Has estado manejando tu negocio individual de manera eficiente y encargándote de todo tú mismo. Y aunque has logrado impulsar el crecimiento, tu lista de tareas pendientes se está volviendo demasiado larga para una sola persona.

Para ayudarte a aprender cómo contratar a tu primer empleado, hemos elaborado una lista de verificación que puedes seguir. Úsala para ayudarte a tomar las decisiones correctas para tu negocio, todo mientras cumples con las normas y regulaciones.

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Cosas a considerar antes de contratar a tu primer empleado

Antes de publicar un anuncio de empleo, considera los costos y las ventajas de contratar. Aquí tienes cinco preguntas que debes hacerte.

¿Tengo suficiente trabajo para darle a un nuevo empleado?

Si estás pensando en contratar ayuda y es tu temporada alta, considera la situación durante tus meses de baja actividad. Pregúntate cuándo necesitarás personal adicional y cuándo estarás bien con lo que tienes.

¿Necesito ayuda para hacer crecer mi negocio?

Cuando un pequeño negocio crece, surgen nuevas tareas que atender y tareas continuas que de repente requieren más tiempo. El personal adicional podría ayudarte a manejar todo.

Por ejemplo, quizás antes podías tomarte un tiempo de las tareas de inventario para atender a los clientes. Ahora que tu empresa ha crecido, te resulta imposible realizar todas tus tareas administrativas y aun así ofrecer un excelente servicio. Cuando no puedes hacer una cosa sin descuidar la otra, debes contratar a alguien o arriesgarte a perder negocio.

¿Necesito un empleado a tiempo parcial o a tiempo completo?

Considera cuántas horas de ayuda necesitas diariamente. Por ejemplo, ¿tienes regularmente siete horas de trabajo para asignar? Si no, considera una contratación a tiempo parcial.

¿Tengo el presupuesto para reclutar y contratar a un empleado?

Según la Society for Human Resource Management, contratar a un empleado cuesta un promedio de $4,583, y eso solo incluye los costos previos a la incorporación.

Todavía tienes que presupuestar gastos continuos como los impuestos sobre la nómina, los impuestos del Social Security y beneficios como la compensación para trabajadores y el seguro médico. También deberás proporcionarle al empleado el equipo necesario para realizar su trabajo.

¿Tengo la capacidad para incorporar a un nuevo empleado?

Las leyes estatales y federales rigen todos los aspectos del proceso de contratación, desde la publicidad hasta los beneficios. Eso incluye:

• Requisitos de salario mínimo: Algunos estados tienen estándares especiales o más altos que el salario mínimo federal.
• Beneficios para empleados: Si eres una pequeña empresa con menos de 50 empleados, no estás obligado a proporcionar beneficios para empleados como las contribuciones al Social Security y Medicare. Sin embargo, puedes optar por ofrecer beneficios.
• Registros de todas las horas trabajadas y pagadas: Debes mantener estos registros para cada empleado.

Asegúrate de estar listo para este registro adicional, así como para los requisitos de capacitación que conlleva la incorporación de un nuevo empleado. Las pequeñas empresas invierten un promedio de 61 horas en la capacitación de cada empleado. Si esta es tu primera contratación o si este empleado te reporta a ti, deberás incluir su capacitación en tu horario.

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Pasos a seguir antes de contratar a tu primer empleado

Como dueño de negocio que contrata a su primer empleado, debes cubrir los siguientes puntos.

1. ‍Obtén un Employer Identification Number (EIN). Los empleadores necesitan EINs para contratar y pagar empleados, presentar declaraciones de impuestos sobre el empleo y retener impuestos de los empleados. Para asegurar tu EIN único, completa el IRS Form SS-4.
2. ‍Regístrate en el departamento de trabajo de tu estado. La mayoría de los empleadores también necesitan números de identificación fiscal estatales para pagar los impuestos estatales de empleo y de compensación por desempleo. Contacta a la oficina de trabajo de tu estado para obtener los formularios requeridos y la información de procedimiento.
3. ‍Obtén un seguro. En la mayoría de los estados, todos los empleadores con uno o más empleados deben tener cobertura de compensación para trabajadores. Verifica los detalles de tu estado para asegurar el cumplimiento. También puedes desear tener un seguro de responsabilidad civil y otras pólizas para dueños de negocios, ya que los empleados aumentarán tu riesgo.
4. ‍Configura un sistema de nómina y retenciones de impuestos. Crea un sistema que pague la cantidad correcta a cada empleado por cada período de pago, a menudo semanal o quincenal. Mantén registros de los impuestos, jubilación y otras deducciones de cada empleado. Podrías optar por contratar a un contador o usar un servicio de nómina para evitar multas del IRS.
5. ‍Configura los beneficios para empleados. Aunque los beneficios para empleados son opcionales para pequeños empleadores con menos de 50 empleados, un paquete de beneficios atractivo puede ayudarte a atraer a los mejores talentos. Calcula tu presupuesto para beneficios y averigua qué ofrecen empresas como la tuya a sus equipos.
6. ‍Prepara un contrato de empleo. Crea un contrato escrito que documente los términos de la oferta de trabajo y las responsabilidades del empleado. Incluye la compensación y los beneficios, incluyendo el tiempo libre.
7. ‍Redacta la descripción de tu puesto y publica la vacante. Establece tus requisitos de calificación, incluyendo los imprescindibles y los deseables. Promociona las ventajas y beneficios para los empleados para hacer el puesto atractivo para los candidatos. Luego, publica en algunos portales de empleo generales como Indeed y LinkedIn, además de algunos específicos de la industria si es relevante.
8. ‍Filtra y entrevista a los candidatos. Identifica los currículums que coincidan con tus necesidades y convoca a los candidatos a entrevistas. Si el trabajo no requiere un conjunto de habilidades complejo, apunta a una sola ronda de entrevistas.‍
9. Haz una oferta. Asegúrate de que tu oferta se alinee con las expectativas que estableciste en tu publicación de empleo y proceso de entrevista.

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Pasos a seguir después de contratar a tu primer empleado

1. ‍Haz que tu empleado complete un W-4. El IRS requiere el Form W-4 de cada empleado para que retengas la cantidad correcta por cheque de pago.‍
2. Completa el Form I-9 para cada nuevo empleado. El Form I-9 verifica la identidad y autorización del empleado para trabajar en los EE. UU.‍
3. Reporta a tu nuevo empleado a la agencia de informes de nuevas contrataciones de tu estado. La ley federal requiere que envíes la información básica de cada empleado nuevo y recontratado dentro de los 20 días posteriores a la contratación. Encuentra los requisitos estatales a través de la Office of Child Support Enforcement.‍
4. Configura un depósito directo. Muchos empleados prefieren el pago mediante depósito directo. Para ello, necesitarás un proveedor de banca empresarial de calidad. Novo ha proporcionado soluciones bancarias a muchas pequeñas empresas y está aquí para ayudarte a empezar. Aprende más sobre Novo.‍
5. Publica los avisos requeridos en el lugar de trabajo. Algunas agencias gubernamentales exigen a los empleadores que exhiban las normas de seguridad y ciertas leyes laborales en el lugar de trabajo. Consulta el sitio web del U.S. Department of Labor para saber qué avisos requiere tu estado.‍
6. Presenta el IRS Form 940 cada año. El Form 940 reporta tu impuesto de la Federal Unemployment Act. Estos impuestos proporcionan fondos para la compensación por desempleo.‍
7. Cumple con los estándares de seguridad laboral de OSHA. Lee los Worker Rights and Protections de la Occupational Safety and Health Administration. Verifica que tu lugar de trabajo cumpla plenamente.‍
8. Crea y distribuye un manual del empleado. Un manual del empleado establece las normas del lugar de trabajo y ayuda a crear la cultura de tu empresa. Si estás contratando por primera vez, también te permite estandarizar y compartir políticas.‍
9. Mantén los registros de personal con todos los documentos relacionados. Los registros de personal proporcionan documentación para futuras decisiones de empleo, desde aumentos hasta despidos. Guarda todos los documentos de contratación y la documentación de evaluación de desempeño, incluyendo cualquier documento con la firma del empleado. Sin ellos, podrías enfrentar litigios de un empleado que alegue prácticas laborales injustas. La ley laboral requiere que tengas toda tu documentación de contratación en caso de que surja una disputa.

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Primeros pasos para tu primera contratación

Ahora que entiendes cómo contratar a tu primer empleado, puedes comenzar el proceso de preparación. Asegúrate de que crear este puesto sea el paso correcto para ti, luego comienza a reunir documentos y a preparar tu anuncio de empleo. Busca asesoramiento legal si es necesario para asegurarte de cumplir con las regulaciones gubernamentales.

Y si necesitas recursos bancarios y financieros para impulsar tu crecimiento, llama a Novo. Somos una plataforma bancaria específicamente diseñada para ayudar a solopreneurs y dueños de pequeñas empresas a hacer realidad sus sueños.

Tu primer empleado es un gran paso hacia ese sueño. ¡Felicidades por llevar tu negocio tan lejos!

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