Novo es una fintech, no un banco. Servicios bancarios proporcionados por Middlesex Federal Savings, F.A., Member FDIC.

Administrar un bar implica la nómina del viernes para un equipo de bartenders y seguridad, un ACH el lunes a Southern Glazer's, cientos de transacciones con tarjeta el sábado por la noche y una pila de efectivo de los cargos de entrada que de alguna manera tiene que llegar a un banco. Una configuración útil de banca de negocios para un bar debería mantener bajas las tarifas de la cuenta, ayudar a que los pagos con tarjeta lleguen de manera predecible y facilitar la conciliación diaria.

Novo se adapta a bares que principalmente necesitan pagos con tarjeta, pagos ACH, financiación de nómina y Novo Reserves. Los bares con mucho efectivo aún necesitan un plan de depósito de efectivo separado, y esta página es directa al respecto.

Lo que un bar o club nocturno realmente necesita de un banco

Los bares tienen necesidades bancarias que difieren de muchas pequeñas empresas basadas en oficinas o en facturas:

• Alto volumen de transacciones con tarjeta por cuentas, cargos de entrada y servicio de botellas. Un bar de tamaño mediano puede realizar varios cientos de transacciones con tarjeta un sábado por la noche, además de preautorizaciones en cuentas abiertas.
• Nómina semanal para 15 a 30 personas: bartenders, ayudantes de barra, meseros, seguridad, un técnico de sonido. La mayoría de los bares procesan la nómina todos los viernes.
• Facturas de distribuidores con términos net-7 o net-14 de Southern Glazer's, RNDC o un mayorista de cerveza local. La mayoría se pagan a través de la red ACH.

• Efectivo de propinas y cargos de entrada que necesita una vía de depósito. El efectivo necesita un plan de depósito antes de que elijas una cuenta.
• Ingresos concentrados en el fin de semana que tienen que cubrir un giro de distribuidor el lunes y un proceso de nómina el viernes.
• Pagos de POS de Toast, Square o Clover que necesitas conciliar con tus depósitos bancarios cada mañana.

¿Qué deberían buscar los dueños de bares en un banco de negocios?

Seis cosas importan más que el APY o un bono de bienvenida:

1. [Seguro de la FDIC de hasta $250,000](/business-banking-security/fdic-insurance) y un programa de tarifas que cabe en una sola página.

1. Sin tarifas por pago en transferencias ACH salientes, para que los pagos a distribuidores no se acumulen con docenas de giros al mes.
2. Conexiones de pago de POS para que las ventas nocturnas con tarjeta lleguen a tu cuenta y coincidan con tus informes de cierre.
3. Un plan de depósito de efectivo. O el banco acepta efectivo directamente, o tienes una solución asociada que lo hace.
4. Compartimentos dentro de tu cuenta para guardar el impuesto sobre ventas y la nómina por separado del efectivo operativo. Novo los llama Reserves, y son una función de presupuesto dentro de tu Novo Business Checking Account — los fondos apartados en una Reserve siguen siendo parte del saldo total de tu cuenta.
5. Tarjetas de débito para empleados con controles de gasto para que un gerente de sala pueda comprar hielo o guarniciones de último minuto sin entregar la tarjeta del propietario.

¿Qué le ofrece Novo al dueño de un bar?

Novo es una plataforma de cuentas de cheques para negocios pequeños que usan sistemas POS, aplicaciones de nómina y software de contabilidad todos los días. Para un bar, esto se traduce en un conjunto específico de características:

• Sin tarifa mensual, sin saldo mínimo y sin tarifas en transferencias ACH o transferencias bancarias entrantes. Las transferencias ACH salientes son ilimitadas y sin tarifa por pago.
• Conexiones directas de pago de POS para Square y Stripe, además de sincronización con QuickBooks para la conciliación nocturna. Toast y Clover se enrutan a través de un depósito bancario estándar en lugar de una integración nativa en el panel.
• Reserves para destinar fondos para el impuesto sobre ventas, impuestos de nómina y alquiler dentro de tu cuenta de cheques Novo.
• Novo Boost, una función opcional que puede hacer que los pagos elegibles de Stripe estén disponibles en tu cuenta Novo antes de la ventana de liquidación estándar del procesador.
• Tarjetas de débito para empleados con límites de gasto por tarjeta para gerentes.
• Seguro de la FDIC en depósitos a través de nuestro banco asociado, Middlesex Federal Savings, F.A., Member FDIC.

Una desventaja a mencionar de antemano: Novo no acepta depósitos en efectivo. Para un bar que maneja un 40% de efectivo un viernes, eso es un problema real que tienes que resolver antes de abrir una cuenta. La siguiente sección cubre cómo lo manejan los propietarios.

¿Puedes depositar efectivo en una cuenta Novo como dueño de un bar?

No. Novo no acepta depósitos en efectivo en sucursales ni cajeros automáticos. Novo no tiene sucursales, y su red de cajeros automáticos es solo para retiros.

Los dueños de bares que usan Novo manejan el efectivo de dos maneras:

Opción 1: Flujo de giros postales. Lleva el efectivo a una sucursal de USPS, a un supermercado o a un local de cambio de cheques y compra un giro postal. Luego endósalo y deposítalo en Novo a través de la aplicación móvil. Los giros postales conllevan tarifas por artículo, así que esto funciona mejor para efectivo ocasional de entrada y propinas que para varios miles de dólares en efectivo nocturno.

Opción 2: Cuenta corriente local vinculada. Mantén una pequeña cuenta corriente en un banco local con sucursales o en una cooperativa de crédito que acepte efectivo. Deposita el efectivo allí cada noche, espera a que se liquide, y luego transfiere el saldo a Novo semanalmente mediante ACH. Usas Novo como la cuenta operativa principal para ingresos de tarjetas, ACH de distribuidores y nómina, y tratas la cuenta local como una rampa de entrada de efectivo.

Cuando un banco con sucursales es la mejor cuenta principal. Si el efectivo representa más del 30-40% de tus ingresos, o si depositas más de unos pocos miles de dólares por noche, la configuración vinculada se vuelve tediosa. Un banco tradicional con sucursales y un buzón nocturno es probablemente la cuenta principal adecuada, incluso con las tarifas mensuales y los límites de depósito de efectivo.

Cualquiera que sea el camino que elijas, registra el efectivo por separado en tu POS y en tus libros. Así es como obtienes informes de propinas precisos y declaraciones de impuestos sobre ventas impecables.

¿Cómo se conecta Novo a Toast, Square y Clover?

El procesamiento de tarjetas y la banca son dos cosas diferentes. Tu POS (Toast, Square, Clover, sistemas con tecnología Stripe) autoriza la tarjeta, agrupa las ventas y envía un pago a la cuenta bancaria que le indiques. Novo puede ser esa cuenta para cualquiera de ellos, pero la profundidad de la integración varía:

• Square y Stripe. Integraciones directas dentro del panel de Novo. La conciliación también se puede manejar a través de la sincronización de Novo con QuickBooks.
• Toast. Conéctate dirigiendo el pago ACH de Toast a tu cuenta Novo. Compara el depósito con el informe de cierre de Toast cada mañana.
• Clover. El mismo patrón que Toast. Dirige el pago ACH a Novo y concilia con el informe de lote de Clover.

Flujo de trabajo nocturno. Realiza el cierre de POS al final del turno, confirma el pago en el panel del procesador y compáralo con el depósito de Novo a la mañana siguiente. Si usas QuickBooks, la sincronización Novo–QuickBooks etiqueta la mayoría de los depósitos automáticamente.

Contracargos. Las disputas de un cliente que afirma que su cuenta fue inflada o que no autorizó un cargo por servicio de botella llegan a través de el procesador de tarjetas (Toast, Square, Stripe, Clover), no a Novo. Tú respondes al procesador con recibos firmados, registros de POS detallados y cualquier marca de tiempo de video.

¿Cómo manejan los bares la nómina de empleados con propinas con Novo?

Novo no gestiona la nómina directamente. Tú financias la nómina desde tu cuenta operativa de Novo a través de un proveedor que realiza retiros vía ACH:

• Gusto, Justworks, ADP, Rippling, Paychex todos funcionan con Novo.
• Dale al proveedor de nómina tu número de ruta y cuenta de Novo, autoriza el débito ACH, y la nómina se procesa según tu calendario.

La nómina de empleados con propinas tiene tres capas de cumplimiento que la mayoría de los dueños de bares pasan por alto hasta una auditoría:

1. Informe de propinas en efectivo. Según las reglas de mantenimiento de registros de propinas del IRS, los empleados deben informar a su empleador las propinas en efectivo de $20 o más recibidas en un solo mes, y el empleador retiene los impuestos sobre la nómina de esas propinas declaradas. La mayoría de los sistemas POS rastrean las propinas con tarjeta de crédito automáticamente. Las propinas en efectivo deben ser declaradas por el empleado.

2. Formulario 8027. Según las instrucciones del IRS, los establecimientos de alimentos y bebidas con más de 10 empleados en un día hábil típico, donde las propinas son habituales, deben presentar anualmente el Formulario 8027 del IRS para informar los ingresos brutos y los ingresos por propinas asignadas. Esto es independiente de los formularios W-2 y 941 que ya presentas.

3. Reservas para impuestos de nómina. Aparta fondos para tu depósito trimestral del impuesto federal de nómina 941 dentro de una Novo Reserve para que el dinero esté apartado cuando llegue la fecha límite. Una Reserve separada para el desempleo estatal y cualquier impuesto de nómina local mantiene el registro contable claro. (Las Reserves son una función de presupuesto; los fondos permanecen en tu saldo de Novo checking.)

Paga los fondos de propinas desde la misma cuenta para que los auditores de salarios y horas puedan rastrear el dinero de principio a fin.

¿Qué papeleo necesitan los bancos para una cuenta de negocios de bar?

Las reglas del impuesto sobre las ventas de alcohol varían según el estado y la localidad. Muchos bares presentan sus declaraciones mensual o trimestralmente, y las presentaciones omitidas pueden crear problemas de licencia de licor en algunas jurisdicciones. Aparta el impuesto sobre las ventas en una Novo Reserve dedicada dentro de tu cuenta checking y trátalo como dinero que estás guardando para el estado, no como ingresos.

Para abrir una cuenta Novo Business Checking para un bar, Novo (y la mayoría de las instituciones) te pedirá:

• Carta de EIN del IRS (Form CP 575 o la confirmación 147C)
• Documentos de constitución: Artículos de organización de LLC o artículos de incorporación de corporación
• Acuerdo operativo o estatutos para algunas estructuras
• Identificación emitida por el gobierno para cada propietario con 25% o más de participación, según la regla de propiedad beneficiaria de FinCEN
• Dirección comercial y, si ya estás operando, tu teléfono comercial

Guarda copias digitales de tu licencia de licor, permisos de salud y certificado de ocupación en una carpeta. Algunos suscriptores las solicitan, y podrías necesitarlas para renovaciones de arrendamiento y cotizaciones de seguros. Una lista completa de verificación de documentos para Novo Business Checking cubre lo que debes tener listo antes de solicitar.

La guía de la SBA sobre la lista de verificación de la primera semana es directa: separa el dinero comercial y personal desde el primer día. Una cuenta Novo Business Checking es el primer paso.

No dirijas las ventas de alcohol a través de una aplicación de pago personal o una cuenta bancaria personal. Puede complicar la declaración de impuestos y generar problemas con el seguro de responsabilidad civil.

¿Cómo abres una cuenta Novo para un bar?

La solicitud en línea está diseñada para completarse rápidamente si tienes tus documentos listos:

1. Reúne tu documentación: carta del EIN, documentos de constitución, licencia de conducir o pasaporte para cada propietario con el 25% o más de participación.
2. Solicita en novo.co. Ingresa los detalles del negocio, la propiedad y la actividad esperada. Sé preciso sobre "bars/nightclubs" y el volumen mensual esperado, ya que las respuestas vagas pueden retrasar la revisión.
3. Espera una decisión. Muchos solicitantes reciben una respuesta en uno o dos días hábiles, aunque el tiempo de revisión puede variar.
4. Fondea la cuenta. Haz una transferencia ACH de una pequeña cantidad desde tu cuenta existente para activarla.
5. Dirige tus pagos de POS a Novo. Actualiza Square, Stripe, Toast o Clover con el nuevo número de ruta y cuenta.
6. Agrega distribuidores como beneficiarios de ACH. Southern Glazer's, RNDC, tu mayorista de cerveza, tu servicio de lavandería o cualquier otro a quien pagues de forma recurrente.
7. Crea Reserves. Una para el impuesto sobre las ventas, una para los impuestos de nómina, una para el impuesto sobre la renta trimestral. Las Reserves destinan fondos dentro de tu cuenta corriente Novo.
8. Pide tarjetas de débito para empleados para tu gerente general y gerentes de turno con límites de gasto por tarjeta.
9. Configura tu solución para efectivo (flujo de giros postales o cuenta local vinculada) antes de tu primer fin de semana ajetreado.

¿Qué plantilla de flujo de efectivo semanal debería usar un bar?

Pega esto en una hoja de cálculo o dáselo a tu contador. Úsalo como una lista de verificación semanal para conciliar depósitos, pagar proveedores, financiar la nómina y destinar dinero para impuestos en Reserves:

BAR WEEKLY CASH FLOW — WEEK OF __________

MONDAY
  [ ] Reconcile weekend POS payouts (Fri/Sat/Sun) to Novo deposits
  [ ] Confirm distributor ACH drafts scheduled for the week
  [ ] Earmark sales tax (weekend receipts x state rate) in Sales Tax Reserve

TUESDAY
  [ ] Pay any invoices due Wed–Fri via ACH
  [ ] Deposit weekend cash (money order run or local account)

WEDNESDAY
  [ ] Mid-week inventory check; place liquor/beer orders
  [ ] Review Novo transaction feed for anything unexpected

THURSDAY
  [ ] Fund Gusto/ADP for Friday payroll from operating balance
  [ ] Confirm payroll tax withholding earmarked in Payroll Tax Reserve

FRIDAY
  [ ] Payroll runs
  [ ] Confirm all cards on file for the weekend (POS terminals, delivery)

SATURDAY / SUNDAY
  [ ] Close-out reports filed nightly
  [ ] Cash counted, logged, secured for Monday deposit

Consejo: Pega ese bloque en ChatGPT o Claude con una indicación como "Convierte esto en una Hoja de Google rellenable con casillas de verificación, un campo de fecha de la semana y una columna continua para los montos reales en dólares por día, luego dame el CSV que pueda importar". Obtendrás una hoja de trabajo funcional en un par de minutos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo depositar efectivo en una cuenta Novo? No. Novo no acepta depósitos en efectivo. Los dueños de bares combinan Novo con un flujo de giros postales (USPS o minorista) o con una pequeña cuenta local que acepta efectivo y desde la cual hacen transferencias ACH a Novo semanalmente.

¿Novo se integra con Toast, Square y Clover? Square es una integración directa dentro del panel de Novo, junto con Stripe, Shopify y QuickBooks. Toast y Clover se conectan dirigiendo los pagos del procesador a tu cuenta Novo a través de ACH estándar.

¿Es Novo bueno para un club nocturno con alto volumen de tarjetas? Sí. No hay límites en los pagos entrantes con tarjeta de tu procesador, y no hay tarifas por pago en ACH de entrada o salida. La restricción a considerar es el efectivo, no las tarjetas.

¿Cómo maneja Novo los contracargos de las cuentas de bar? Las disputas son manejadas por tu procesador de tarjetas, no por Novo. Tú respondes al procesador (Toast, Square, Stripe, Clover) con recibos firmados, impresiones detalladas de las cuentas y cualquier video con marca de tiempo. Según la Fair Credit Billing Act, los titulares de tarjetas generalmente tienen 60 días desde la fecha del estado de cuenta para disputar un cargo.

¿Puedo procesar la nómina para empleados que reciben propinas a través de Novo? Sí, a través de Gusto, ADP, Justworks, Rippling o cualquier proveedor de nómina basado en ACH. Novo financia la nómina; el proveedor se encarga de la retención de impuestos, los W-2 y la declaración de propinas.

¿Qué documentación necesito para abrir la cuenta? Carta del EIN del IRS, documentos de constitución de LLC o corporación, y una identificación emitida por el gobierno para cada propietario con el 25% o más de participación según la norma de propiedad beneficiaria de FinCEN.

¿Está mi dinero asegurado por la FDIC? Sí. Los depósitos están asegurados hasta $250,000 a través de nuestro banco asociado, Middlesex Federal Savings, F.A., Member FDIC, por depositante, por banco asegurado, para cada categoría de titularidad de cuenta.