Plantilla de factura para negocios de e-commerce: Plantillas, guías y cómo hacerlo
Plantilla gratuita de factura para e-commerce más una guía sobre impuestos de ventas, términos Net para ventas al por mayor y facturación de pedidos de Shopify, Stripe, Amazon y Etsy.
La mayoría de los pedidos en línea se pagan al finalizar la compra. Un comprador añade al carrito, paga con tarjeta, y Shopify o Stripe envían un recibo por correo electrónico. No se intercambia ninguna factura, y no se necesita ninguna. En un contexto de e-commerce en EE. UU. que alcanzó aproximadamente $1.19 billones en ventas minoristas en 2023, incluso los pequeños vendedores en línea se encuentran con pedidos que los recibos por sí solos no cubren.
En el momento en que un comprador mayorista quiere términos Net 30, un cliente corporativo pide una factura con referencia a una orden de compra (PO), o un auditor estatal pregunta cómo calculaste el impuesto de ventas en un pedido de $14,000 a un revendedor de Texas, el recibo deja de ser suficiente. Saber cuándo enviar una factura, qué incluir y cuándo usar ACH en lugar de pagos con tarjeta puede ayudarte a proteger tu margen y a mantener registros más claros.
¿Cuándo los negocios de e-commerce todavía necesitan facturas?
Un recibo confirma una compra completada; una factura solicita el pago y documenta los términos — no son lo mismo. Shopify, Stripe, PayPal, Square y Amazon generan recibos automáticamente después de que un cargo con tarjeta se liquida. Eso cubre la mayor parte de las ventas directas al consumidor.
Necesitas una factura real cuando:
- Un comprador B2B o mayorista está haciendo el pedido y espera términos Net 15 o Net 30, no un pago con tarjeta al finalizar la compra.
- El pedido es personalizado o grande; una producción de 500 unidades de marca privada generalmente necesita una factura de depósito del 50%, y luego una factura por el saldo al momento de la entrega.
- Estás vendiendo a través de una asociación con un marketplace o un acuerdo de dropshipping; el departamento de Cuentas por Pagar (AP) del socio paga con facturas, no con recibos.
- El comprador está exento de impuestos; un certificado de reventa en archivo significa que necesitas una factura que muestre cero impuestos de ventas con la exención referenciada.
- Una [devolución de cargo](/business-banking-security/chargebacks) o disputa de reembolso llega a tu escritorio; una factura detallada con dirección de envío, detalles de SKU y términos firmados es una evidencia más sólida que un recibo de Stripe.
Las facturas también son importantes para una contabilidad limpia. Los recibos se cargan en tu sistema contable como una sola línea; las facturas conservan el detalle a nivel de SKU, los desgloses de impuestos y los números de PO que tu contador y cualquier futuro auditor querrán ver.
¿Qué debe incluir una factura de e-commerce?
Una factura de e-commerce completa tiene ocho secciones. La falta de detalles puede retrasar el pago porque los compradores podrían necesitar solicitar información de facturación, impuestos o PO corregida.
- Detalles del vendedor: nombre legal del negocio, dirección, EIN y un correo electrónico o teléfono de contacto para preguntas de facturación.
- Detalles del comprador: nombre y dirección de facturación, dirección de envío si es diferente, y el número de orden de compra del comprador.
- Metadatos de la factura: un número de factura único, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento (o términos como "Net 30").
- Artículos de línea: SKU, descripción del producto, cantidad, precio unitario y total de línea para cada artículo; muestra los descuentos en su propia línea para que el cálculo sea auditable.
- Envío: transportista, método y costo como una línea separada.
- Impuesto de ventas: desglosado por jurisdicción cuando sea necesario, con la tasa de impuestos visible.
- Instrucciones de pago: métodos aceptados (ACH, tarjeta vía enlace de Stripe, cheque), detalles bancarios para ACH y cualquier descuento por pronto pago como "2/10 Net 30".
- Políticas: período de devolución, términos de garantía y una referencia a tus términos de venta estándar.
Para facturas al por mayor, incluye también el número de certificado de reventa del comprador y el marketplace o canal de ventas por el que llegó el pedido.
¿Dónde puedo obtener una plantilla de factura de e-commerce gratuita?
La plantilla a continuación funciona para pedidos personalizados directos al consumidor, pedidos al por mayor, acuerdos de dropshipping y ventas en mercados B2B. Cópiala en Google Docs, Microsoft Word, Google Sheets, Excel o expórtala a PDF cuando estés listo para enviarla.
INVOICE
[Your Business Name]
[Street Address, City, State ZIP]
EIN: [XX-XXXXXXX]
billing@[yourdomain].com | [phone]
Bill To: Ship To:
[Buyer Company] [Ship-to Name]
[Buyer Contact Name] [Street Address]
[Street Address] [City, State ZIP]
[City, State ZIP]
AP Email: [ap@buyer.com]
Invoice #: INV-2026-0142 Issue Date: [MM/DD/YYYY]
PO #: [Buyer PO Number] Due Date: [MM/DD/YYYY]
Order Source: [Shopify / Amazon / Etsy / Direct] Terms: Net 30
----------------------------------------------------------------------
SKU DESCRIPTION QTY UNIT PRICE LINE TOTAL
----------------------------------------------------------------------
[SKU-001] [Product name, variant] [50] $[12.00] $[600.00]
[SKU-002] [Product name, variant] [25] $[18.00] $[450.00]
Wholesale discount (10%) -$[105.00]
----------------------------------------------------------------------
Subtotal: $[945.00]
Shipping (UPS Ground): $[42.00]
Sales tax (TX, 8.25% on $945): $[77.96]
TOTAL: $[1,064.96]
----------------------------------------------------------------------
Resale Certificate on File: [Yes / No (Cert # XXXXXXXX)]
Payment Methods:
ACH (preferred): Routing [XXXXXXXXX] Account [XXXXXXXXXX]
Card: [Stripe payment link]
Check: Payable to [Your Business Name], mail to address above
Terms: Net 30 from issue date. 1.5% monthly late fee after due date.
Returns: 14 days from delivery, unopened, original packaging.
Warranty: [reference to standard terms URL]
Questions? billing@[yourdomain].comObténla en el formato que realmente quieres. El texto anterior es portátil. Pégalo en Google Docs o Microsoft Word como un documento simple, en Google Sheets o Excel como una hoja de cálculo, o exporta cualquiera de ellos a PDF cuando estés listo para enviarlo. Para crear una versión de hoja de cálculo con cálculos en vivo, pega la plantilla en ChatGPT, Claude o Gemini y pide un archivo de Excel o Google Sheets con fórmulas para los totales de línea, subtotal, envío, impuesto sobre ventas y total general. Un prompt que funciona: "Convierte esta plantilla de factura en una hoja de cálculo de Excel rellenable donde yo ingrese el SKU, la cantidad y el precio unitario, y los totales de línea, el subtotal, el envío, el impuesto sobre ventas (permíteme establecer la tasa) y el total general se calculen automáticamente. Agrega una segunda pestaña para una lista de clientes de la que pueda extraer las direcciones de facturación y envío."
¿Cómo facturo como vendedor de e-commerce, paso a paso?
Paso 1: Decide si necesitas una factura o solo un recibo
Si el comprador pagó con tarjeta al finalizar la compra, el recibo de la plataforma es suficiente para la mayoría de los pedidos de consumidores. Envía una factura real cuando el pedido sea B2B, el comprador la solicitó, el comprador necesite términos Net, o el pedido se pagará por ACH o cheque posteriormente.
Paso 2: Extrae los detalles del pedido de tu panel de control
En Shopify, abre el pedido y copia el número de pedido, los SKU, las cantidades y la dirección de envío. En WooCommerce, la página de detalles del pedido tiene los mismos campos. Para Amazon Seller Central, el Order ID y la dirección de envío se encuentran en Manage Orders; para Etsy, en Sold Orders. Los Order IDs del marketplace van en el campo PO de tu factura para que el comprador pueda conciliar.
Paso 3: Agrega impuestos y envío según el estado de destino
Muchos estados utilizan la determinación del impuesto sobre las ventas basada en el destino, pero las reglas varían según el estado; confirma la regla de determinación para cada estado donde tengas nexus. Si tienes nexus en el estado del comprador (más sobre esto abajo), agrega las tasas estatales y locales como una línea separada. El envío es una línea aparte. Incluirlo en el precio unitario complica las devoluciones y el cálculo de impuestos.
Paso 4: Envía por correo electrónico con un enlace de pago
Adjunta la factura como PDF e incluye un enlace de pago en el cuerpo del correo electrónico. Para ACH, proporciona los datos bancarios directamente; para tarjeta, pega un enlace de pago de Stripe o similar. Pon el número de factura y el número de PO en el asunto del correo electrónico para que los equipos de Cuentas por Pagar puedan dirigirlo.
Paso 5: Haz seguimiento del estado y envía recordatorios
Marca la factura como enviada y luego verifica el estado semanalmente. Una cadencia estándar: un recordatorio amigable tres días antes de la fecha de vencimiento, uno más firme el día después y una llamada telefónica siete días después del vencimiento. Muchas facturas B2B vencidas se liquidan después de un recordatorio, especialmente cuando el correo electrónico original no llegó al contacto de Cuentas por Pagar correcto.
¿Cómo deben facturar los vendedores de e-commerce los pedidos al por mayor y B2B?
Los pedidos B2B y de e-commerce al por mayor suelen usar términos Net 15 o Net 30 en lugar de pago con tarjeta al finalizar la compra. Una boutique que compra 200 unidades no quiere una tarifa de tarjeta incluida en el pedido, y tú no quieres absorberla.
Cuatro prácticas mantienen la facturación al por mayor clara:
- Usa ACH, no tarjeta, para pedidos superiores a unos pocos miles de dólares. El procesamiento estándar de tarjetas de Stripe cobra 2.9% más 30 centavos por transacción en línea exitosa, por lo que en un pedido al por mayor de $10,000, la tarifa de la tarjeta sola es de aproximadamente $290.30.
Las transferencias ACH suelen tener un precio de tarifa fija o un porcentaje mucho menor, por lo que ACH es generalmente más barato para facturas grandes al por mayor y B2B — confirma los precios actuales de ACH con tu banco o procesador antes de cotizar los términos.
- Exige un depósito en pedidos personalizados o grandes. Una factura de depósito del 50% al confirmar el pedido y una factura por el saldo en la fecha de envío te protege si el comprador cancela a mitad de producción.
- Solicita un certificado de reventa antes del primer pedido. Guárdalo en archivo con una fecha de vencimiento y haz referencia al número de certificado en cada factura exenta de impuestos.
- Documenta los términos por escrito. Net 30 desde la fecha de la factura, el porcentaje de recargo por mora y el período de devolución deben aparecer todos en la factura misma, no solo en un acuerdo separado.
¿Cómo se aplican las reglas del impuesto sobre las ventas a las facturas de e-commerce?
El impuesto sobre las ventas es donde la facturación de e-commerce se vuelve técnica. Dos reglas rigen todo.
El nexus determina si cobras. Debes impuestos sobre las ventas en un estado cuando tienes nexus allí: ya sea una presencia física (una oficina, almacén o empleados) o nexus económico por superar el umbral de ventas del estado. En South Dakota v. Wayfair (2018), la Corte Suprema dictaminó que los estados pueden exigir a los vendedores de fuera del estado que cobren impuestos sobre las ventas incluso sin una presencia física, lo que abrió la puerta a los regímenes de nexus económico actuales.
Los umbrales de nexo económico varían según el estado y pueden cambiar, así que verifica las reglas actuales de impuesto sobre ventas de cada estado antes de decidir si cobrar impuestos.
Los facilitadores de marketplace a menudo cobran por ti. Amazon, Etsy, eBay, Walmart y Target cobran y remiten el impuesto sobre ventas para transacciones de marketplace elegibles en muchos estados, pero los vendedores deben confirmar cómo cada marketplace maneja cada estado. Tus ventas directas de Shopify, WooCommerce o BigCommerce son diferentes. Tú cobras, presentas y remites el impuesto sobre ventas tú mismo en cualquier estado donde tengas nexo.
En la factura misma:
- Muestra el impuesto sobre ventas como una línea separada, no incluido en el precio unitario.
- Anota la jurisdicción y la tasa (ej., "Sales tax (CA, 8.75% on $2,400)").
- Para compradores exentos de impuestos, muestra "$0.00 (Resale Cert #XXXXX on file)" para que la exención quede documentada.
- Guarda las facturas por el período más largo entre el de mantenimiento de registros de impuesto sobre ventas de tu estado y tu período de mantenimiento de registros federal.
Los vendedores de ecommerce deben guardar las facturas por al menos 3 años para respaldar auditorías de impuesto sobre ventas estatales, y algunos estados requieren más tiempo. El IRS generalmente tiene tres años desde la fecha en que se presenta una declaración para evaluar impuestos adicionales, y ese plazo se extiende a seis años cuando los ingresos se subdeclaran sustancialmente.
Los períodos de retención de impuesto sobre ventas estatales pueden ser más largos que el período base federal; California, por ejemplo, requiere que los vendedores guarden los registros de impuesto sobre ventas y uso por al menos cuatro años.
¿Cómo funciona la facturación con Novo para el comercio electrónico?
Novo es una oferta fintech que proporciona soluciones de banca empresarial para pequeños operadores de comercio electrónico, con una tarifa mensual de $0 y sin requisito de saldo mínimo en la cuenta corriente de negocios Novo. Las herramientas de facturación son parte de la cuenta, no una suscripción separada. Los depósitos elegibles están asegurados hasta $250,000 a través de nuestro banco asociado, Middlesex Federal Savings, Member FDIC.
Lo que obtienes para la facturación de ecommerce:
- Puedes enviar facturas ilimitadas desde el panel de control, tantas como necesites y sin cargos por factura, ya que Novo te permite enviarlas y aceptar pagos ACH o con tarjeta.
- La aceptación de ACH y tarjetas permite que los compradores paguen por ACH o con tarjeta a través de la integración con Stripe.
- Integraciones directas con tu stack de ventas: Novo se integra directamente con Shopify, Stripe, Square y PayPal, por lo que los pagos de las plataformas llegan a tu cuenta Novo Business Checking sin necesidad de una transferencia manual.
- $0 en tarifas mensuales y sin saldo mínimo: Novo Business Checking tiene una tarifa mensual de $0 y no requiere un saldo mínimo.
- Reservas para el impuesto sobre las ventas y el inventario: Novo Reserves permite a los vendedores de ecommerce reservar dinero para el impuesto sobre las ventas y el inventario dentro de su cuenta Novo Checking, de modo que el impuesto que cobraste esté visualmente separado de tu saldo operativo.
Un inconveniente a tener en cuenta de antemano: Novo no acepta depósitos en efectivo, lo cual es importante para los vendedores con canales de venta presenciales como tiendas pop-up, ferias de artesanía o exposiciones comerciales. Si recibes efectivo regularmente, necesitarás una forma separada de gestionarlo.
¿Cuáles son las preguntas comunes sobre la facturación de ecommerce?
¿Necesito enviar una factura por cada pedido en línea?
No. Para los pedidos de consumidores estándar con pago con tarjeta al finalizar la compra, el recibo generado por la plataforma es suficiente. Envía una factura real cuando el comprador sea B2B, el comprador la haya solicitado, el pedido utilice términos Net, o el pedido sea personalizado o al por mayor.
¿Cuál es la diferencia entre un recibo y una factura?
Un recibo confirma una compra completada; una factura solicita el pago y documenta los términos — no son lo mismo. Los recibos se emiten después del pago; las facturas se emiten antes del pago e incluyen la fecha de vencimiento, los métodos de pago aceptados y los totales de línea detallados.
¿Cómo facturo a un cliente internacional?
Usa la misma plantilla, pero añade el VAT o ID fiscal del comprador si lo tiene, cotiza el total en la moneda del comprador o en USD con una tasa claramente establecida, y anota cualquier arancel o tarifa de importación de la que el comprador sea responsable. El ACH internacional no es estándar, por lo que la mayoría de las facturas de ecommerce internacionales se pagan por transferencia bancaria o con tarjeta. Novo admite transferencias internacionales entrantes, pero no envía transferencias internacionales salientes directamente.
¿Puedo automatizar la facturación desde Shopify o WooCommerce?
Para pedidos directos al consumidor, Shopify y WooCommerce ya envían recibos automáticamente. Para pedidos al por mayor o B2B, puedes usar una aplicación de ventas al por mayor (Shopify tiene varias) que genera una factura y la envía por correo electrónico con un enlace de pago. También puedes exportar el pedido a tu herramienta de facturación preferida y enviarlo manualmente.
¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas de ecommerce?
Guarda las facturas por al menos tres años a nivel federal. El período de evaluación del IRS puede extenderse a seis años cuando los ingresos se subestiman sustancialmente, y los períodos de mantenimiento de registros del impuesto sobre las ventas estatales pueden ser más largos, así que consulta las reglas publicadas de tu estado y guarda los registros por el período más largo aplicable.