Los planificadores financieros independientes facturan de manera diferente a la mayoría de los negocios de servicios. Una sola práctica podría cobrar a un cliente una tarifa por hora por una proyección de jubilación única, a otro una tarifa fija de $3,000 por un plan integral, a un tercero una tarifa de retención mensual y a un cuarto una tarifa AUM trimestral deducida en el custodio. Cada uno de ellos necesita una factura diferente, y cada factura debe coincidir con el programa de tarifas que revelaste en tu carta de compromiso y en el Formulario ADV Parte 2A.

Aquí tienes una plantilla de factura clara que puedes copiar, junto con el flujo de envío específico, las reglas de cumplimiento y el contexto de los rieles de pago requeridos para los planificadores financieros.

¿Qué debe incluir la factura de un planificador financiero?

Como mínimo, la factura de un planificador financiero debe incluir:

• Partidas principales vinculadas a tu modelo de tarifas: tarifa de planificación, trabajo por hora, período de retención, tarifa AUM (con el cálculo mostrado) o tarifa fija por proyecto.
• Identificadores del cliente: nombre del cliente, referencia del compromiso o ID del acuerdo, y el período que cubre la factura.
• Lenguaje de divulgación de tarifas que coincida con tu carta de compromiso y el Formulario ADV Parte 2A. Si tu ADV dice "1.00% anualmente, facturado trimestralmente por atrasos", el cálculo de la factura debe mostrar exactamente eso.
• Términos de pago y métodos aceptados, además de una política escrita de cargos por pagos atrasados (por ejemplo, 1.5% mensual sobre saldos con más de 30 días de antigüedad).
• Un número de factura secuencial, fecha de emisión y fecha de vencimiento. La numeración secuencial es importante para tus registros contables y para cualquier examen o auditoría.

Las facturas deben ser consistentes con el programa de tarifas divulgado en la carta de compromiso del planificador y el Formulario ADV Parte 2A.

Aquí tienes una plantilla de texto plano que puedes copiar en cualquier editor:

INVOICE

[Firm Name], [Registered State/SEC], CRD #[Number]
[Firm Address]
[Email] | [Phone]

Invoice #: 2026-0142
Issue Date: [Date]
Due Date: [Date]
Billing Period: [Start] to [End]

Bill To:
[Client Name]
[Client Address]
Engagement: [Agreement ID or Date Signed]

--------------------------------------------------------
Description                              Amount
--------------------------------------------------------
Comprehensive financial planning,
flat fee per engagement letter dated
[Date]                                   $ 3,000.00

  OR

Ongoing planning retainer,
Q2 2026 (Apr 1 to Jun 30)                $ 1,500.00

  OR

Investment advisory fee, Q2 2026
Average daily balance: $ 620,450.00
Annual rate: 1.00% (0.25% quarterly)     $ 1,551.13

  OR

Hourly planning services
6.5 hours @ $ 275/hr                     $ 1,787.50
--------------------------------------------------------
Subtotal                                 $ [Amount]
Sales tax (if applicable)                $ [Amount]
TOTAL DUE                                $ [Amount]
--------------------------------------------------------

Payment methods: ACH (preferred), card, or wire
Payment instructions: [ACH details / pay link / wire info]

Terms: Net 15. A late fee of 1.5% per month applies
to balances outstanding after 30 days.

Notes: [Reference any deliverables, meetings, or
services covered during the billing period.]

Fee disclosure: This invoice is billed in accordance
with the fee schedule disclosed in our engagement
letter and Form ADV Part 2A dated [Date].

Si utilizas una herramienta de IA para redactar una versión de hoja de cálculo, verifica cada fórmula, línea de divulgación y detalle del cliente antes de enviar la factura. Pídele que genere una Google Sheet con la fórmula AUM (saldo promedio × tasa anual ÷ 4) y un total calculado automáticamente, luego solicita el mismo archivo como Excel y un PDF rellenable. Verifica los cálculos con un cálculo manual en al menos un cliente real antes de enviar cualquier cosa.

¿Cómo se facturan los diferentes modelos de tarifas de los planificadores financieros?

Los planificadores financieros que solo cobran honorarios suelen facturar a través de tarifas por hora, tarifas fijas por proyecto, tarifas de retención continuas, porcentajes AUM o suscripciones mensuales, y el formato de la factura debe coincidir con el modelo.

Facturación por horas

Registra el tiempo en la herramienta que ya uses (una hoja de cálculo funciona). En la factura, muestra la fecha, una descripción de una línea del trabajo, las horas y la tarifa. Redondea al cuarto de hora más cercano y guarda los registros de tiempo brutos en el archivo del cliente en caso de que el cliente o un regulador los soliciten.

Planificación con tarifa fija

Dos estructuras comunes: pago total al inicio del servicio, o facturación por hitos (por ejemplo, 50% al firmar la carta de compromiso, 50% al entregar el plan). La facturación por hitos reduce la fricción con el cliente en un servicio de más de $5,000 y te proporciona capital de trabajo. Indica los hitos en la factura para que el cliente vea por qué está pagando.

Retención continua

Mensual o trimestral, facturado con una cadencia fija. Para clientes que comienzan a mitad de ciclo, prorratea: si un cliente se inscribe el 15 de mayo para una retención de $1,500/trimestre, la primera factura cubre 47 de 91 días, o $775.

Tarifas AUM

Tienes dos opciones. Deduce la tarifa directamente de la cuenta del cliente en el custodio (Schwab, Fidelity, Altruist y similares lo permiten), o factura al cliente y haz que pague desde una cuenta bancaria. Elijas lo que elijas, la factura o el aviso de tarifa debe mostrar el período, el valor de la cuenta utilizado para el cálculo, la tasa anual y la tarifa resultante. Utiliza el método de valor de cuenta establecido en el acuerdo de asesoramiento, como el saldo diario promedio, y muestra ese cálculo en la factura o aviso de tarifa. Las tarifas AUM pueden deducirse directamente de las cuentas de los clientes en un custodio o facturarse directamente al cliente, y el método utilizado debe coincidir con lo que se divulga en el acuerdo de asesoramiento del cliente y el Form ADV Part 2A.

Tarifas de suscripción/planificación mensual

Común para clientes acumuladores más jóvenes. Piensa en $150 a $300 por mes, a veces con una tarifa única de incorporación. Factura mediante ACH recurrente para que el cliente no tenga que pensar en ello y tú no tengas que perseguir rechazos de tarjetas.

¿Dónde pueden los planificadores financieros obtener una plantilla de factura gratuita?

La plantilla anterior incluye:

• Bloque de encabezado con el nombre de la firma, número CRD e información de contacto
• Número de factura secuencial, fecha de emisión, fecha de vencimiento y período de facturación
• Identificadores de cliente y de compromiso
• Área de partidas con variantes para tarifa fija, anticipo, AUM y por hora
• Subtotal, línea de impuestos y total
• Métodos de pago y política escrita de cargos por mora
• Línea de divulgación ADV

Para personalizar:

• Trabajo por hora: elimina las otras variantes y añade una columna para horas y tarifa.
• Tarifa fija: conserva solo la línea de tarifa fija; añade una nota de hito si facturas por etapas.
• Anticipo: indica el período claramente (p. ej., "Q2 2026, 1 de abril al 30 de junio").
• AUM: muestra el cálculo. Tanto los auditores como los clientes quieren ver cómo llegaste al número.

Si eres un asesor registrado en la SEC o en el estado, pon tu número CRD en el encabezado y haz referencia a la fecha ADV en la línea de divulgación para que la factura se vincule con la presentación actual.

Cómo enviar una factura a un cliente de planificación financiera (Paso a paso)

1. Consulta la carta de compromiso firmada y el cronograma de tarifas divulgado. Recupera el acuerdo ejecutado, confirma la tarifa y refleja el lenguaje en la factura.
2. Detalla los servicios prestados durante el período de facturación. Para compromisos de tarifa fija y anticipo, enumera las reuniones, entregables o hitos que cubre la tarifa. Esto ayuda a los clientes a entender qué cubre la factura y reduce preguntas de pago evitables.
3. Ofrece un método de pago que el cliente ya espera: ACH para tarifas recurrentes, tarjeta para tarifas de planificación únicas o wire para grandes compromisos de tarifa fija.
4. Envía a través de un canal seguro y guarda una copia en el archivo del cliente. Usa correo electrónico encriptado o un portal de cliente, no un archivo PDF adjunto simple en un hilo personal de Gmail. Guarda el PDF y la confirmación de envío.
5. Concilia las facturas pagadas con tus registros semanalmente. Haz coincidir el depósito en tu cuenta Novo Business Checking con el número de factura, márcalo como pagado y sigue adelante.

¿Qué métodos de pago deberían aceptar los planificadores financieros?

Diferentes canales tienen diferentes ventajas y desventajas. Haz coincidir el canal con el compromiso.

ACH se usa comúnmente para tarifas de anticipo y suscripción recurrentes y generalmente se liquida en 1 a 3 días hábiles bajo las reglas estándar de Nacha. Es gratis para el cliente en la mayoría de las cuentas bancarias. Ideal para anticipos mensuales, anticipos trimestrales y tarifas de planificación por suscripción donde no necesitas el dinero el mismo día.

Los pagos con tarjeta son convenientes para tarifas de planificación únicas. Los clientes pueden pagar desde el correo electrónico de la factura sin pedirte instrucciones de pago separadas. Por ejemplo, Stripe indica que el precio de las tarjetas en línea es de aproximadamente 2.9% más una tarifa fija por transacción, según su página de precios actual; verifica los precios actuales de tu procesador antes de decidir si aceptas tarjetas para tarifas más grandes.

Las transferencias bancarias son la opción correcta para acuerdos de tarifa plana grandes (más de $10,000) donde buscas la liquidación el mismo día. Las transferencias bancarias nacionales en los Estados Unidos pueden liquidarse el mismo día a través del Fedwire Funds Service de la Federal Reserve. Los bancos a menudo cobran a los remitentes por las transferencias salientes, por lo que los clientes deben revisar su tabla de tarifas de transferencias bancarias comerciales.

Deducción del custodio para tarifas de AUM. En lugar de facturar al cliente, tú presentas un calendario de tarifas al custodio y este deduce la tarifa de la cuenta al final de cada período de facturación. La deducción del custodio puede reducir la recolección manual de pagos, pero aún necesitas enviar un aviso de tarifa que muestre el cálculo, y el acuerdo de asesoramiento del cliente debe autorizar la deducción.

Independientemente de los métodos que aceptes, indícalo en la carta de compromiso y en la factura, y dile al cliente cuánto le costará cada opción.

¿Qué registros deben guardar los planificadores financieros para las facturas?

Los asesores de inversiones registrados en la SEC deben conservar los cálculos de tarifas, las facturas y los libros y registros relacionados durante al menos cinco años, según la Rule 204-2 of the Investment Advisers Act, con los dos primeros años en un lugar de fácil acceso. Los asesores registrados en el estado deben verificar su normativa estatal. La mayoría reflejan el estándar de cinco años de la SEC, pero algunos requieren más tiempo.

Implicaciones prácticas:

• Guarda cada factura como PDF en el archivo electrónico del cliente, no solo en tu carpeta de enviados.
• Conserva el cálculo de tarifas subyacente para las facturas de AUM: la instantánea del valor de la cuenta, el período y los cálculos. Un regulador quiere ver cómo llegaste a $1,551.13, no solo la factura.
• Compara cada factura con el calendario de tarifas en tu Form ADV Part 2A actual. Si el ADV cambió a mitad de año, conserva la versión que estaba vigente en la fecha de facturación.

1099-NEC. Cuando un cliente comercial paga a un planificador no incorporado $600 o más en un año calendario por servicios, el cliente generalmente debe emitir un Form 1099-NEC. Eso significa que los clientes de pequeñas empresas que te pagan por servicios de planificación generalmente te enviarán un 1099 en enero. Si tú contratas a contratistas (un paraplanner, un asistente virtual), el mismo umbral de $600 se aplica de tu parte.

Impuesto sobre las ventas. El tratamiento del impuesto sobre las ventas para las tarifas de planificación financiera y asesoramiento de inversiones varía según el estado. Verifique la normativa con un CPA con licencia en el estado donde usted presta servicios antes de añadir impuestos a una factura.

Impuestos estimados.

Los planificadores autónomos pueden necesitar hacer pagos de impuestos estimados trimestrales. Algunas empresas reservan una parte de cada factura pagada para impuestos, pero el porcentaje correcto depende de los ingresos, las deducciones, los impuestos estatales y el estado civil. Para un análisis más detallado sobre qué es deducible de esos ingresos, consulta nuestra guía de gastos comerciales para Independent Financial Planners business expenses.

¿Qué errores de facturación deben evitar los planificadores financieros?

• Conceptos vagos que no se vinculan con la carta de compromiso. «Servicios de consultoría» no es suficiente; «Plan financiero integral según compromiso con fecha 3/12/2026» sí lo es.
• Falta de detalle en el cálculo de honorarios en las facturas de AUM. Muestra el período, el valor de la cuenta o saldo promedio, la tasa anual y el honorario resultante. Siempre.
• Cadencia de facturación inconsistente. Si el acuerdo dice trimestral, factura el mismo día cada trimestre. Los clientes lo notan.
• Falta de una política escrita de pago tardío. Inclúyela en la carta de compromiso y en la factura, y aplícala de manera consistente.
• Almacenar facturas solo en el correo electrónico. El correo electrónico no es un sistema de gestión de documentos. Guarda los PDF en el archivo del cliente.

¿Cómo pueden los planificadores financieros enviar facturas desde Novo?

Novo es una fintech que ofrece soluciones bancarias para pequeñas empresas diseñadas para profesionales independientes y pequeñas firmas. Para un planificador financiero independiente, esto significa que puedes enviar facturas con un enlace de pago con tarjeta, recibir pagos ACH y transferencias bancarias, y conciliar con tus libros sin pagar por separado una cuenta corriente comercial y una herramienta de facturación.

Específicamente:

• Tarifa mensual de $0, saldo mínimo de $0. Las transferencias bancarias y ACH entrantes son gratuitas. Las transferencias bancarias salientes tienen un costo aparte.
• Envía facturas con un enlace de pago con tarjeta directamente desde tu cuenta Novo. Confirma la configuración actual de pago con tarjeta antes de indicar si se requiere una cuenta o inicio de sesión de procesador separado.
• Integraciones con QuickBooks y Xero para la conciliación, además de Stripe si también aceptas pagos con tarjeta en otros lugares. Shopify es compatible para planificadores que venden un curso, un libro de trabajo u otro producto junto con su práctica.
• Novo Reserves es una función de presupuesto dentro de tu cuenta corriente Novo que te permite destinar una parte de tu saldo (ej., 30%) a impuestos estimados. Funciona de manera similar a las business sub-accounts para la asignación de fondos para impuestos y nómina.

-

Compromiso honesto: Novo no acepta depósitos en efectivo. Esto puede no afectar a los planificadores que cobran honorarios por ACH, tarjeta, transferencia bancaria o cheque, pero los clientes que pagan en efectivo necesitarán otra opción de pago.

¿Qué preguntas se hacen los planificadores financieros sobre la facturación?

¿Puedo facturarle directamente a un cliente si también deduzco las tarifas AUM de la custodia?

Sí. Muchas empresas facturan directamente una tarifa única de planificación financiera y deducen la tarifa AUM continua del custodio. Lo importante es que cada tarifa se divulgue en la carta de compromiso y el Formulario ADV Parte 2A, y que la factura o aviso de tarifa de cada una muestre el cálculo.

¿Qué debería tener la factura de un planificador que solo cobra honorarios?

Nombre de la empresa y número CRD, número de factura secuencial, fechas de emisión y vencimiento, período de facturación, identificadores de cliente y de compromiso, un concepto que refleje el modelo de tarifa (fija, por hora, de anticipo, AUM o por suscripción), métodos de pago, una política escrita de cargos por mora y una referencia al Formulario ADV Parte 2A actual. La plantilla anterior cubre todo esto.

¿Por cuánto tiempo necesito guardar las facturas como RIA?

Al menos cinco años según la Regla 204-2 de la SEC, con los primeros dos años en un lugar de fácil acceso. Guarda los cálculos de las tarifas, no solo las facturas. Los asesores registrados en el estado deben confirmar la regla de su estado, pero la mayoría sigue el mismo estándar de cinco años.

¿Necesito cobrar impuesto sobre las ventas por las tarifas de planificación financiera?

El tratamiento del impuesto sobre las ventas para las tarifas de planificación financiera y asesoramiento de inversiones varía según el estado. Consulta con un CPA con licencia en tu estado antes de empezar a facturar.

¿Cuándo debo enviar un 1099 o recibir uno como planificador?

Si un cliente comercial (no un particular) le paga a tu empresa no incorporada $600 o más en un año calendario por servicios, generalmente debe emitirte un Formulario 1099-NEC. Si le pagas a un paraplanificador, asistente virtual o contador $600 o más en un año, tu empresa es generalmente responsable de emitir el 1099.

¿Puedo usar una factura para múltiples compromisos con el mismo cliente?

Puedes hacerlo, pero no lo hagas. Facturas separadas por tipo de compromiso (tarifa de planificación vs. tarifa AUM) hacen que tu contabilidad sea más clara y facilitan vincular cada factura a la divulgación de tarifa específica en tu ADV.

Divulgaciones

Novo Platform Inc. ("Novo") es una fintech, no un banco. Servicios bancarios proporcionados por Middlesex Federal Savings, F.A., Member FDIC. La Novo Debit Card es emitida por Middlesex Federal Savings, F.A., y la Novo Business Credit Card es emitida por Continental Bank, conforme a las licencias de Mastercard International Incorporated. Mastercard es una marca registrada de Mastercard International Incorporated y puede usarse dondequiera que se acepte Mastercard. El Novo Merchant Cash Advance es ofrecido por Novo Funding LLC. Su elegibilidad para los productos y servicios de Novo está sujeta a la determinación final de Novo.

Los depósitos están asegurados hasta $250,000 a través de nuestro banco asociado, Middlesex Federal Savings, Member FDIC.

Novo Reserves no es una cuenta separada. Novo Reserves es una función de presupuesto dentro de la Novo checking account. Todos los fondos dentro de Reserves siguen siendo parte del saldo general de la Novo checking account.

Novo Platform Inc. ("Novo") se esfuerza por proporcionar información precisa, pero no puede garantizar que este contenido sea correcto, completo o actualizado. Esta página es solo para fines informativos y no constituye asesoramiento financiero o legal ni un respaldo de productos o servicios de terceros. Todos los productos y servicios se presentan sin garantía. Novo Platform Inc. no proporciona asesoramiento legal, fiscal o contable; consulte a un profesional calificado para obtener orientación específica para su situación.