Los pagos empresariales son la forma en que el dinero entra y sale de tu empresa: facturas que envías, tarjetas que tus clientes deslizan, transferencias ACH a proveedores, transferencias bancarias a suministradores y el cheque de papel ocasional a un arrendador que aún no acepta pagos electrónicos. La mecánica no es complicada, pero los costos y los tiempos varían lo suficiente como para que elegir el método equivocado en una factura de $10,000 te pueda costar $300 que no necesitabas gastar.

Esta guía cubre ambos lados del libro mayor, el envío y la recepción, con tarifas específicas, tiempos de liquidación y un vistazo a qué configuración se adapta a cada tipo de negocio. Es solo para fines informativos y no constituye asesoramiento financiero, fiscal o legal; consulta la sección de Disclosures al final de esta página.

¿Qué son los pagos empresariales?

Los pagos empresariales son cualquier movimiento de dinero relacionado con tu negocio: clientes que te pagan, tú pagando a proveedores y contratistas, y transferencias entre tus propias cuentas empresariales.

En la práctica, cada propietario se enfrenta a tres flujos:

• Cobrar de los clientes, a través de tarjetas, ACH, cheques o facturas.
• Pagar facturas y a proveedores a través de ACH, transferencias bancarias, cheques o tarjetas de débito y crédito empresariales.
• Mover dinero entre cuentas operativas, cuentas de ahorro o de reserva, y cuentas de impuestos.

La razón por la que esto importa más de lo que parece: procesar pagos empresariales a través de una cuenta personal de Venmo, Zelle o de cheques crea problemas que aparecen más tarde. El IRS espera que los ingresos empresariales se reporten en el Schedule C o en una declaración de impuestos empresarial, y las cuentas mezcladas hacen que esa reconstrucción sea dolorosa. Las aplicaciones de pago personales también prohíben el uso comercial en sus términos de servicio al consumidor, y las cuentas se congelan por ello. Para las LLC y corporaciones, mezclar fondos personales y empresariales puede debilitar la protección de responsabilidad (la barrera legal entre tú y el negocio) que la entidad fue diseñada para proporcionar.

El IRS recomienda que los propietarios únicos y las LLC separen las finanzas empresariales y personales para simplificar la declaración de impuestos y preservar la protección de responsabilidad.

Cómo cobrar como pequeña empresa

Hay cuatro formas principales en que los clientes te pagarán, y la mayoría de los negocios usan dos o tres de ellas.

Pagos con tarjeta, en línea y en persona

Para aceptar Visa, Mastercard, Amex y Discover, conectas un procesador de pagos —Stripe, Shopify Payments o Square son las opciones comunes para pequeñas empresas— a tu cuenta de cheques empresarial. El procesador gestiona las redes de tarjetas; los pagos se depositan en tu cuenta según el calendario del procesador (el estándar de Stripe es al siguiente día hábil; Square ofrece al siguiente día hábil o instantáneo por una tarifa).

Los usuarios de Novo pueden aceptar pagos con tarjeta de crédito conectando Stripe, Shopify o Square a través de integraciones nativas, sin solicitar una cuenta de comerciante separada.

Facturas con pago integrado

Si facturas a clientes por proyecto o por mes, una herramienta de facturación que acepta tarjetas o ACH directamente reduce días de tus cuentas por cobrar. Novo Invoices permite enviar facturas, y los clientes pueden pagar con tarjeta o ACH directamente desde la factura —sin suscripción adicional, sin cuenta de procesador separada.

Transferencias bancarias ACH

ACH (Automated Clearing House) es el sistema bancario interbancario detrás del depósito directo y la mayoría de los pagos B2B en EE. UU. Un cliente puede enviar fondos de su banco al tuyo, o tú puedes retirarlos del suyo con autorización. La liquidación suele ser de 1 a 3 días hábiles, y el costo es bajo o nulo. Novo ofrece ACH estándar sin costo de entrada y salida (pueden aplicarse otras tarifas relacionadas con ACH, como devoluciones; consulta novo.co para ver el calendario de tarifas actual).

Transferencias wire

Las transferencias wire son para pagos grandes o internacionales donde la velocidad importa: las transferencias wire nacionales suelen liquidarse el mismo día hábil. Las transferencias wire entrantes en Novo no tienen tarifa asociada, lo cual es importante si facturas cifras de cinco dígitos o recibes pagos internacionales.

Una desventaja honesta

Novo no acepta depósitos en efectivo. Si tu negocio maneja una cantidad significativa de efectivo —una barbería, un food truck, un contratista cuyos clientes aún entregan cientos—, necesitarás combinar Novo con una cuenta que acepte efectivo o elegir una solución bancaria empresarial principal diferente. Preferimos decirlo claramente antes que hacerte perder el tiempo con tu solicitud.

Cómo enviar pagos de negocios

Para enviar pagos, tienes más opciones de las que la mayoría de los propietarios usan, y la opción adecuada depende de la velocidad, el costo y lo que el destinatario acepte.

ACH para proveedores, contratistas y nómina

ACH es la opción predeterminada para pagos recurrentes: pago a contratistas, proveedores de suscripciones, alquiler a un propietario que lo acepte. La liquidación tarda de 1 a 3 días hábiles, y Novo ofrece ACH saliente estándar sin costo. Con un volumen alto —digamos, 40 pagos a contratistas al mes—, esto puede sumar una diferencia significativa en comparación con los proveedores que cobran tarifas por cada ACH.

Transferencias bancarias para pagos urgentes o grandes

Usa una transferencia bancaria cuando el tiempo o el tamaño hacen que la espera o el riesgo sean inaceptables: al cerrar un contrato de arrendamiento comercial, pagar a un proveedor en el extranjero, liquidar una factura de cinco cifras antes de una fecha límite. Según encuestas de tarifas bancarias publicadas por Bankrate y NerdWallet, las transferencias bancarias nacionales salientes en la mayoría de los bancos de EE. UU. cuestan hasta $35, y las transferencias internacionales cuestan hasta $50 más el diferencial del tipo de cambio. Consulta la tarifa actual de Novo en novo.co antes de enviar.

Cheques en papel, enviados desde la app

Algunos proveedores no aceptan otra cosa: secretarios del condado, ciertos propietarios, contratistas mayores. Los usuarios de Novo pueden enviar cheques en papel desde la app de Novo sin costo, lo cual es mejor que comprar talonarios de cheques y una impresora para los cuatro cheques al año que realmente necesitas.

Tarjetas de débito y virtuales

Para suscripciones de SaaS, gastos de publicidad y compras en línea, una tarjeta de débito empresarial o una tarjeta virtual es el camino más claro para llevar registros. Las tarjetas virtuales (números únicos vinculados a tu cuenta) reducen la exposición al fraude para plataformas de publicidad y proveedores desconocidos.

Regla de decisión rápida

• ACH para pagos recurrentes, masivos y cualquier cosa que pueda esperar 1 a 3 días.
• Transferencia bancaria para pagos urgentes o grandes.
• Cheque para proveedores que insistan.
• Tarjeta para compras en línea y gastos de publicidad.

Métodos de pago de negocios comunes comparados

Aquí te mostramos lo que realmente cuesta cada método y qué tan rápido es, con las fuentes mencionadas para que puedas verificar.

Transferencias ACH

Los costos de ACH en toda la industria son muy inferiores a $1 por transferencia. En Novo, el ACH estándar no tiene tarifa asociada ni límite de transferencia de entrada o salida. La liquidación es de 1 a 3 días hábiles bajo los rieles ACH estándar. Mejor opción: B2B recurrente, nómina, pagos a contratistas. Conclusión de Novo: el ACH estándar sin costo significa que los pagos recurrentes que la mayoría de los dueños realizan semanalmente cuestan cero.

Wire transfers

Según encuestas de tarifas bancarias de Bankrate y NerdWallet, los Wire transfers salientes nacionales en la mayoría de los bancos de EE. UU. cuestan hasta $50, y los Wire transfers salientes internacionales cuestan hasta $50 más el diferencial de tipo de cambio. Los Wire transfers entrantes en Novo no tienen tarifa asociada. La liquidación es el mismo día hábil para los nacionales. Mejor opción: pagos grandes o urgentes. Conclusión de Novo: si recibes Wire transfers (clientes internacionales, facturas B2B grandes), Novo no te cobra una tarifa por Wire transfer entrante.

Tarjetas de crédito y débito

Según las páginas de precios publicadas de Stripe, Square y PayPal, Stripe y Square cobran tarifas estándar de procesamiento de tarjetas en línea de 2.9% + $0.30 por transacción; Square cobra 2.6% + $0.10 por transacciones en persona; PayPal cobra 3.49% + $0.49 por transacciones comerciales de billetera digital. Las tarifas pueden cambiar; verifica con cada proveedor antes de confiar en ellas. La liquidación suele ser el siguiente día hábil después de que el procesador procesa los lotes. Mejor opción: ventas directas al cliente, pago en línea. Ten cuidado con el riesgo de contracargo (el cliente disputa el cargo después de que enviaste el producto). Conclusión de Novo: conecta Stripe, Shopify o Square a tu cuenta Novo y acepta tarjetas sin una solicitud de cuenta de comerciante separada.

Cheques

El costo directo es bajo: unos pocos centavos por cheque si los envías tú mismo, sin cargo a través de la aplicación de Novo. El tiempo es lento: de 5 a 10 días para el correo más la compensación del cheque. Sigue siendo común en B2B y bienes raíces. Conclusión de Novo: Novo te los envía por correo sin costo, lo cual es inusual entre las soluciones de banca empresarial.

Billeteras digitales

Según los precios publicados de PayPal, PayPal cobra 3.49% + $0.49 por transacciones comerciales; los precios de Venmo Business son similares (verifica en el sitio del proveedor, ya que las tarifas pueden cambiar). La liquidación a una cuenta bancaria tarda de 1 a 3 días hábiles a menos que pagues por una transferencia instantánea. Mejor opción: negocios cuyos clientes ya usan la billetera. Conclusión de Novo: para transacciones de mayor tamaño, el ACH a Novo por $0 puede ser sustancialmente menos costoso que una tarifa de billetera de 3.49% + $0.49.

Payment Processing Fees: What Small Businesses Actually Pay

Las tarifas de procesamiento de tarjetas parecen simples en la página de marketing (2.9% + $0.30) y se complican en el estado de cuenta. Aquí te mostramos lo que realmente estás pagando con ese único concepto.

Las tres partes de una tarifa de tarjeta

• Interchange — la parte pagada al banco que emitió la tarjeta del cliente (Chase, Capital One, etc.). Esta es la porción más grande, establecida por Visa y Mastercard, y varía según el tipo de tarjeta. Las tarjetas de recompensas cuestan más aceptar que las de débito básicas.
• Assessment — la tarifa que Visa o Mastercard cobra como operador de red. Pequeña pero obligatoria.
• Processor margin — lo que Stripe, Square o tu proveedor de servicios comerciales se queda. Esta es la parte que varía entre procesadores.

Cuando Stripe cotiza 2.9% + $0.30, están agrupando los tres en una tarifa plana. Las cuentas de comerciante tradicionales los desglosan (precios de Interchange-plus), lo que puede ser más barato con un alto volumen pero es más difícil de predecir.

ACH vs. tarjeta en una factura real

En una factura B2B de $1,000:

• ACH en Novo: $0 (ACH estándar; pueden aplicarse otras tarifas relacionadas con ACH, como devoluciones)
• Tarjeta al 2.9% + $0.30: $29.30

Multiplica por 50 facturas al mes y la elección del método de pago en tus facturas vale $1,465 en un solo mes. Para trabajos B2B donde al cliente no le importa qué método de pago use, ofrecer ACH primero no te cuesta nada y les ahorra recargos por tarjeta que de todos modos podrían pasarte a ti.

Tarifas de transferencias wire

Según encuestas de tarifas bancarias de Bankrate y NerdWallet, las transferencias wire salientes nacionales en la mayoría de los bancos de EE. UU. cuestan hasta $35, y las transferencias wire salientes internacionales cuestan hasta $50. Las transferencias wire entrantes en Novo no tienen tarifa asociada.

Costos ocultos a presupuestar

• Contracargos. Cuando un cliente disputa un cargo de tarjeta, el procesador suele cobrar hasta $25 por disputa, además de reembolsar la venta. Puedes ganar la disputa y aun así pagar la tarifa.
• Mínimos mensuales. Algunas cuentas de comerciante cobran un mínimo mensual (a menudo $25) si tu volumen de procesamiento es bajo. Stripe y Square no lo hacen; algunos procesadores tradicionales sí.
• Cumplimiento PCI. PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) es el reglamento de las redes de tarjetas para almacenar y transmitir datos de tarjetas. Stripe, Square y Shopify se encargan de la mayor parte de la carga de cumplimiento si usas sus sistemas de pago alojados; hacerlo por tu cuenta puede significar una tarifa de auditoría anual.

Eligiendo la configuración de pago adecuada para tu negocio

La configuración adecuada depende del tipo de negocio que tengas. Cuatro patrones comunes:

Vendedores en línea (e-commerce, productos digitales)

Necesitas un procesador de tarjetas —Stripe, Shopify Payments o Square— conectado a una cuenta de cheques de negocios. Los pagos se depositan según el calendario del procesador. Las integraciones nativas de Novo con Stripe, Shopify y Square encajan perfectamente aquí, y las transferencias wire entrantes sin costo son útiles cuando recibes grandes pedidos B2B. Novo encaja: fuerte.

Negocios de servicios y freelancers

Necesitas un sistema de facturación que acepte pagos con tarjeta y ACH, además de una cuenta que no te cobre de más por los pagos salientes a subcontratistas. Novo Invoices cubre la facturación sin una suscripción separada; las transferencias ACH salientes estándar sin costo cubren tus pagos a contratistas. Novo encaja: fuerte.

Negocios con mucho efectivo (tiendas minoristas, oficios, servicio de alimentos)

Necesitas un proveedor que acepte depósitos en efectivo. Novo no lo hace. Combina Novo con una cooperativa de crédito o un banco regional que acepte depósitos, o elige una cuenta principal que sí lo haga. No te venderemos algo que no te sirva. Novo encaja: débil como cuenta principal; puede funcionar como cuenta operativa secundaria.

Negocios B2B

La aceptación de tarjetas importa menos; ACH y las transferencias wire importan más. La mayoría de los pagos B2B llegan por ACH o wire, y las transferencias ACH estándar sin costo más las transferencias wire entrantes sin tarifa en Novo reducen significativamente los costos una vez que manejas un volumen considerable. Novo encaja: fuerte.

Enviando y recibiendo pagos de negocios con Novo

Esto es lo que Novo hace, explicado claramente:

• Apertura de cuenta. La cuenta de cheques de negocios de Novo no tiene tarifa de mantenimiento mensual y se puede abrir en línea en aproximadamente 10 minutos con un EIN, o un SSN para propietarios únicos.
• ACH. Transferencias ACH estándar sin costo, de entrada y salida, que se liquidan en 1 a 3 días hábiles. Pueden aplicarse otras tarifas relacionadas con ACH (por ejemplo, devoluciones); consulta novo.co.
• Transferencias wire. Las transferencias wire entrantes no tienen tarifa asociada. Las tarifas de transferencias wire salientes deben confirmarse en novo.co antes de enviar.
• Cheques de papel. Envía cheques de papel desde la app de Novo sin costo.
• Integraciones con procesadores. Conecta Stripe, Shopify, Square y QuickBooks de forma nativa. Los pagos se depositan en tu cuenta Novo según el calendario estándar del procesador (siguiente día hábil para los pagos estándar de Stripe).
• Facturación. Novo Invoices permite a los usuarios enviar facturas y aceptar pagos ACH o con tarjeta directamente desde la factura.

La contrapartida, de nuevo

Novo no acepta depósitos en efectivo. Si tu negocio maneja una cantidad significativa de efectivo, combina Novo con una cuenta que sí los acepte o elige otra opción. Preferimos perder una solicitud antes que hacerte perder el tiempo.

Preguntas Frecuentes

¿Cuál es la forma más económica de aceptar pagos de negocios?

Generalmente, ACH es la forma más económica de aceptar pagos de negocios. A nivel de la industria, ACH cuesta menos de $1 por transferencia, y Novo ofrece ACH estándar sin costo. En una factura de $1,000, ACH con Novo cuesta $0 frente a $29.30 por un pago con tarjeta estándar del 2.9% + $0.30.

¿Cuánto tiempo tardan las transferencias ACH?

Las transferencias ACH en los US suelen liquidarse en 1 a 3 días hábiles bajo los rieles estándar de ACH. Same-day ACH está disponible por una tarifa adicional en algunos proveedores, pero no es la opción predeterminada.

¿Puedo aceptar credit cards sin una merchant account?

Sí. Facilitadores de pago como Stripe, Square y Shopify actúan como la merchant account en tu nombre y te permiten aceptar tarjetas al conectarse a tu business checking. Los usuarios de Novo pueden aceptar credit card payments al conectar Stripe, Shopify o Square sin solicitar una merchant account separada.

¿Cuál es la diferencia entre los pagos B2B y B2C?

Los pagos B2B (business-to-business) son entre dos empresas y suelen usar ACH, wires y checks para montos mayores con términos net-30 o net-60 — por ejemplo, una agencia de marketing que factura a un cliente $8,000 por un retainer trimestral pagado por ACH. Los pagos B2C (business-to-consumer) son de individuos y suelen ser más pequeños y basados en tarjetas al momento de pagar — por ejemplo, un pedido en línea de $40 pagado con Visa.

¿Necesitas una business bank account separada para aceptar pagos?

Sí, para LLCs y corporations, donde una cuenta separada preserva la protección de responsabilidad de la entidad. Muy recomendable para sole proprietors, porque el IRS espera un registro contable claro en el Schedule C y las cuentas mezcladas dificultan significativamente la declaración de impuestos y la defensa en auditorías. Esta es información general, no asesoramiento fiscal o legal; consulte a sus propios asesores.

¿Novo acepta depósitos en efectivo?

No. Novo no acepta depósitos en efectivo. Los negocios que manejan mucho efectivo deberían combinar Novo con una solución que acepte efectivo o elegir una cuenta principal diferente.

Divulgaciones

Novo Platform Inc. ("Novo") es una fintech, no un bank. Los servicios bancarios son proporcionados por Middlesex Federal Savings, F.A., Member FDIC. La elegibilidad está sujeta a la determinación final de Novo.

Novo Platform Inc. ("Novo") se esfuerza por proporcionar información precisa, pero no puede garantizar que este contenido sea correcto, completo o actualizado. Esta página tiene fines informativos únicamente y no constituye asesoramiento financiero o legal ni un respaldo de productos o servicios de terceros. Todos los productos y servicios se presentan sin garantía. Novo Platform Inc. no proporciona ningún asesoramiento financiero o legal, y usted debe consultar a sus propios asesores financieros, legales o fiscales.