Vender una chaqueta de lana Pendleton de 1962 no es lo mismo que vender una caja de papel para impresora. El comprador quiere la década, las medidas, la condición y la procedencia por escrito antes de pagar. Una plantilla de factura genérica suele omitir detalles específicos de la reventa, y los PDF de recibos de marketplaces pueden no cubrir las ventas directas. A continuación, encontrarás una plantilla de factura específica para reventa que puedes descargar, junto con un desglose de los campos necesarios, el reparto de ganancias por consignación, la gestión del impuesto sobre las ventas y la declaración del 1099-K.

¿Por qué una factura estándar no funciona para artículos vintage y de reventa?

Una plantilla de factura estándar asume que vendes inventario repetible, como el SKU 4471, cantidad 12, precio unitario $8. Los artículos vintage y de reventa son lo opuesto. Cada pieza es única. Eso cambia lo que el comprador necesita ver.

Cuatro cosas fallan cuando usas una factura simple:

• Los artículos detallados carecen de los detalles que los compradores realmente quieren. Para un comprador de artículos vintage que paga $340 por una chaqueta de cuero, un artículo detallado que solo diga "Chaqueta marrón, $340" no es suficiente. Necesita la época ("1970s"), el grado de condición ("Excelente, ligero desgaste en los puños"), las medidas y cualquier nota de procedencia ("Adquirido en venta de bienes en Portland, marzo de 2025").
• La autenticidad y las devoluciones se discuten después. Los compradores de artículos vintage a menudo piden garantías de autenticidad y términos de devolución por escrito, especialmente para piezas de diseñador, mezclilla y ropa de trabajo. Si no está en la factura, lo negociarás por DMs después de una disputa.
• Las ventas multicanal crean lagunas en el registro documental. Si vendes en Etsy, eBay y Depop, a través de DMs de Instagram o en mercados de fin de semana, te pagan de cinco maneras diferentes. Los recibos del marketplace cubren las ventas del marketplace. Tus propias facturas deben cubrir todo lo demás.
• La declaración de impuestos se complica sin registros de facturas claros. Tus facturas son el respaldo para la conciliación del 1099-K, los ingresos del Schedule C y cualquier certificado de reventa que le hayas entregado a un proveedor. Sin ellas, estarás reconstruyendo el año de memoria y capturas de pantalla de Venmo.

Las facturas de reventa de artículos vintage deben incluir grados de condición por artículo, la época o década, y notas de procedencia o autenticidad en cada línea.

¿Qué debe incluir una factura de reventa de artículos vintage?

Cada factura que envíes debe contener los mismos campos principales, además de los específicos de reventa que las plantillas simples omiten.

Información del vendedor

• Nombre legal de la empresa (o tu nombre legal si eres un propietario único)
• Dirección de la empresa
• EIN, o SSN si eres un propietario único sin un EIN todavía
• Correo electrónico y teléfono

Metadatos de la factura

• Un número de factura secuencial único en formato AAAA-#### (2025-0001, 2025-0002, y así sucesivamente)
• Fecha de emisión
• Fecha de vencimiento

Información del comprador

• Nombre del comprador o nombre de la empresa
• Dirección de envío
• Dirección de facturación si es diferente

Artículos detallados, que es donde las facturas de reventa difieren de todo lo demás:

• Descripción del artículo
• Época o década (1960s, 1970s, Y2K)
• Grado de condición usando una escala consistente (ver abajo)
• Medidas (de axila a axila, largo, cintura, entrepierna para ropa; dimensiones para muebles y objetos)
• Notas de procedencia o autenticidad
• Precio unitario

Totales

• Subtotal
• Impuesto sobre ventas, o una referencia de certificado de reventa si el comprador es un revendedor que compra para reventa
• Envío
• Total a pagar

Términos

• Métodos de pago aceptados
• Fecha de vencimiento del pago
• Política de devolución en lenguaje sencillo
• Lenguaje de garantía de autenticidad

Las facturas de reventa deben llevar un número de factura secuencial único (por ejemplo, formato AAAA-####) y una fecha de emisión para respaldar las pistas de auditoría y la conciliación del 1099-K.

Clasificación del estado: elige una escala y mantente fiel a ella

La mayoría de los vendedores de artículos vintage establecidos usan una escala de cinco niveles. Publica tus definiciones en tu sitio web y haz referencia a ellas en las facturas para que los compradores sepan exactamente qué significa "Muy Bueno":

• Deadstock / NWT: nunca usado, con etiquetas.
• Excelente: poco uso, sin defectos visibles.
• Muy Bueno: desgaste menor acorde a la edad, sin daños.
• Bueno: desgaste visible o defecto menor, declarado.
• Regular: desgaste significativo o defecto reparable, declarado.

¿Dónde pueden los vendedores de artículos vintage y de reventa obtener una plantilla de factura gratuita?

Copia la plantilla a continuación en un Google Doc, Google Sheet, archivo de Word o PDF. La estructura está diseñada en torno a los campos que los compradores de reventa realmente preguntan.

INVOICE

[Your Business Name]                    Invoice #: 2025-0001
[Street Address]                        Issue Date: [MM/DD/YYYY]
[City, State ZIP]                       Due Date: [MM/DD/YYYY]
[Email] | [Phone]
EIN: XX-XXXXXXX

BILL TO                                 SHIP TO
[Buyer Name]                            [Shipping Name]
[Billing Address]                       [Shipping Address]
[Email]                                 [Phone]

ITEMS
------------------------------------------------------------
# | Description                              | Price
------------------------------------------------------------
1 | 1970s Levi's 501 Big E denim jacket
  | Era: 1970s
  | Condition: Very Good, light fading, no
  |   holes, all buttons original
  | Measurements: Pit-to-pit 22", length 26"
  | Provenance: Estate sale, Bend OR, 2025
  | Authenticity: Big E red tab, single-stitch
  |   hem, care tag consistent with 1972-1976
  |                                          | $285.00
------------------------------------------------------------
2 | Mid-century walnut side table
  | Era: c. 1960
  | Condition: Good, one water ring on top,
  |   photographed and disclosed
  | Dimensions: 22"W x 16"D x 24"H
  |                                          | $180.00
------------------------------------------------------------

                                    Subtotal:   $465.00
                                    Sales Tax:   $37.20  (or: Resale Cert #_____ on file)
                                    Shipping:    $22.00
                                    ---------------------
                                    TOTAL DUE:  $524.20

PAYMENT METHODS
- ACH transfer: [account details or payment link]
- Credit/debit card: [link] (processing fee may apply)
- Zelle: [email/phone]

RETURN POLICY
Returns accepted within 7 days of delivery for items not as
described. Buyer pays return shipping unless the item was
misrepresented. All condition notes above are final and
disclosed in good faith.

AUTHENTICITY GUARANTEE
[Your Business Name] guarantees all items are authentic
period pieces or vintage as described. Full refund if
authenticity is disproven by a qualified third party.

Para crear un archivo funcional, copia la plantilla en una hoja de cálculo o aplicación de documentos y añade fórmulas para el subtotal, impuestos, envío y total a pagar. Si usas ChatGPT, Claude o Gemini, también puedes pegar el bloque anterior y pedirle al modelo que lo convierta en columnas y fórmulas de hoja de cálculo, luego pega el resultado en Google Sheets o Excel. Ejemplo de instrucción:

"Convierte esta plantilla de factura en columnas y fórmulas de Google Sheets. Incluye fórmulas para el subtotal, 8% de impuesto sobre ventas y el total. Añade una segunda pestaña para un estado de cuenta del consignador que calcule una división 60/40."

¿Cómo facturas una venta en consignación?

La consignación añade una segunda parte a cada venta. Estás vendiendo el artículo de otra persona, quedándote con una comisión y pagándoles el resto. Eso requiere dos documentos, no uno.

Documento 1: Factura para el comprador. Esta es idéntica a cualquier otra factura de venta. El comprador no necesita saber que es un artículo en consignación. Precio de venta completo, el detalle estándar de tus artículos, tu negocio como vendedor.

Documento 2: Estado de cuenta del consignador. Envía esto a la persona cuyo artículo vendiste. Muestra:

• Nombre legal e información de contacto del consignador
• Número de referencia compartido que lo vincula a la factura del comprador (ej., "Ref: 2025-0142")
• Descripción del artículo que coincide con la factura del comprador
• Precio de venta bruto
• Porcentaje de división acordado (estructuras comunes: 60/40, 70/30 o 50/50, según el precio y el esfuerzo)
• Tu comisión en dólares
• Monto del pago al consignador
• Plazo de pago, generalmente neto-14 después de que se procese el pago del comprador
• Método de pago (ACH, cheque, Zelle)

Una factura de consignación debe identificar al consignador por su nombre, mostrar el porcentaje de división acordado y la comisión del vendedor, y emitirse por separado de la factura de venta para el comprador.

Mantén los dos documentos vinculados por ese número de referencia compartido para que tu contabilidad cuadre. Cuando revises el año, cada pago al consignador debe poder rastrearse hasta una factura de comprador específica.

Ejemplo de estado de cuenta del consignador

CONSIGNOR STATEMENT

[Your Business Name]                    Ref: 2025-0142
                                        Statement Date: [MM/DD/YYYY]

CONSIGNOR
[Consignor Legal Name]
[Address] | [Email]

ITEM SOLD
1970s Levi's 501 Big E denim jacket
Sold: [Date] | Buyer Invoice #: 2025-0142

    Gross Sale Price:          $285.00
    Agreed Split:              60% consignor / 40% seller
    Seller Commission (40%):   -$114.00
    ----------------------------------
    Payout to Consignor:        $171.00

PAYOUT
Method: ACH transfer
Date: Net-14 after buyer payment clears
Expected: [MM/DD/YYYY]

¿Los revendedores de artículos vintage necesitan cobrar impuestos sobre ventas?

La responsabilidad del impuesto sobre ventas depende de si vendes a través de un marketplace, directamente a un comprador o a otro revendedor.

Ventas a través de marketplaces: eBay, Etsy, Depop, Poshmark

Para las transacciones en marketplaces en estados donde la plataforma es el facilitador del marketplace, la plataforma generalmente calcula, recauda y remite el impuesto sobre ventas en su nombre. Guarde los informes de pago de la plataforma para sus registros y confirme cualquier excepción para su estado y canal de ventas. Las leyes de facilitadores de marketplaces en la mayoría de los estados de EE. UU. exigen que los marketplaces en línea como eBay, Etsy y Depop recauden y remitan el impuesto sobre ventas en las ventas de terceros realizadas a través de sus plataformas.

Ventas directas: DMs de Instagram, tu propio Shopify, mercados de pulgas, compradores privados

Aquí es donde usted es el responsable. Si vende directamente a un comprador sin un marketplace de por medio, usted es responsable de recaudar el impuesto sobre ventas si tiene nexo en el estado del comprador (generalmente su estado de origen como mínimo) y de remitirlo al Department of Revenue de ese estado. Su factura debe mostrar claramente la línea del impuesto sobre ventas.

Compra de inventario con un certificado de reventa

Un certificado de reventa válido permite a un revendedor comprar inventario sin pagar impuesto sobre ventas en el momento de la compra, pero el certificado debe ser recolectado, documentado y archivado. Si usted compra mucho denim vintage a un mayorista y planea revenderlo, puede presentar su certificado de reventa y omitir el impuesto sobre ventas en esa compra. El mayorista guarda una copia en sus archivos. La misma lógica a la inversa: si usted vende a otro revendedor, usted recolecta su certificado de reventa y lo referencia en la factura en lugar de cobrar el impuesto.

Por ejemplo, California exige a los vendedores que aceptan certificados de reventa que obtengan un certificado debidamente completado y lo conserven como documentación que respalde las transacciones exentas de impuesto sobre ventas. Otros estados tienen sus propios formularios y reglas de conservación, así que consulte con el Department of Revenue de su estado.

Reporte 1099-K

Bajo los umbrales actuales implementados gradualmente, los revendedores que reciben pagos a través de organizaciones de liquidación de terceros (PayPal, Venmo for business, pagos de marketplace y procesadores de tarjetas) son mucho más propensos a recibir un Form 1099-K que bajo la regla anterior de $20,000 y 200 transacciones. Tus facturas y los informes de pagos de marketplace son el respaldo principal si el IRS pregunta cómo calculaste los números en tu Schedule C.

Los vendedores declaran los ingresos de su negocio de reventa y deducen los gastos relacionados (costo de los bienes, envío, empaque, tarifas de marketplace, millaje de viajes de abastecimiento) en el Schedule C del Form 1040. Para un recorrido categoría por categoría sobre lo que los revendedores pueden deducir, consulta nuestra vintage reseller business expenses and tax deductions guide.

El IRS generalmente requiere que las pequeñas empresas conserven registros que respalden los ingresos y las deducciones durante al menos tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración. Guarda cada factura, recibo y estado de cuenta del consignador durante al menos ese tiempo. El almacenamiento en la nube o una carpeta en Google Drive funciona bien.

¿Cómo pueden los revendedores de artículos vintage enviar facturas y gestionar pagos?

Los compradores de artículos vintage se arrepienten rápido. Un comprador que está emocionado con una pieza el sábado por la tarde puede convencerse de no comprarla para el lunes por la mañana. La velocidad y la claridad son importantes.

• Envía la factura dentro de las 24 horas posteriores a la confirmación de la venta. Para compradores únicos, la memoria se desvanece y el entusiasmo se enfría. El mismo día es mejor.
• Ofrece ACH y tarjeta. ACH y las tarifas de tarjeta difieren según el procesador, así que compara las tarifas de tu proveedor y lista cualquier tarifa de procesamiento claramente en la factura o inclúyela en tu precio.
• Adapta los términos al tipo de comprador. Usa "pago al recibir" o "net-7" para compradores minoristas únicos. Usa "net-15" para cuentas mayoristas o compradores recurrentes en los que confías.
• Automatiza los recordatorios de pago atrasado. Envía recordatorios a los 3, 7 y 14 días de la fecha de vencimiento. Perseguir pagos manualmente te cuesta tiempo y hace que la conversación sea incómoda. Los recordatorios automatizados son neutrales.

¿Cómo funciona la facturación de Novo para los revendedores?

Novo es una fintech que ofrece soluciones de banca empresarial para pequeñas empresas, incluidos los revendedores que manejan pagos de marketplace, facturas directas y pagos por consignación. Para una visión más amplia de cómo Novo se adapta a los vendedores de artículos vintage, consulta nuestra guía sobre el best bank for vintage and resale businesses.

Las características clave para un negocio de artículos vintage o de reventa incluyen:

• Envía facturas desde tu cuenta de Novo business checking.

Novo business checking tiene $0 de tarifas mensuales y no requiere saldo mínimo. Puedes enviar facturas a los compradores y aceptar pagos ACH y con tarjeta a la misma cuenta.

• Los pagos llegan a un solo lugar.

Novo puede recibir pagos de Shopify y Stripe en la misma cuenta de business checking que usas para pagos de facturas directas, así, una venta de tu propia tienda Shopify aparece junto a una factura directa que enviaste a un comprador de Instagram.

• Los wires domésticos entrantes no tienen costo, y es que cuando un comprador paga $2,000 o más por una pieza rara, un wire puede resultar más económico que las tarifas de procesamiento de tarjetas, ya que Novo no cobra ninguna tarifa por recibir un wire doméstico.
• Tanto el EIN como el SSN funcionan al registrarse.

El IRS emite un EIN en línea sin costo alguno, y la solicitud en línea suele tardar unos 15 minutos. Los propietarios únicos pueden facturar usando un SSN, y los propietarios únicos pueden abrir una cuenta Novo business checking usando un SSN o un EIN.

• Un punto a considerar: Novo business checking no acepta depósitos en efectivo, por lo que los revendedores que aceptan efectivo en los mercados necesitan un plan de depósito de efectivo aparte. Si vendes en mercados de pulgas o eventos presenciales y aceptas efectivo, planea depositar ese efectivo a través de otra cuenta o método de pago que admita depósitos en efectivo, luego concilia el depósito con tus registros de ventas.

Preguntas frecuentes

¿Necesito cobrar impuesto sobre las ventas en reventas de artículos vintage?

Si vendes a través de eBay, Etsy, Depop o Poshmark, esas plataformas recaudan y remiten el impuesto sobre las ventas por ti en la mayoría de los estados de EE. UU. bajo las leyes de facilitador de mercado. Si vendes directamente (mensajes directos de Instagram, tu propia Shopify, mercados de pulgas), eres responsable de recaudar el impuesto sobre las ventas según dónde tengas nexo y remitirlo al Department of Revenue estatal correspondiente.

¿Cómo facturo una venta en consignación?

Emite dos documentos. Envía al comprador una factura de venta normal por el precio de venta total con el detalle estándar de los artículos. Por separado, envía al consignador un estado de cuenta que muestre la venta bruta, el porcentaje de división acordado, tu comisión en dólares, y el monto y la fecha de pago. Vincula ambos con un número de referencia compartido.

¿Qué formato de número de factura deben usar los revendedores?

Usa un formato secuencial único como AAAA-#### (2025-0001, 2025-0002). Se ordena cronológicamente, hace evidentes las lagunas si falta una factura y se mantiene ordenado en la época de impuestos cuando concilias con los formularios 1099-K.

¿Cómo documento la autenticidad en una factura?

Incluye cuatro elementos en cada partida: época o década, grado de condición según una escala publicada, medidas y cualquier nota de procedencia (dónde lo obtuviste, características distintivas que confirman la autenticidad, autenticación de terceros si aplica). Agrega una cláusula de garantía de autenticidad en tus términos para que el comprador tenga recurso si la autenticidad se disputa más tarde.

¿Necesito un EIN para facturar como revendedor?

No. Los propietarios únicos pueden facturar usando un SSN. Un EIN mantiene tu número de Social Security fuera de las facturas enviadas a extraños, y el IRS los emite en línea sin costo en unos 15 minutos. Los propietarios únicos pueden abrir una cuenta Novo business checking usando un SSN o un EIN.

Divulgaciones

Novo Platform Inc. ("Novo") es una fintech, no un banco. Servicios bancarios proporcionados por Middlesex Federal Savings, F.A., Miembro FDIC. La Novo Debit Card es emitida por Middlesex Federal Savings, F.A., y la Novo Business Credit Card es emitida por Continental Bank, conforme a licencias de Mastercard International Incorporated. Mastercard es una marca registrada de Mastercard International Incorporated y puede usarse dondequiera que se acepte Mastercard. El Novo Merchant Cash Advance es ofrecido por Novo Funding LLC. Su elegibilidad para los productos y servicios de Novo está sujeta a la determinación final de Novo.

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