Plantilla de factura para vendedores de Amazon: requisitos, plantilla editable y cómo enviarlas
Plantilla de factura editable para vendedores de Amazon con campos para ASIN y Order ID, además de reglas para pedidos de Amazon Business, el impuesto de Marketplace Facilitator y el 1099-K.
Amazon imprime un resumen de pedido por cada venta, por lo que muchos vendedores nuevos asumen que nunca necesitan enviar una factura. Eso funciona hasta que un comprador de Amazon Business solicita una factura fiscal desde la página del pedido, un cliente mayorista paga un pedido de $4,200 por transferencia bancaria, o un contador te pide ver la documentación de tus pagos de Seller Central. Esta guía cubre cuándo un vendedor de Amazon debe enviar una factura, qué debe incluir, cómo usar una plantilla editable con campos para ASIN y Order ID, y cómo el proceso se relaciona con el impuesto sobre las ventas, el 1099-K y tu cuenta bancaria.
¿Necesitan los vendedores de Amazon enviar facturas?
Depende de quién sea el comprador y dónde se realizó la venta.
Pedidos de consumidores en Amazon.com. Amazon genera un resumen de pedido que le muestra al comprador lo que pagó. Ese resumen es un recibo, no una factura fiscal, y la mayoría de los compradores consumidores nunca piden nada más. No tienes que enviar una factura a menos que el comprador la solicite específicamente.
Pedidos de Amazon Business (B2B). Los compradores de negocios pueden solicitar una factura fiscal o de IVA directamente desde la página de detalles del pedido dentro de su cuenta de Amazon Business. Una vez que lo hacen, el vendedor es responsable de proporcionar una factura que cumpla con los requisitos dentro del plazo de carga publicado por Amazon. Si lo omites, el pedido contará en tu Tasa de Defectos de Factura.
Ventas fuera de Amazon. Cualquier venta que ocurra fuera del marketplace, ya sea en tu propia Shopify store, una cuenta mayorista o una transferencia bancaria directa de un comprador corporativo, es tu responsabilidad facturarla. Amazon no está involucrado y no está cobrando el impuesto sobre las ventas por ti en esas transacciones.
Mantenimiento de registros de cualquier manera.
Ya sea que envíes o no un documento al comprador, aún necesitas mantener registros que respalden los ingresos y deducciones de tu declaración.
Qué incluir en una factura de vendedor de Amazon
Una factura de vendedor de Amazon que cumpla con los requisitos tiene más elementos que una factura genérica de freelancer porque debe relacionarse con Seller Central y con el tratamiento del impuesto sobre las ventas del marketplace. Incluye todo lo siguiente:
- Datos del vendedor: el nombre legal de tu negocio, dirección, EIN (el número de identificación fiscal que te emitió el IRS) y el nombre de tu tienda de Seller Central.
- Metadatos de la factura: un número de factura secuencial único, fecha de la factura y fecha de vencimiento del pago. Secuencial significa que cada nueva factura aumenta en uno: INV-1041, INV-1042, INV-1043.
- Datos del comprador: nombre del comprador o nombre del negocio, dirección de envío y el Amazon Order ID para que la factura sea rastreable hasta Seller Central.
- Artículos de línea: ASIN, SKU, descripción del producto, cantidad, precio unitario y total extendido por fila.
- Línea de impuesto sobre las ventas: el monto del impuesto cobrado en el pedido, más una nota que indique si Amazon lo cobró y remitió como el Marketplace Facilitator.
- Términos de pago: métodos aceptados, fecha de vencimiento e instrucciones de pago (detalles de ACH, instrucciones de transferencia bancaria o un enlace de pago).
Plantilla de factura editable para vendedores de Amazon
La plantilla a continuación tiene las columnas que un vendedor de Amazon realmente necesita: ID de pedido de Amazon, ASIN, SKU, nombre del comprador, precio unitario, cantidad y un campo de impuestos cobrados por el marketplace. Esos son los mismos encabezados que verás cuando exportes un Informe de Rango de Fechas de Seller Central, así que puedes pegar un bloque CSV y los artículos se alinearán.
INVOICE
From:
[Legal business name]
[Address]
EIN: [XX-XXXXXXX]
Seller Central store: [Store name]
Bill To:
[Buyer name / business]
[Address]
Invoice #: INV-[0000] Invoice date: [YYYY-MM-DD]
Amazon Order ID: [XXX-XXXXXXX-XXXXXXX] Payment due: [YYYY-MM-DD]
------------------------------------------------------------------------
ASIN | SKU | Description | Qty | Unit price | Total
------------------------------------------------------------------------
B0XXXXXXXX | SKU-101 | [Product name] | 10 | $24.00 | $240.00
B0XXXXXXXX | SKU-102 | [Product name] | 4 | $58.50 | $234.00
------------------------------------------------------------------------
Subtotal: $474.00
Shipping: $18.00
Sales tax: $39.36
(Collected and remitted
by Amazon as Marketplace
Facilitator — no
additional tax due)
Total due: $531.36
Payment terms: Net 15
Pay by ACH: Routing [xxxxxxxxx] / Account [xxxxxxxxxx]
Pay by wire: [wire instructions]
Questions: [email]Copia la plantilla en Google Sheets o Excel, luego agrega fórmulas para subtotal, impuesto sobre ventas y total adeudado antes de guardar una versión en blanco para futuras facturas. Si usas una herramienta de IA para redactar las fórmulas de la hoja de cálculo, revísalas y prueba los totales con un pedido conocido antes de enviar facturas reales a los clientes.
Cuando la plantilla se te quede pequeña, generalmente después de procesar más de unas pocas docenas de facturas B2B al mes, pásate a QuickBooks o Xero y conecta el software a tu banco para que los depósitos de liquidación y las transacciones de pago fluyan automáticamente al libro mayor.
Cómo facturar a compradores de Amazon Business
En Amazon Business, la facturación deja de ser opcional. Los compradores de negocios esperan una factura fiscal conforme en sus registros, y Amazon mide si la entregaste.
Tienes dos caminos:
Opción 1: Amazon Tax Invoicing Service (ATIS). Activa ATIS en Seller Central y Amazon generará y enviará automáticamente una factura conforme para cada pedido Business. No subes nada por pedido. ATIS reduce las cargas de facturas por pedido para los vendedores de Amazon Business con alto volumen.
Opción 2: Carga manual de facturas. Si no estás en ATIS, subes un PDF de factura a cada pedido B2B dentro de Seller Central, dentro de la ventana de carga publicada por Amazon.
Amazon Seller Central ha exigido a los vendedores no inscritos en ATIS que suban una factura válida de Amazon Business dentro de un día hábil después de la confirmación de envío. Confirma la ventana actual dentro de Seller Central antes de confiar en ella, ya que Amazon actualiza la política de vez en cuando.
Amazon rastrea qué tan bien lo estás haciendo con el Invoice Defect Rate (IDR): la proporción de tus pedidos de Amazon Business en los que incumpliste el plazo o enviaste un archivo incorrecto.
Amazon espera que los vendedores de Amazon Business mantengan el Invoice Defect Rate por debajo del 5%. Supera ese umbral y Amazon puede restringir tus privilegios de venta Business hasta que lo soluciones.
El flujo de trabajo de carga de facturas B2B
- El pedido se envía y lo marcas como enviado en Seller Central.
- El temporizador de carga de Amazon comienza con la confirmación de envío.
- Genera la factura (desde tu plantilla, QuickBooks o ATIS).
- Sube el PDF al pedido específico en Seller Central, o deja que ATIS lo publique.
- Revisa el informe de Tasa de Defectos de Facturas dentro de Account Health semanalmente.
¿Cómo afectan las reglas de Marketplace Facilitator a las facturas de los vendedores de Amazon?
Las leyes de Marketplace Facilitator cambiaron cómo funciona el impuesto sobre las ventas para los pedidos del marketplace de Amazon.
Según las leyes estatales de Marketplace Facilitator, Amazon recauda y remite el impuesto sobre las ventas sobre tus pedidos del marketplace en cada estado de EE. UU. que aplica un impuesto sobre las ventas. Eso significa que para una venta normal en Amazon.com, tú no eres quien presenta la declaración de impuestos sobre las ventas de ese estado para esa transacción.
Dos consecuencias prácticas para tu factura:
- Sigue mostrando la línea de impuestos para que el comprador tenga un registro claro de lo que pagó.
- Agrega una nota de que Amazon recaudó y remitió el impuesto como Marketplace Facilitator, para que nadie intente pagarlo de nuevo más adelante.
Para las ventas fuera de Amazon en tu tienda Shopify, una cuenta mayorista o una cotización directa a empresas, Amazon no está involucrado; tú podrías ser responsable de recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas en los estados donde tengas nexo y una obligación de declaración.
Los umbrales de nexo económico varían según el estado y cambian con el tiempo, así que consulta el departamento de ingresos de cada estado para conocer sus umbrales actuales de dólares y transacciones antes de decidir si necesitas registrarte allí.
¿Qué registros necesitan los vendedores de Amazon para el 1099-K y los impuestos?
Amazon informa los pagos brutos al IRS en el Formulario 1099-K cuando un vendedor cumple con el umbral de declaración del IRS para ese año fiscal. Tus facturas, informes de pedidos y depósitos bancarios deben coincidir con esa cifra.
Formulario 1099-K.
Amazon emite el Formulario 1099-K a los vendedores cuyos pagos brutos cumplen con el umbral de declaración del IRS para ese año fiscal. Concilia el 1099-K con tus facturas y los informes de pagos de Seller Central antes de presentar la declaración. El 1099-K informa el monto bruto, no el neto de las tarifas de Amazon, por lo que parecerá más alto de lo que realmente llegó a tu cuenta bancaria.
Cuánto tiempo guardar los registros.
El período de conservación de registros base del IRS es de tres años a partir de la fecha en que un contribuyente presentó la declaración, pero puede extenderse a seis años por subdeclaración sustancial de ingresos y siete años para reclamaciones de deudas incobrables o valores sin valor.
Cuentas separadas.
La SBA aconseja a las pequeñas empresas mantener las finanzas comerciales y personales separadas para proteger los activos personales y simplificar el mantenimiento de registros y la declaración de impuestos. Depositar los pagos de Amazon en una cuenta de cheques personal dificulta la conciliación y debilita tu posición si el IRS hace preguntas. Si aún no lo has hecho, mira cómo difieren las cuentas de cheques comerciales de las personales antes de configurar tu flujo de trabajo.
Conciliación mensual. Compara cada depósito de liquidación de Amazon en tu estado de cuenta bancario con la línea correspondiente del Informe de Rango de Fechas antes de cerrar los libros cada mes. Si un depósito de $12,847.22 llega y tu informe muestra $12,847.22 en ganancias netas, el depósito está conciliado. Si no, tienes una tarea de investigación antes de fin de mes.
¿Qué configuración bancaria ayuda a los vendedores de Amazon a conciliar facturas?
Amazon paga a los vendedores en un ciclo de liquidación de aproximadamente 14 días, y las cuentas nuevas o de alto riesgo a menudo ven una porción retenida en reserva. Una cuenta comercial dedicada para vendedores de Amazon hace que esos depósitos, y cualquier retención de reserva, sean fáciles de identificar en un estado de cuenta.
Novo Business Checking puede ayudar a los vendedores de Amazon a separar y conciliar estos depósitos:
- Sin tarifas mensuales ni requisitos de saldo mínimo, para que un mes lento de FBA no genere un cargo adicional a las bajas ventas.
- Transferencias bancarias nacionales entrantes sin costo, útiles cuando un comprador mayorista paga una factura de $4,200 mediante transferencia bancaria en lugar de ACH.
- Integraciones directas con QuickBooks, Shopify y Stripe, para que puedas etiquetar un pago de Amazon a los pedidos que cubre dentro de un solo panel, sin exportar archivos CSV de cuatro herramientas diferentes.
- Los vendedores de Amazon pueden combinar una cuenta de cheques comercial como Novo con software de contabilidad como QuickBooks para conciliar los pagos de Seller Central con las facturas que emitieron.
Novo Business Checking no acepta depósitos en efectivo. Si también manejas una parte de tu negocio con mucho efectivo, como un canal de recogida local que acepta efectivo, necesitarás un plan separado para esa parte.
¿Qué errores de facturación de Amazon deben evitar los vendedores?
- Tratar la confirmación de pedido de Amazon como una factura fiscal. Es un recibo. Los compradores B2B lo rechazarán y no satisfará a una autoridad fiscal que solicite una factura conforme.
- Saltarse los números de factura secuenciales. Los números aleatorios o duplicados no superan una prueba básica de auditoría y dan a los compradores B2B una razón para disputar el cargo.
- Cobrar el impuesto sobre las ventas además del impuesto que Amazon ya recaudó. El comprador termina pagando dos veces y verás contracargos y quejas. Muestra el impuesto, anota que Amazon lo remitió y no añadas el tuyo.
- Perder la ventana de carga de facturas B2B. Cada carga perdida acerca tu Invoice Defect Rate al 5%. Si lo superas, Amazon puede suspender tus privilegios de venta Business.
- Procesar los pagos de Amazon a través de una cuenta personal. Pierdes el rastro de auditoría claro y la capacidad de conciliar Seller Central con el banco de una sola vez. También difumina tus gastos comerciales de Amazon Sellers en el momento de los impuestos, lo que hace que las deducciones sean más difíciles de defender.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que enviar una factura a los compradores de Amazon?
No a los compradores consumidores habituales, a menos que lo soliciten. Los compradores de Amazon Business pueden solicitar una factura fiscal desde la página de detalles del pedido, y una vez que lo hagan, debes proporcionarla dentro de la ventana de carga de Amazon (o hacer que ATIS la genere automáticamente).
¿Cuál es la diferencia entre un recibo de Amazon y una factura fiscal?
El resumen de pedido que Amazon genera para cada venta es un recibo que confirma lo que el comprador pagó. Una factura fiscal es un documento formal con el nombre legal del vendedor, EIN, un número de factura secuencial, ASINs y SKUs detallados, y una línea de impuesto sobre las ventas. Las empresas y las autoridades fiscales requieren la factura, no el recibo.
¿Amazon recauda el impuesto sobre las ventas por mí, o lo hago yo?
Para las ventas en el marketplace de Amazon, Amazon recauda y remite el impuesto sobre las ventas en cada estado de EE. UU. que lo impone, bajo las leyes de Marketplace Facilitator. Para las ventas fuera de Amazon (tu propio sitio, ventas al por mayor, facturas directas), tú eres responsable de recaudar y remitir donde tengas nexo y una obligación de presentación.
¿Por qué está subiendo mi Invoice Defect Rate?
La causa más común es perder la ventana de carga para los pedidos Business. La política de Amazon requiere una factura dentro de un día hábil después de la confirmación de envío para los pedidos no cubiertos por ATIS. Inscribirte en ATIS o crear el hábito de cargar el mismo día es la solución.
¿Puedo facturar a un comprador de Amazon directamente fuera de Amazon?
No traslades una transacción existente del marketplace de Amazon fuera de la plataforma. Maneja un pedido mayorista separado fuera de Amazon como su propia venta B2B, facturada normalmente.
¿Cuál es la mejor configuración de cuenta bancaria para un vendedor FBA?
Una cuenta corriente comercial a nombre legal de tu negocio, conectada a tu software de contabilidad, con visibilidad sobre los pagos entrantes de Amazon y los pagos mayoristas salientes. Novo se ajusta a ese perfil sin tarifas mensuales, sin costo las transferencias nacionales entrantes, e integraciones con QuickBooks y Shopify, con la salvedad de que no acepta depósitos en efectivo.
Avisos legales
Novo Platform Inc. ("Novo") es una empresa de tecnología financiera (fintech), no un banco. Los servicios bancarios son proporcionados por Middlesex Federal Savings, F.A., miembro de la FDIC. La elegibilidad está sujeta a la determinación final de Novo.
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