Plantilla de factura para negocios de impresión bajo demanda — Campos, tarifas e impuesto sobre ventas
Plantilla de factura gratuita para impresión bajo demanda con tarifas de configuración, líneas de método de impresión e impuesto sobre ventas. Además, umbrales 1099-K y términos Net 30 para vendedores POD.
Si vendes ropa o mercancía personalizada a través de Printful, Printify o tu propia tienda Shopify, la mayoría de los pedidos minoristas se liquidan en la caja sin una factura. Pero en el momento en que una cervecería local te pida 200 polos bordados, un revendedor quiera comprar productos en blanco bajo un certificado de reventa, o un cliente te envíe un mensaje directo en Instagram para sudaderas de equipo, necesitas una factura real. Una factura POD debe mostrar al comprador qué se está imprimiendo, cómo se ha fijado el precio del pedido y cuándo vence el pago.
¿Qué necesita una factura de impresión bajo demanda?
Una factura de impresión bajo demanda es una cuenta que envías a una empresa o comprador personalizado que detalla el diseño que se está imprimiendo, la prenda en blanco que se está utilizando y las condiciones de pago. No es el mismo documento que la factura de cumplimiento que te envían Printful o Printify, y no es lo mismo que un recibo de venta de tu tienda Shopify.
Los campos principales que toda factura POD necesita:
- El nombre de tu negocio, dirección y EIN. Si eres un propietario único sin EIN, puedes facturar con un SSN, pero un EIN mantiene tu número personal fuera de la documentación del cliente.
- El nombre legal del comprador, la dirección de envío y el número de PO si emitieron uno.
- La fecha de la factura y un número de factura único usando un formato consistente.
- Líneas detalladas con SKU de la prenda, talla, color, método de impresión, cantidad, precio unitario y total de la línea.
- Líneas de tarifas separadas para configuración, arte/digitalización y urgencia.
- Método de envío y fecha de entrega estimada.
- Línea de impuesto sobre ventas (o una referencia de certificado de reventa si el comprador está exento).
- Condiciones de pago (Vencimiento al recibir, Net 15, Net 30) y métodos aceptados.
Factura del vendedor vs. factura del proveedor
Cuando Printful envía un pedido por ti, te envía una factura por la prenda en blanco, la impresión y el costo de envío. Esa factura del proveedor es un documento de costo de bienes vendidos que archivas para tu contabilidad. Printful, Printify y proveedores POD similares emiten facturas de pedido al vendedor por los costos de cumplimiento; estas no son las facturas que el vendedor envía a su cliente final o comprador mayorista. Tu cliente necesita una factura separada de tu parte, a nombre de tu negocio, mostrando el precio minorista o mayorista que acordaron pagar.
Recibo de venta vs. factura
Un comprador minorista que finaliza su compra en tu Etsy o tienda Shopify obtiene un recibo de venta porque la transacción ya se liquidó. Los recibos de compra de Etsy, Shopify o Amazon pueden funcionar como recibos de venta para compradores minoristas, pero no reemplazan una factura formal para pedidos al por mayor, personalizados a granel o B2B fuera de la plataforma. Usa una factura real siempre que un comprador de negocios la necesite para su departamento de cuentas por pagar, siempre que extiendas los términos de pago y siempre que cotices un pedido personalizado a granel.
¿Cuándo necesitan los vendedores de impresión bajo demanda enviar una factura?
Cinco escenarios se repiten una y otra vez para los vendedores de POD:
- Pedidos personalizados directos a empresas. Merchandising corporativo, artículos promocionales para eventos, uniformes de equipo, obsequios para conferencias. El precio se cotiza, no se calcula en el checkout.
- Cuentas mayoristas. Boutiques o revendedores que compran productos terminados o en blanco bajo un certificado de reventa.
- Trabajo personalizado fuera de la plataforma. Un cliente te encontró en Instagram, TikTok o por una referencia. Te paga por ACH, transferencia bancaria o enlace de tarjeta fuera del checkout de Etsy o Shopify.
- Pedidos corporativos recurrentes. Una empresa de administración de propiedades vuelve a pedir 50 sudaderas cada trimestre. Configura una factura recurrente en lugar de rehacerla desde cero.
- Reembolsos y notas de crédito. Una caja devuelta, un número de PO reemitido, una dirección de envío corregida. Envía una nota de crédito haciendo referencia al número de factura original.
¿Qué debe incluir una plantilla de factura gratuita de print-on-demand?
A continuación, te presentamos una plantilla de texto plano lista para copiar que puedes adaptar a tu negocio. Incluye las líneas de tarifas específicas de POD que la mayoría de las plantillas genéricas omiten.
INVOICE
[Your Business Name] Invoice #: 2026-0142
[Street Address] Invoice Date: 2026-03-14
[City, State ZIP] Due Date: 2026-04-13 (Net 30)
EIN: XX-XXXXXXX PO #: PO-88214
hello@yourbrand.com
Bill To: Ship To:
Acme Property Mgmt Acme Property Mgmt
Attn: Marisol Chen, AP Attn: Warehouse
123 Client Way 456 Warehouse Ave
Austin, TX 78701 Round Rock, TX 78664
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ITEM QTY UNIT TOTAL
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Bella+Canvas 3001 Tee, Black, S 12 $14.50 $174.00
Bella+Canvas 3001 Tee, Black, M 24 $14.50 $348.00
Bella+Canvas 3001 Tee, Black, L 24 $14.50 $348.00
Bella+Canvas 3001 Tee, Black, XL 12 $14.50 $174.00
Print method: DTG, front + back, 2-color logo
Setup fee (art prep, one-time) 1 $45.00 $45.00
Artwork/digitizing fee 1 $60.00 $60.00
Rush production (7-day) 1 $95.00 $95.00
Shipping (UPS Ground, tracked) 1 $42.00 $42.00
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Subtotal: $1,286.00
Sales tax (TX 8.25%): $106.10
TOTAL DUE: $1,392.10
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Payment terms: Net 30. Accepted methods: ACH, credit card, wire.
Late fee: 1.5% per month on balances past due.
Deposit received (50%, paid 2026-02-28): $696.05
BALANCE DUE: $696.05
Art proof approved: 2026-02-27, file "acme_logo_v3.ai"
Notes: Please reference Invoice #2026-0142 on remittance.Consejo: Copia esta plantilla en una hoja de cálculo para que el subtotal, el impuesto sobre las ventas, el depósito y el saldo adeudado se calculen automáticamente antes de que envíes la factura.
¿Cómo creas una factura de POD en 6 pasos?
Paso 1: Confirma los detalles del pedido por escrito
Antes de facturar, haz que el comprador confirme la marca y el SKU de la prenda, los colores y el desglose de tallas, el método de impresión (DTG, screen print, embroidery, DTF, sublimation), el archivo de arte y la fecha de envío. Una prueba firmada o un correo electrónico aprobando el diseño te protege si el comprador dice después que la impresión no es correcta.
Paso 2: Asigna un número de factura único
Usa un formato consistente como YYYY-0001 o 2026-CUST-0142.La numeración única y secuencial es lo que esperan los contadores y auditores, y hace que la conciliación semanal de los depósitos en tu Novo Business Checking sea mucho más rápida.
Paso 3: Detalla las filas de productos y las tarifas por separado
Desglosa las tarifas de configuración, las tarifas de arte/digitalización y la producción urgente como líneas separadas. Las facturas de impresión bajo demanda deben detallar el método de impresión (DTG, screen print, embroidery) por separado del costo de la prenda porque cada método tiene una economía de producción y requisitos de configuración diferentes. Una línea separada de $60 por arte muestra al comprador qué cubre la tarifa y facilita la comparación del precio por camiseta.
Paso 4: Aplica correctamente el impuesto sobre las ventas
Determina si tienes nexo de impuesto sobre las ventas en el estado de destino, si el artículo está sujeto a impuestos allí y si un marketplace ya está cobrando impuestos antes de añadir el impuesto sobre las ventas a la factura. Antes de facturar a un comprador mayorista sin impuestos, recopila el certificado de reventa del comprador y guárdalo con los registros de la factura. Los vendedores de POD deben recopilar y conservar un certificado de reventa válido emitido por el estado de un comprador mayorista antes de facturar sin impuestos, o seguirán siendo responsables del impuesto sobre las ventas no cobrado. Haz referencia al número de certificado en la factura.
Paso 5: Establece los términos de pago
Net 30 es un término de pago B2B común para pedidos mayoristas de POD, mientras que los pedidos personalizados a granel se facturan con frecuencia con un depósito (un depósito del 50% antes de la producción es una práctica común de la industria) y el saldo pendiente a la entrega. El trabajo personalizado con precio minorista a menudo se debe pagar al recibo. Lo que sea que elijas, escríbelo en la factura y en el correo electrónico de cotización.
Paso 6: Envía como PDF con un enlace de pago y luego regístralo
Adjunta el PDF, inserta un enlace de pago ACH + con tarjeta, y registra la factura en tu contabilidad el mismo día. La conciliación semanal con tu Novo Business Checking detecta pagos incompletos y depósitos faltantes antes de que cumplan 60 días.
¿Cómo deben los vendedores de POD enviar facturas y cobrar pagos en pedidos personalizados a granel?
Cuanto mayor sea el pedido, más importante es el método de pago. En una factura de $4,000 por uniformes de equipo, una tarifa de tarjeta del 2.9% es de $116; ACH es típicamente una opción de menor costo para las empresas, dependiendo de los precios de tu proveedor.
Algunas prácticas que vale la pena adoptar:
- Envía un PDF más un enlace de pago. Dale al comprador la opción entre ACH (más barato para ti) y tarjeta (más rápido para ellos).
- Exige un depósito antes de la producción en pedidos personalizados a granel. Un depósito del 50% es una práctica común de la industria; pon tu política específica por escrito.
- Establece una cadencia de seguimiento. Una cadencia de seguimiento común son recordatorios a los 1, 7 y 14 días de vencimiento. Después de 30 días, llama.
- Guarda las pruebas de arte y el comprobante de entrega. Los titulares de tarjetas tienen derechos federales de contracargo bajo la Fair Credit Billing Act, por lo que los comercios que impugnan disputas necesitan documentación de respaldo como facturas, pruebas de arte y comprobantes de entrega.
Novo Business Checking tiene una tarifa mensual de $0 y no requiere saldo mínimo, y Novo Invoices permite a las pequeñas empresas enviar facturas ilimitadas y aceptar pagos ACH y con tarjeta en esa cuenta. Novo no acepta depósitos en efectivo, lo cual es importante saber si un comprador sin cita previa quiere entregarte efectivo por un pedido urgente.
¿Cómo se aplican el impuesto sobre las ventas, las reglas del formulario 1099-K y la contabilidad a las facturas de POD?
Facilitador de mercado vs. plataforma
Las leyes de facilitadores de mercado exigen que los mercados que califican (como Etsy y Amazon) recauden y remitan el impuesto sobre las ventas en nombre de los vendedores externos en los estados que las han adoptado. Si vendes en Etsy o Amazon, ellos se encargan del impuesto sobre las ventas para esos pedidos en los estados facilitadores.
Shopify no es un facilitador de mercado, por lo que los comerciantes de Shopify son generalmente responsables de recaudar y remitir su propio impuesto sobre las ventas, a diferencia de los vendedores en Etsy o Amazon en estados con leyes de facilitadores de mercado. Shopify Tax te ayuda a calcular la tarifa correcta, pero la obligación de presentación y remisión sigue siendo tuya.
Los umbrales del 1099-K están cambiando rápidamente
Para el año fiscal 2024, las organizaciones de liquidación de terceros deben emitir el Formulario 1099-K a los vendedores con más de $5,000 en pagos brutos, con el umbral bajando a $2,500 para 2025 y $600 para 2026 según la guía actual del IRS. Esto aplica a plataformas como PayPal, Venmo y Etsy Payments. Los procesadores de tarjetas como Stripe reportan las transacciones de tarjetas bajo una sección diferente (las transacciones con tarjeta no tienen un umbral de minimis en dólares).
Dos implicaciones para vendedores de POD:
- Los pagos que recibiste a través de una cuenta personal de Venmo o PayPal para pedidos de negocios aparecerán en un 1099-K vinculado a tu SSN. Mantén los pagos de negocios en una cuenta de negocios.
- Concilia mensualmente. Cuando el 1099-K llegue en enero, querrás poder hacer coincidir cada dólar con una factura.
Mantenimiento de registros
El IRS exige a los negocios mantener registros, como facturas que respalden los elementos mostrados en una declaración de impuestos, generalmente por al menos 3 años a partir de la fecha de presentación de la declaración. Algunos estados exigen un período más largo. California generalmente exige a los negocios retener los registros de impuestos sobre ventas y uso por al menos 4 años, lo cual es más largo que el período base del IRS. Guarda los registros por al menos el período base del IRS y cualquier período más largo exigido por el estado; pregunta a tu profesional de impuestos si tu negocio debe retener registros específicos por más tiempo.
Errores comunes de facturación que cometen los vendedores de POD
- Mezclar pagos personales y de negocios en una sola cuenta bancaria. A la hora de declarar impuestos, esto dificulta hacer coincidir los totales del 1099-K con las facturas y depósitos del negocio.
- No cobrar tarifas de configuración o arte como líneas separadas. Asumes el costo en el pedido de reposición porque el comprador cree que la configuración está incluida.
- Facturar a un comprador mayorista sin impuestos sin tener su certificado de reventa en archivo. Si el estado te audita, debes el impuesto.
- Descripciones de productos vagas como "camisetas personalizadas". Las devoluciones de cargo son más fáciles de ganar para el comprador. Especifica la prenda, el método de impresión, la cantidad y la referencia de la prueba de arte.
¿Qué preguntas hacen los vendedores de POD sobre las facturas?
¿Necesito enviar una factura si Etsy o Shopify ya envían un recibo?
Para un pedido minorista que se liquidó al finalizar la compra, el recibo del marketplace es suficiente para el comprador. Para pedidos al por mayor, personalizados a granel o B2B fuera de la plataforma, envía una factura real de tu negocio porque el equipo de Cuentas por Pagar del comprador la necesita y tú la necesitas para tus propios registros.
¿Cómo facturo a un cliente internacional por un pedido personalizado?
Indica el total en tu moneda, ten en cuenta que los aranceles e impuestos de importación son responsabilidad del comprador, e incluye el código HS de la prenda en la factura comercial que adjuntas al envío. El pago mediante transferencia internacional o un enlace de tarjeta que acepte tarjetas extranjeras es lo habitual. Confirma el Incoterm de entrega (DDP vs. DAP) por escrito antes de imprimir.
¿Qué términos de pago debe usar un nuevo negocio de POD?
Para pedidos personalizados minoristas, Pago al recibir. Para pedidos personalizados a granel, un depósito del 50% por adelantado y el saldo a pagar contra entrega es una práctica común en la industria. Para compradores mayoristas establecidos, Net 30 es estándar. No extiendas Net 30 a un comprador por primera vez sin una verificación de crédito o un depósito.
¿Cómo impugnar una devolución de cargo en un pedido impreso personalizado?
Envía la prueba de arte firmada, la factura, el comprobante de entrega (seguimiento con firma) y cualquier correo electrónico que confirme el diseño. Si tus términos indicaban que los pedidos personalizados no eran reembolsables, incluye esos términos con la respuesta. La ventana de disputa y tu tasa de éxito dependen de la red de tarjetas y el código de motivo.
¿Cuál es la diferencia entre la factura que Printful me envía y la factura que le envío a mi cliente?
La factura de Printful es un documento de costo de bienes vendidos que muestra lo que le pagaste a Printful para hacer y enviar el pedido. Tu factura al cliente es el documento de ingresos que muestra lo que el cliente te debe. Ambos son registros separados en tus libros, y solo tu factura pertenece al archivo de Cuentas por Pagar del cliente.
¿Necesito un EIN para enviar facturas comerciales?
Puedes facturar con un SSN como propietario único, pero un EIN mantiene tu número personal fuera de la documentación del cliente y es requerido para abrir la mayoría de las cuentas bancarias comerciales. Los negocios generalmente necesitan un EIN del IRS para abrir una cuenta bancaria comercial y para identificar el negocio como el contribuyente en las facturas en lugar de usar un SSN. El IRS emite los EIN de forma gratuita.
¿Puedo enviar una factura recurrente para un lanzamiento mensual de mercancía?
Sí. Para una cuenta corporativa que vuelve a pedir 50 sudaderas con capucha cada trimestre, una factura recurrente puede ahorrar tiempo porque no tienes que recrear la misma factura en cada ciclo. Confirma que el desglose de tallas no ha cambiado antes de que se envíe.
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