportunity Commission. También debes guardar los formularios de empleados actuales y anteriores, incluidos W-2s, W-4s, I-9s y formularios de impuestos estatales. También debes guardar copias de recibos de pago, depósitos de impuestos, hojas de tiempo y cualquier hora extra de los empleados.

Incluso si terminas a un empleado, mantén sus archivos relevantes en registro. Consulta con tu oficina laboral local para ver qué registros debes llevar para mantener el cumplimiento.

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10. Retén y paga los impuestos de nómina

Antes del comienzo de cada año, tendrás que determinar el calendario de tu negocio para depositar los impuestos federales sobre la renta. Como propietario de una pequeña empresa, eres responsable de retener y pagar varios tipos de impuestos de nómina a las agencias fiscales federales y estatales:

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1. Retención del Impuesto Federal sobre la Renta

Los empleados que ganan más de $10,000 al año tienen que pagar el impuesto federal sobre la renta. El empleado determina cuánto debe retener el empleador para el impuesto federal sobre la renta. Si un empleado retiene muy poco, podría terminar debiendo dinero en el momento de la declaración de impuestos.

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2. Impuestos de Social Security y Medicare

Los impuestos de Federal Insurance Contribution Act (FICA) son los que financian Social Security y Medicare, dos programas en los que la mayoría de los adultos mayores confían en gran medida. Estos impuestos se deducen de los cheques de pago de todos los empleados. La tasa total es del 15.3%, dividida equitativamente entre el empleador y el empleado.

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3. Impuestos Estatales y Locales

Si tu estado o condado cobra impuestos sobre la renta, entonces tendrás que retener y pagar esos impuestos por el empleado.

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4. Impuestos de Desempleo

Los empleadores suelen ser los únicos responsables de pagar los impuestos de desempleo, pero algunos estados permiten que los empleados contribuyan al desempleo. Según el IRS, la tasa federal para los impuestos de desempleo es del 6%. La tasa estatal diferirá según sus reglas.

Reportar y pagar los impuestos de nómina con precisión es clave. El IRS puede penalizarte hasta el 20% del monto pagado de menos, dependiendo de los factores que causaron el error.

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Desafíos Comunes en el Procesamiento de Nómina para Pequeñas Empresas y Soluciones

Ahora que hemos descrito los pasos para gestionar tu nómina, probablemente puedas ver por qué tantos propietarios de negocios deciden subcontratar esta tarea. Aquí te presentamos algunos de los desafíos más comunes que podrías enfrentar al procesar la nómina de tu pequeña empresa:

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Mantenerse al Día con los Cambios en las Leyes y Regulaciones Fiscales

Las leyes fiscales pueden cambiar con frecuencia, y es tu responsabilidad notar e implementar estos cambios correctamente. Si no lo haces, puedes terminar pagando miles en tarifas y multas.

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Gestionar la Información de los Empleados

Tendrás que organizar e ingresar la información de tus empleados para asegurar que la nómina se ejecute y configure correctamente. Intenta encontrar un sistema eficiente que verifique la información antes de ejecutar la nómina.

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Mantener la Confidencialidad y Seguridad de la Información de Nómina

Los documentos e información que necesitas para ejecutar la nómina son muy sensibles. Si tu base de datos es hackeada y tus empleados ven filtrados sus Social Security Numbers o información bancaria, las consecuencias podrían ser devastadoras. Necesitas asegurar esta información y tener las salvaguardas adecuadas. Otra razón para proteger cuidadosamente tus datos: el 60% de las pequeñas empresas se declaran en bancarrota dentro de los seis meses posteriores a un ciberataque, según la National Cyber Security Alliance.

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Encontrar Soluciones Asequibles para el Procesamiento de Nómina

Asegúrate de comparar los servicios cuidadosamente y de entender lo que tu procesador de nómina te cobrará por el servicio. También debes verificar si ellos serán responsables de cualquier problema de nómina, como la declaración incorrecta de impuestos.

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Puntos Clave

Abordar la nómina de tu empresa no es algo que puedas hacer sobre la marcha.

Después de configurar correctamente la nómina de tu pequeña empresa, debes asegurarte de instituir un sistema de nómina que puedas gestionar fácilmente y de evitar los desafíos comunes que enfrentan todas las pequeñas empresas.

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