Reservaste seis faciales esta semana, vendiste tres frascos de retinol en el mostrador, recibiste dos propinas por Venmo y le debes a tu arrendador de suite $850 el día primero. La cuenta bancaria detrás de todo eso debería hacer que cada flujo sea fácil de ver y de conciliar en el momento de los impuestos. Los especialistas en cuidado de la piel son una categoría ocupacional distinta rastreada por el US Bureau of Labor Statistics, y se proyecta que la profesión crecerá más rápido que el promedio de todas las ocupaciones durante la próxima década.

¿Qué deberían buscar las esteticistas en un banco para negocios?

Antes de registrarte en cualquier lugar, calcula las tarifas de las transacciones que realmente realizas. Un facial de $75 con una tarifa de transferencia saliente de $15 acaba de perder el 20% del total. Los cinco elementos que silenciosamente agotan las cuentas de las esteticistas son el mantenimiento mensual, los sobregiros, las transferencias salientes, los retiros en cajeros automáticos fuera de la red y las tarifas de estados de cuenta en papel.

Luego, revisa las integraciones. La mayoría de las esteticistas procesan pagos con tarjeta a través de Square, Stripe o una plataforma de reservas como Vagaro, GlossGenius o Fresha. Tu cuenta de negocios debe conectarse a esos sistemas sin problemas para que los ingresos por servicios, las ventas de productos minoristas y las ventas de tarjetas de regalo lleguen a un solo lugar.

Algunas cosas más que vale la pena revisar:

• Facturación integrada. Si vendes paquetes, series de peelings químicos o productos al por mayor a amigos, querrás enviar una factura sin pagar por una herramienta separada.
• Realidad del efectivo. Si los clientes te dan propina en efectivo, confirma si la cuenta acepta depósitos en efectivo. Algunas cuentas fintech, incluida Novo, no lo hacen.
• Subcuentas o compartimentos para que puedas asignar dinero para el impuesto sobre ventas estatal y local de productos minoristas antes de gastarlo accidentalmente.
• Seguro de la FDIC en los depósitos en el banco asociado, y una forma clara de verificar el límite de cobertura.

¿Por qué Novo funciona para esteticistas independientes y dueños de pequeños spas?

La cuenta de Novo Business Checking no tiene tarifa de mantenimiento mensual ni requisito de saldo mínimo.

Si alquilas una cabina y tienes una semana tranquila entre festivos, la cuenta no te penaliza por ello.

Así es como las características específicas se alinean con el día a día de una esteticista:

Ingresos por tarjeta y ventas minoristas en un solo lugar. Novo se integra con Stripe, Shopify y QuickBooks, y se conecta con Square a través de la tienda de aplicaciones de Novo. Los ingresos de las herramientas de reserva, los procesadores de tarjetas y los canales minoristas pueden dirigirse a la misma cuenta de Novo Business Checking cuando esas herramientas admiten pagos a Novo.

Reservas para el dinero que no es realmente tuyo. Novo Reserves es una función de presupuesto dentro de la cuenta de Novo Checking que permite a los titulares de la cuenta dividir su saldo en compartimentos con nombre.Dos compartimentos que casi todas las esteticistas deberían configurar: uno para el impuesto estatal sobre ventas de productos minoristas y otro para el impuesto trimestral de autoempleo. Asigna un porcentaje de cada depósito a esas Reserves a medida que llegan los ingresos, y el dinero queda apartado cuando el estado y el IRS lo soliciten.

Facturación gratuita ilimitada. Envía facturas por paquetes de servicios, ventas de productos, tarjetas de regalo o facturación a proveedores directamente desde la cuenta. Sin tarifa por factura, sin suscripción separada.

ACH programado para alquiler de cabina y arrendamiento de suite. Configura una transferencia ACH recurrente una sola vez y el alquiler mensual se pagará a tiempo sin que tengas que pensarlo. Los pagos ACH se rigen por las reglas operativas de Nacha.

La desventaja que debes conocer de antemano. Novo no acepta depósitos en efectivo. Si un cliente te da una propina de $40 en efectivo, no puedes ir a una sucursal a depositarla. La solución común es comprar un giro postal en una oficina de correos o supermercado con el efectivo y luego depositar el giro postal a través del depósito de cheques móvil en la aplicación de Novo. Si recibes muchas propinas en efectivo, mantén una segunda cuenta que acepte efectivo en una cooperativa de crédito o banco grande cercano para los depósitos, y transfiere los fondos a Novo periódicamente.

¿Cómo abres una cuenta bancaria comercial como esteticista?

El orden importa. Sigue estos pasos en secuencia para reducir el ir y venir de la solicitud.

1. Elige tu estructura. Propietario único, LLC o S-corporation. Las esteticistas independientes a menudo comienzan como propietarias únicas y pueden considerar una LLC a medida que aumentan los ingresos o las preocupaciones sobre la responsabilidad se vuelven más importantes. La SBA publica guías sencillas para planificar y establecer un pequeño negocio de servicios.

2. Regístrate en tu estado si tu estructura lo requiere. Las LLCs presentan los Articles of Organization ante la Secretary of State; los propietarios únicos suelen necesitar solo un DBA si operan bajo un nombre diferente al suyo.

3. Obtén un EIN del IRS. Es gratis, la solicitud en línea toma unos 10 minutos y el número se emite al final de la sesión.

Lo usarás para abrir la cuenta comercial y para presentar tus impuestos.

4. Reúne tus documentos. Identificación gubernamental, carta de confirmación del EIN (Form CP 575) y documentos de constitución (Articles of Organization para LLCs, o registro de DBA para propietarios únicos que operan bajo un nombre comercial).

5. Solicita en línea con Novo. Los solicitantes con sede en EE. UU. mayores de 18 años con un SSN o ITIN válido pueden solicitar Novo en línea, y no hay un depósito mínimo de apertura.

Después de la aprobación, Novo te proporciona los detalles de la cuenta que puedes usar para empezar a recibir depósitos comerciales.

6. Conecta tus herramientas de pago, ventas y contabilidad. Conecta Stripe, Shopify, QuickBooks y Square (a través de la Novo app store). Si usas Vagaro, GlossGenius o Fresha, conecta el procesador de tarjetas subyacente que esas plataformas usan para los pagos.

¿Cómo deben gestionar las esteticistas sus finanzas comerciales?

Los hábitos de contabilidad a continuación te tomarán unos 15 minutos a la semana y harán que la temporada de impuestos sea aburrida, en el buen sentido.

Separa los ingresos por servicios de los ingresos por ventas al por menor. Los servicios de faciales, depilación, peelings, dermoabrasión y pestañas son ingresos por servicios. Vender a un cliente el limpiador que usó en la sala de tratamiento es venta al por menor. Los márgenes son diferentes, y las ventas de productos al por menor a menudo activan impuestos estatales y locales sobre las ventas, mientras que los servicios de tratamiento pueden gravarse de manera diferente según tu estado y localidad.

Registra las propinas por separado, ya sean con tarjeta o en efectivo. El IRS trata las propinas como ingresos sujetos a impuestos, independientemente de cómo se paguen, y las esteticistas autónomas reportan los ingresos por propinas en el Schedule C.

Un enfoque simple: añade una categoría de ingresos de "Tips" en tu contabilidad y etiqueta cada depósito que incluya una línea de propina.

Reserva para el impuesto sobre las ventas a medida que vendes. Si tu estado cobra un 6% de impuesto sobre las ventas en productos de cuidado de la piel al por menor, asigna el 6% de cada venta minorista a una Novo Reserve etiquetada como "Sales Tax". Cuando llegue la fecha límite de presentación, ya sea mensual, trimestral o anualmente, según tu estado, el dinero ya estará apartado dentro de tu saldo de cuenta corriente.

Partidas presupuestarias que las esteticistas olvidan:

• Tarifas de renovación de licencia (junta estatal de cosmetología)
• Horas de educación continua, si tu junta estatal de licencias las requiere
• Seguro de responsabilidad profesional
• Reposición de productos (backbar y venta al por menor)
• Suministros para autoclave, guantes, desechables

Paga el alquiler del espacio con una transferencia ACH programada; si le pagas a un arrendador de suite $850 el día primero, configura una transferencia ACH recurrente a través de Novo, la cual se ejecuta a través de la ACH network y crea un registro que puedes vincular a tu deducción de alquiler.

Aquí tienes una plantilla de factura lista para copiar para un servicio facial más un complemento de venta al por menor. Pégala en tus notas de contabilidad o envíala tal cual:

INVOICE

From: [Your Business Name, LLC]
[Address]  |  [Phone]  |  [Email]
License #: [State License Number]

Bill to: [Client Name]
Invoice #: [0001]
Date of service: [MM/DD/YYYY]
Due date: [MM/DD/YYYY]

Services
- Signature Facial (60 min) ............... $110.00
- Add-on: LED therapy ....................... $25.00
Services subtotal ........................... $135.00

Retail products (subject to sales tax)
- Vitamin C serum, 30ml ..................... $68.00
Retail subtotal .............................. $68.00
Sales tax ([X]%) ............................. $[X.XX]

Tip (optional) ............................... $______

TOTAL DUE ................................... $[XXX.XX]

Payment: Card, ACH, or check payable to [Business Name]
Thank you. Rebook within 5 weeks for $10 off your next service.

Usa esto como punto de partida para una hoja de cálculo o factura en PDF, verificando el impuesto sobre las ventas y las fórmulas de total antes de enviarla a un cliente; las esteticistas que también hacen trabajos de pestañas o cabello a veces toman prestada la estructura de una hair salon invoice template o una massage therapist invoice template cuando sus servicios se superponen.

¿Cuáles son las alternativas a Novo para esteticistas?

Los bancos grandes tradicionales (Chase, Bank of America, Wells Fargo) tienen como principal ventaja el acceso a sucursales para que puedas llevar propinas en efectivo y depositarlas, pero la desventaja son las tarifas, ya que la mayoría de las business checking accounts en bancos grandes conllevan tarifas de mantenimiento mensuales en el rango de $15 a $30 a menos que mantengas un saldo mínimo (a menudo de $1,500 a $5,000) o alcances un umbral de depósito mensual, y en un mes lento, esa tarifa consume tus ganancias netas.

El software de pago como Square o Stripe es útil como procesador de pagos si la mayoría de los pagos de tus clientes se realizan a través de ellos; manejan el pago con tarjeta, pero son herramientas de aceptación de pagos, no banca comercial principal, por lo que para la banca, compara Novo con las cuentas de business checking tradicionales basándote en tarifas mensuales, depósitos en efectivo, transferencias ACH e integraciones contables.

El uso de la cuenta personal para negocios, al mezclar dinero personal y business money dificulta la declaración de impuestos y, para los propietarios de LLC, puede debilitar la protección de responsabilidad que se supone que tu entidad debe proporcionar, por lo que el IRS aconseja a los propietarios de pequeñas empresas que mantengan las finanzas comerciales y personales separadas para una contabilidad precisa.

para una esteticista que realiza peelings químicos o microneedling, la protección de responsabilidad es importante; no la comprometas para ahorrar unos minutos en la configuración de la cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Necesitan los esteticistas una cuenta bancaria empresarial como propietarios únicos? No es un requisito legal, pero el IRS recomienda mantener las finanzas empresariales y personales separadas para una contabilidad precisa. Para los propietarios de LLC, una cuenta separada es necesaria en la práctica para preservar la protección de responsabilidad que tu entidad proporciona. Mezclar fondos es una de las formas más rápidas de que esa protección sea cuestionada.

¿Puedo depositar propinas en efectivo en Novo? No. Novo no acepta depósitos en efectivo. La solución común es comprar un giro postal en una oficina de correos, supermercado o lugar de cambio de cheques usando el efectivo, y luego depositar el giro postal a través de depósito de cheques móvil en la aplicación de Novo. Si las propinas en efectivo son una gran parte de tus ingresos, mantén una segunda cuenta que acepte efectivo para depósitos.

¿Cuál es la mejor manera de aceptar pagos con tarjeta como esteticista? La mayoría de los esteticistas usan Square, Stripe o una plataforma de reservas (Vagaro, GlossGenius, Fresha) que procesa pagos con tarjeta a través de un procesador principal. Novo se integra con Stripe, Shopify y QuickBooks, y se conecta con Square a través de la tienda de aplicaciones de Novo, para que los depósitos con tarjeta lleguen automáticamente a tu cuenta de cheques empresarial.

¿Cómo manejo el impuesto sobre las ventas de productos minoristas para el cuidado de la piel? Las ventas de productos minoristas generalmente están sujetas a impuestos estatales y locales sobre las ventas que cobras al cliente en la caja y remites a tu estado en un calendario mensual, trimestral o anual. Crea una Novo Reserve etiquetada como "Sales Tax", asigna el porcentaje de impuestos a ella con cada venta minorista y paga al estado desde tu saldo de cheques cuando venza la presentación.

¿Está mi dinero asegurado por la FDIC con Novo? Novo es una fintech, no un banco en sí. Los depósitos están asegurados hasta $250,000 a través de nuestro banco asociado, Middlesex Federal Savings, Member FDIC.

¿Necesito un EIN si soy un esteticista individual? Un propietario único sin empleados puede usar técnicamente un SSN, aunque muchas solicitudes de cuentas empresariales piden un EIN. El EIN es gratuito del IRS y se tarda unos 10 minutos en solicitarlo en línea, por lo que muchos esteticistas individuales obtienen uno antes de abrir una cuenta empresarial.

¿Cómo pago el alquiler de mi cabina desde Novo? Configura una transferencia ACH programada desde tu cuenta de cheques de Novo a la cuenta de tu arrendador. Se ejecuta a través de la red ACH bajo las reglas de Nacha y se efectúa el mismo día de cada mes sin que tengas que recordarlo.

¿Cuál es la mejor cuenta bancaria para esteticistas?

Novo es una cuenta bancaria empresarial sólida para esteticistas individuales que usan mucho tarjeta y propietarios de spas pequeños porque no tiene tarifa mensual, facturación integrada, Reserves, transferencias ACH programadas e integraciones con Stripe, Shopify, QuickBooks y Square. La única limitación honesta son los depósitos en efectivo, que Novo no acepta, así que planifica la conversión a giros postales o mantén una cuenta secundaria que acepte efectivo si las propinas son abundantes.