Si acabas de contratar a tu primer empleado, o estás a punto de hacerlo, el software de nómina te ayuda a calcular los cheques de pago, retener impuestos, presentar formularios de nómina y pagar a los trabajadores a tiempo. Mueve dinero de tu cuenta de cheques de negocios a tus trabajadores según un cronograma y presenta las declaraciones de impuestos correspondientes.

Compara las herramientas de nómina que la mayoría de las pequeñas empresas eligen, mira los cálculos reales para un equipo de 5 personas y ve cómo la nómina interactúa con una cuenta bancaria de negocios. Si el dinero no está allí el día del débito, ningún software importa.

¿Cuál es el mejor software de nómina para pequeñas empresas?

Cada opción a continuación es de servicio completo, lo que significa que el proveedor presenta tus impuestos federales, estatales y locales de nómina por ti. Eso incluye el Form 941 trimestral y el Form 940 anual, además de los W-2 y 1099-NEC al cierre del año.

Los precios anteriores reflejan las tarifas publicadas por los proveedores al momento de la redacción; consulta el sitio de cada proveedor para obtener los números actuales antes de registrarte.

Cómo elaboramos esta lista: calificamos a cada proveedor según los precios publicados, el soporte para contratistas, la cobertura de presentación de impuestos en los 50 estados y la configuración de ACH para cuentas de cheques de negocios.

¿Qué hace realmente el software de nómina de servicio completo?

El software de nómina de servicio completo se encarga de las tareas de cálculo, retención, presentación y pago de impuestos de nómina que muchos propietarios prefieren no gestionar manualmente.

Lo que el software gestiona:

• Depósito directo para empleados W-2 y contratistas 1099
• Cálculo, retención y presentación de impuestos de nómina para impuestos federales (Form 941 trimestral, Form 940 anualmente), estatales y locales
• W-2 de fin de año para empleados y 1099-NEC para contratistas
• Reporte estatal de nuevas contrataciones

Lo que aún tienes que hacer:

• Deposita fondos en tu cuenta de cheques comercial antes de la fecha de débito. Los proveedores retiran el dinero vía ACH uno o dos días antes del día de pago; si el saldo es insuficiente, la nómina falla.
• Regístrate para obtener cuentas de impuestos sobre la nómina estatales en cada estado donde tengas trabajadores. El proveedor presenta las declaraciones, pero las cuentas deben estar a tu nombre.
• Clasifica a los trabajadores correctamente. W-2 vs. 1099 es tu decisión, y una decisión incorrecta es costosa.

Cómo funcionan los impuestos FICA del empleador.

Si pagas a un empleado $5,000 en un período de pago, retienes $310 (Social Security) más $72.50 (Medicare), sumando un total de $382.50 de su cheque, y debes otros $382.50 de la empresa. El software de nómina se encarga de la aritmética; tú solo necesitas tener el efectivo disponible.

¿Cómo eliges el software de nómina para tu pequeña empresa?

Considera estos cinco factores para reducir las opciones:

1. ¿Cuál es tu combinación de empleados? Solo W-2, solo contratistas, o una combinación de ambos. Las empresas que solo tienen contratistas no deberían pagar por un plan completo de W-2. La mayoría de los proveedores ofrecen un nivel solo para contratistas sin tarifa base mensual.

2. ¿En cuántos estados procesas la nómina? La presentación multiestatal suele ser un complemento. Si tienes un empleado remoto en otro estado, pregunta cuánto cuesta.

3. ¿Qué beneficios ofreces? La integración de seguro médico, 401(k) y compensación para trabajadores varía mucho entre proveedores. Gusto y OnPay tienden a agrupar la administración de beneficios en niveles más bajos que los proveedores empresariales establecidos.

4. ¿Qué sistema contable ya utilizas? QuickBooks Payroll suele ser una opción práctica si ya llevas tu contabilidad en QuickBooks Online. Si usas Xero o FreshBooks, compara las integraciones de nómina antes de elegir QuickBooks Payroll. Para una revisión más amplia de las herramientas de contabilidad que combinan bien con estas opciones de nómina, consulta nuestra guía sobre el mejor software de contabilidad para pequeñas empresas.

5. ¿Cuál es tu cuenta bancaria comercial? La nómina debita tu cuenta de cheques vía ACH. Quieres visibilidad del monto y la fecha del próximo débito para poder confirmar que el saldo lo cubre. Aquí es donde la integración nativa de Gusto con Novo es importante: el próximo débito de nómina aparece en el dashboard de Novo.

¿Cuál es el mejor software de nómina para una nueva LLC?

Si eres una LLC de un solo miembro sin empleados, probablemente aún no necesites software de nómina.

Una LLC de un solo miembro se trata por defecto como una entidad no considerada para fines fiscales federales, lo que significa que el propietario hace retiros en lugar de recibir un cheque de pago W-2. Los retiros no son nómina y no se procesan a través de software de nómina.

Si tu LLC ha optado por la tributación como S-corp, debes pagarte una "compensación razonable" como empleado W-2. Ahí es cuando el software de nómina se vuelve necesario, incluso si eres la única persona en la nómina.

Si tu nueva LLC está contratando a su primer empleado W-2, Gusto es un punto de partida común: presentación de impuestos de servicio completo en los 50 estados, administración de beneficios y una integración nativa con Novo para que puedas ver el débito de nómina dentro de tu panel bancario.

Si tu nueva LLC solo paga a contratistas, usa un plan solo para contratistas. El nivel solo para contratistas de Gusto cobra por contratista al mes sin tarifa base mensual y presenta los 1099-NECs a fin de año.

Orden de configuración para una nueva LLC:

1. Obtén tu EIN del IRS (gratis del IRS, toma unos 15 minutos en línea).
2. Abre una cuenta Novo de cheques comerciales para LLC en línea con el EIN.
3. Regístrate para obtener cuentas de impuestos de nómina estatales en cada estado donde tengas trabajadores.
4. Regístrate en un software de nómina y conéctalo a tu cuenta Novo. Espera 1 a 2 días hábiles para que el proveedor verifique tu banco a través de microdepósitos ACH antes de la primera ejecución.

¿Cuáles son las mejores opciones de software de nómina para pequeñas empresas?

Gusto: la mejor opción general para la mayoría de las pequeñas empresas

Gusto es un punto de partida común para nuevas LLC y empresas con menos de 50 empleados. Ofrece presentación de impuestos de servicio completo en los 50 estados, administración de beneficios y pagos a contratistas.

Es también la herramienta de nómina con la integración más profunda con Novo; la próxima fecha y monto de débito aparecen en tu panel de control de Novo, así no tienes que adivinar si la cuenta cubrirá la nómina.

Se adapta a: la mayoría de las SMBs y nuevas LLCs. Omítelo si: necesitas funciones de RR. HH. empresariales o si ya estás muy involucrado con QuickBooks Online.

OnPay: un plan, un precio

OnPay cobra una tarifa plana única que incluye la presentación de impuestos en los 50 estados, beneficios y pagos a contratistas, ofreciendo un solo plan en lugar de precios escalonados.

Se adapta a: propietarios que desean precios predecibles y no necesitan complementos de RR. HH.

QuickBooks Payroll: lo mejor para usuarios de QuickBooks Online

QuickBooks Payroll es la opción obvia si tu contabilidad ya está en QuickBooks Online, ya que usa el mismo inicio de sesión y los gastos de nómina se registran automáticamente en tus libros, ofreciendo tres niveles (Core, Premium, Elite) con ejecuciones de nómina ilimitadas en todos ellos.

Se adapta a: usuarios existentes de QuickBooks Online. Omítelo si: usas Xero o FreshBooks.

Patriot Payroll: opción de servicio completo de bajo costo

Patriot Payroll publica uno de los precios base más bajos entre los proveedores de nómina de servicio completo que revisamos; su interfaz es más sencilla que algunas herramientas de mayor precio, pero su plan de servicio completo cubre la presentación de impuestos de nómina a un precio base publicado más bajo.

Se adapta a: propietarios sensibles al costo con una nómina sencilla en uno o dos estados.

Square Payroll: lo mejor para comerciantes de Square

Square Payroll extrae las horas directamente de las tarjetas de tiempo de Square POS, lo cual es importante si tienes un negocio de servicios con personal por hora en Square, y ofrece un plan solo para contratistas a una tarifa plana por contratista.

Se adapta a: comerciantes existentes de Square.

ADP RUN y Paychex: para escalar más allá de ~50 empleados

ADP RUN y Paychex cotizan precios personalizados y se apoyan en especialistas de nómina dedicados; si bien es exagerado para una LLC de 3 personas, es una opción razonable una vez que superas los 50 empleados W-2 o necesitas soporte de RR. HH. práctico.

Se adapta a: negocios en crecimiento que quieren una persona al teléfono, no un chatbot.

Mejor software de nómina para contratistas (solo 1099)

Si no tienes empleados W-2, no pagues por un plan W-2.

• Gusto Contractor-Only: tarifa por contratista sin tarifa base mensual; presenta los 1099-NECs a fin de año.
• Square Payroll Contractor: tarifa plana por contratista sin tarifa base.
• QuickBooks Contractor Payments: tarifa plana por contratista e integración con QuickBooks Online.

Una advertencia sobre 1099 vs. W-2.

Clasificar erróneamente a un empleado como contratista 1099 puede llevar al IRS y al Department of Labor a reclasificar al trabajador y a evaluar impuestos atrasados y multas. En caso de duda, consulta a un CPA antes de realizar el primer pago.

Precios del software de nómina: lo que realmente paga un equipo de 5 personas

Casi todos los proveedores cobran de la misma manera: una tarifa base mensual más una tarifa por empleado.

Cálculos para un equipo de 5 empleados (usando las tarifas publicadas actualmente por cada proveedor; verifica el sitio del proveedor antes de registrarte):

• Gusto Simple: $49 de base + ($6 × 5) = $79/mes
• Patriot Full Service: consulta el sitio de Patriot para conocer las tarifas base y por empleado actuales
• OnPay: consulta el sitio de OnPay para conocer las tarifas base y por empleado actuales
• QuickBooks Payroll Core: consulta el sitio de Intuit para conocer los precios actuales por nivel
• Square Payroll: consulta el sitio de Square para conocer las tarifas base y por empleado actuales

Los planes solo para contratistas omiten por completo la tarifa base. Si pagas a 3 contratistas con Gusto Contractor-Only, pagas la tarifa por contratista × 3, solo en los meses en que realmente realizas un pago.

Complementos que inflan la factura:

• Presentación multiestatal (a menudo una tarifa mensual adicional por cada estado extra)
• Depósito directo el mismo día (disponible en niveles superiores)
• Administración de beneficios
• Integración de compensación laboral

¿Qué herramientas de nómina emergentes deberían observar las pequeñas empresas?

Rippling y OnPay pueden ser adecuadas para empresas que necesitan pagos a contratistas globales o precios de plan único.

Rippling

Rippling comenzó como software de RR. HH. y añadió la nómina, por lo que se destaca para las empresas que desean nómina, beneficios, gestión de dispositivos y aprovisionamiento de aplicaciones bajo un mismo inicio de sesión.

que ofrece pagos a contratistas globales y nómina en más de 100 países, lo que puede ser adecuado para pequeñas empresas con contratistas internacionales.

Ideal para: pymes con visión tecnológica con contratistas remotos o internacionales.

OnPay (merece una segunda mención)

Vale la pena comparar OnPay con Gusto y QuickBooks porque utiliza un plan publicado e incluye la presentación de impuestos de nómina multiestatal en ese plan. Vale la pena considerarlo si no necesitas el mercado de beneficios de Gusto.

¿Puedo procesar la nómina desde cualquier cuenta bancaria de negocios?

Sí, pero no desde una cuenta personal, ya que mezclar fondos personales y de negocios debilita la protección de responsabilidad de tu LLC y crea un desorden contable en la época de impuestos; la mayoría de los proveedores de nómina te piden que conectes una cuenta corriente durante la configuración, y una cuenta corriente de negocios dedicada ayuda a mantener los registros de nómina separados de los gastos personales.

Los proveedores de nómina mueven los salarios y los pagos de impuestos a través de la red ACH, por lo que las empresas deben tener fondos disponibles en su cuenta corriente antes de la fecha de débito de nómina programada. Los proveedores de nómina establecen sus propios plazos de débito, y el tiempo de liquidación ACH significa que los fondos deben estar disponibles antes de la fecha de débito programada por el proveedor. Si no cumples con el débito, serás responsable de las tarifas por fondos insuficientes (NSF) más una nómina fallida.

Novo ofrece una cuenta corriente para negocios sin tarifas mensuales, sin saldo mínimo y con una integración nativa de Gusto que muestra la próxima fecha y monto del débito de nómina dentro del panel de control de Novo. Los propietarios que deseen reservar efectivo para la nómina antes del débito pueden moverlo a subcuentas de negocios para que el dinero no se gaste accidentalmente antes del día de pago.

Novo no acepta depósitos en efectivo. Si tu negocio recibe efectivo, deposítalo en un banco o cooperativa de crédito que acepte efectivo y transfiérelo por ACH a tu cuenta Novo. Planifica con 1 a 3 días hábiles de anticipación a cualquier ejecución de nómina.

¿Novo se integra con Gusto?

Sí. Novo tiene una integración nativa de Gusto que muestra la fecha y el monto de tu próximo débito de nómina dentro del panel de control de Novo.

Novo dice que más de 4,000 negocios han conectado la integración de Novo + Gusto.

Cómo conectar:

1. Abre la aplicación de Novo.
2. Ve a Apps.
3. Busca Gusto y conecta tu cuenta de Gusto.

Una vez conectado, puedes ver los débitos de nómina próximos, confirmar que tu saldo cubre la nómina y mover fondos sin salir de Novo. La solicitud de la cuenta de cheques comercial de Novo está diseñada para completarse en línea con un EIN, de modo que una nueva LLC puede abrir una cuenta y conectar Gusto sin un proceso en papel.

Cómo pueden las pequeñas empresas rastrear el flujo de efectivo de la nómina antes del día del débito?

La nómina falla cuando el saldo es insuficiente el día del débito. Rastrélala en una hoja de cálculo:

``` RASTREADOR DE FLUJO DE EFECTIVO DE NÓMINA — [Month/Year]

Fecha de pago: _________ Fecha de débito (T-2): ________ Salarios brutos: $________ FICA del empleador (7.65%): $________ FUTA/SUTA del empleador: $________ Contribución a beneficios: $_________

DÉBITO TOTAL DE NÓMINA: $__________

Saldo actual de Novo: $_________ Colchón (objetivo 1.5x débito): $________ Transferencia necesaria para [Debit date - 2]: $_________

Fuentes que financian esta nómina: [ ] Factura n.º____ ($___, con vencimiento el ___) [ ] Pago de Stripe ($___, esperado el ___) [ ] Depósito del propietario ($____) ```

Consejo: pega esta plantilla en ChatGPT o Claude y pídeles que generen una hoja de Google Sheet o un archivo de Excel funcional con las fórmulas de FICA y el total ya rellenadas. Ejemplo de instrucción: "Convierte este rastreador de flujo de efectivo de nómina en una Google Sheet con fórmulas para el FICA del empleador al 7.65% de los salarios brutos, el débito total de nómina y la transferencia necesaria para alcanzar un colchón de 1.5x. Incluye 12 filas mensuales."

Precios de un vistazo

Precios iniciales a partir de julio de 2026 — consulta la página de precios de cada proveedor para ver los planes actuales.

Calificaciones de reseñas de usuarios (Trustpilot)

Puntuaciones de Trustpilot a partir de julio de 2026 — haz clic en cualquier herramienta para ver su calificación actual.

Preguntas frecuentes

¿Necesito software de nómina si soy el único miembro de mi LLC? Usualmente no. Una LLC de un solo miembro es una entidad no considerada por defecto, por lo que retiras fondos como propietario en lugar de recibir un cheque de pago W-2. Solo necesitas software de nómina si tu LLC ha optado por la tributación S-corp o C-corp.

¿Puedo procesar la nómina desde una cuenta bancaria personal? No. Usa una cuenta de cheques comercial dedicada para preservar la protección de responsabilidad de la LLC y mantener registros fiscales claros. La mayoría de los proveedores de nómina requieren una cuenta comercial durante la configuración.

¿Cuánto tiempo lleva configurar la nómina para una nueva LLC? Calcula unos pocos días hábiles. Obtén tu EIN del IRS, regístrate para las cuentas de impuestos de nómina estatales y luego permite 1 a 2 días para que el proveedor de nómina verifique tu cuenta bancaria a través de microdepósitos ACH.

¿Novo se integra con Gusto? Sí. Novo tiene una integración nativa con Gusto que muestra la fecha y el monto de tu próximo débito de nómina dentro del panel de Novo, y Novo dice que más de 4,000 negocios la han conectado.

¿Cuál es el software de nómina de servicio completo más económico? Patriot Payroll publica uno de los precios base más bajos entre los proveedores de nómina de servicio completo que revisamos. Consulta el sitio de Patriot para ver los precios actuales.

¿Los proveedores de nómina manejan a los contratistas 1099 y la presentación de 1099-NEC al cierre del año? Sí. La mayoría de los proveedores de servicio completo presentan los 1099-NEC, y Gusto ofrece un plan solo para contratistas sin tarifa base mensual.

¿Qué formularios presenta el software de nómina por mí? El software de nómina de servicio completo presenta el Formulario 941 (declaración trimestral de impuestos federales sobre la nómina), el Formulario 940 (FUTA anual), las declaraciones de retención estatal y desempleo, los W-2 para empleados y los 1099-NEC para contratistas.

¿Qué software de nómina debería elegir una pequeña empresa?

Para la mayoría de las pequeñas empresas, Gusto es una opción inicial sólida porque incluye nómina de servicio completo en los 50 estados, soporte para contratistas, administración de beneficios y una integración nativa con Novo que muestra el débito de nómina dentro de tu panel bancario. Patriot compite en precio. OnPay ofrece un solo plan a un precio único. QuickBooks Payroll es adecuado si ya llevas la contabilidad en QuickBooks Online.

Elijas lo que elijas, el software de nómina es solo la mitad de la ecuación. La otra mitad es una cuenta de cheques comercial que te da visibilidad del débito antes de que ocurra, razón por la cual Novo creó la integración con Gusto en primer lugar.

Divulgaciones

Novo Platform Inc. ("Novo") es una fintech, no un banco. Los servicios bancarios son proporcionados por Middlesex Federal Savings, F.A., Miembro de la FDIC. La elegibilidad está sujeta a la determinación final de Novo.

Novo Platform Inc. ("Novo") se esfuerza por proporcionar información precisa, pero no puede garantizar que este contenido sea correcto, completo o actualizado. Esta página tiene fines informativos únicamente y no constituye asesoramiento financiero o legal ni un respaldo de ningún producto o servicio de terceros. Todos los productos y servicios se presentan sin garantía. Novo Platform Inc. no proporciona ningún asesoramiento financiero o legal, y usted debe consultar a sus propios asesores financieros, legales o fiscales.